Bij het starten van een bedrijf is het moeilijk voor te stellen dat de zakelijke uitgaven van je werknemers op een dag uit de hand lopen. Veel kleinere bedrijven hebben nog steeds de indruk dat hun CEO of CFO elke aparte uitgave kan controleren en dit kan blijven doen naarmate het bedrijf groter wordt. Dat is natuurlijk waanzin. Het neemt veel te veel tijd in beslag, vooral voor iemand die zo’n essentiële functie heeft voor het bedrijf. Daarnaast moeten werknemers daardoor te lang wachten op de verwerking van hun uitgaven.
Ook grotere, meer gevestigde bedrijven hebben de uitgaven van hun werknemers niet altijd onder controle. Werknemers verliezen bonnetjes of werken nog deels met deels papieren- en deels digitale onkostendeclaraties, wat de financiële afdeling niet in de koude kleren zal zitten. Het ergste is nog dat werknemers vaak niet weten welke uitgaven mogen worden gedaan of wat het budget is.
Het eindresultaat? Elk bedrijf, hoe groot of klein ook, moet de uitgaven van zijn werknemers op de een of andere manier onder controle houden. Hieronder delen we vijf manieren waarop je dat kunt doen.
1. Digitaliseer en automatiseer uw declaratieproces
Het digitaliseren en automatiseren van je declaratieproces houdt in principe in dat je Excel-sheets en papieren bonnen achter je laat, zodat je medewerkers alles digitaal doen. Dus als ze een bonnetje of factuur krijgen voor bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden die ze hebben gekocht, dan maken ze er gewoon een foto van en uploaden die naar het online dashboard. De data-extractie technologie (OCR) herkent de informatie op het document automatisch en stuurt deze naar het dashboard. Hier staat het document klaar om goedgekeurd te worden door een manager. Na goedkeuring worden deze data naar de boekhoudsoftware van je bedrijf gestuurd, waar de transactie wordt afgehandeld. Makkelijk, toch?
De voordelen van het digitaliseren en automatiseren van je uitgavenbeheer zijn bijna eindeloos, maar hieronder noemen we er alvast negen die je zullen helpen om de uitgaven van je medewerkers onder controle te krijgen. Lees meer over de voordelen van automatisering voor organisaties in deze blog.
- Geen Excel-formulieren of papieren bonnen meer die fysiek moeten worden ingeleverd (Corona proof!)
- Minder fouten: medewerkers maken een foto van hun kassabon, de software haalt de informatie automatisch uit de kassabon en stuurt deze naar een gebruiksvriendelijk dashboard
- Tijd- en kostenefficiënt boekhoudproces: alle ontvangsten en facturen worden verwerkt met tekstherkenningssoftware (OCR), wat leidt tot een kostenreductie tot wel 70%
- Efficiënter met autorisatie in digitale workflows
- Compliance-proof goedkeuringsproces met audit trails: vooraf opgestelde bedrijfsregels bepalen of bepaalde uitgaven automatisch worden goedgekeurd of afgewezen
- Automatische detectie van duplicaten/fraude
- Google Maps-integratie: geen handmatige prijsberekeningen meer bij reiskostenvergoedingen
- Inzichtelijke dashboards met uitgavenpatroon
- Maximaliseer BTW-aangiftes: als werkgevers kosten vergoeden zonder kwitantie, betekent dit dat ze geen BTW kunnen aftrekken
Expense management-platforms zijn er niet alleen voor gemaakt om het indieningsproces te verbeteren, maar ook om het uitgavenbeleid automatisch onder controle te houden. Dat brengt ons bij het volgende advies dat je zal helpen om uitgaven onder controle te krijgen.
2. Stel een uitgavenbeleid op
Hoe mogen werknemers bedrijfsgeld uitgeven en wat is hun budget? Dit soort kwesties mogen niet onduidelijk zijn voor personeel, want wie weet wat voor onkostendeclaraties je anders allemaal krijgt.
Antwoorden op deze kwesties moeten worden gedocumenteerd in je onkostenbeleid, zodat medewerkers precies weten wat er van hen wordt verwacht. Het stellen van duidelijke grenzen helpt je de uitgaven onder controle te houden en discussies te vermijden. Ook niet onbelangrijk, een onkostenbeleid maakt het voor je financiële afdeling gemakkelijker om voorspellingen te maken.
Hier zijn een paar dingen waar je op moet letten:
- Een uitgavenbeleid moet eenvoudig, duidelijk en beknopt zijn.
- Het is een goed idee om voorbeelden van gewenst gedrag omtrent uitgaven op te nemen.
- Speel niet de baas over mensen: leg de regels op een vriendelijke manier uit.
- Schrijf richtlijnen, maak geen lange lijsten.
- Neem medewerkers mee in het proces van opstellen, want een goed uitgavenbeleid moet zinvol zijn voor het hele bedrijf, niet alleen voor het management.
- Zorg ervoor dat het beleid wordt gecommuniceerd naar de medewerkers en dat het gemakkelijk te vinden is voor het geval ze deze opnieuw willen bekijken.
- Werk uw handboek altijd bij, want als de wereld verandert, zou uw beleid ook moeten veranderen
3. Bepaal een budget voor elke categorie
Om de uitgaven onder controle te krijgen is het belangrijk om budgetten voor de verschillende categorieën vast te stellen. Denk aan categorieën als: vliegtickets, hotels, restaurants, cursussen, apparatuur en benodigdheden, enz. Voor alle soorten uitgaven moet je bepalen wat het budget per werknemer is en hen duidelijk maken dat ze niet worden vergoed als ze hun budget overschrijden. Daarnaast zullen er ook uitgaven zijn waarvoor goedkeuring gevraag moet worden. Ook dit moet worden opgenomen in het beleidshandboek.
Zorg ervoor dat het beleid voor iedereen zinvol is, zodat het makkelijk is om te onthouden en zich aan de regels kunnen houden. Dit betekent dat je bij de uitvoering van jouw beleid geen uitzonderingen maakt en dat je consequent bent.
4. Abonnementen centraal monitoren
Het bijhouden van elke aparte betaling van alle afdelingen in je bedrijf kan een onmogelijke opdracht zijn. Het is gemakkelijk om te verdwalen tussen de betalingen van Albacross voor de verkoop, Google Ads voor de marketingafdeling, NMBRS voor HR, InDesign voor uw ontwerpteam, enzovoort.
Het is daarom belangrijk om de betaalmethode voor deze abonnementen te centraliseren. Als elk team hetzelfde proces aanhoudt, weet je waar elke betaling vandaan komt en kun je het gemakkelijker in de gaten houden. Waarom geabonneerd blijven op diensten die je niet meer nodig hebt? Of zoek uit of concurrenten een goedkopere of betere service bieden. Zorg ervoor dat deze abonnementen uw geld waard zijn.
5. Voorkom declaratiefraude
Vertrouwen hebben in je medewerkers is belangrijk, maar het is ook slim om realistisch te zijn. Een Britse enquête geeft aan dat 85% van de werknemers toegeeft te hebben gelogen op onkostendeclaraties. Nog eens 5% vervalst zelfs “iedere keer” informatie. Natuurlijk is het niet altijd bedoeld als een leugen, soms vergeten mensen details en noteren ze gewoon iets. Hoe dan ook, het is aan te raden om er iets aan te doen.
Dat brengt ons terug bij het eerste punt: het digitaliseren en automatiseren van je declaratieproces. De Klippa SpendControl oplossing doet precies dit. Met SpendControl combineer je alle bovenstaande adviezen tot één automatiseringsplatform. Deze oplossing helpt je af van traditionele onkostendeclaraties, fraude en menselijke fouten. Je krijgt ook een real-time overzicht, 24/7 toegang vanaf elke plek ter wereld en goede audit trails en bedrijfsregels. Een digitale workflow met automatisering helpt je tot 70% te besparen op de doorlooptijd en kosten van de kosten.
Als je meer wil weten over onze SpendControl-oplossing, neem dan contact met ons op via [email protected] of plan een demo met een van onze productspecialisten. We laten je graag zien hoe je meer controle kunt krijgen over de uitgaven van je medewerkers en tegelijkertijd veel administratieve tijd kunt besparen.