Optimaliseer jouw efficiëntie door automatisering van administratief werk

Het implementeren van een systeem voor het automatiseren van administratieve taken kan de efficiëntie en productiviteit binnen je organisatie aanzienlijk verhogen. Door workflows te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op de taken die écht impact maken.

Een veelgebruikte manier om administratieve taken te automatiseren is het inzetten van Intelligent Document Processing (IDP) software. Deze oplossingen helpen organisaties om kostbare menselijke fouten te voorkomen en bieden tegelijkertijd tal van voordelen door de toepassing van Optical Character Recognition (OCR) en AI-technologieën.

Heb je administratieve taken nog niet geautomatiseerd? Ben je nog steeds veel tijd kwijt aan repetitieve en tijdrovende taken? Wil je de efficiëntie binnen je organisatie vergroten?

In dit artikel ontdek je de voordelen en oplossingen van het automatiseren van je administratie.

Waarom zou je administratief werk automatiseren??

Handmatig administratief werk heeft veel nadelen en hoe langer je wacht met het automatiseren van administratieve processen, hoe langer je achterloopt op je concurrenten.

Hier zijn de belangrijkstenadelen van administratief werk:

• Administratief werk is tijdrovend
• Het is eentonig en repetitief werk
• Menselijke fouten zijn onvermijdelijk
• De administratieve werkdruk blijft toenemen
• Je medewerkers zijn minder productief

Administratief werk is tijdrovend

Volgens de Anatomy of Work Index besteden medewerkers gemiddeld 60% van hun tijd aan administratieve taken.

Dit betekent dat medewerkers slechts 27% van hun tijd besteden aan het uitvoeren van taken waarvoor ze zijn opgeleid en aangenomen. De resterende 13% gaat naar strategische planning en analyses.

Het is eentonig en repetitief werk

Getalenteerde medewerkers, die zijn aangenomen voor specifieke en strategische taken, belanden vaak in repetitief werk waarvoor ze te hooggekwalificeerd zijn. In plaats van hun waardevolle tijd te besteden aan taken die aansluiten bij hun expertise, raken ze verstrikt in handmatige gegevensinvoer en andere administratieve taken.

Dit zorgt ervoor dat je medewerkers niet optimaal bijdragen aan de groei van je organisatie, omdat ze uren verliezen aan taken die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden.

Menselijke fouten zijn onvermijdelijk

We maken allemaal wel eens fouten, en dat is helemaal niet erg. Maar zelfs de kleinste vergissingen kunnen bijzonder kostbaar zijn. Stel je voor dat er een typfout staat in de belastingaangifte van je bedrijf. Dit kan leiden tot een herberekening door de belastingdienst of zelfs een hoge boete.

Daarom is het cruciaal om alles in het werk te stellen om fouten te voorkomen die schadelijk kunnen zijn voor je bedrijf.

De administratieve werkdruk blijft toenemen

Naarmate je bedrijf groeit, neemt ook de administratieve werkdruk toe. Het aannemen van extra personeel om de administratieve taken bij te houden, verhoogt je overheadkosten en is niet de meest efficiënte oplossing.

Uiteindelijk zal het handmatig proberen te beheren van al je administratieve taken niet alleen leiden tot hogere operationele kosten, maar ook tot nog meer tijd die besteed wordt aan administratief werk.

Je medewerkers zijn minder productief

Een andere studie van McKinsey suggereert dat 60% van alle beroepen minstens 30% van de activiteiten bevat die geautomatiseerd zouden kunnen worden.

Dit betekent dat maar liefst een derde van de tijd die aan administratief werk wordt besteed, beter geïnvesteerd kan worden in taken die meer waarde voor je bedrijf opleveren.

Wat is administratieve automatisering?

Administratieve automatisering verwijst naar het gebruik van technologie om administratieve taken te automatiseren. Simpel gezegd houdt automatisering in dat repetitieve en monotone taken automatisch worden uitgevoerd zonder menselijke tussenkomst.

Met administratieve automatisering is er weinig tot geen handmatig werk meer nodig om administratieve workflows te voltooien.

In de meeste gevallen is specifieke software, die is afgestemd op jouw behoeften, alles wat je nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan software voor gegevensinvoer. Wanneer dit wordt geïntegreerd in je bedrijfsprocessen, worden repetitieve invoertaken volledig geautomatiseerd, waardoor deze nooit meer deel uitmaken van je dagelijkse werkzaamheden.

Welke administratieve taken kunnen worden geautomatiseerd?

Wil je je bedrijf naar zijn hoogste potentieel laten groeien, dan kun je niet blijven investeren in administratieve taken die het meeste van je tijd vergen.

Je hebt een betrouwbaar systeem nodig dat de meest repetitieve en tijdrovende taken automatisch voor je regelt. Je administratieve workflow zou geen onderdeel van je to-do lijst moeten zijn; deze moet geautomatiseerd worden.

Hier is een lijst van dagelijkse taken die geautomatiseerd zouden moeten worden:

• Gegevens vastleggen van facturen
• Klantendatabases bijhouden
• Zakelijke uitgaven beheren
• Documenten classificeren, labelen en sorteren
• Gegevens uit documenten ontsluiten
• De echtheid van documenten verifiëren
• De identiteit van je klanten verifiëren

Gegevens vastleggen van facturen

Handmatige factuurverwerking is repetitief en tijdrovend. Dit vermindert niet alleen de productiviteit van je medewerkers, maar vergroot ook de kans op kostbare fouten.

Bespaar tijd en verminder fouten door factuurverwerking te automatiseren. Klippa’s OCR-oplossing voor facturen biedt een snel en efficiënt proces en kan je bedrijf tot wel 70% besparen op verwerkingstijd.Upload simpelweg een gescande afbeelding of foto van een factuur naar het systeem. Onze ingebouwde OCR-technologie haalt belangrijke informatie uit het document en zet deze om in gestructureerde data. Vanaf dat moment is het verwerken van de gegevens in je database eenvoudig en foutloos.

Klantendatabases bijhouden

Het kan overweldigend zijn om bij te blijven met klantonboarding en het beheren van klantendatabases in een groeiend bedrijf. Het aannemen van meer personeel is een inefficiënte oplossing voor dit probleem, omdat het alleen maar leidt tot ongewenste overheadkosten en nog steeds geen fouten zoals typefouten voorkomt, die je bedrijf kunnen schaden.

De oplossing die veel bedrijven al hebben geïmplementeerd, is een Intelligent Document Processing (IDP) oplossing, die hen een concurrentievoordeel biedt.Een IDP-oplossing biedt je een volledig geautomatiseerd en digitaal klantonboardingproces. Het maakt gebruik van OCR- en AI-technologie om automatisch gegevens uit ID-documenten te extraheren. Deze geëxtraheerde informatie kan direct worden geüpload naar je klantendatabase. Bovendien kan de software fraude-pogingen detecteren door de gegevens te vergelijken met zwarte lijsten of lijsten van frauduleuze accounts.

Zakelijke uitgaven beheren

Het is essentieel voor elke organisatie om een duidelijk overzicht van de uitgaven te hebben. Het dagelijks controleren en verifiëren van talloze cijfers is echter een tijdrovend proces, en de kans op menselijke fouten kan een aanzienlijke impact hebben op je bedrijf.

Gelukkig zijn er oplossingen die zowel deze fouten kunnen elimineren als tijd en geld besparen. De belangrijkste kenmerken van deze oplossingen zijn veiligheid, nauwkeurigheid en snelheid.

Klippa’s uitgavenbeheeroplossing biedt al deze voordelen. Met Klippa kunnen jij en je collega’s profiteren van een gestroomlijnd werkproces dat je zakelijke uitgaven vereenvoudigt en je organisatie veel efficiënter maakt.

Documenten classificeren, labelen en sorteren

Waarschijnlijk is het classificeren, sorteren en labelen van documenten in bijna elk bedrijf de meest saaie en repetitieve taak wanneer dit handmatig gebeurt. Medewerkers hebben een hekel aan het besteden van uren aan taken waarvoor ze te hooggekwalificeerd zijn.

Dit leidt tot ontevreden medewerkers en voorkomt dat ze hun tijd kunnen besteden aan kritische taken die daadwerkelijk bijdragen aan de groei van je bedrijf.

Gelukkig is er geen reden meer om dit proces handmatig voort te zetten. Dankzij OCR- en machine learning-technologie kan dit proces tegenwoordig volledig geautomatiseerd worden.

Met workflowautomatisering kan je bedrijf zijn productiviteit aanzienlijk verhogen, documentenverlies door menselijke fouten voorkomen en extra overheadkosten verminderen die tot nu toe noodzakelijk waren om je werkprocessen op orde te houden.

Gegevens uit documenten ontsluiten

Handmatig proberen gegevens correct in te voeren en data parsing uit te voeren is opnieuw een tijdrovende administratieve taak. Medewerkers moeten eindeloos veel uren besteden aan het voltooien van deze taken. Wederom zijn deze administratieve taken weinig waardevol voor de bedrijfsdoelen.

IDP-oplossingen die gebruik maken van OCR- en AI-technologie kunnen het hele proces automatisch voor je uitvoeren. Zo’n oplossing is niet alleen veel productiever en efficiënter dan handmatig werk, maar elimineert ook de menselijke fouten die tot nu toe je documentprocessen hebben beïnvloed.

Een goede OCR-oplossing kan data parsen en extraheren uit elk documenttype, ongeacht de grootte van de dataset. Met de OCR-technologie die we vandaag de dag tot onze beschikking hebben, wordt het extraheren van relevante gegevens eenvoudig, waardoor je een concurrentievoordeel behaalt ten opzichte van je concurrenten. 

De echtheid van documenten verifiëren

Het kan moeilijk zijn om te bepalen of een document origineel of legitiem is. Niet alleen kost het veel tijd om elk document te verifiëren, maar de kans op fouten is ook aanwezig, wat je bedrijf aanzienlijk kan schaden.

Gelukkig is er software ontwikkeld die je helpt het document verificatietraject te automatiseren. Dit bespaart niet alleen veel tijd en operationele kosten voor je bedrijf, maar garandeert ook dat alle documenten authentiek en betrouwbaar zijn.

De identiteit van je klanten verifiëren

Zoals je waarschijnlijk al weet, is het verifiëren van de identiteit van je klanten essentieel voor privacy- en beveiligingsredenen.

Je kunt je klant onboarding proces vereenvoudigen met identiteitsverificatie software. De juiste software detecteert automatisch fraude- en misbruikpogingen en stroomlijnt je gehele identiteitsverificatieproces.

Wat zijn de voordelen van het automatiseren van je administratie?

Zoals eerder genoemd, zijn er verschillende technologieën ontwikkeld om administratieve taken uit te voeren en handmatig werk overbodig te maken. De reden hiervoor is dat veel bedrijven moeite hebben om hun werkprocessen bij te houden, wat leidt tot lange werkuren en ontevreden medewerkers.

Software-oplossingen die administratieve taken automatiseren, stellen bedrijven in staat meer tijd te besteden aan belangrijke taken, waardoor ze beter kunnen groeien.

Automatisering bespaart niet alleen tijd en geld, maar geeft je bedrijf ook meer controle.

Hier zijn de belangrijkste voordelen van het automatiseren van administratieve workflows:

• Je bedrijf sneller laten groeien
• De klantervaring verbeteren
• De operationele kosten met 70% verlagen
• Verbeterde workflows
• De werknemerstevredenheid verhogen

Je bedrijf sneller laten groeien

Workflowautomatisering helpt bedrijven meer controle te krijgen en minder tijd te besteden aan repetitieve taken. Hierdoor kunnen getalenteerde medewerkers meer tijd besteden aan de taken die de groei van je bedrijf daadwerkelijk bevorderen. Zo maximaliseer je de tijd die je besteedt aan het snel laten groeien van je bedrijf.

De klantervaring verbeteren

Klant- en klantenonboarding met goede automatisering zorgt voor een win-win situatie. Je klanten zijn tevreden met het snelle proces, en voor je bedrijf is het uiterst voordelig, omdat er minder moeite nodig is, zonder dat de kwaliteit van de service in gevaar komt.

De operationele kosten met 70% verlagen

Een succesvolle automatisering van administratieve processen kan de operationele kosten met wel 70% verlagen, omdat gespecialiseerde professionals meer tijd hebben voor de taken waarvoor ze zijn ingehuurd.

Daarnaast worden kosten door menselijke fouten verminderd. Een McKinsey-onderzoek uit 2020 ontdekte dat 28% van de werkgerelateerde problemen vermeden had kunnen worden. Het is geen geheim dat menselijke fouten bijzonder kostbaar kunnen zijn voor bedrijven. Tegenwoordig stroomlijnen bedrijven hun werkprocessen met automatiseringssoftware voor de beste resultaten.

Verbeterde workflows

Een efficiënte workflow is essentieel voor bedrijven om goed te functioneren. Het beïnvloedt veel aspecten van een organisatie en zou hoog gewaardeerd moeten worden.

Met de huidige automatiseringssoftware kun je de workflow van je verkoopteam tot je HR-afdeling beheren. Deze tools helpen je bedrijf om de werkprocessen in alle afdelingen te verbeteren en alles voor je te beheren.

De werknemerstevredenheid verhogen

Steeds meer bedrijven vertrouwen op automatiseringssoftware. Een belangrijke reden hiervoor is de toename van medewerkerstevredenheid en productiviteit. Een automatiseringstool biedt medewerkers een eenvoudige oplossing om hun werk af te krijgen.

Tevreden medewerkers zijn een van de belangrijkste factoren voor productiviteit en een gezonde werkomgeving. Daarom is automatisering de nummer één tool die zo grondig mogelijk benut zou moeten worden.

Veelvoorkomende toepassingen van bedrijfsprocesautomatisering

Nu je weet welke administratieve taken geautomatiseerd kunnen worden en de voordelen van automatisering, kijken we naar enkele veelvoorkomende toepassingen voor administratieve procesautomatisering:

• Geautomatiseerde identiteitsverificatie voor KYC-controles
• Gegevens vastleggen van bonnetjes voor loyaliteitsprogramma’s

Geautomatiseerde identiteitsverificatie voor KYC-controles

KYC (Know Your Customer) is een verplicht proces dat banken en financiële instellingen moeten volgen. Het is een klantonboardingproces waarbij organisaties ervoor zorgen dat hun nieuwe klanten zijn wie ze beweren te zijn. Het beheren van KYC-procedures kan echter moeilijk en uitdagend zijn.

Gelukkig kun je je klantonboardingproces vereenvoudigen met automatisering. Technologische vooruitgangen helpen bedrijven om veilige KYC-processen te automatiseren.

Software-oplossingen voor KYC-procedures zijn ontwikkeld in combinatie met AI- en OCR-technologie, die volledige en veilige processen bieden. Klippa’s identiteitsverificatie, aangedreven door AI, is volledig geautomatiseerd en biedt een 24/7 klantonboardingproces dat eenvoudig kan worden geïmplementeerd op zowel web- als mobiele apparaten.

Digitale klantonboarding wordt de nieuwe standaard vanwege de vele voordelen. Slechts een paar eenvoudige stappen en automatisering zijn nodig voor een geweldige klantervaring tijdens het onboardingproces.

1. Allereerst vult de klant een online formulier in op de website en dient de vereiste identiteitsdocumenten in.
2. In de tweede stap scant OCR-software het identiteitsdocument, haalt gegevens eruit en controleert de geldigheid van het document.
3. In de laatste stap worden alle gegevens automatisch op een naadloze, veilige en foutloze manier naar de bedrijfsdatabase overgedragen.

Gegevens vastleggen van bonnetjes voor loyaliteitsprogramma’s

Bonnetjes gerelateerde bedrijfsprocessen kunnen en zouden geautomatiseerd moeten worden. Deze processen variëren van data ontsluiting en -analyse tot de validatie van bonnetjes. Zoals je je misschien kunt voorstellen, is dit een zware taak om dagelijks uit te voeren, wat veel druk legt op je backoffice.

Een veelvoorkomende toepassing is het scannen van bonnetjes voor loyaliteitscampagnes. In dergelijke campagnes sturen klanten hun bonnetjes in naar de retailer, die hen vervolgens beloont voor het kopen van hun product of dienst. Dit kan bijvoorbeeld door het verstrekken van loyaliteitspunten of cashback.

Intussen moet het backoffice de aankoopbewijzen van meerdere financiële documenten verifiëren, klantendatabases bijwerken en klanten hun loyaliteitspunten of cashback toekennen.

Automatisering kan deze saaie en repetitieve taken uit het backoffice verwijderen door OCR-software voor bonnetjes toe te passen.

De voordelen van het automatiseren van gegevensvastlegging van bonnetjes voor loyaliteitsprogramma’s zijn talrijk. Enkele van de belangrijkste voordelen zijn hieronder opgesomd:

• Bespaar tot 70% verwerkingstijd bij het vastleggen van gegevens van bonnetjes
• Bespaar 40 tot 75% in operationele kosten en besteed meer tijd aan belangrijke taken
• Voorkom duplicatiepogingen in je loyaliteitscampagne met OCR-technologie
• Voorkom menselijke fouten en kostbare vergissingen

Administratieve taken automatiseren met Klippa

Het wordt steeds belangrijker om een concurrentievoordeel te behalen. Terwijl de klantvraag blijft toenemen, moeten je medewerkers hun tijd kunnen besteden aan waardevolle taken.

Met Klippa kun je je werkprocessen automatisch beheren. Document scanning, gegevensinvoer, anonimisatie, conversie, classificatie en verificatie van documenten — alles op één plek, efficiënt en effectief.

Onze oplossingen zijn krachtig en schaalbaar, zodat ze je bedrijfsworkflows efficiënt kunnen beheren. Met de Klippa DocHorizon oplossing besparen onze klanten eenvoudigweg tijd, verlagen ze kosten en voorkomen ze fraude.

FAQ