De administratie digitaliseren in 2024: bespaar op kosten en tijd

De administratie digitaliseren zorgt ervoor dat jouw bedrijf veel kosten en tijd bespaart. Digitaliseren is een trend en alles kan sneller. Zo verandert ook de administratie van bedrijven in een digitale boekhouding. 

Hoe zorg je ervoor dat het arbeidsintensieve proces wordt omgezet naar een efficiënt proces, waarin zowel kosten als tijd bespaard worden? En is de administratie digitaliseren nuttig voor jouw bedrijf? Antwoord op deze en meer vragen krijg je in dit blog. 

Waarom de administratie digitaliseren?

Veel ondernemers bewaren hun inkomende- en uitgaande rekeningen nog in aparte mappen, waarbij de accountant een keer per jaar langskomt. Hij of zij gaat dan door deze mappen voor de belastingaangifte. Gebeurt dit ook bij jouw onderneming nog op deze manier? Dan kan dit een stuk efficiënter! 

Tijdbesparing

Wanneer je je administratie digitaliseert, hoef je geen tijd meer te besteden aan het overzetten van gegevens tussen verschillende systemen. Voorheen moest je de gegevens handmatig overzetten met knip- en plakwerk, of de bonnen en facturen handmatig overtypen. 

Bovendien hoeft je boekhouder of accountant minder tijd te besteden aan het doorspitten van jouw administratie. Vooral als je je financiële administratie hebt gekoppeld aan je boekhoudsysteem, werkt dit een stuk efficiënter.  

Minder foutgevoelig

Alle acties waar menselijke handelingen aan te pas komen, kunnen helaas fouten bevatten. Zo ook in de administratie. Hierin kunnen gegevens ontbreken of deze kunnen verkeerd zijn vastgelegd. 

Wanneer je de financiële administratie digitaliseert middels scan en herken software, worden er geen handmatige fouten in rekeningnummers en bedragen meer gemaakt. 

Minder fraude

Wanneer er gewerkt wordt met een papieren administratie, kan het voorkomen dat er een dubbele factuur wordt ingediend. 

De administratie digitaliseren stelt het systeem in staat dubbele en foute facturen te detecteren en een waarschuwing te geven. Zo is ons systeem in staat om een gefraudeerde foto op te sporen.

Ruimtebesparing

Grote, volle archiefkasten met mappen zijn verleden tijd. Je bewaart je administratie gewoon online in de cloud! Op deze manier is het onmogelijk om je administratie te verliezen, ook als er een brand uitbreekt. Zo voldoe je altijd aan de bewaarplicht van de administratie van de Belastingdienst. En het is een mooie eerste stap richting een volledig digitale postkamer.

Beter voor het milieu

Het digitaliseren van de administratie bespaart op de lange termijn een hele hoop papier. Dit is niet alleen goed voor het milieu, je bespaart ook een hoop kosten op papier, inkt en enveloppen. 

Met een digitale boekhouding raak je nooit meer een document kwijt

Inkomende documenten scan je gelijk met een scan en herken oplossing, waarna ze automatisch in de cloud terecht komen. 

Bonnetjes bewaren wordt een stuk eenvoudiger met een digitale financiële administratie. Je raakt nooit meer een bon of factuur kwijt en bovendien kun je in de cloud gelijk je administratie terugvinden. 

Koppelen aan je ERP- of boekhoudsysteem is mogelijk

Digitale systemen zijn vaak te koppelen aan het ERP- of boekhoudsysteem middels een API-koppeling. Door middel van deze koppeling worden de gegevens van bonnen en facturen automatisch ingeladen in jouw systeem. 

Overzichtelijk

Omdat de data automatisch wordt ingeladen in het boekhoudsysteem, hoef je niet meer te rekenen om te zien hoe het bedrijf ervoor staat. Door de administratie te digitaliseren, zie je altijd in een overzicht hoeveel geld er precies binnenkomt en hoeveel er uitgaat. Je eigen data interpreteren is verleden tijd.

Altijd en overal inzichtelijk

Omdat je administratie beschikbaar is in de cloud, kun je altijd en overal bij je gegevens en dossiers. Bovendien is het handig wanneer je niet op locatie werkt en even iets wilt opzoeken, bijvoorbeeld tijdens het thuiswerken. 

In 3 stappen over naar een digitale boekhouding

Al die voordelen klinken goed, toch? Door de administratie te digitaliseren kun je tot 70% aan verwerkingstijd besparen. De administratie digitaliseren kan je dus ook het best zo snel mogelijk doen. Wacht niet tot het volgende kalenderjaar en leg nu de basis voor een digitale boekhouding!

1. Automatiseer de verwerking van de inkomende facturen en bonnen

Kies voor Klippa digitale factuurverwerking en Klippa’s declaratiesysteem en voorkom hiermee het herhaaldelijk overtypen van facturen en bonnen. Onze software voor het digitaliseren van je administratie leest automatisch gegevens af van de factuur, waarmee je fouten voorkomt.

De ingebouwde OCR-techniek (Optical Character Recognition) herkent onder andere de volgende gegevens op de factuur:

• Factuur- en bonnummer
• Bon- en factuurdatum
• Btw bedragen
• Btw percentages
• De relatie
• Het bedrag

Bovendien spoort het systeem mogelijke fouten op facturen op en is deze zelflerend. Gedurende de tijd wordt het systeem dus steeds slimmer. Het invoeren van bonnen en facturen is zo eenvoudig als het maken van een foto en deze invoeren in de app, of online. 

2. Goedkeuring binnen enkele slagen

Facturen moeten doorgaans goedgekeurd worden, voordat deze in de administratie terecht komen. Handmatig ondertekenen is tijdrovend, dus dit wil je voorkomen. Dit probleem los je eenvoudig op met een digitaal goedkeuringssysteem van Klippa. Dit systeem zorgt er automatisch voor dat facturen bij de juiste personen terecht komen. 

Deze personen keuren de factuur vervolgens binnen enkele muisklikken goed of af, ondersteund door automatische fraudedetectie. Na de goedkeuring wordt de factuur doorgestuurd naar de finance afdeling, waarna de factuur geboekt wordt in de digitale boekhouding.

3. Integreer het systeem met je ERP- of boekhoudsoftware

Integreer Klippa eenvoudig met je ERP- of boekhoudsoftware middels een koppeling. De API-koppeling maakt het ontvangen, verwerken en digitaliseren van declaraties en inkoopfacturen in jouw huidige software mogelijk. 

De gegevens uit de administratie worden hierdoor foutloos, snel en overzichtelijk weergegeven in de door jou gekozen software. Mocht de API-koppeling met jouw boekhoudprogramma niet mogelijk zijn, dan kan er middels onze slimme import-export functionaliteit alsnog data ingeladen worden.