Het verwerken van creditcardstatements is op veel financiële afdelingen een vast onderdeel van de maandafsluiting. Als gevolg van missende bonnen en facturen en allerlei handmatige handelingen is dit voor menig financial nogal een frustrerende taak. In deze blog gaan wij in op de oorzaken van deze frustraties, de risico’s van een onvolledige creditcard administratie en de voordelen van een geautomatiseerde creditcard registratie.
Risico van non-compliance
Het belang van een accurate creditcard administratie is evident: ‘Het recht om btw als voorbelasting te verrekenen in de aangifte’. Een onvolledige creditcard administratie kan derhalve leiden tot een compliance risico indien de btw wel wordt afgetrokken, maar er geen kassabon of inkoopfactuur is geadministreerd. Er wordt dan namelijk niet voldaan aan de administratie vereisten van de Belastingdienst. Anderzijds kan een onvolledige administratie leiden tot een situatie waar btw niet als voorbelasting wordt verrekend, waar dit wel had gemogen.
Missende documenten
Een maandelijks terugkerende taak is het handmatig afletteren van creditcardstatements met bonnen en facturen. Een taak waar de nekharen van menig Finance professional van overeind gaan staan. Voor een volledige onderbouwing van je creditcardstatements ben je als financial namelijk afhankelijk van je collega’s. Tijdig aanleveren van kassabonnen en facturen staat echter zelden bovenaan de ‘to-do list’ van drukke bestuursleden en sales managers. Dit wordt grotendeels verklaard door een ontbrekende incentive (enkel administratieve functie) en een onnodig tijdrovend proces.
Helaas heb je als financial pas vaak inzicht in de daadwerkelijke creditcarduitgaven na ontvangst van het statement. Missende documenten worden daarom pas tijdens het afletteren geconstateerd, wat in veel organisaties leidt tot onnodig heen en weer mailen en nabellen om de creditcard administratie volledig te krijgen. Door dit timing issue zijn documenten soms lastig of helemaal niet meer te achterhalen. Dit leidt tot een onnodig inefficiënt proces en frustraties bij zowel de houders van creditcards als financials.
Bijwerken financiële administratie
Na het afletteren resteert de verwerking in de boeken. Veel boekhoudpakketten hebben tegenwoordig een koppeling met de bank, waardoor banktransacties (automatisch) worden ingeladen in de boekhouding. Afschrijvingen van creditcards die worden gehouden bij een bank zoals de ING, worden daardoor maandelijks geïmporteerd in de boekhouding. Indien corporate creditcards niet worden gehouden via een bank maar een creditcardmaatschappij zoals Mastercard, bestaat de mogelijkheid om maandelijks exports van creditcardstatements te importeren in de boekhouding.
In beide gevallen worden de grootboekrekeningen en btw-rekeningen vervolgens handmatig gekoppeld aan de creditcardtransacties. Door dit handmatige proces wordt de juistheid van de managementinformatie en btw-aangifte gewaarborgd. Een exercitie waar een beetje handige financial elke maand toch al snel een uur per creditcard mee bezig is.
Geautomatiseerd verwerken creditcardstatements
De creditcard administratie: ‘Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.’ Om te beginnen door gebruik te maken van een slimme spend management app, waardoor een bon direct na de betaling met de smartphone wordt ingediend. In 3 klikken bepaalt je collega de kostencategorie en indien nodig de betaalmethode, waardoor het onderscheid tussen een creditcard transactie en onkostendeclaratie wordt aangegeven. Door de drempels voor het indienen van kassabonnen en facturen weg te nemen wordt het risico op missende documenten significant verlaagd.
De ingediende bonnen en facturen worden vervolgens automatisch afgeletterd tegen de creditcard transacties op basis van de transactiedatum en het bedrag. In de backoffice zijn de kostencategorieën gekoppeld aan grootboekrekeningen en btw-codes uit jouw boekhoudpakket, waardoor het bijwerken van het grootboek een fluitje van een cent wordt!
Neem contact op met onze productspecialisten voor meer informatie of boek een demo via onderstaand formulier.