Automatisch afletteren van creditcardstatements

Het verwerken van creditcardstatements is op veel financiële afdelingen een vast onderdeel van de maandafsluiting. Als gevolg van missende bonnen en facturen en allerlei handmatige handelingen is dit voor menig financial nogal een frustrerende taak. In deze blog gaan wij in op de oorzaken van deze frustraties, de risico’s van een onvolledige creditcard administratie en de voordelen van een geautomatiseerde creditcard registratie.

Wat is afletteren van creditcardstatements?

Afletteren is het proces waarbij creditcardtransacties worden gekoppeld aan specifieke grootboekrekeningen of kostensoorten. Denk bijvoorbeeld aan het toewijzen van een hotelbetaling aan reiskosten of een software-aankoop aan ICT-kosten. Dit proces zorgt ervoor dat financiële gegevens correct worden verwerkt en je administratie altijd up-to-date is.

Traditioneel gebeurt dit handmatig, waarbij een medewerker transacties vergelijkt met bijbehorende facturen of bonnen. Dit proces is echter foutgevoelig, tijdsintensief en kan leiden tot vertragingen in de financiële rapportage.

Waarom automatisch afletteren?

De overstap naar automatische aflettering brengt aanzienlijke voordelen met zich mee:

1. Tijdsbesparing: Automatisering elimineert handmatig werk en versnelt het proces aanzienlijk.
2. Nauwkeurigheid: Moderne OCR– en AI-technologieën verminderen fouten door transacties automatisch te matchen met de juiste gegevens.
3. Realtime inzicht: Automatisch afletteren biedt direct inzicht in openstaande posten en reconciliatieverschillen.
4. Kostenbesparing: Door minder tijd te besteden aan handmatige taken, kun je resources efficiënter inzetten.

Volgens de studie van McKinsey kan automatisering van financiële processen de efficiëntie met wel 30% tot 50% verhogen.

Risico van non-compliance

Het belang van een accurate creditcard administratie is evident: ‘Het recht om btw als voorbelasting te verrekenen in de aangifte’. Een onvolledige creditcard administratie kan derhalve leiden tot een compliance risico indien de btw wel wordt afgetrokken, maar er geen kassabon of inkoopfactuur is geadministreerd. Er wordt dan namelijk niet voldaan aan de administratie vereisten van de Belastingdienst. Anderzijds kan een onvolledige administratie leiden tot een situatie waar btw niet als voorbelasting wordt verrekend, waar dit wel had gemogen.

Missende documenten

Een maandelijks terugkerende taak is het handmatig afletteren van creditcardstatements met bonnen en facturen. Een taak waar de nekharen van menig Finance professional van overeind gaan staan. Voor een volledige onderbouwing van je creditcardstatements ben je als financial namelijk afhankelijk van je collega’s. Tijdig aanleveren van kassabonnen en facturen staat echter zelden bovenaan de ‘to-do list’ van drukke bestuursleden en sales managers. Dit wordt grotendeels verklaard door een ontbrekende incentive (enkel administratieve functie) en een onnodig tijdrovend proces.

Helaas heb je als financial pas vaak inzicht in de daadwerkelijke creditcarduitgaven na ontvangst van het statement. Missende documenten worden daarom pas tijdens het afletteren geconstateerd, wat in veel organisaties leidt tot onnodig heen en weer mailen en nabellen om de creditcard administratie volledig te krijgen. Door dit timing issue zijn documenten soms lastig of helemaal niet meer te achterhalen. Dit leidt tot een onnodig inefficiënt proces en frustraties bij zowel de houders van creditcards als financials. 

Bijwerken financiële administratie

Na het afletteren resteert de verwerking in de boeken. Veel boekhoudpakketten hebben tegenwoordig een koppeling met de bank, waardoor banktransacties (automatisch) worden ingeladen in de boekhouding. Afschrijvingen van creditcards die worden gehouden bij een bank zoals de ING, worden daardoor maandelijks geïmporteerd in de boekhouding. Indien corporate creditcards niet worden gehouden via een bank maar een creditcardmaatschappij zoals Mastercard, bestaat de mogelijkheid om maandelijks exports van creditcardstatements te importeren in de boekhouding.

In beide gevallen worden de grootboekrekeningen en btw-rekeningen vervolgens handmatig gekoppeld aan de creditcardtransacties. Door dit handmatige proces wordt de juistheid van de managementinformatie en btw-aangifte gewaarborgd. Een exercitie waar een beetje handige financial elke maand toch al snel een uur per creditcard mee bezig is.

Geautomatiseerd verwerken creditcardstatements

De creditcard administratie: ‘Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.’ Met een slimme spend management app wordt het indienen van bonnen en facturen eenvoudig en snel. Direct na de betaling kan een bon via een smartphone worden ingediend. In slechts drie klikken bepaalt je collega de kostencategorie en, indien nodig, de betaalmethode. Hierdoor wordt het onderscheid tussen een creditcardtransactie en onkostendeclaratie direct duidelijk. Door de drempel voor het indienen van documenten weg te nemen, verklein je het risico op missende bonnen aanzienlijk.

De ingediende bonnen en facturen worden automatisch afgeletterd tegen de creditcardtransacties op basis van de transactiedatum en het bedrag. In de backoffice zijn kostencategorieën gekoppeld aan grootboekrekeningen en btw-codes uit jouw boekhoudpakket, waardoor het bijwerken van het grootboek een eenvoudig en efficiënt proces wordt.

Met Klippa SpendControl verloopt dit proces in vier eenvoudige stappen:

1. Scannen: Creditcardstatements worden gescand of rechtstreeks geïmporteerd in het systeem.
2. Gegevens uitlezen: OCR-technologie leest transactiedetails zoals bedragen, datums en leveranciers uit.
3. Matchen: AI vergelijkt de uitgelezen gegevens met de bijbehorende facturen, bonnen of andere boekingsinformatie.
4. Boekhouden: De gematchte transacties worden automatisch geboekt in het grootboek of ERP-systeem.

Dankzij deze technologieën wordt het afletterproces sneller, nauwkeuriger en minder frustrerend. Of je nu te maken hebt met hoge volumes of slechts enkele creditcards, geautomatiseerd verwerken bespaart tijd, reduceert fouten en biedt direct inzicht. Met Klippa SpendControl maak je van een maandelijkse administratieve uitdaging een gestroomlijnd proces.

FAQ