Hoe werkt het automatisch vastleggen van facturen?

Facturen scannen en facturen vastleggen zijn cruciale taken in het crediteurenproces. Helaas kan dit veel tijd kosten en uren van een dag in beslag nemen. Volgens een onderzoek van Zapier besteedt 76% van de werknemers 1-3 uur per dag aan het verplaatsen van gegevens van de ene plaats naar de andere en minder dan 3 uur van hun dag aan impactvol werk!

Het is echter onvermijdelijk dat een organisatie informatie uit facturen moet halen. Het vastleggen omvat het extraheren van relevante factuurgegevens zoals de naam van de leverancier, het factuurnummer en het totaalbedrag. Bovendien moet de vastgelegde informatie worden gecontroleerd en ingevoerd in het boekhoudsysteem.

Betekent dit dan dat gekwalificeerde werknemers continu tijd moeten besteden aan deze repetitieve en vervelende taken? Gelukkig niet!

Tegenwoordig hebben we intelligente software die organisaties de mogelijkheid biedt om facturen snel te digitaliseren en er gegevens uit te halen. Dit levert niet alleen tijdwinst op, maar ook besparing op kosten en personeel.

In deze blog leggen we uit wat het vastleggen van facturen is, hoe software het proces kan automatiseren en welke voordelen de implementatie van een oplossing voor het vastleggen van factuurgegevens heeft voor een organisatie.

Wat houdt het vastleggen van een factuur in?

Het vastleggen van facturen of factuurgegevens wordt uitgevoerd door de crediteurenafdeling (AP) en omvat het proces van het extraheren van gegevens uit facturen, het valideren van de verkregen informatie en het invoeren ervan in het boekhoudsysteem.

Voor een kleine organisatie kan dit systeem bestaan uit een papieren boek met uitgaven, leveranciers die betalingen ontvangen en verdere betalingsgegevens. Maar zelfs voor veel AP-teams in grotere organisaties wordt het vastleggen van facturen nog steeds handmatig uitgevoerd, waarbij werknemers gegevens één voor één moeten invoeren in het boekhoudsysteem.

Hetzelfde geldt voor de goedkeuring van facturen. Dit gebeurt vaak nog handmatig, waarbij een papieren kopie van de factuur van bureau naar bureau gaat. Stel je de chaos eens voor die in een grotere organisatie ontstaat door een handmatig factuurverwerkingsproces zoals zojuist beschreven.

Gelukkig hoeft dit niet meer het geval te zijn, want Intelligent Document Processing (IDP) oplossingen, zoals Klippa DocHorizon, zijn ontwikkeld voor crediteurenadministratieteams om gegevens van facturen automatisch vast te leggen en zo te voldoen aan enkele van de meest effectieve en best practices in AP.

In de volgende paragrafen bespreken we waarom het vastleggen van factuurgegevens belangrijk is, gevolgd door de verschillende soorten manieren waarop facturen kunnen worden vastgelegd.

Waarom is het vastleggen van factuurgegevens belangrijk?

Het vastleggen van facturen is belangrijk om mismanagement en onnauwkeurigheid van de uitgaven van een organisatie te voorkomen. Nauwkeurige gegevens en tijdig verwerkte facturen zijn essentieel omdat ze van invloed zijn op het functioneren van een organisatie. De redenen waarom het vastleggen van factuurgegevens belangrijk is, zijn onder andere:

Betere leveranciersrelatie & medewerkerstevredenheid

Bij het vastleggen van facturen is het cruciaal om fouten tot een minimum te beperken, omdat de financiën van de organisatie en de relaties met leveranciers en klanten afhankelijk zijn van deze nauwkeurigheid. Zorgen voor tijdige en correcte betalingen voorkomt achterstallige facturen en frustratie bij klanten en medewerkers.

Minder fouten bij het invoeren van gegevens

Met een oplossing voor het vastleggen van factuurgegevens beschik je over nauwkeurigere gegevens voor het bijhouden van uitgaven en budgettering, wat leidt tot betere besluitvorming. Het helpt ook om kostbare fouten bij het invoeren van gegevens te voorkomen, wat zorgt voor een soepeler financieel beheer.

Voorkomen van boetes voor te late betaling

Niemand wil te late betalingen ontvangen of boetes voor te late betaling. Daarom is het vastleggen van facturen belangrijk, omdat het je helpt je leveranciers op tijd te betalen.

Verbeterde schaalbaarheid

Het vastleggen van facturen stelt organisaties in staat om hun bedrijf uit te breiden, de productiviteit van geschoolde werknemers te verhogen en de kosten aanzienlijk te verlagen zonder extra personeel.

Kortom, een goed functionerend proces voor het vastleggen van facturen heeft een grote impact op een organisatie. Lees verder om erachter te komen welke opties een organisatie heeft om gegevens van facturen vast te leggen.

Manieren om factuurgegevens vast te leggen

In de volgende paragrafen willen we een duidelijk overzicht geven van de drie verschillende soorten factuurgegevens vastleggen en de voor- en nadelen van elk van hen presenteren.

• Handmatige gegevensvastlegging
• Geautomatiseerde gegevensvastlegging
• Human-in-the-loop

1. Handmatige gegevensvastlegging

Het handmatig vastleggen van factuurgegevens wordt al jaren gedaan en blijkt een steeds grotere uitdaging te worden naarmate organisaties sneller groeien. Crediteurenteams ontvangen facturen vaak in verschillende formaten, zoals op papier, als e-mailbijlage of per fax. Het handmatig extraheren van gegevens uit deze facturen wordt dus steeds ingewikkelder.

Laten we eerst de voor- en nadelen bespreken om je te helpen je eigen mening te vormen.

Voordelen

• Voor kleine organisaties kan handmatige gegevensvastlegging de slimste optie zijn, omdat er geen maandelijkse licentiekosten voor software hoeven te worden betaald
• Handmatige gegevensvastlegging is het eenvoudigst te implementeren
• Organisaties met een laag volume aan facturen kunnen goed overzicht houden van de uitgaven

Nadelen

• Het proces is tijdrovend, wat leidt tot vertraagde betalingen of, erger nog, boetes voor te late betaling → 45% van de facturen doet er een week of langer over om te verwerken
• Handmatige gegevensvastlegging is foutgevoelig, wat leidt tot onbetrouwbare informatie en kostbare fouten
• Hoge kosten → Onderzoeksbureaus zoals de Everest Group hebben ontdekt dat het handmatig verwerken van één enkele factuur tussen de 12 en 30 dollar kan kosten omdat het proces tijdrovend is en veel middelen vergt
• Lage productiviteit omdat geschoolde werknemers hun tijd moeten besteden aan vervelende en handmatige taken in plaats van hun vaardigheden te gebruiken voor werk dat waarde toevoegt
• Slechte schaalbaarheid omdat het handmatig beheren van facturen bijna onmogelijk wordt als een organisatie groeit
• Slecht leveranciersbeheer vanwege vertraagde betalingen, slechte communicatie of fouten
• Slechte zichtbaarheid vanwege facturen op papier, waardoor het moeilijk is om een factuur te delen met andere afdelingen
• Middelgrote tot grote organisaties ervaren een achterstand in facturen vanwege het volume aan facturen, waardoor de betaling vertraging oploopt

Zodra organisaties groeien en te maken krijgen met een toenemend volume aan facturen, wordt handmatige factuurverwerking steeds een groter probleem.

2. Geautomatiseerd gegevens vastleggen

Bij het volledig geautomatiseerd vastleggen van factuurgegevens maak je gebruik van een softwareoplossing die zonder menselijke tussenkomst gestructureerde gegevens uit facturen kan halen. De software is gebaseerd op kunstmatige intelligentie en machine learning, waardoor het mogelijk is om de nauwkeurigheid te verbeteren, efficiënter te werken en waardevolle bronnen te besparen.

Met de implementatie van geautomatiseerde gegevensinvoer kunnen veel van de uitdagingen van handmatige gegevensinvoer worden overwonnen. Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen van deze AP automatiseringsoplossing.

Voordelen

• Verbeterde nauwkeurigheid van gegevens omdat het algoritme de exacte gegevens extraheert die worden gepresenteerd
• 40 – 70% snellere factuurverwerking, omdat het proces niet wordt beperkt door de werkuren en capaciteit van werknemers
• Kosteneffectief omdat facturen sneller kunnen worden verwerkt, dit bespaart werkuren van werknemers en voorkomt dat organisaties boetes voor te late betaling moeten betalen
• Schaalbaar omdat processen niet afhankelijk zijn van mensen
• Algoritmen raken niet vermoeid of verveeld door repetitieve taken, ze hebben geen pauze of slaap nodig
• Verhoogde productiviteit omdat crediteurenmedewerkers hun tijd kunnen richten op taken die waarde genereren in plaats van op repetitieve, tijdrovende taken
• Voorspelbaar proces voor het vastleggen van facturen, waardoor organisaties ervoor kunnen zorgen dat klanten en leveranciers op een vooraf bepaalde tijd en datum worden betaald.

Nadelen

• Algoritmen kunnen nog steeds fouten maken wanneer ze worden geconfronteerd met ingewikkeldere factuurformaten
• Een fundamentele verandering in het management en de algemene processen zou nodig zijn
• Technische knowhow om de software te onderhouden zou nodig kunnen zijn

3. Human-In-The-Loop (HITL)

Het vastleggen van gegevens van facturen met een human-in-the-loop opstelling combineert het beste van een volledig geautomatiseerde oplossing voor het vastleggen van facturen (AI) met het beste van menselijke intelligentie.

Dit proces voor het vastleggen van gegevens maakt gebruik van software die wordt aangedreven door kunstmatige intelligentie en machine learning, maar er is ook een mens bij betrokken die de geëxtraheerde gegevens valideert en goedkeurt. Op die manier kan de hoogst mogelijke nauwkeurigheid worden bereikt.

Voordelen

• Fouten die door de software worden gemaakt, kunnen door de mens worden gecorrigeerd voordat de gegevens in de database worden opgeslagen
• Het beste van menselijke intelligentie wordt gecombineerd met het beste van kunstmatige intelligentie
• Hoogst mogelijke niveau van nauwkeurigheid omdat de geëxtraheerde gegevens dubbel worden gecontroleerd door een mens voordat ze in de database worden opgeslagen
• Maakt gebruik van de snelheid van geautomatiseerde vastlegging van factuurgegevens
• Zelfs gegevens van moeilijke factuurformaten kunnen worden geëxtraheerd, omdat mens en AI samenwerken.

Nadelen

• Er zijn nog steeds werknemers bij betrokken
• Het proces voor het vastleggen van gegevens wordt beperkt door de werkuren en de capaciteit van de human-in-the-loop

Vergelijking van de drie mogelijkheden

De tabel hieronder toont een vergelijking tussen de drie verschillende opties, handmatige -, geautomatiseerde – en human-in-the-loop gegevensvastlegging.

Met dit overzicht wordt het meteen duidelijk welke optie het beste is voor jouw organisatie.

Voor veel organisaties is het handmatig vastleggen van gegevens geen optie vanwege het grote aantal facturen dat verwerkt moet worden. In deze gevallen wordt een geautomatiseerde oplossing voor het vastleggen van facturen een noodzaak.

In de laatste hoofdstukken van deze blog bespreken we de functionaliteiten, werking en implementatiemogelijkheden.

Wat kan een oplossing voor het vastleggen van facturen doen?

Nu we de drie verschillende soorten manieren voor het vastleggen van factuurgegevens hebben besproken, willen we dieper ingaan op de details van software hiervoor. We bespreken de volgende functionaliteiten van de oplossing: 

• Scannen
• Optical Character Recognition (OCR)
• Gegevensextractie
• Conversie
• Classificatie
• Gegevensanonimisering
• Fraudedetectie

Scannen

Een oplossing voor het vastleggen van facturen biedt functionaliteit voor het scannen van facturen. Scannen is hier het proces van het lezen van een factuur met OCR voor facturen, wat verder wordt uitgelegd in de volgende paragraaf.

Zodra het scanproces is voltooid, wordt alle relevante informatie omgezet in gestructureerde gegevens. Grote delen van het scanproces kunnen worden geautomatiseerd door slimme oplossingen zoals de Klippa OCR API of document scanning SDK.

Optical Character Recognition (OCR)

OCR (Optical Character Recognition) zet een afbeelding om in tekst en vervolgens in een machineleesbare indeling zoals CSV, JSON of XML. Met deze technologie is het handmatig vastleggen van gegevens van facturen verleden tijd!

OCR wordt vaak aangestuurd door AI en heeft zichzelf bewezen als zeer nuttig bij het vastleggen van factuurgegevens, omdat het werknemers helpt om sneller en met een minimale foutmarge te werken.

Gegevensextractie

Een oplossing voor het vastleggen van facturen biedt ook de functionaliteit van gegevensextractie. De activiteiten en processen van de organisatie kunnen verder worden verbeterd door gegevens van een factuur te extraheren en deze gegevens vervolgens te verwerken, op te slaan en te analyseren.

Conversie

Afbeeldingen zijn soms moeilijk om mee te werken. Daarom hebben oplossingen voor het vastleggen van facturen vaak de functionaliteit om een afbeelding om te zetten in een digitaal tekstbestand.

Zo kunnen afbeeldingen en PDF’s worden geconverteerd naar formaten zoals JSON, CSV, XML, PDF/A en XLSX.

Classificatie

Een extra functionaliteit van een oplossing voor het vastleggen van facturen is het sorteren en classificeren van onbekende documenten. Dit proces staat ook bekend als documentclassificatie en werkt met behulp van slimme algoritmen.

Kenmerken van een document worden geëxtraheerd en naar een algoritme gestuurd, dat vervolgens bepaalt hoe het document moet worden geclassificeerd. Dit kan nuttig zijn voor een aantal use cases. Een voorbeeld kan de classificatie zijn van een document met gevoelige gegevens, zoals de naam en het adres van een klant op een factuur, wat resulteert in het anonimiseren van gegevens.

Gegevensanonimisering

Gegevensanonimisering staat ook bekend als data maskering. Met deze beveiligingstechniek kunnen gevoelige gegevens op documenten worden gemaskeerd en kan misbruik van informatie worden voorkomen.

Onze ultieme gids voor het maskeren van gegevens biedt een meer diepgaande uitleg van het proces van gegevensanonimisering en legt de verschillende technieken uit die kunnen worden gebruikt.

Fraudedetectie

Helaas gebruiken fraudeurs vaak technologie, zoals Photoshop, om valse facturen te maken of het totaalbedrag van een aankoop te manipuleren.

Een oplossing voor het vastleggen van facturen kan worden gebruikt om deze pogingen tot documentfraude te detecteren. De software markeert deze facturen automatisch en bespaart een organisatie veel geld.

Hoe werkt het vastleggen van facturen?

We weten allemaal hoe het handmatig vastleggen van facturen werkt, maar hoe voert een geautomatiseerde oplossing zoals Klippa DocHorizon de taak uit? In de volgende paragrafen bespreken we de vier stappen van het geautomatiseerde OCR capture proces van facturen:

1. De factuur vastleggen en uploaden naar de API
2. De afbeelding omzetten in een tekstbestand
3. TXT parsen in JSON
4. De geëxtraheerde gegevens controleren

1. De factuur vastleggen en uploaden naar de API

In de eerste stap moet een afbeelding of PDF-bestand van een factuur worden geüpload naar de API. Dit kan via een mobiele- of webapplicatie.

De factuur kan met of zonder achtergrond worden geüpload. Als de afbeelding ongecropt wordt verzonden, snijdt de API automatisch de achtergrond weg.

Het is belangrijk dat de afbeelding de hele factuur bevat, zonder ruis en met een fatsoenlijke kwaliteit om een nauwkeurig resultaat te garanderen. Als dit moeilijk te bereiken is met een bestaande oplossing, kan de beeldkwaliteit worden verbeterd door onze SDK voor mobiel scannen te gebruiken.

2. De afbeelding omzetten in een tekstbestand

In de volgende stap zet onze oplossing voor het vastleggen van facturen de afbeelding automatisch om in tekst (TXT). De software herkent wat elk deel van de factuur eigenlijk is. Het bepaalt welk deel bijvoorbeeld het factuurnummer, het totaalbedrag, het adres of de inkoopdatum is.

De gegevens van de factuur zijn geëxtraheerd, maar nog niet gestructureerd.

3. TXT parsen in JSON

In de laatste fase zet de Klippa parser het tekstbestand met behulp van machine learning om in JSON.

JSON wordt vaak gebruikt voor het verzenden van gegevens in webapplicaties, omdat het een standaard tekstgebaseerde indeling is voor de weergave van gestructureerde gegevens.

Vanaf hier is het heel eenvoudig om de vastgelegde factuurgegevens in je database te verwerken.

4. De geëxtraheerde gegevens controleren

Deze stap is optioneel en wordt gebruikt om te controleren of de gegevens van hoge kwaliteit, nauwkeurig en consistent zijn vastgelegd.

Meestal wordt het verificatieproces uitgevoerd met een externe bron, zoals de database van de Kamer van Koophandel.

Welke velden van de factuur kunnen worden vastgelegd?

Voordat een organisatie een oplossing voor het vastleggen van facturen kiest, moet ze er zeker van zijn dat de oplossing relevante velden kan vastleggen.

Klippa DocHorizon kan de volgende velden uit een factuur halen:

• Soort document
• Factuurnummer
• Taal van de factuur
• Land van herkomst
• Naam van de verkoper
• Adresgegevens van de verkoper
• Contactgegevens van de verkoper
• Website van de verkoper
• Gegevens van de klant
• Betalingswijze
• BTW-bedragen en het totaalbedrag
• BTW-nummer
• Wisselgeld
• Kaartnummer
• De munteenheid en het totaalbedrag
• Aankoopdatum
• Inkoopordernummer
• Vervaldatum
• Leveringsdatum
• Kamer van Koophandelnummer
• Regelartikelprijzen, hoeveelheid, omschrijving en categorie

Naast het extraheren van de bovengenoemde velden kunnen met de oplossing voor het vastleggen van facturen ook geautomatiseerde controles worden uitgevoerd. Deze bestaan uit kruiscontroles om frauduleuze facturen te identificeren en image hashing om dubbelen te vinden.

Automatisch factuurgegevens vastleggen met Klippa

Wil jij je factuurverwerking vereenvoudigen, je productiviteit verhogen en je kosten verlagen? Klippa DocHorizon is ideaal om het vastleggen van factuurgegevens te optimaliseren met geavanceerde automatisering!

Onze oplossing stelt crediteurenadministratieteams in staat zich te richten op hoogwaardige taken door repetitieve processen te automatiseren. Met Klippa worden facturen snel en nauwkeurig vastgelegd, gevalideerd en omgezet in gestructureerde gegevens.

Wat maakt Klippa DocHorizon anders dan andere oplossingen?

• Nauwkeurige gegevensextractie: Extraheer nauwkeurig belangrijke factuurgegevens zoals leveranciersnamen, bedragen, btw-nummers en betalingsvoorwaarden.
• Eenvoudige integratie: Onze API en SDK zijn developer-vriendelijk en worden geleverd met gedetailleerde documentatie, waardoor integratie in je bestaande software binnen een dag mogelijk is.
• Schaalbare automatisering: Verwerk grote factuurvolumes efficiënt, elimineer achterstanden en handmatige fouten.
• Fraudepreventie: Markeer automatisch dubbele of verdachte facturen om je financiën te beschermen.
• Privacy Compliance: Zorg ervoor dat gevoelige gegevens worden beschermd en voldoe aan de AVG-vereisten.

Klippa biedt je de tools om een doorbraak te creëren in je crediteurenadministratie. Of je nu kiest voor de Klippa API of SDK, onze flexibele en goed gedocumenteerde oplossing integreert naadloos in je bestaande workflow.

Laat Klippa DocHorizon jouw crediteurenadministratie verlossen van repetitieve taken en je helpen om facturen slimmer en sneller te verwerken. Neem vandaag nog contact met ons op of vraag een demo aan om te zien hoe wij jouw bedrijfsvoering kunnen transformeren!

Veelgestelde vragen