Ben je regelmatig bezig met facturen? Dan weet je vast hoeveel tijd er gaat zitten in het handmatig inboeken van facturen. Facturen komen binnen via e-mail, post of portalen. Iemand moet ze openen, controleren, overtypen in een boekhoudsysteem en goedkeuren. En elke stap brengt risico’s met zich mee: van typefouten tot dubbele betalingen.
Gelukkig is daar iets aan te doen: automatische factuurverwerking. In deze blog leggen we op een eenvoudige manier uit wat het is, en waarom het automatisch inboeken van facturen jouw werk of bedrijf enorm kan helpen.
Takeaways
- Handmatig facturen inboeken kost onnodig veel tijd en brengt risico’s mee, zoals fouten en dubbele betalingen.
- Automatische factuurverwerking – met OCR en slimme controles – leest en boekt facturen razendsnel en foutloos in.
- Je bespaart tijd, verlaagt kosten en houdt beter overzicht over betalingen en deadlines.
- Tools zoals Klippa zorgen voor een soepel proces van ontvangst tot betaling, inclusief goedkeuring en validatie.
Wat is automatische factuurverwerking?
Automatische factuurverwerking is het proces waarbij inkomende facturen digitaal worden ingelezen, herkend en geboekt zonder dat daar handmatige tussenkomst voor nodig is.
In plaats van gegevens handmatig over te typen, worden facturen automatisch ingelezen met behulp van slimme software. Deze software haalt bijvoorbeeld de volgende informatie uit een PDF- of papieren factuur:
- De factuurdatum
- Het factuurnummer
- De leverancier
- De bedragen (inclusief BTW)
- De betaaltermijn
Maar hoe weet die software eigenlijk wat er op zo’n factuur staat? Dat is waar OCR-technologie om de hoek komt kijken.
Wat is OCR en wat doet het bij automatisch factuur inboeken?
OCR staat voor Optical Character Recognition, of in het Nederlands: Optische karakterherkenning. Klinkt misschien technisch, maar het idee is eigenlijk heel simpel.
Stel je voor dat je een papieren factuur scant of een PDF ontvangt per e-mail. Voor een computer is dat gewoon een plaatje. Hij ziet niet vanzelf wat erop staat: geen namen, geen bedragen, geen datums. Daar helpt OCR bij.
OCR is slimme software die naar de factuur kijkt en de tekst herkent, net zoals jouw ogen dat doen. Het “leest” als het ware de factuur en zet die tekst om naar gegevens die je kunt gebruiken in je boekhoudsysteem. Zo kun je eenvoudig facturen automatisch inboeken, zonder dat jij iets hoeft over te typen.
Door OCR te combineren met automatische factuurverwerking, kunnen systemen zelfstandig facturen inlezen en de juiste informatie op de juiste plek zetten. Het is een slimme manier om saaie, repetitieve taken uit handen te geven, én het werkt sneller en foutloos.
Maar wat levert dit nou concreet op voor jouw organisatie? Laten we de voordelen op een rij zetten.
De voordelen van het automatisch inboeken van facturen
Het automatisch inboeken van facturen biedt jouw organisatie niet alleen meer gemak, maar zorgt ook voor directe kosten- en tijdsbesparingen. Hieronder zetten we de belangrijkste voordelen op een rij:
Tijdsbesparing
Handmatig een factuur inboeken kost al snel onnodig veel tijd. Denk aan openen, controleren, overtypen en goedkeuren. Met automatische verwerking kan dat proces in enkele seconden worden afgehandeld. Voor organisaties die honderden of zelfs duizenden facturen per maand verwerken, betekent dit een enorme tijdswinst.
Minder fouten
Mensen maken nu eenmaal fouten, zeker bij repeterend werk zoals data overtypen. Een verkeerd cijfer of een vergeten regel kan leiden tot verkeerde betalingen of boekingen. OCR software leest gegevens accuraat uit en voorkomt zo menselijke vergissingen.
Meer grip en overzicht
Met automatische factuurverwerking wordt alle informatie digitaal vastgelegd en gestructureerd. Dat zorgt voor beter inzicht in openstaande betalingen, contractvoorwaarden, en deadlines. Je hebt altijd toegang tot realtime rapportages en kunt sneller schakelen als dat nodig is.
Lagere kosten
Door minder tijd kwijt te zijn aan handmatige handelingen en het voorkomen van fouten, dalen de interne kosten van factuurverwerking flink. Bovendien hoeven correcties achteraf minder vaak te worden uitgevoerd, wat extra besparingen oplevert.
Snellere goedkeuring en betaling
Met digitale workflows kun je facturen automatisch laten doorstromen naar de juiste persoon voor goedkeuring. Hierdoor verkort je de doorlooptijd van een factuur, wat niet alleen zorgt voor een betere relatie met je leveranciers, maar ook kansen biedt voor betalingskortingen.
Samen zorgen deze voordelen ervoor dat jouw factuurverwerking niet alleen efficiënter, maar ook betrouwbaarder en toekomstbestendig wordt. Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? We leggen het je stap voor stap uit.
Hoe werkt het automatisch inboeken van facturen? Stap voor stap uitgelegd
Nu je weet wat de voordelen zijn van automatische factuurverwerking, vraag je je misschien af: hoe werkt dat proces precies? We leggen het stap voor stap uit, zodat je precies weet wat je kunt verwachten.
Stap 1: Facturen komen binnen
Facturen kunnen op verschillende manieren binnenkomen: via e-mail, post, of als download vanuit een leveranciersportaal. De automatische verwerking start zodra een factuur wordt ontvangen, digitaal of als gescand document, zoals een PDF of foto.
Voor papieren facturen is het handig als medewerkers eenvoudig een scan kunnen maken via een app, zoals die van Klippa. Zo worden ook fysieke documenten snel en veilig omgezet naar een digitaal formaat, klaar voor verdere verwerking.
Stap 2: OCR herkent en leest de factuurgegevens
Zodra de factuur in het systeem zit, wordt OCR ingezet om alle relevante gegevens van de factuur uit te lezen. Deze gegevens worden automatisch omgezet naar gestructureerde data die het systeem kan verwerken.
Stap 3: Controle en validatie van de gegevens
De uitgelezen informatie wordt vervolgens gecontroleerd. Slimme software vergelijkt bijvoorbeeld of de leverancier bekend is in het systeem, of het factuurnummer uniek is (om dubbele boekingen te voorkomen) en of de btw correct is berekend.
Stap 4: Automatische boeking in het systeem
Als alles klopt, wordt de factuur automatisch geboekt in jouw financiële administratie of ERP-systeem. Bij afwijkingen kan de factuur gemarkeerd worden voor handmatige controle, maar in de meeste gevallen is tussenkomst van een medewerker niet meer nodig.
Stap 5: Goedkeuring en betaling
Vervolgens wordt de factuur doorgestuurd naar de juiste persoon of afdeling voor goedkeuring. Dit gebeurt via een digitale workflow. Na goedkeuring kan de betaling automatisch klaargezet worden binnen de betaaltermijn, of zelfs automatisch uitgevoerd worden afhankelijk van je instellingen.
Dankzij deze geautomatiseerde stappen wordt het inboeken van facturen niet alleen sneller en efficiënter, maar ook een stuk betrouwbaarder. Zo hou je tijd en aandacht over voor belangrijkere zaken.
Klaar om factuurverwerking écht slimmer aan te pakken?
Het handmatig inlezen van facturen is tijdrovend, foutgevoelig en vaak frustrerend. Gelukkig hoeft het niet zo te blijven. Automatische factuurverwerking maakt het mogelijk om het hele proces, van binnenkomst tot betaling, efficiënter en betrouwbaarder in te richten.
Bij Klippa helpen we organisaties dagelijks om deze stap naar digitalisering te zetten. Met behulp van slimme technologie zoals OCR en AI nemen we het repetitieve werk uit handen, zodat jij je kunt richten op wat écht belangrijk is: strategische keuzes, financiële controle en groei. Of je nu werkt met digitale of papieren facturen, onze oplossingen zorgen ervoor dat alles netjes en snel wordt verwerkt, zonder gedoe.
Daarnaast denken we graag met je mee over de inrichting van jouw processen. Onze oplossingen zijn flexibel, schaalbaar en sluiten aan op de systemen die je al gebruikt.
Ben je benieuwd hoe dat eruit kan zien voor jouw organisatie? Neem contact met ons op of vraag een gratis demo aan, en ontdek hoe Klippa jou kan helpen om facturen slimmer, sneller en foutloos in te boeken.
FAQ
Het automatisch inboeken van facturen is het proces waarbij facturen digitaal worden ingelezen, herkend en geboekt zonder handmatig werk. Slimme software haalt automatisch gegevens uit een factuur en verwerkt deze in je boekhoudsysteem.
Wat is OCR?
OCR staat voor Optical Character Recognition (tekstherkenning). Het is technologie die tekst op een factuur kan “lezen” en omzetten naar digitale data, zodat je het niet handmatig hoeft over te typen.
Kan ik ook papieren facturen automatisch inboeken?
Ja, met behulp van een scan of een app zoals die van Klippa kun je papieren facturen eenvoudig digitaliseren, zodat ook deze automatisch verwerkt kunnen worden.
Kan het automatisch inboeken van facturen gekoppeld worden aan mijn boekhoudsoftware?
Ja, moderne oplossingen zoals die van Klippa kunnen eenvoudig gekoppeld worden aan boekhoud- en ERP-systemen. Dit maakt het proces naadloos en volledig geïntegreerd.
Kan mijn bedrijf profiteren van het automatisch inboeken van facturen?
Ja, absoluut. Automatisch inboeken van facturen is geschikt voor elk bedrijf dat zijn financiële processen wil optimaliseren. Ongeacht de grootte, branche of het aantal facturen per maand.