Tot op de dag van vandaag besteden veel accountants veel tijd aan het handmatig verwerken van facturen, het registreren van belastingen of het bijwerken van de boekhouding.Het is een langdurig en tijdrovend proces, daarom hebben veel bedrijven hun aandacht gericht op het geautomatiseerd boekhoudsysteem om het boekhoudproces te automatiseren.
Automatisering helpt accountants 52 dagen per jaar te besparen, door eenvoudigweg repetitieve taken te automatiseren. Dit omvat het automatiseren van belastingverwerking, factuurverwerking en boekhouding, met behulp van een geautomatiseerd boekhoudsysteem. Als je niet zeker weet hoe automatiseringssoftware je bedrijf verder kan helpen, blijf dan verder lezen!
In deze blog leggen we uit welke soorten software er zijn en presenteren we je een lijst met de beste software voor het automatiseren van je boekhouding.
Wat is geautomatiseerde boekhoudsoftware?
Automatiseringssoftware voor de boekhouding is een digitale oplossing die bedrijven helpt om handmatige taken in de boekhouding te vervangen door slimme, efficiënte processen. Denk hierbij aan het automatiseren van crediteuren- en debiteurenbeheer, belastingverwerking en algemene boekhoudtaken.
Deze software komt in verschillende vormen. Sommige systemen zijn complete boekhoudplatforms die alle handmatige processen vervangen, terwijl andere, bekend als “pre-accounting” software, juist bestaande boekhoudsystemen aanvullen. Dit maakt het mogelijk om nieuwe functies toe te voegen zonder je vertrouwde software te hoeven vervangen.
Door gebruik te maken van automatiseringssoftware kunnen bedrijven repetitieve taken zoals gegevensinvoer en factuurverwerking uit handen geven. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en verkleint de kans op fraude. Bovendien verlaagt het de kosten en verbetert het de efficiëntie van financiële processen.
Kortom, automatiseringssoftware voor de boekhouding is een slimme keuze voor bedrijven die willen moderniseren en hun financiële processen willen optimaliseren.
Soorten automatiseringssoftware voor de boekhouding
Zoals je ongetwijfeld weet, zijn er verschillende soorten boekhoudkundige programma’s. Sommige zijn gespecialiseerd en richten zich alleen op het boekhoudproces, terwijl andere uitgebreider zijn en ook functies bevatten voor voorraadbeheer, payroll en salarisadministratie.
Laten we de verschillende soorten boekhoudkundige automatiseringssoftware kort toelichten.
1. Boekhoudprogramma’s
Een boekhoudprogramma is een softwaretoepassing waarmee bedrijven hun boekhouding bijhouden en voor een groot deel digitaliseren en automatiseren. Het is een handig hulpmiddel om de financiële administratie in te voeren en op orde te houden.
2. ERP-software
Enterprise Resource Planning (ERP) software is gebouwd voor bedrijven om dagelijkse bedrijfsactiviteiten te beheren, zoals boekhouding, inkoop, projectmanagement, risicobeheer en compliance en supply chain-activiteiten.
3. Payroll software
Payroll software helpt bedrijven die de salarissen en belastingen van hun werknemers willen beheren. Het zorgt ervoor dat de lonen op tijd worden betaald en het berekent nauwkeurig het bedrag dat elke werknemer moet ontvangen, zonder menselijke tussenkomst.
4. Voorraadbeheer software
Deze software is het meest geschikt voor productgerichte bedrijven. Het houdt de voorraad in real time bij en helpt zowel accountants als voorraadbeheerders bij het uitvoeren van hun dagelijkse taken.
5. Factureringssoftware
Met factureringssoftware kunnen gebruikers gemakkelijk facturen schrijven en versturen, zodat de balans van een bedrijf in één keer wordt bijgewerkt. Omdat het beschikt over automatische gegevensoverdracht, is de factureringssoftware vooral nuttig voor dienstverlenende bedrijven, waardoor een tijdige facturering en betaling voor geleverde diensten wordt gegarandeerd.
Er zijn veel goede boekhoudkundige automatiseringssoftware die aanzienlijke waarde toevoegen aan elke organisatie. Hoe weet je welke het beste is voor jouw organisatie?
We hebben een lijst opgesteld van enkele van de beste automatiseringssoftware, zodat je zelf kunt zien welke het beste voldoet aan de behoeften van je bedrijf. Laten we beginnen!
De 6 beste boekhoudkundige automatiseringssoftware
1. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een digitale oplossing voor het beheren van zakelijke uitgaven en het verwerken van inkoopfacturen. Het bestaat uit een module voor uitgavenbeheer en factuurverwerking, die afzonderlijk of gecombineerd kunnen worden gebruikt en volledig kunnen worden aangepast aan je behoeften.
Voordelen
- Zowel onkostenbeheer als factuurverwerking in één platform
- Creditcards voor werknemers voor zakelijke uitgaven
- Europa’s beste OCR-technologie
- Verstuur facturen via app, website en e-mail
- Bewaar documenten tot 10 jaar in de cloud
- Tot 99% nauwkeurigheid van data extractie
- Zelflerende boekingsvoorstellen
- Digitale goedkeuringen met een standaard boekhoudsysteem
- Integraties met boekhoudsystemen
- Integraties met ERP-systemen
- Automatische fraudedetectie
- Gebruikerssynchronisatie, single sign-on en 2FA
- Two-way matching van inkooporders en facturen
Nadelen
- Heeft (nog) geen three-way matching
- Geen cashback op betalingen met zakelijke creditcards
2. Nanonets
Nanonets is een geautomatiseerde data entry software, die gebruik maakt van AI en OCR technologie. Het wordt het best gebruikt voor het vastleggen van gegevens en het nauwkeurig extraheren van informatie. Het is echter moeilijk om documenten verder te verwerken of te beheren nadat de gegevens zijn geëxtraheerd.
Voordelen
- Gebruikt AI om informatie te scannen en te extraheren
- Naadloze integratie met bestaande boekhoudsoftware
- Voert drievoudige matching uit
- Aangepaste goedkeuring voor de behoeften van elk bedrijf
Nadelen
- Geen module voor het genereren van facturen
- Voert geen belastingramingen uit
- Kan geen frauduleuze documenten of duplicaten detecteren
- Uploadt alleen documenten via e-mail
- Geen gebruikerssynchronisatie, eenmalige aanmelding of 2FA
3. FreshBooks
FreshBooks is een boekhoudplatform dat alle boekhoudkundige processen binnen een organisatie automatiseert. Van balansen tot crediteurenrekeningen, FreshBooks houdt alle financiële processen bij.
Ondanks hun focus op boekhouding en financiële rapportage, kan deze digitale oplossing niet worden geïntegreerd binnen een reeds bestaand boekhoudsysteem.
Voordelen
- Aanpasbaar rekeningstelsel
- Maakt het mogelijk uitgaven en activa bij te houden
- Geautomatiseerde bankafstemming
- Scant financiële documenten en haalt er belangrijke gegevens uit
Nadelen
- Voert geen matching in twee of drie richtingen uit
- Kan niet controleren op frauduleuze documenten of duplicaten
- Geen integratie binnen een bestaand boekhoudsysteem
- Geen opslag van documenten in een cloud-omgeving
4. Xero
Xero is een software voor uitgavenbeheer waarmee bedrijven financiële documenten digitaal kunnen verwerken en beheren, zonder extra handmatige verwerking.
Het wordt het best gebruikt om transacties te vergemakkelijken en vlotte communicatie te creëren tussen bedrijven en leveranciers, daarom ligt de nadruk op geautomatiseerde facturatie en voorraadbeheer.
Voordelen
- Houdt betalingsstatussen bij
- Archivering van documenten
- Batchbetaling aan meerdere leveranciers
- Bewaakt de uitgaven van werknemers
Nadelen
- Gebrek aan verwerking van verschillende documenten
- Minimaal ondersteunde valuta
- Detecteert niet automatisch frauduleuze documenten of duplicaten
- Voert geen matching in twee richtingen uit
- Geen zekerheid over de nauwkeurigheid van de geëxtraheerde gegevens
5. Accounting Seed
Zoals de naam al aangeeft, is Accounting Seed een geautomatiseerd boekhoudplatform dat bedoeld is om financiële processen in organisaties te vergemakkelijken. Hoewel het processen zoals crediteuren- en debiteurenadministratie ondersteunt, heeft Accounting Seed een beperkt aantal activiteiten die het kan automatiseren.
Voordelen
- Naadloze integratie in boekhoudsystemen
- Bewaart documenten in een cloud-omgeving
- In staat om digitale betalingen in te stellen
- Bank reconciliatie
Nadelen
- Geen zekerheid voor nauwkeurige gegevensextractie
- Controleert de legitimiteit van documenten niet
- Beschikt niet over 2FA
- Gebrek aan ondersteunde financiële documenten
6. Tipalti
Tipalti is een systeem voor automatische gegevensinvoer, gespecialiseerd in automatisering van de crediteurenadministratie. De OCR-technologie haalt nauwkeurig gegevens uit facturen en helpt zo het factuurbeheer en het voorraadbeheer te stroomlijnen.
Voordelen
- Gemakkelijk terugbetalingsproces
- Integratie met ERP-systeem
- GDPR-compatibel
- Voert tweezijdige en driezijdige matching uit
Nadelen
- Detecteert geen duplicaten
- Biedt geen 2FA of gebruikerssynchronisatie
- Bewaart geen documenten na verwerking
Je boekhouding automatiseren met Klippa SpendControl
Het is moeilijk, maar niet onmogelijk, om een oplossing voor het automatiseren van je boekhouding te vinden die aan alle eisen voldoet. SpendControl kan je helpen om je bedrijf te verbeteren en veel boekhoudkundige processen te automatiseren.
Dit zijn slechts enkele van de extra voordelen die Klippa SpendControl biedt:
- Eenvoudig bestanden indienen via de Klippa app, website of e-mail. Ze in bulk indienen is ook mogelijk, om de inspanning te verminderen en de efficiëntie te maximaliseren.
- Krijg toegang tot alle facturen uit het verleden, die zich in een aangewezen cloud-omgeving bevinden. Houd alle facturen bij en wees goed voorbereid op je volgende audit.
- Extraheer data, met behulp van AI-data extractie technologie, die details zoals het factuurnummer, betalingsadres en zelfs verschillende valuta helpt herkennen.
- Voorkom fraude, met behulp van een ingebouwde analyse die duplicaten detecteert en je beschermt tegen factuurfraude.
- Automatiseer goedkeuringsprocessen en verbeter de productiviteit van je organisatie. Creëer vaste of variabele goedkeuringsprocessen voor facturen en vergemakkelijk de workflow van je bedrijf.
- Ervaar een naadloze integratie met diverse ERP- of boekhoudsoftware, zoals NetSuite, SAP, Xero en nog veel meer.