Heb je je ooit afgevraagd wat er gebeurt als de operationele afspraken tussen de afdelingen van een bedrijf niet op één lijn liggen? Helaas is dit in veel bedrijven het geval, en het kan leiden tot chaos, misverstanden en ongedefinieerde bedrijfsstructuren.
Als dit de basis van je bedrijf is, is de kans groot dat je werknemers ontevreden zijn over hun werk, dat er fouten worden gemaakt en dat de bedrijfsprestaties dalen. Dit betekent dat het moeilijk wordt om je bedrijf op te schalen, omdat de activiteiten niet soepel verlopen.
Hoe kan dit worden voorkomen? Een mogelijke oplossing is de implementatie van goed gedefinieerde bedrijfsregels. Vooraf gedefinieerde regels brengen structuur en bepalen de verantwoordelijkheden, waardoor fouten worden verminderd. Maar daarover later meer!
In deze blog leggen we eerst uit wat bedrijfsregels zijn en waarom ze belangrijk zijn, gaan we verder met waarom bedrijfsregels moeten worden geautomatiseerd, en sluiten we af met een mogelijke automatiseringsoplossing.
Laten we beginnen!
Wat zijn bedrijfsregels?
Bedrijfsregels worden opgesteld om te bepalen hoe bedrijfsprocessen moeten worden uitgevoerd. Het zijn specifieke instructies die beschrijven hoe bedrijfsactiviteiten moeten worden uitgevoerd.
Bedrijfsregels voegen een zekere mate van controle toe aan bedrijfsprocessen en verminderen, indien correct geïmplementeerd, inconsistenties, misverstanden en fouten.
In het algemeen worden bedrijfsregels geïntegreerd in goedkeuringsflows binnen je organisatie, zoals goedkeuring van facturen of goedkeuring van zakelijke uitgaven, om je bedrijf kosten- en tijdsefficiënter te maken.
Nu we weten wat bedrijfsregels zijn, leggen we uit waarom ze belangrijk zijn.
Waarom zijn bedrijfsregels zo belangrijk?
Kortom, bedrijfsregels zijn belangrijk omdat ze je bedrijf efficiënter maken. Dit is vooral merkbaar wanneer je bedrijf groeit en workflows complexer worden.
Het toevoegen van een set richtlijnen verduidelijkt de verwachtingen van bedrijfsprocessen, helpt medewerkers de organisatiedoelen te bereiken en vermindert daardoor onnodige en dure fouten.
We weten nu wat bedrijfsregels zijn en waarom ze belangrijk zijn voor bedrijven. Laten we eens kijken naar verschillende voorbeelden van bedrijfsregels, zodat je je kunt voorstellen hoe bedrijfsregels er in je eigen organisatie uit zouden zien.
Voorbeelden van bedrijfsregels
Bedrijfsregels kunnen op veel verschillende manieren worden toegepast. Hieronder bespreken we enkele voorbeelden om te visualiseren hoe bedrijfsregels ook in je bedrijf kunnen worden toegepast. Maar vergeet niet dat deze lijst niet volledig is:
- Goedkeuring van facturen
- Toewijzen van bepaalde taken aan werknemers
- Goedkeuring van reiskosten
Goedkeuring van facturen
Goedkeuring van facturen als onderdeel van de crediteurenadministratie is een tijdrovend proces, vooral wanneer dit handmatig gebeurt. Vaker dan verwacht krijgen bedrijven te maken met inconsistenties die snel leiden tot factuurfraude en andere fouten.
Met bedrijfsregels kan dit worden beperkt of zelfs voorkomen, doordat voorwaarden kunnen worden toegevoegd aan bedrijfswerkstromen die de aan medewerkers toegewezen financiële verantwoordelijkheid verdelen. Aan verschillende gebruikers kan een verschillend niveau van toestemming worden toegekend, waardoor zij bepaalde uitgaven al dan niet kunnen goedkeuren.
Voorbeeld: Je zou regels kunnen instellen als “Als het totaalbedrag van een factuur hoger is dan “x” is extra goedkeuring van een manager vereist om de aankoop af te ronden.”
Toewijzen van bepaalde taken aan werknemers
Zoals gezegd helpen bedrijfsregels om processen en verwachtingen te verduidelijken. Met bedrijfsregels kunnen eenvoudig taken worden toegewezen aan bepaalde medewerkers, waardoor de stroom van bedrijfsprocedures wordt verbeterd.
Op die manier is het duidelijk wie verantwoordelijk is voor welk deel van een bedrijfsproces en wie gemachtigd is om bepaalde soorten uitgaven goed te keuren, wat tijd en fouten vermindert.
Een bedrijfsregel zou er, bijvoorbeeld, uit kunnen zien als “Alleen de manager van een afdeling is bevoegd om namens het team betalingen uit te geven.”
Goedkeuring van reiskosten
Wanneer werknemers voor een zakenreis moeten reizen, stapelen de uitgaven zich op. Om het goedkeuringsproces voor reiskosten te optimaliseren, kunnen bedrijfsregels worden toegepast. Een bedrijfsregel kan werknemers bijvoorbeeld de bevoegdheid geven om uitgaven tot een bepaald bedrag goed te keuren zonder extra toestemming.
Aan de andere kant kan een bedrijfsregel bepalen wanneer een reiskostendeclaratie extra beoordeling of goedkeuring door een hogere autoriteit nodig heeft. Dit kan handmatig gebeuren, maar het werkt veel beter als het automatisch gebeurt. Waarom dat zo is, wordt besproken in de volgende paragraaf.
Waarom de automatisering van bedrijfsregels?
Het implementeren van bedrijfsregels alleen vereist nog steeds dat individuen ze volgen en uitvoeren. Dit laat ruimte voor fouten en inconsistenties. Door bedrijfsregels te combineren met automatisering kunnen bedrijven ze implementeren als onderdeel van hun bedrijfsworkflows.
Op die manier worden taken en informatie automatisch doorgestuurd naar de verantwoordelijke personen die vervolgens de nodige acties kunnen uitvoeren.
Een voorbeeld: Stel je voor dat accountants facturen beoordelen. Zodra ze inconsistenties zien, moeten accountants handmatig een waarschuwing geven en de factuur doorsturen naar de juiste persoon om het probleem op te lossen. In het ergste geval moeten ze zelfs een fysiek papieren document naar de verantwoordelijke persoon sturen.
Door de hele workflow te automatiseren, worden documenten gedigitaliseerd en kunnen ze automatisch naar de juiste personen stromen. Dit kan worden gedaan met een paar muisklikken, waardoor een minimale inspanning nodig is om een factuur goed of af te keuren.
Handig, toch? Vraag je je af hoe ook jij je crediteurenadministratie kunt automatiseren? We hebben goed nieuws. Klippa kan je een automatiseringsoplossing bieden waarmee je geautomatiseerde bedrijfsregels in je organisatie kunt implementeren. Meer hierover in het volgende kopje.
Administratie automatiseren met bedrijfsregels met Klippa
Het automatiseren van je crediteurenadministratie stroomlijnt je financiële processen aanzienlijk. Met Klippa SpendControl is het mogelijk om tijd en moeite te besparen op vervelende handmatige taken zoals data extractie uit financiële documenten, zoals facturen of bonnetjes, of het matchen van facturen.
Met de ingebouwde OCR-technologie wordt alleen vooraf bepaalde, en dus noodzakelijke, informatie automatisch uit documenten gehaald en opgeslagen in je database. Bovendien worden bijvoorbeeld goedkeuringen van facturen of reiskostendeclaraties doorgestuurd naar de verantwoordelijke personen op basis van de door je bepaalde bedrijfsregels.
Dit leidt tot snelle goedkeuringsstromen, tevreden medewerkers en accurate bedrijfscijfers. Bovendien kun je door de naadloze integratie van Klippa SpendControl met je bestaande boekhoudsoftware je crediteurenadministratie gemakkelijk beheren zonder tussen meerdere systemen te hoeven schakelen.
Extra voordelen van het gebruik van onze software zijn onder andere:
- Facturen worden op tijd betaald
- Reiskosten worden snel vergoed
- Snel en eenvoudig AP goedkeuringsproces
- Geen handmatige gegevensinvoer nodig dankzij onze AI-gestuurde OCR
- Minimalisering van factuurfraude
- Duplicaatdetectie om dubbele betalingen van facturen te voorkomen
- Tweezijdige matching
- Onkostenrapporten genereren
- Nauwkeurig overzicht van de crediteurenadministratie
Wil je je crediteurenadministratie automatiseren met business rules door gebruik te maken van Klippa SpendControl? Wij laten je graag onze oplossing zien!
Boek hieronder een demo of neem contact op met een van onze experts.