Bereken de ROI op het automatiseren van je crediteurenadministratie

Het komt wereldwijd steeds vaker voor dat Finance afdelingen hun crediteurenadministratie automatiseren. In een onderzoek van The Institute of Finance and Management (IOFM) gaf een overweldigende 84% van de ondervraagde medewerkers aan optimistisch te zijn over de voortgang die hun afdeling in de komende 3 jaar zal maken in het verminderen van het gebruik van papieren facturen en betaalprocessen.

Komt dit als een verrassing? Dat zou niet zo moeten zijn. De hype rondom het automatiseren van crediteurenadministraties is misschien niet zo groot als voor, bijvoorbeeld, marketing of sales automatisering, maar de impact is minstens zo groot. Een geautomatiseerde crediteurenadministratie creëert waarde door het stroomlijnen van inefficiënte crediteurenprocessen en geeft je meer controle over facturen en betalingen.

Maar hoe kun je de waarde van het automatiseren van de crediteurenadministratie bewijzen aan de besluitvormers in je organisatie? Misschien ben je zelf wel die besluitvormer en probeer je de ROI op het automatiseren van je crediteurenadministratie te doorgronden. Deze blog geeft antwoord op al je vragen en bevat zelfs *spoiler alert* een gratis ROI calculator. Laten we snel beginnen!

Ga naar:

Wat is de crediteurenadministratie?

Laten we beginnen met het uitleggen van het concept crediteurenadministratie, zodat daar geen misverstand over bestaat. De crediteurenadministratie kan gedefinieerd worden als “het gehele proces vanaf het inboeken van ontvangen facturen tot en met de betaling ervan”. Soms wordt ook de Engelse term “accounts payable” gebruikt om de crediteurenadministratie aan te duiden.

Kort gezegd, gaat het om alle openstaande facturen die je nog moet voldoen aan leveranciers.

Wanneer een leverancier je een product toestuurt, wordt over het algemeen een factuur meegestuurd voor de betaling. Deze factuur resulteert in een boekingsregel in het boekhoudsysteem van je bedrijf. De exacte details van dit proces kunnen per industrie en per bedrijf verschillen, afhankelijk van bedrijfsprotocollen of de aard van de transactie.

De term crediteurenadministratie wordt ook vaak gebruikt om de bedrijfsafdeling te benoemen die verantwoordelijk is voor het betalen van facturen van leveranciers en andere crediteuren.

Je zou ook gehoord kunnen hebben van de term debiteurenadministratie, wat eigenlijk hetzelfde proces is maar dan voor de leverancier. Als jij de leverancier betaalt, creëer je een boekingsregel in jouw crediteurenadministratie en de leverancier voegt een vergelijkbare boekingsregel toe aan zijn debiteurenadministratie.

Is tot zover alles duidelijk? Laten we dan verdergaan met de taken die bij de crediteurenadministratie horen.

Welke taken horen bij de crediteurenadministratie?

De crediteurenadministratie omvat het gehele proces van facturen goedkeuren tot verwerking van de betaling. Een typische workflow begint bij het ontvangen van een factuur van een leverancier. Deze factuur moet worden gesorteerd, gecheckt voor onjuistheden, gecorrigeerd, goedgekeurd door een autorisator, verwerkt en toegevoegd aan de boekhouding.

Dit proces ziet er misschien niet zo ingewikkeld uit, maar het kan erg tijdrovend zijn. Om dit punt duidelijk te maken, zullen we de taken die bij de crediteurenadministratie verder toelichten:

Sorteren en organiseren
Als je nog een handmatig proces hanteert, moet je enveloppen, emails, e-facturen en andere documenten openen om een factuur te bemachtigen. Al deze documenten moeten worden geprint, gesorteerd en georganiseerd voordat ze naar de volgende stap in het proces kunnen. Veel bedrijven verbruiken een groot gedeelte van de resources van hun Finance team aan deze stap om ervoor te zorgen dat facturen correct georganiseerd zijn. Dit is een beetje tijdverspilling als je het ons vraagt, maar hierover later meer.
Valideren en foutcontrole
Vervolgens moet elke factuur gecheckt worden om er zeker van te zijn dat er geen verschillen bestaan tussen de factuur en de initiële aankoopdocumenten. Onregelmatigheden kunnen prijsverschillen zijn, maar ook missende informatie, zoals een missend ordernummer. Vaak moeten facturen ook worden gecross-checked met uitstaande inkooporders (ook wel purchase orders of PO’s genoemd), die door veel bedrijven worden gebruikt om aankopen alvast te autoriseren. Dit proces is erg vergelijkbaar met het matchen van aankopen met rekeningafschriften en is een erg tijdrovende en saaie klus.

Wanneer onregelmatigheden worden aangetroffen, moet de factuur worden teruggestuurd naar de verantwoordelijke persoon of leverancier om deze te corrigeren, waarna de factuur weer door de gehele goedkeuringsworkflow moet.
Doorsturen voor goedkeuring
Als je nog een autorisatieniveau in je proces hebt, moeten de netjes georganiseerde en gecheckte facturen naar de goedkeurder worden gestuurd, samen met de eerdergenoemde relevante informatie. In het geval dat de factuur naar je terug wordt gestuurd met de vraag om meer informatie, wordt er nog een taak aan het proces toegevoegd en moet je die informatie eerst nog verzamelen.
Opvolgen
Je zou denken dat je met een factuur klaar bent wanneer je die hebt doorgestuurd naar de goedkeurder en niks hebt teruggehoord, maar dat ben je niet. In veel gevallen zul je bij de goedkeurders moeten opvolgen om ervoor te zorgen dat ze de factuur op tijd goedkeuren. Doen ze dit niet, dan kunnen betalingen worden vertraagd en betalingstermijnen worden overschreden, wat weer kan resulteren in vertraagde leveringen van producten of boetes voor te laat betalen. Allemaal onnodige kosten die je bij het proces kunt optellen.
Betalen en archiveren
In de laatste stap van het proces hebben alle verantwoordelijken de factuur goedgekeurd en kan de factuur worden betaald en gearchiveerd. Meestal gebeurt dit in het boekhoudprogramma of Enterprise Resource Planning (ERP) systeem van het bedrijf. Deze stap kost ook weer waardevolle tijd en is belangrijk voor controle/audit doeleinden.

Wat zijn de nadelen van handmatige processen in de crediteurenadministratie?

In een onderzoek van PayStream Advisors, die ruim 400 administratieve medewerkers interviewden, werden het handmatig data invoeren en de hoge aantallen papieren facturen als grootste pijnpunten in het crediteurenproces genoemd. Deze uitdagingen, en vele andere zoals zoekgeraakte facturen en een hoog aantal onregelmatigheden en uitzonderingen, zijn allemaal bekende symptomen van handmatige processen in de crediteurenadministratie.

Een aantal veelgenoemde nadelen van het handmatig verwerken van facturen zijn:

Het is duur
Hoewel er helaas geen exact bedrag te noemen is voor het verwerken van één individuele factuur, schatten onderzoeksbureaus, zoals de Everest Group, dat de gemiddelde kosten van het handmatig verwerken van een factuur kunnen variëren van $12 tot $30. Andere bedrijven noemen getallen tussen de $13 en $15. Organisaties met complexere crediteurenprocessen kunnen zelfs kosten verwachten die oplopen tot $40 per factuur. Bedenk eens wat dat betekent voor een factuur van $10 (of het equivalent in euro’s); de kosten voor het verwerken ervan overstijgen gemakkelijk het daadwerkelijke factuurbedrag. Vermenigvuldig dit getal met honderden of duizenden facturen per maand en je snapt dat het een duur grapje kan worden.
Het gaat langzaam en is daardoor tijdrovend
Met een handmatig crediteurenproces kan het dagen tot zelfs weken duren totdat een factuur is goedgekeurd en betaald. Zo’n langzaam proces kan resulteren in (te) late betalingen, die op hun beurt weer kunnen leiden tot boetes voor te laat betalen, slechte betalingsvoorwaarden en, in sommige gevallen, leveranciers die weigeren om nog langer met je bedrijf samen te werken.
Het is gevoelig voor menselijke fouten
Het maken van fouten is menselijk wordt vaak gezegd. Dat is natuurlijk zo. Als taken door mensen worden uitgevoerd, worden er ongetwijfeld fouten gemaakt. Het probleem met fouten in de crediteurenadministratie is dat een enkele fout kan leiden tot grotere problemen, zoals kostbare vertragingen en extra, onnodige tijd die nodig is om alle fouten te corrigeren.
Het brengt onnodige kosten met zich mee
Zoals eerder besproken, zijn fouten in de crediteurenadministratie duur en verliesgevend voor je bedrijf. Het kan leiden tot verkeerde BTW aangiftes, dubbele betalingen en onjuiste bedragen. Ook boetes voor te laat betalen, fraude, gemiste kortingen en vergeten kredietnota’s komen in een handmatig crediteurenproces vaak voor. Elke keer wanneer dit gebeurt, lekt er geld uit het proces, wat binnen de huidige werkzaamheden lastig is om op te sporen. Voor bedrijven met hoge aantallen transacties kan dit al snel oplopen tot aanzienlijke bedragen.
Het is ontzettend saai
Niemand vindt het leuk om uren en uren aan hetzelfde bureau te zitten en geestdodend werk uit te voeren. Helaas is dat precies wat je moet doen als je honderden facturen handmatig moet verwerken. Het is een saaie, vervelende en repetitieve taak die hoogstwaarschijnlijk leidt tot een verveeld en inefficiënt team.

Gelukkig is er een oplossing voor deze problemen: automatisering van de crediteurenadministratie!

Wat houdt het automatiseren van de crediteurenadministratie in?

Zoals de term al aangeeft, verwijst het automatiseren van de crediteurenadministratie naar het gebruik van technologie om het crediteurenproces te automatiseren en te versnellen. Handmatige taken worden vervangen en belangrijke financiële data wordt beter zichtbaar en controleerbaar.

Normaal gesproken gaat het om gespecialiseerde software waarmee je facturen digitaal kunt verwerken en goedkeuren, in plaats van ze fysiek in handen te hebben. Sommige oplossingen lezen de informatie van facturen af middels OCR en AI, wat betekent dat niemand in het team data hoeft in te voeren. Om de mogelijkheden van een geautomatiseerde oplossing volledig te begrijpen, zullen we nog een voorbeeld bespreken.

Wanneer je all-in gaat voor het automatiseren van je crediteurenadministratie begint het proces meestal bij het verkrijgen van factuurdata in een digitaal formaat. Normaal gesproken gebeurt dit middels een bepaalde scanning of capturing methode, zoals Klippa’s Optical Character Recognition (OCR) oplossing.

De automatiseringssoftware van Klippa zorgt vervolgens voor de codering en routing van de factuur door de digitale workflow. Dit werkt op basis van specifieke regels die door de organisatie zelf worden opgesteld. Met andere woorden, je vertelt aan de software wie de factuur moet checken en goedkeuren in elke autorisatielaag.

Dit gehele proces kan worden geïntegreerd met het ERP of boekhoudsysteem van je bedrijf. Data wordt zo naadloos overgedragen van het ene naar het andere systeem zonder de ERP-omgeving of IT-middelen van je bedrijf te belasten. Dat klinkt goed, nietwaar?

Wat zijn de voordelen van het automatiseren van de crediteurenadministratie?

Waarschijnlijk zie je inmiddels de noodzaak voor het automatiseren van je crediteurenadministratie. De laatste overgebleven vraag is of je een positief rendement op je investering (ROI) kunt verwachten. Om deze vraag te kunnen beantwoorden, zullen we eerst naar het rendement gedeelte van de ROI kijken, gevolgd door de verwachte kosten voor het implementeren en gebruiken van een tool. We eindigen met een gratis ROI calculator, die je naar eigen wens kunt invullen om het rendement op jouw investering te berekenen.

Laten we beginnen met de voordelen van een geautomatiseerd crediteurenproces:

Het vermindert de verwerkingstijd met 70%
Gemiddeld genomen kan het automatiseren van je crediteurenadministratie de verwerkingstijd ten opzichte van een handmatig crediteurenproces met minstens 70% verminderen, waardoor werknemers meer tijd overhouden om andere taken uit te voeren. De logica hierachter is vrij simpel: technologieën als OCR digitaliseren de informatie op facturen in een handomdraai. Wat eerst een langzaam, repetitief proces van data invoeren was, is nu binnen een seconde uitgevoerd.
Het verkort de doorlooptijd van dagen tot minuten
Uit onderzoek van The Aberdeen Group is gebleken dat bedrijven met minimale automatisering 16,3 dagen nodig hebben voor het verwerken van een factuur. Met een solide automatiseringsoplossing kan de tijd tussen het ontvangen van een factuur en het overmaken van de betaling flink worden verkleind. Zodoende verbeteren doorlooptijden drastisch, evenals de relatie met leveranciers. Je zult ook meer real-time inzichten krijgen in de financiële situatie van je bedrijf en boetes voor te laat betalen voorkomen door tijdige betalingen.
Het leidt tot 97% minder fouten
Zoals eerder besproken, is het maken van fouten menselijk. We maken ze allemaal, vooral in repetitieve, handmatige handelingen. Computerprogramma’s, daarentegen, herhalen ze eindeloos zonder fouten te maken. Door het crediteurenproces te automatiseren kun je factuurdata vroeg in het proces valideren, menselijke fouten uitsluiten, dubbele facturen markeren en een betere samenwerking met leveranciers faciliteren. In de uitzonderlijke gevallen dat het systeem een bepaald datapunt niet herkent, bijvoorbeeld door een vreemde layout of een foto van lage kwaliteit, is een snelle menselijke check voldoende.
Het maakt de crediteurenadministratie overal bereikbaar
Papieren processen vereisen dat iemand fysiek op de juiste plek aanwezig is. Facturen moeten bijvoorbeeld in de juiste map worden gedaan en in de juiste kast worden gearchiveerd. Digitale processen, aan de andere kant, kunnen overal ter wereld worden uitgevoerd, mits een internetverbinding aanwezig is (ervan uitgaande dat het om cloud-based processen gaat). Met de ideale oplossing krijgen managers simpelweg een melding op hun smartphone wanneer een nieuwe factuur binnenkomt om te fiatteren. Ze keuren de factuur met een druk op de knop goed en klaar is kees!
Het leidt tot kostenbesparingen van 70+%
We hebben het beste argument voor het laatst bewaard. We kunnen gerust zeggen dat de automatisering van het crediteurenproces je veel geld zal besparen. Automatisering neemt namelijk de handmatige taken uit handen die de kosten van het crediteurenproces flink opdrijven, zoals het aannemen van extra personeel als het aantal facturen toeneemt, invoeren van factuurdata, archiveren van facturen en alle andere zaken die we tot nu toe in deze blog hebben besproken.

Onderzoeksbureaus wijzen uit dat handmatig verwerkte facturen gemiddeld $12 tot $30 per factuur kosten, terwijl dat in een volledig geautomatiseerd proces gemiddeld slechts $3,50 per factuur is.

En dan hebben we het nog niet eens over de kosten van het versturen van facturen naar een centrale verwerkingslocatie. Of de kosten van dozen, kasten en ander archiefmateriaal om de facturen in te bewaren. Dit zijn allemaal tastbare, directe kosten die worden weggenomen met automatiseringssoftware.

En bieden leveranciers vaak kortingen aan op het factuurbedrag in ruil voor een vroege betaling? Tachtig procent van de bedrijven in een onderzoek van de IOFM beantwoordde deze vraag met “ja”. Met een geautomatiseerd systeem en de mogelijkheid voor goedkeurders om statussen van betalingen altijd en overal te raadplegen, bewegen facturen efficiënt en vlot door het crediteurenproces. Het stelt je in staat om de meeste, zo niet alle, van de betalingskortingen te verzilveren en de boetes voor te late betalingen tot een minimum te beperken.

Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van de voordelen van het automatiseren van je crediteurenadministratie. We weten zeker dat je nog veel meer zult ontdekken zodra je begint!

Wat kost het automatiseren van de crediteurenadministratie?

In de meeste gevallen maakt automatisering ieders leven makkelijker. Maar het blijft een investering natuurlijk, dus laten we eens naar de kosten kijken.

Een geautomatiseerd crediteurenproces vereist een aantal investeringen, waaronder de volgende:

Softwarelicentie
Aanbieders van automatiseringssoftware werken vaak met een Software-as-a-Service (SaaS) kostenstructuur. Ze rekenen licentiekosten per gebruiker of een maandelijkse fee op basis van het aantal features en het maximum aantal documenten en gebruikers. Je kunt het zo duur (of goedkoop) maken als je zelf wilt, maar normaal gesproken varieert de prijs per gebruiker van €4 tot €25, soms gecombineerd met een prijs per factuur variërend van €0,10 tot €0,50.
Setup en implementatie
Hoe eenvoudig een geautomatiseerde oplossing geïmplementeerd en geconfigureerd kan worden, is een belangrijke factor om te overwegen. Heeft het opzetten van je automatiseringssoftware veel IT tijd nodig of is het vrij straightforward? Idealiter kies je een low-code oplossing met gebruiksvriendelijke wizards en regels die door iedereen gebruikt kunnen worden.

Het is ook vrij gebruikelijk voor softwareleveranciers om implementatie en onboarding fees te rekenen, voor bijvoorbeeld het opzetten van dataconnecties, producttrainingen en dashboards. Dit is sterk afhankelijk van het type oplossing dat je kiest: prijzen variëren van SaaS “out of the box” oplossingen, met lage setup fees van niet meer dan aan paar duizend euro, tot op maat gemaakte bedrijfsoplossingen met fees van tienduizenden tot wel miljoenen euro’s.
Veranderingen in systemen en processen
Het automatiseren van je crediteurenproces brengt ook vaak veranderingen in andere systemen, processen en methodes met zich mee. Medewerkers zullen aan de nieuwe manier van werken moeten wennen. Het zou helpen als je de impact van de veranderingen inschat en rekening houdt met de kosten en tijd die het change management proces in beslag neemt.
Aanvullende hardware
De meeste softwareleveranciers hebben mobiele apps waarmee je documenten kunt scannen met je smartphone. Zo simpel kan het zijn! In dergelijke gevallen hoef je niet in aanvullende hardware, zoals speciale handscanners, te investeren. Vergeet echter niet om rekening te houden met deze kosten als je ze wel nodig denkt te hebben.

Hoe bereken je de ROI op het automatiseren van de crediteurenadministratie?

Nu we de opbrengsten en kosten van het automatiseren van het crediteurenproces hebben besproken, is het tijd om het rendement op je investering te berekenen.

Voor de duidelijkheid houden we alleen rekening met de tastbare resultaten van automatisering, inclusief de besparing op loonkosten en het minimaliseren van fouten in het proces. Deze voordelen vertalen zich direct naar de bottom line van je bedrijf. Andere voordelen, zoals de betalingskortingen en besparing op opslagkosten, die van geval tot geval veel kunnen verschillen, zullen buiten beschouwing worden gelaten.

Bij het berekenen van de ROI op een automatiseringstool houden we rekening met de volgende variabelen*:

Het gemiddelde aantal facturen per maand
Laten we zeggen dat je bedrijf 500 facturen per maand handmatig verwerkt. Dat lijkt een redelijk aantal, toch?
De gemiddelde tijd besteed aan het verwerken van een factuur
De gemiddelde administratief medewerker verwerkt handmatig zo’n 5 facturen per uur (d.w.z. 12 minuten per factuur). Dit is inclusief het invoeren van data, checken van de invoer en verwerken van de factuur.

Met de gemiddelde automatiseringstool kan diezelfde medewerker een factuur zes keer sneller verwerken, wat neerkomt op een gemiddelde van 30 facturen per uur (d.w.z. 2 minuten per factuur).
De gemiddelde tijd besteed aan het goedkeuren van een factuur
Naast het verwerken van een factuur moet een goedkeurder deze factuur checken en goedkeuren. Laten we ervan uitgaan dat de gemiddelde goedkeurder, vaak een manager, 10 facturen per uur kan goedkeuren (d.w.z. 6 minuten per factuur).

Met een automatiseringstool kan dit digitaal worden gedaan en zou de goedkeurder twee keer zo snel moeten kunnen werken. Dit vertaalt zich naar een gemiddelde van 20 goedgekeurde facturen per uur (d.w.z. 3 minuten per factuur).
Het percentage facturen met fouten
Fouten worden gemaakt, of je het nou leuk vindt of niet. In onze berekening gaan we ervan uit dat 10% van de facturen een fout bevat. Dit kan meteen aan het begin zijn, gemaakt door de leverancier, of pas later na een onjuiste verwerking door één van je medewerkers.
De gemiddelde tijd besteed aan het corrigeren van een factuur
Het signaleren van de fout, terugsturen van de factuur naar de relevante persoon, vragen om meer informatie en corrigeren van de factuur kan een tijdrovende klus zijn. Wij veronderstellen dat een medewerker 3 facturen per uur handmatig kan corrigeren (d.w.z. 20 minuten per factuur).

Een geautomatiseerde oplossing voegt geen fouten aan het proces toe, dus de enige onjuiste facturen die overblijven, komen rechtstreeks van de leverancier. Jouw medewerkers hoeven alleen de tijd te nemen om de onjuiste facturen terug te sturen naar de leverancier, eventueel met een aantal opmerkingen. Vijf minuten per factuur zou voldoende moeten zijn.
Het gemiddelde salaris per uur
Industriegemiddeldes tonen aan dat de personeelskosten van een administratief medewerker (salaris plus eventuele bonussen) zo’n €30 per uur bedragen. We houden hierbij geen rekening met het, veronderstelde, hogere salaris van de goedkeurder.
Setup en integratie fee
Laten we ervan uitgaan dat de softwareleverancier goed gehumeurd is en “slechts” €2.500 voor de initiële setup vraagt. Je wilt de automatiseringstool ook integreren met je ERP systeem. Hiervoor wordt nog eens €100 per maand gerekend.
Maandelijkse gebruikersfee
Bij 500 facturen per maand, d.w.z. 6.000 facturen per jaar, en maximaal 10 gebruikers beland je in de premium tier van de softwareleverancier. Je betaalt €0,19 per factuur en €5 per gebruiker. Dit kost je €145 op maandbasis.

*Deze variabelen kun je naar eigen wens aanpassen.

In bovenstaande situatie besteed je ~167 uur per maand aan het verwerken, fiatteren en corrigeren van facturen. Dit resulteert in €60.000 aan personeelskosten per jaar (166,7 uur x €30 x 12 maanden). Dankzij de voordelen van automatisering kan het aantal benodigde uren worden verlaagd tot ~46 uur, wat een directe kostenbesparing van €43.500 per jaar oplevert!

Neem dit getal en deel het door de totale investering voor het eerste jaar (€2.500 setup + €145 x 12 maanden gebruik + €100 x 12 maanden integratie) en daar is het: een ROI van 700% (d.w.z. factor 7) op het automatiseren van je crediteurenadministratie!

Wil je de exacte berekeningen zien? Of wil je de ROI zelf berekenen voor jouw eigen situatie?

Gebruik gerust onze gratis template voor het berekenen van de ROI op het automatiseren van crediteurenadministraties. Deze is te downloaden via de volgende link: Download template

Hoe implementeer je software voor het automatiseren van de crediteurenadministratie?

We kunnen ons voorstellen dat je door deze blog overtuigd bent geraakt van de waarde van automatisering in het crediteurenproces. Je kunt zelfs de ROI tonen aan de Decision Making Units (DMU’s) van je bedrijf! Maar wat nu?

Als je automatisering aan je crediteurenproces wilt toevoegen, moet je eerst verschillende automatiseringsoplossingen onderzoeken om er zeker van te zijn dat je de beste keuze maakt voor jouw organisatie. Het is van cruciaal belang dat de gekozen automatiseringssoftware elk scenario voor factuurverwerking kan ondersteunen om tot een volledig geautomatiseerd proces en optimale tijd- en kostenbesparingen te komen.

Daarnaast is het belangrijk om te begrijpen hoe de nieuwe automatiseringsoplossing samenwerkt met je bestaande ERP of boekhoudsysteem, zodat data correct wordt gesynchroniseerd en alle processen worden gestroomlijnd. Klippa heeft bijvoorbeeld integraties met grote spelers in de markt, waaronder SAP, NetSuite, Xero en vele andere.

Onze ervaren productspecialisten staan je graag bij in jouw automatiseringsreis. Ze kunnen je alles vertellen over wat automatisering voor jouw bedrijf kan betekenen en hoe je het naadloos integreert met bestaande systemen en processen.

Neem contact met ons op of plan hieronder een gratis en vrijblijvende demo van zo’n 30 minuten, waarin we je laten zien hoe onze software werkt en van waarde kan zijn voor jouw bedrijf.