Word jij ook moe van die eindeloze stapels bonnetjes? Verwerk je ze nog steeds met de hand? En maak je je ook zorgen over fraude?
In dat geval ben je niet de enige – veel bedrijven worstelen met de uitdaging van het verwerken van bonnetjes. Misschien beheer je een loyaliteitsprogramma voor een recent gelanceerd product, of krijg je regelmatig reiskostendeclaraties van medewerkers die hun onkosten willen declareren.
De uitdagingen die vaak gepaard gaan met dit soort processen zijn onder andere lange doorlooptijden, wat zowel de klantervaring als de medewerkerstevredenheid negatief beïnvloedt. Daarnaast vergroot het risico op fraude, wat schadelijk kan zijn voor je bedrijf. De grote hoeveelheid bonnetjes die verwerkt moet worden, is vaak het grootste probleem.
Gelukkig zijn er tal van Scan & Herken oplossingen beschikbaar om deze uitdagingen aan te pakken en je bedrijfsprocessen te automatiseren.
In dit artikel leggen we uit wat Scan & Herken software voor bonnetjes is, hoe geautomatiseerd scannen werkt en geven we de 10 beste apps voor het scannen van bonnetjes in 2024.
- Klippa SpendControl
- Klippa DocHorizon
- Zoho Expense
- Freshbooks
- Wave Accounting
- Shoeboxed
- Quickbooks Online
- Neat
- Dext Prepare
- Evernote Scannable
Wat is Scan & Herken software voor bonnen?
Scan en herken software voor bonnetjes leest, scant en extraheert data uit kassabonnen, met behulp van Optical Character Recognition (OCR) en AI.
OCR is een technologie die tekst herkent uit afbeeldingen of gescande documenten door elk karakter te identificeren. AI gaat nog een stap verder door de context van de tekst te interpreteren en te bepalen wat elk onderdeel van het bonnetje betekent, zoals het totaalbedrag, de naam van de winkel, het btw-percentage en de specifieke items.
Dit hele proces – van het ontvangen van het document tot het extraheren en classificeren van de gegevens – wordt in slechts enkele seconden afgerond.
Wat is een app voor het scannen van bonnetjes?
Scan en herken software vormt de kern van het digitaliseren en interpreteren van kassabongegevens, terwijl een app deze technologie letterlijk binnen handbereik brengt. Speciaal ontworpen voor mobiliteit en gemak, stellen deze apps gebruikers in staat om eenvoudig bonnetjes vast te leggen met de camera van hun mobieltje. De scansoftware in de app verwerkt vervolgens automatisch de gegevens, waardoor bedrijven op een efficiënte manier hun onkosten kunnen beheren, zonder de noodzaak van handmatige invoer of het bewaren van fysieke bonnen.
Hoe werkt een bonnetjesscanner?
Zoals we al hebben besproken, maakt een app voor het scannen van bonnetjes het uitgavenbeheer van bedrijven eenvoudiger. Dit gebeurt door bonnetjes te digitaliseren met de camera van een smartphone. Hier is een kort overzicht van hoe deze scansoftware werkt:
- Vastleggen: De gebruiker maakt een foto van zijn of haar bon met het mobieltje.
- Extractie: Eenmaal vastgelegd, gebruikt de app OCR (Optical Character Recognition) om de tekst op de bon te ‘lezen’. Deze technologie scant de bon en converteert de afgedrukte details naar digitale tekst.
- Interpretatie: Na de extractie komt AI (kunstmatige intelligentie) in actie om de gegevens te interpreteren. AI begrijpt en categoriseert de tekst op basis van wat deze vertegenwoordigt — zoals de totale kosten, datum, BTW en de naam van de verkoper.
- Categorisatie: De app organiseert deze details vervolgens in categorieën. Bijvoorbeeld, het kan voedseluitgaven scheiden van verblijfskosten op basis van de verkoper of de aard van de uitgave die op de bon staat.
- Integratie: Ten slotte kan de gedigitaliseerde data worden geïntegreerd in boekhoudsoftware of onkostenrapporten. Deze integratie realiseert vaak real-time uitgavenbeheer en efficiënter financieel management.
Beste apps voor het scannen van bonnetjes in 2024: vergelijking
Apps voor het scannen en organiseren van bonnetjes bieden talloze voordelen voor het financiële beheer van jouw bedrijf. Het is echter belangrijk om de functionaliteiten van de software te bestuderen en deze af te stemmen op jouw bedrijfsbehoeften.
Onderstaande vergelijkingstabel geeft een overzicht van de belangrijkste bonnetjesscanner, beoordeeld op hun belangrijkste functionaliteiten. Voor meer gedetailleerde informatie, zoals prijzen per module, specifieke functies en de mogelijkheden van gratis abonnementen, verwijzen we je naar de volgende sectie.
|
Startprijs
|
Uitgaven beheer
|
Mobiele app
|
Gratis proefperiode
|
---|---|---|---|---|
Klippa SpendControl
|
€5 gebruiker / maand
|
Ja
|
Ja
|
|
Klippa DocHorizon
|
Neem contact op voor prijzen
|
Nee
|
Nee
|
€25 gratis credits
|
Zoho
|
€0 / maand
|
Ja
|
Ja
|
Gratis module tot 3 gebruikers
|
Freshbooks
|
€19 / maand
|
Ja
|
Ja
|
30 dagen
|
Wave
|
€0 / maand
|
Ja
|
Ja
|
Gratis module
|
Shoeboxed
|
€29 / maand
|
Ja
|
Ja
|
30 dagen
|
Quickbooks
|
€18 / maand
|
Ja
|
Ja
|
30 dagen
|
Neat
|
€200 / jaar
|
Ja
|
Ja
|
14 dagen
|
Dext Prepare
|
€199.99 / maand
|
Ja
|
Ja
|
14 dagen
|
Evernote Scannable
|
€0 / maand
|
Nee
|
Ja
|
Gratis module
|
10 beste apps voor het scannen van bonnetjes in 2024
1. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een krachtige pre-accounting software die uitgavenbeheer, factuurverwerking en modules voor zakelijke creditcards in één platform combineert. SpendControl stelt je financiële team in staat om kostbare tijd en geld te besparen door de handmatige verwerking van documenten te elimineren en het indienen, verwerken en goedkeuren van bonnetjes volledig te automatiseren.
Voordelen
- Tot 99% nauwkeurigheid bij het extraheren van gegevens uit bonnetjes met Klippa’s OCR
- Indienen, verwerken en goedkeuren van onkosten via e-mail, web of mobiele app op zowel iOS als Android
- Volledig aanpasbaar goedkeuringsbeheer met slimme bedrijfsregels
- Ingebouwde detectie van dubbele bonnen en fraude aangedreven door machine learning
- Kilometerregistratie via Google Maps integratie
- Volledige kostencontrole en bestedingslimieten met zakelijke kaarten
- Intuïtief uitgaven dashboard voor gecentraliseerde financiële controle
- Ondersteuning voor meerdere valuta voor internationale transacties
- Naleving van internationale en land-specifieke belasting- en gegevens privacy regelgeving
- Integratiemogelijkheden met boekhoudsoftware en ERP-systemen, zoals Xero, NetSuite, SAP en nog veel meer
Nadelen
- Geen integratiemogelijkheden voor reis- of productiviteitssystemen
- Momenteel geen 3-way matching (komt binnenkort)
Prijzen
- Effective: € 5 per gebruiker per maand voor een uitgavenbeheer module met geautomatiseerde indieningen, goedkeuringen en rapportagefuncties, evenals een creditcard module.
- Premium: € 6 per gebruiker per maand voor een uitgavenbeheer module met aanvullende uitgebreide aanpassings- en nalevingsfuncties voor financiële regelgeving.
- Custom: Een volledig aanpasbare oplossing afgestemd op de behoeften van jouw bedrijf. Neem contact met ons op voor prijsinformatie.
Voor de meest actuele prijsplannen en een volledige lijst van functies, verwijzen we naar onze prijspagina.
Ideaal type en grootte van het bedrijf: Klippa SpendControl is het meest geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die op zoek zijn naar een schaalbare oplossing voor uitgavenbeheer.
2. Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon is een intelligent documentverwerkingsplatform dat gebruik maakt van AI-aangedreven OCR-software om informatie nauwkeurig te scannen, extraheren en verwerken. De oplossing helpt bedrijven hun volledige documentworkflows te automatiseren door middel van classificatie, extractie, verificatie en fraudedetectie van bonnen en andere documenttypen.
Voordelen
- Snelle en nauwkeurige gegevensextractie met in-house ontwikkelde receipt OCR
- Ingebouwde detectie van frauduleuze bonnetjes
- Cross-checking tussen documenten en gegevenspunten
- Verificatie van document authenticiteit
- Classificatie, labeling en sortering van bestanden en regels
- Anonimisering of maskering van gevoelige gegevens
- Documentconversie van en naar verschillende systemen zoals JSON, XML, PDF, XLSX en CSV
- Volledig aanpasbaar aan jouw specifieke behoeften
Nadelen
- Geen ondersteuning voor niet Latijnse talen
- Geen documentopslag
- Geen alles-in-eenoplossing voor financieel beheer
Prijzen
- Prijs op maat: De prijs is op maat gemaakt en hangt af van de behoeften en het specifieke geval van elk bedrijf. Vul een prijsaanvraag in en ontvang op maat gemaakt advies. Als je ons platform eerst wilt uitproberen, kun je een account aanmaken en ontvang je € 25 aan gratis credits.
Ideaal type en grootte van het bedrijf: Klippa DocHorizon is een veelzijdig platform dat voordelen kan bieden aan kleine, middelgrote en grote ondernemingen. Waaronder de financiële, detailhandel, identiteitssectoren en nog veel meer.
3. Zoho Expense
Zoho Expense is een bonnetjes scan software die een uitgebreide reeks functies biedt, speciaal ontworpen om het bijhouden, indienen en vergoeden van zakelijke uitgaven, met name reiskosten, te vereenvoudigen.
Voordelen
- Biedt een gratis plan voor tot drie gebruikers
- Wordt geprezen om zijn gebruiksvriendelijke interface
- Ondersteunt automatische scan van bonnetjes
- Ondersteuning voor meerdere valuta in alle plannen
- Robuuste integratiemogelijkheden met creditcardproviders
- Geautomatiseerde dagvergoedingen in premium plannen
- Aangepaste goedkeuringsworkflows in premium plannen
- Voordeel voor bedrijven die al gebruikmaken van andere Zoho-producten, dankzij de integratie met Zoho Books en het bredere Zoho-ecosysteem.
Nadelen
- Gebruikers hebben problemen gerapporteerd met het uploaden vanuit de galerij en de scanfuncties die niet optimaal werken
- Problemen met de database van verkopers in de Verenigde Staten
- Functies zoals ERP-integratie zijn alleen beschikbaar in de hogere plannen
Pricing
- Gratis plan: Voor tot 3 gebruikers met basisfuncties
- Standaardplan: € 5 per actieve gebruiker per maand, biedt onbeperkte opslag van bonnetjes en extra functies zoals reisverzoeken en geavanceerde goedkeuring
- Premium plan: € 8 per actieve gebruiker per maand, inclusief ERP-integratie en andere geavanceerde functies
- Enterprise plan: € 12 per actieve gebruiker per maand voor grote ondernemingen, met gespecialiseerde ondersteuning zoals een toegewezen accountmanager en geavanceerde audit trails
Voor de meest actuele prijsplannen, verwijzen we naar de officiële website van Zoho.
Ideaal type en grootte van het bedrijf: Zoho is het beste geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die al deel uitmaken van het Zoho-ecosysteem.
4. Freshbooks
FreshBooks is een uitgavenbeheer oplossing die vooral bekendstaat om zijn facturerings- en boekhoudfunctionaliteiten. Het biedt een uitgebreide reeks functies, ontworpen voor gebruiksgemak en efficiëntie bij het beheren van financiële taken, waaronder het scannen van bonnetjes.
Voordelen
- Automatische scan van bonnetjes op mobiele apps
- Kilometerregistratiefunctie inbegrepen in alle plannen
- Tracking van uitgaven en factureerbare uren
- Geautomatiseerd bankafstemmingsproces
- Gebruiksvriendelijke web- en mobiele interface
- Mobiele apps zijn hoog beoordeeld op zowel iOS als Android platforms
- Ondersteuning voor meerdere valuta
- Factureringsmodule voor het maken, aanpassen en beheren van facturen
Nadelen
- Beperkingen op het aantal gebruikers en factureerbare klanten, wat het duurder kan maken voor bedrijven die willen groeien
- Beperkte functies voor voorraadbeheer maken het minder geschikt voor bedrijven met uitgebreide voorraadbehoeften
Prijzen
- Gratis proefperiode: 30 dagen-proefversie van de app voor het scannen van bonnetjes
- Lite plan: € 19 per maand voor maximaal vijf factureerbare klanten
- Plus plan: € 33 per maand voor maximaal 50 factureerbare klanten, inclusief automatische scan van bonnetjes en dubbele boekhouding
- Premium plan: € 60 per maand voor een onbeperkt aantal factureerbare klanten, met geavanceerde functies zoals het volgen van projectwinstgevendheid
- Select plan: Aangepaste prijzen voor bedrijven die behoefte hebben aan toegewijde ondersteuning en geavanceerde functies
Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van FreshBooks.
Ideaal type en grootte van het bedrijf: FreshBooks is het beste geschikt voor freelancers, zelfstandig gevestigde professionals en kleine tot middelgrote bedrijven, vooral die in dienstverlenende sectoren.
5. Wave Accounting
Wave Accounting is een gratis boekhoudsoftware gecombineerd met een reeks optionele betaalde diensten voor verbeterde functionaliteit. Dit platform biedt verschillende functies die zijn ontworpen om facturering, uitgavenbeheer en financieel beheer te vergemakkelijken.
Voordelen
- Levenslang gratis boekhoudsoftware plan
- Onbeperkte factureringsmogelijkheden
- Een onbeperkt aantal factureerbare klanten
- Eenvoudige accountinstelling
- Het gratis plan omvat uitgavenbeheer, crediteuren, basisvoorraad en diverse rapporten
- Selectie van optionele betaalde diensten zoals salarisadministratie, betalingsverwerking en boekhoud ondersteuning
Nadelen
- De capaciteit van de software om groeiende bedrijven te accommoderen is beperkt met beperkte schaalbaarheid
- Gebruikers die Wave met andere bedrijfsbeheertoepassingen willen integreren, moeten terugvallen op derde partijen zoals Zapier, wat extra kosten en complexiteit met zich mee kan brengen
Prijzen
- Gratis plan: € 0, dekt de meeste basisboekhoud behoeften
- Wave Payroll plan: Begint bij € 20 per maand plus € 6 per maand per werknemer, biedt salarisadministratie diensten
- Wave Payments plan: Verwerkingskosten beginnen bij 2,9% + € 0,60 per transactie voor creditcards, en ACH-tarieven van 1% per transactie
Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Wave Accounting.
Ideaal type en grootte van het bedrijf: Wave is het beste geschikt voor kleine bedrijven en freelancers die betaalbaarheid prioriteren boven uitgebreide functies of diepgaande integraties van derden.
6. Shoeboxed
Shoeboxed biedt een gestroomlijnde oplossing voor het digitaliseren, organiseren en opslaan van financiële documenten, waardoor het een praktische tool is voor het bijhouden van uitgaven en voorbereiding op belastingcontroles.
Voordelen
- Scan en categorisatie van bonnetjes in de mobiele app
- Uploaden van bonnetjes via je mobieltje of e-mail
- Verwerking en opslag van digitale bonnetjes in overeenstemming met de IRS
- In app kilometerregistratie voor vergoedingen van reiskosten
- De Magic Envelope-service stelt gebruikers in staat om fysieke bonnetjes rechtstreeks naar Shoeboxed te sturen voor scannen en categorisatie
- Integratie met populaire boekhoudsoftware zoals QuickBooks, Xero en Wave
Nadelen
- Alle plannen hebben maandelijkse limieten voor digitale en fysieke bonnetjes verwerking
- Bovenmatige kosten zijn van toepassing voor documenten die boven de vastgestelde limieten worden verwerkt, wat de kosten voor gebruikers met een hoog volume aan bonnetjes verhoogt
- De kosten voor uitgebreide functies kunnen hoog zijn voor kleine bedrijven
Prijzen
- Gratis proefperiode: 30 dagen-proefversie van de app voor het scannen van bonnetjes
- Startup plan: € 29 per maand (€ 23 per maand bij jaarlijkse facturatie) voor 50 digitale en 25 fysieke documenten per maand
- Professional plan: € 59 per maand (€ 47 per maand bij jaarlijkse facturatie) voor 150 digitale en fysieke documenten per maand, met onbeperkte document verzending
- Business plan: € 89 per maand (€ 71 per maand bij jaarlijkse facturatie) voor 300 digitale en fysieke documenten per maand, met onbeperkte document verzending en retouren
Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Shoeboxed.
Ideaal type en grootte van het bedrijf: Shoeboxed is bijzonder geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die een gematigd tot hoog volume aan fysieke bonnetjes en zakelijke documenten beheren.
7. Quickbooks Online
QuickBooks Online (QBO) is een uitgebreide boekhoudoplossing met geïntegreerde bonnetjes scan functies. Het platform biedt tools voor het bijhouden van inkomsten en uitgaven, facturering en financiële rapportage, waarbij het scannen van bonnetjes slechts een van de vele nuttige functies is.
Voordelen
- Automatisch scannen van bonnetjes via de app
- Uploaden van bonnetjes via computer, mobiel apparaat of e-mail
- Ondersteuning voor meerdere valuta voor uitgaven in vreemde valuta
- Real time berekeningen voor btw-gerelateerde transacties
- Rapporten over winst en verlies, uitgaven en balansen
- Slimme matching synchroniseert met bankrekeningen voor real-time uitgavenbeheer
- Aangepaste categorisatie van uitgaven
Nadelen
- De app kan duur zijn voor kleine bedrijven
- Gebruikers hebben moeilijkheden gerapporteerd bij het bereiken van klantenservice
Prijzen
- Gratis proefperiode: 30 dagen-proefversie van de bonnen scanner
- Simple Start plan: € 18 per maand voor 1 gebruiker, plus een accountant. Voor het vastleggen, bijhouden en organiseren van documenten.
- Essentials plan: € 27 per maand voor 3 gebruikers, plus een accountant. Voor het beheren van facturen en betalingen in meerdere valuta en het bijhouden van de tijd van werknemers.
- Plus plan: € 38 per maand voor 5 gebruikers, plus een accountant. Voor voorraadbeheer, het beheren van projectwinstgevendheid en budgetbeheer.
Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van QuickBooks.
Ideaal type en grootte van het bedrijf: QuickBooks Online is geschikt voor freelancers en kleine tot middelgrote bedrijven die gedetailleerde financiële tracking en rapportage vereisen. De volgende app is de beste bonnen scanner voor bestaande QuickBooks-gebruikers.
8. Neat
Neat is een gebruiksvriendelijke bonnetjes scan software die bedrijven helpt bij het vereenvoudigen van hun uitgavenbeheer en document organisatie. Naast het automatisch extraheren van gegevens uit geüploade bonnetjes, synchroniseert Neat ook met documentenscanners om fysieke documenten te digitaliseren.
Voordelen
- Vastleggen van bon gegevens via een mobiele app, e-mail, slepen en neerzetten van documenten, of importeren met een compatibele documentenscanner
- Gepatenteerde OCR-technologie voor nauwkeurige gegevensuitvoer uit documenten
- Organisatie van bonnetjes op basis van uitgave type, belastingcategorie, enz.
- Samenwerking tussen gebruikers door het delen van bestanden en mappen, zelfs met niet Neat gebruikers
- Teamgebruik van een enkel Neat account
- Integratie met populaire boekhoud- en bedrijfssoftware zoals QuickBooks, H&R Block, Quicken en Intuit TurboTax
Nadelen
- Kan een onbetaalbare optie zijn voor kleine bedrijven en freelancers door een hoog jaarlijkse factureringsmodel
- Mist een functie voor kilometerregistratie voor vergoeding van reiskosten
- Biedt geen goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus
- Gebruikers hebben problemen gerapporteerd tijdens het installatieproces en met de verbinding van scanners
Prijzen
- Gratis proefperiode: 14 dagen-proefversie van de bonnen scanner
- Basisplan: € 200 per jaar. De vipservice kost aanvullend € 50 per jaar en biedt persoonlijke training en toegewijde ondersteuning. Geautomatiseerde inzichten kosten extra € 150 per jaar en omvatten functies zoals het versturen van aangepaste facturen en het ontvangen van online betalingen.
Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Neat.
Ideaal type en grootte van het bedrijf: Neat is het beste geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die profiteren van eenvoudige functies voor documentenscanning en organisatie zonder de noodzaak voor geavanceerde functionaliteiten.
9. Dext Prepare
Dext Prepare, voorheen bekend als Receipt Bank, is een uitgebreide software voor het scannen van bonnetjes en het beheren van documenten, die al het papierwerk in een uniform digitaal formaat consolideert.
Voordelen
- Uploaden van uitgaven en facturen via de mobiele app, e-mail of automatische factuur ophaling
- Geavanceerde OCR-technologie voor nauwkeurige gegevensuitvoer
- Geautomatiseerd systeem voor het rapporteren van uitgaven in de app
- Geautomatiseerde goedkeuringsworkflows
- Creëren van bankregels voor het cash coderen van klanten (bepaalde categorieën voor transacties)
- Integratie met populaire boekhoudplatforms zoals QuickBooks, Xero en Sage
Nadelen
- De noodzaak van aparte accounts voor elk bedrijf en extra kosten voor extra gebruikers
- Beperkingen bij het extraheren van bankafschriften in alle plannen
- Kan kostbaar zijn voor kleine bedrijven en freelancers
Prijzen
- Gratis proefperiode: 14 dagen-proefversie van de bonnen scanner
- Essentials-plan: € 199,99 per maand voor 10 cliënten, onbeperkte gebruikers. Dekt basisboekhoudbehoeften
- Advanced-plan: € 214,99 per maand voor 10 cliënten, onbeperkte gebruikers. Inclusief geautomatiseerde goedkeuringsprocessen, geavanceerde onkostenrapporten en inzicht in uitgaven
Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Dext.
Ideaal type en grootte van het bedrijf: Dext Prepare is het beste geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven en boekhoudkantoren.
10. Evernote Scannable
Evernote Scannable is een app die de functionaliteit van Evernote uitbreidt en zich richt op de digitalisering van documenten, inclusief bonnetjes, met behulp van de camera van een smartphone. Het maakt deel uit van het bredere Evernote ecosysteem, dat bekendstaat om zijn notitie- en organisatiecapaciteiten.
Voordelen
- Apps voor iOS, Android, Web, Windows, Mac en Linux (beta)
- OCR-gestuurde scanner voor bonnetjes, handgeschreven notities, whiteboards en meer
- Synchronisatie over onbeperkte apparaten
- Verbinden met Google Drive om bestanden voor snelle toegang en bewerking toe te voegen
- Twee stap verificatie voor extra databeveiliging
- Gecentraliseerd accountbeheer en gebruikersbeheer
- Snel inloggen met single sign on (SSO)
- Biedt PDF-conversie direct vanuit scans
Nadelen
- Ontbreken van een documentbeheersysteem
- Integreert niet met boekhoud- en ERP-systemen
- Biedt geen goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus
Prijzen
- Gratis plan: € 0 per maand voor 50 notities en 1 notitieboek
- Persoonlijk plan: € 12,99 per maand of € 99,99 per jaar voor 100.000 notities en 1.000 notitieboeken
- Professioneel plan: € 14,99 per maand of € 129,99 per jaar voor 100.000 notities en 1.000 notitieboeken + takenbeheer
- Teams plan: € 19,99 per gebruiker per maand of € 199,99 per jaar voor 500.000 notities en 10.000 notitieboeken
Voor de meest actuele prijsinformatie, verwijs naar de officiële website van Evernote.
Ideaal type en grootte van bedrijven: Evernote Scannable is het meest geschikt voor bestaande Evernote-gebruikers die op zoek zijn naar een eenvoudige oplossing voor notities, projectplanning en documentenscanning.
Hoe kies je de beste app voor het scannen van bonnetjes?
Het bijhouden van financiële transacties is niet alleen noodzakelijk, maar biedt ook een strategisch voordeel in het bedrijfsleven. Terwijl we de beste apps voor bonnetjes scannen in 2024 hebben onderzocht, is het essentieel om de belangrijkste kenmerken te begrijpen die de top tools onderscheiden van de rest.
Bonnetjes scannen en automatische gegevensextractie
Met deze functie kun je eenvoudig een foto van je bon maken, waarna alle belangrijke informatie—zoals datum, verkoper, bedrag, enzovoort—automatisch wordt geëxtraheerd. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook het risico op menselijke fouten, waardoor je onkosten administratie nauwkeuriger en betrouwbaarder wordt.
Modules: Zoek naar geavanceerde OCR-mogelijkheden voor het scannen van bonnetjes die tekst uit elk deel van de kassabonnen kunnen identificeren en extraheren, inclusief regelitems en belastingdetails. De ideale software moet batchverwerking aanbieden voor het gelijktijdig verwerken van meerdere bonnen.
Kenmerken: Automatische categorisatie op basis van verkoper, datum en type uitgave; valutaconversie voor internationale uitgaven; en duplicaatdetectie om dubbele invoer te voorkomen.
Goedkeuringsworkflows
Bij grotere teams zijn goedkeuringsworkflows vooral belangrijk, omdat ze managers in staat stellen om uitgaven snel te beoordelen en goed te keuren. Deze functie stroomlijnt het proces, zorgt voor transparantie en verantwoordelijkheid, en houdt tegelijkertijd de stroom van onkostenbeheer taken op peil.
Modules: Aanpasbare goedkeuringsketens, waarbij uitgaven kunnen worden geleid via een vooraf gedefinieerde volgorde van goedkeurders op basis van bedrijfsregels, zoals uitgavenbedrag, categorie of afdeling.
Kenmerken: Real time meldingen naar goedkeurders, statusbewaking voor indieners, en een mobiele goedkeuringsoptie om ervoor te zorgen dat processen doorgaan, zelfs onderweg.
Real time onkosten bewaking
Weten waar je financiën zich op elk moment bevinden, stelt je in staat om snel weloverwogen beslissingen te nemen. Real time bewaking biedt een live overzicht van je uitgaven, waardoor je trends kunt identificeren en budgetten effectief kunt beheren.
Modules: Dashboards die een instant overzicht van uitgaven bieden, inclusief lopende goedkeuringen, vergoede uitgavenclaims en algemene uitgaventrends. Kenmerken: Meldingen voor budgetgrenzen om overbesteding te voorkomen en de mogelijkheid om in te zoomen op specifieke uitgaven voor gedetailleerde analyse.
Kilometerregistratie
Voor bedrijven die reisvergoedingen en uitgaven beheren, is kilometerregistratie onmisbaar. Deze functie automatiseert het bijhouden van de afgelegde afstanden, zorgt voor nauwkeurigheid en naleving van het bedrijfsbeleid, en vereenvoudigt het terugbetalingsproces.
Modules: gps gestuurde tracking die automatisch de afgelegde afstanden registreert, samen met de begin- en eindlocaties van elke rit.
Kenmerken: De optie om ritten te classificeren als zakelijk of privé, integratie met kaarten voor routeoptimalisatie, en automatische berekening van vergoedingen op basis van vastgestelde tarieven.
Onkostenrapportage
De mogelijkheid om uitgebreide en aanpasbare onkostenrapporten te genereren stelt je in staat om je uitgaven data te aggregeren en te analyseren, wat inzichten biedt die kunnen leiden tot kostenbesparende maatregelen en budgetoptimalisatie.
Modules: Dynamische rapportagetools die het mogelijk maken om aangepaste rapporten te creëren op basis van specifieke criteria zoals tijdsperiode, project of afdeling.Kenmerken: De mogelijkheid om rapporten in verschillende formaten (PDF, Excel, enz.) te exporteren, ze direct met belanghebbenden te delen, en periodieke rapporten in te plannen voor automatische generatie en distributie.
Toegang vanaf meerdere platforms
Of je nu aan een bureau op kantoor werkt of onderweg een smartphone gebruikt, naadloze toegang zorgt ervoor dat het beheer van uitgaven altijd en overal kan plaatsvinden.
Modules: Een cloud-gebaseerde architectuur die toegang biedt vanaf elk apparaat, of het nu een desktop, tablet of mobieltje is, met apps beschikbaar voor zowel iOS- als Android platforms.Kenmerken: Synchronisatie tussen apparaten om alle gegevens up-to-date te houden, offline functionaliteit voor het vastleggen van bonnetjes wanneer je niet verbonden bent met internet, en naadloze overgangen tussen apparaten.
Beveiliging en privacy
Met financiële gegevens in het geding, kan het belang van robuuste beveiligingsmaatregelen niet genoeg worden benadrukt. Zoek naar software die encryptie, 2-way authenticatie toepast en voldoet aan relevante gegevensbeschermingsvoorschriften om je gevoelige informatie te beschermen.
Modules: Encryptie van gegevens tijdens overdracht en in rust, gebruikersauthenticatiemechanismen, en compliance modules voor naleving van GDPR, HIPAA of andere relevante regelgeving.Kenmerken: Rol gebaseerde toegangscontroles, audit trails voor het volgen van wijzigingen en toegang, en veilige back-ups om gegevensverlies te voorkomen.
Integratie met je boekhoudsoftware
Kies een bonnen scanner die integreert met je bestaande boekhoudsystemen. Deze synergie elimineert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer, vermindert redundantie en de kans op fouten, en verhoogt daarmee de algehele efficiëntie.
Specifieke Integraties: Directe verbindingen met toonaangevende boekhoudplatforms zoals QuickBooks, Xero, Sage en NetSuite, zodat de stroom van uitgaven data naadloos in je financiële administratie kan plaatsvinden.
Kenmerken: Automatische plaatsing van uitgaven in de juiste grootboekrekeningen, synchronisatie van leveranciers- en klantenlijsten, en de mogelijkheid om creditcardtransacties rechtstreeks binnen de boekhoudsoftware te conciliëren.
Deze functies verbeteren gezamenlijk de functionaliteit en gebruikerservaring van bonnen scansoftware, waardoor het een essentieel hulpmiddel wordt voor financieel beheer en efficiëntie.
Voordelen van het gebruik van een bonnetjesscanner
Er zijn veel redenen waarom je geautomatiseerde bonnen scansoftware zou moeten gebruiken. Hieronder vind je de vijf belangrijkste voordelen van het gebruik van een dergelijke oplossing.
- Fraude minimaliseren met automatische fraudedetectie
- Verkort de doorlooptijden
- Elimineer menselijke fouten
- Verlaag de kosten met tot wel 75%
- Zorg voor beveiliging en naleving
Minimaliseer fraude met geautomatiseerde fraudedetectie
Het eerste voordeel van het gebruik van bonnen scansoftware is fraudepreventie en beveiliging. Volgens de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) verliezen organisaties wereldwijd naar schatting 5% van hun jaarlijkse omzet aan beroepsfraude, wat neerkomt op een potentieel totaalverlies van meer dan 3,5 biljoen dollar wereldwijd. Onkostenfraude vormt een aanzienlijk deel van deze financiële verliezen.
Veel bonnen scanners kunnen automatisch herkennen of een bepaalde bon eerder is ingediend. Bovendien kan de software controleren of de bon is gewijzigd: ze zoekt naar Photoshop activiteit, controleert de Exif gegevens op anomalieën en kan detecteren of elementen, zoals het totaalbedrag, zijn veranderd.
Verkort de doorlooptijden
In een wereld waar alles snel gaat, verwachten jouw klanten en medewerkers hun terugbetaling zo snel mogelijk. Een bonnen scansoftware biedt hier een oplossing, omdat het de doorlooptijden aanzienlijk kan verkorten.
Bij de beste bonnen scansoftware gebeurt de data-extractie binnen 3 tot 5 seconden. Vergelijk dit met een handmatig proces van het sorteren van bonnen, het lezen en controleren van de gegevens, en het invoeren ervan in een programma.
Elimineer menselijke fouten
De foutpercentages voor handmatige data-invoer variëren van 0,55% tot 3,6%, met uitschieters tot wel 26,9%. Door gebruik te maken van een bonnen scan app kunnen fouten aanzienlijk worden verminderd, doordat afleidingen en toetsaanslagfouten worden geëlimineerd.
Software bereikt doorgaans meer dan 90% nauwkeurigheid in data-extractie en invoer, wat verder kan worden verbeterd door het toepassen van Human in the Loop (HITL) automatisering. Deze methode omvat menselijke supervisie om de output van de software te valideren, waarbij de bonnen scansoftware extra autorisatieniveaus activeert op basis van bedrijfsregels met betrekking tot gebruikers, handelaren of onkostencategorieën.
Verlaag kosten met tot 75%
Met bonnen scansoftware kan je de tijd van jouw team vrijmaken en de kosten met tot 75% verlagen. Dit komt doordat jouw medewerkers tijd besparen op repetitieve data-invoertaken en meer tijd hebben om zich te concentreren op essentiële bedrijfsvoering.
Er is geen magische formule voor dit alles, maar studies hebben aangetoond dat intelligente automatisering doorgaans resulteert in kostenbesparingen van 40% tot 75%, met een terugverdientijd van enkele maanden tot enkele jaren.
Neem bijvoorbeeld de tijd die nodig is voor de handmatige verwerking van een enkele bon. Gemiddeld verwerken ervaren medewerkers 50 bonnen per uur (d.w.z. 1,2 minuten per bon). Met een gemiddeld uurloon van € 35 kost het verwerken van één bon ongeveer € 0,70.
Als diezelfde medewerker echter de bonnen scansoftware gebruikt, kan hij/zij minstens 200 bonnen per uur verwerken (ongeveer 18 seconden per bon), wat leidt tot een verwerkingskosten van ongeveer € 0,18. Wanneer we de softwarekosten (€ 0,05 per bon) erbij optellen, komt de totale kostprijs op € 0,23. Dat is een directe verbetering van meer dan 60%!
Zorg voor beveiliging en naleving
Sommige bonnen kunnen gevoelige klantinformatie bevatten, zoals kaartnummers, namen en adressen. Bij het verwerken van dergelijke gevoelige gegevens moeten bedrijven voldoen aan de GDPR. Anders riskeer je bij inbreuken op de verwerking en het beheer van persoonlijke gegevens een boete tot 2% van jouw jaarlijkse omzet.
Bonnen scansoftware kan gevoelige gegevensvelden definiëren, zoals velden met persoonlijk identificeerbare informatie (PII), en gebruikmaken van data masking om deze te verbergen of gegevens anonimisering toe te passen. Dit helpt bedrijven te voldoen aan gegevens privacyregels zoals de GDPR of HIPAA.
Automatiseer het scannen van bonnen met Klippa SpendControl
Het vinden van de juiste bonnen scansoftware voor jouw bedrijf hangt af van welke functies je het belangrijkst vindt. Hoewel we een samenvatting hebben gepresenteerd van enkele van de beste apps om bonnen te scannen, geloven we dat Klippa SpendControl alles heeft om jouw organisatie te helpen kostbare tijd en geld te besparen door volledige controle over jouw uitgaven te bieden.
FAQ
Een bonnen scanner is software die het mogelijk maakt om een foto van een bon te maken en automatisch alle belangrijke informatie, zoals datum, verkoper en bedrag, te extraheren met behulp van OCR-technologie. Dit vermindert handmatige invoer en vermindert de kans op fouten.
Integreert de bonnen scanner met boekhoudsoftware?
Ja, de meeste bonnen scanners integreren naadloos met populaire boekhoudplatforms zoals QuickBooks, Xero, Sage en NetSuite. Dit vermindert handmatige invoer en zorgt voor een efficiëntere boekhouding.
Kan ik bonnen scannen met mijn mobiele telefoon?
Ja, de meeste bonnen scanner apps zijn beschikbaar voor iOS- en Android-apparaten, waardoor je onderweg bonnen kunt vastleggen. Veel apps synchroniseren ook automatisch gegevens tussen apparaten.
Wat maakt Klippa SpendControl een goede keuze voor mijn bedrijf?
Klippa SpendControl biedt uitgebreide functies zoals automatische fraudecontrole, realtime uitgaven tracking en integratie met boekhoudsoftware, wat bedrijven helpt om kosten te verlagen en uitgaven nauwkeurig te beheren.
Hoe kan een bonnen scanner fraude detecteren?
De meeste bonnen scanners kunnen herkennen of een bon al eerder is ingediend. Daarnaast controleren ze op beeldbewerkingen zoals Photoshop, controleren ze de Exif gegevens van de foto en detecteren ze of bedragen of andere gegevens op de bon zijn aangepast.