10 beste apps voor het scannen van bonnetjes in 2024

1. Klippa SpendControl

Klippa SpendControl is een krachtige pre-accounting software die uitgavenbeheer, factuurverwerking en modules voor zakelijke creditcards in één platform combineert. SpendControl stelt je financiële team in staat om kostbare tijd en geld te besparen door de handmatige verwerking van documenten te elimineren en het indienen, verwerken en goedkeuren van bonnetjes volledig te automatiseren.

Voordelen

Tot 99% nauwkeurigheid bij het extraheren van gegevens uit bonnetjes met Klippa’s OCR
Indienen, verwerken en goedkeuren van onkosten via e-mail, web of mobiele app op zowel iOS als Android
Volledig aanpasbaar goedkeuringsbeheer met slimme bedrijfsregels
Ingebouwde detectie van dubbele bonnen en fraude aangedreven door machine learning
Kilometerregistratie via Google Maps integratie
Volledige kostencontrole en bestedingslimieten met zakelijke kaarten
Intuïtief uitgaven dashboard voor gecentraliseerde financiële controle
Ondersteuning voor meerdere valuta voor internationale transacties
Naleving van internationale en land-specifieke belasting- en gegevens privacy regelgeving
Integratiemogelijkheden met boekhoudsoftware en ERP-systemen, zoals Xero, NetSuite, SAP en nog veel meer

Nadelen

Geen integratiemogelijkheden voor reis- of productiviteitssystemen
Momenteel geen 3-way matching (komt binnenkort)

Prijzen

Effective: € 5 per gebruiker per maand voor een uitgavenbeheer module met geautomatiseerde indieningen, goedkeuringen en rapportagefuncties, evenals een creditcard module.
Premium: € 6 per gebruiker per maand voor een uitgavenbeheer module met aanvullende uitgebreide aanpassings- en nalevingsfuncties voor financiële regelgeving.
Custom: Een volledig aanpasbare oplossing afgestemd op de behoeften van jouw bedrijf. Neem contact met ons op voor prijsinformatie.

Voor de meest actuele prijsplannen en een volledige lijst van functies, verwijzen we naar onze prijspagina.

Ideaal type en grootte van het bedrijf: Klippa SpendControl is het meest geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die op zoek zijn naar een schaalbare oplossing voor uitgavenbeheer.

2. Klippa DocHorizon

Klippa DocHorizon is een intelligent documentverwerkingsplatform dat gebruik maakt van AI-aangedreven OCR-software om informatie nauwkeurig te scannen, extraheren en verwerken. De oplossing helpt bedrijven hun volledige documentworkflows te automatiseren door middel van classificatie, extractie, verificatie en fraudedetectie van bonnen en andere documenttypen.

Voordelen

Snelle en nauwkeurige gegevensextractie met in-house ontwikkelde receipt OCR
Ingebouwde detectie van frauduleuze bonnetjes
Cross-checking tussen documenten en gegevenspunten
Verificatie van document authenticiteit
Classificatie, labeling en sortering van bestanden en regels
Anonimisering of maskering van gevoelige gegevens
Documentconversie van en naar verschillende systemen zoals JSON, XML, PDF, XLSX en CSV
Volledig aanpasbaar aan jouw specifieke behoeften

Nadelen

Geen ondersteuning voor niet Latijnse talen
Geen documentopslag
Geen alles-in-eenoplossing voor financieel beheer

Prijzen

Prijs op maat: De prijs is op maat gemaakt en hangt af van de behoeften en het specifieke geval van elk bedrijf. Vul een prijsaanvraag in en ontvang op maat gemaakt advies. Als je ons platform eerst wilt uitproberen, kun je een account aanmaken en ontvang je € 25 aan gratis credits.

Ideaal type en grootte van het bedrijf: Klippa DocHorizon is een veelzijdig platform dat voordelen kan bieden aan kleine, middelgrote en grote ondernemingen. Waaronder de financiële, detailhandel, identiteitssectoren en nog veel meer.

3. Zoho Expense

Zoho Expense is een bonnetjes scan software die een uitgebreide reeks functies biedt, speciaal ontworpen om het bijhouden, indienen en vergoeden van zakelijke uitgaven, met name reiskosten, te vereenvoudigen.

Voordelen

Biedt een gratis plan voor tot drie gebruikers
Wordt geprezen om zijn gebruiksvriendelijke interface
Ondersteunt automatische scan van bonnetjes
Ondersteuning voor meerdere valuta in alle plannen
Robuuste integratiemogelijkheden met creditcardproviders
Geautomatiseerde dagvergoedingen in premium plannen
Aangepaste goedkeuringsworkflows in premium plannen
Voordeel voor bedrijven die al gebruikmaken van andere Zoho-producten, dankzij de integratie met Zoho Books en het bredere Zoho-ecosysteem.

Nadelen

Gebruikers hebben problemen gerapporteerd met het uploaden vanuit de galerij en de scanfuncties die niet optimaal werken
Problemen met de database van verkopers in de Verenigde Staten
Functies zoals ERP-integratie zijn alleen beschikbaar in de hogere plannen

Pricing

Gratis plan: Voor tot 3 gebruikers met basisfuncties
Standaardplan: € 5 per actieve gebruiker per maand, biedt onbeperkte opslag van bonnetjes en extra functies zoals reisverzoeken en geavanceerde goedkeuring
Premium plan: € 8 per actieve gebruiker per maand, inclusief ERP-integratie en andere geavanceerde functies
Enterprise plan: € 12 per actieve gebruiker per maand voor grote ondernemingen, met gespecialiseerde ondersteuning zoals een toegewezen accountmanager en geavanceerde audit trails

Voor de meest actuele prijsplannen, verwijzen we naar de officiële website van Zoho.

Ideaal type en grootte van het bedrijf: Zoho is het beste geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die al deel uitmaken van het Zoho-ecosysteem.

4. Freshbooks

FreshBooks is een uitgavenbeheer oplossing die vooral bekendstaat om zijn facturerings- en boekhoudfunctionaliteiten. Het biedt een uitgebreide reeks functies, ontworpen voor gebruiksgemak en efficiëntie bij het beheren van financiële taken, waaronder het scannen van bonnetjes.

Voordelen

Automatische scan van bonnetjes op mobiele apps
Kilometerregistratiefunctie inbegrepen in alle plannen
Tracking van uitgaven en factureerbare uren
Geautomatiseerd bankafstemmingsproces
Gebruiksvriendelijke web- en mobiele interface
Mobiele apps zijn hoog beoordeeld op zowel iOS als Android platforms
Ondersteuning voor meerdere valuta
Factureringsmodule voor het maken, aanpassen en beheren van facturen

Nadelen

Beperkingen op het aantal gebruikers en factureerbare klanten, wat het duurder kan maken voor bedrijven die willen groeien
Beperkte functies voor voorraadbeheer maken het minder geschikt voor bedrijven met uitgebreide voorraadbehoeften

Prijzen

Gratis proefperiode: 30 dagen-proefversie van de app voor het scannen van bonnetjes
Lite plan: € 19 per maand voor maximaal vijf factureerbare klanten
Plus plan: € 33 per maand voor maximaal 50 factureerbare klanten, inclusief automatische scan van bonnetjes en dubbele boekhouding
Premium plan: € 60 per maand voor een onbeperkt aantal factureerbare klanten, met geavanceerde functies zoals het volgen van projectwinstgevendheid
Select plan: Aangepaste prijzen voor bedrijven die behoefte hebben aan toegewijde ondersteuning en geavanceerde functies

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van FreshBooks.

Ideaal type en grootte van het bedrijf: FreshBooks is het beste geschikt voor freelancers, zelfstandig gevestigde professionals en kleine tot middelgrote bedrijven, vooral die in dienstverlenende sectoren.

5. Wave Accounting

Wave Accounting is een gratis boekhoudsoftware gecombineerd met een reeks optionele betaalde diensten voor verbeterde functionaliteit. Dit platform biedt verschillende functies die zijn ontworpen om facturering, uitgavenbeheer en financieel beheer te vergemakkelijken.

Voordelen

Levenslang gratis boekhoudsoftware plan
Onbeperkte factureringsmogelijkheden
Een onbeperkt aantal factureerbare klanten
Eenvoudige accountinstelling
Het gratis plan omvat uitgavenbeheer, crediteuren, basisvoorraad en diverse rapporten
Selectie van optionele betaalde diensten zoals salarisadministratie, betalingsverwerking en boekhoud ondersteuning

Nadelen

De capaciteit van de software om groeiende bedrijven te accommoderen is beperkt met beperkte schaalbaarheid
Gebruikers die Wave met andere bedrijfsbeheertoepassingen willen integreren, moeten terugvallen op derde partijen zoals Zapier, wat extra kosten en complexiteit met zich mee kan brengen

Prijzen

Gratis plan: € 0, dekt de meeste basisboekhoud behoeften
Wave Payroll plan: Begint bij € 20 per maand plus € 6 per maand per werknemer, biedt salarisadministratie diensten
Wave Payments plan: Verwerkingskosten beginnen bij 2,9% + € 0,60 per transactie voor creditcards, en ACH-tarieven van 1% per transactie

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Wave Accounting.

Ideaal type en grootte van het bedrijf: Wave is het beste geschikt voor kleine bedrijven en freelancers die betaalbaarheid prioriteren boven uitgebreide functies of diepgaande integraties van derden.

6. Shoeboxed

Shoeboxed biedt een gestroomlijnde oplossing voor het digitaliseren, organiseren en opslaan van financiële documenten, waardoor het een praktische tool is voor het bijhouden van uitgaven en voorbereiding op belastingcontroles.

Voordelen

Scan en categorisatie van bonnetjes in de mobiele app
Uploaden van bonnetjes via je mobieltje of e-mail
Verwerking en opslag van digitale bonnetjes in overeenstemming met de IRS
In app kilometerregistratie voor vergoedingen van reiskosten
De Magic Envelope-service stelt gebruikers in staat om fysieke bonnetjes rechtstreeks naar Shoeboxed te sturen voor scannen en categorisatie
Integratie met populaire boekhoudsoftware zoals QuickBooks, Xero en Wave

Nadelen

Alle plannen hebben maandelijkse limieten voor digitale en fysieke bonnetjes verwerking
Bovenmatige kosten zijn van toepassing voor documenten die boven de vastgestelde limieten worden verwerkt, wat de kosten voor gebruikers met een hoog volume aan bonnetjes verhoogt
De kosten voor uitgebreide functies kunnen hoog zijn voor kleine bedrijven

Prijzen

Gratis proefperiode: 30 dagen-proefversie van de app voor het scannen van bonnetjes
Startup plan: € 29 per maand (€ 23 per maand bij jaarlijkse facturatie) voor 50 digitale en 25 fysieke documenten per maand
Professional plan: € 59 per maand (€ 47 per maand bij jaarlijkse facturatie) voor 150 digitale en fysieke documenten per maand, met onbeperkte document verzending
Business plan: € 89 per maand (€ 71 per maand bij jaarlijkse facturatie) voor 300 digitale en fysieke documenten per maand, met onbeperkte document verzending en retouren

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Shoeboxed.

Ideaal type en grootte van het bedrijf: Shoeboxed is bijzonder geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die een gematigd tot hoog volume aan fysieke bonnetjes en zakelijke documenten beheren.

7. Quickbooks Online

QuickBooks Online (QBO) is een uitgebreide boekhoudoplossing met geïntegreerde bonnetjes scan functies. Het platform biedt tools voor het bijhouden van inkomsten en uitgaven, facturering en financiële rapportage, waarbij het scannen van bonnetjes slechts een van de vele nuttige functies is.

Voordelen

Automatisch scannen van bonnetjes via de app
Uploaden van bonnetjes via computer, mobiel apparaat of e-mail
Ondersteuning voor meerdere valuta voor uitgaven in vreemde valuta
Real time berekeningen voor btw-gerelateerde transacties
Rapporten over winst en verlies, uitgaven en balansen
Slimme matching synchroniseert met bankrekeningen voor real-time uitgavenbeheer
Aangepaste categorisatie van uitgaven

Nadelen

De app kan duur zijn voor kleine bedrijven
Gebruikers hebben moeilijkheden gerapporteerd bij het bereiken van klantenservice

Prijzen

Gratis proefperiode: 30 dagen-proefversie van de bonnen scanner
Simple Start plan: € 18 per maand voor 1 gebruiker, plus een accountant. Voor het vastleggen, bijhouden en organiseren van documenten.
Essentials plan: € 27 per maand voor 3 gebruikers, plus een accountant. Voor het beheren van facturen en betalingen in meerdere valuta en het bijhouden van de tijd van werknemers.
Plus plan: € 38 per maand voor 5 gebruikers, plus een accountant. Voor voorraadbeheer, het beheren van projectwinstgevendheid en budgetbeheer.

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van QuickBooks.

Ideaal type en grootte van het bedrijf: QuickBooks Online is geschikt voor freelancers en kleine tot middelgrote bedrijven die gedetailleerde financiële tracking en rapportage vereisen. De volgende app is de beste bonnen scanner voor bestaande QuickBooks-gebruikers.

8. Neat

Neat is een gebruiksvriendelijke bonnetjes scan software die bedrijven helpt bij het vereenvoudigen van hun uitgavenbeheer en document organisatie. Naast het automatisch extraheren van gegevens uit geüploade bonnetjes, synchroniseert Neat ook met documentenscanners om fysieke documenten te digitaliseren.

Voordelen

Vastleggen van bon gegevens via een mobiele app, e-mail, slepen en neerzetten van documenten, of importeren met een compatibele documentenscanner
Gepatenteerde OCR-technologie voor nauwkeurige gegevensuitvoer uit documenten
Organisatie van bonnetjes op basis van uitgave type, belastingcategorie, enz.
Samenwerking tussen gebruikers door het delen van bestanden en mappen, zelfs met niet Neat gebruikers
Teamgebruik van een enkel Neat account
Integratie met populaire boekhoud- en bedrijfssoftware zoals QuickBooks, H&R Block, Quicken en Intuit TurboTax

Nadelen

Kan een onbetaalbare optie zijn voor kleine bedrijven en freelancers door een hoog jaarlijkse factureringsmodel
Mist een functie voor kilometerregistratie voor vergoeding van reiskosten
Biedt geen goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus
Gebruikers hebben problemen gerapporteerd tijdens het installatieproces en met de verbinding van scanners

Prijzen

Gratis proefperiode: 14 dagen-proefversie van de bonnen scanner
Basisplan: € 200 per jaar. De vipservice kost aanvullend € 50 per jaar en biedt persoonlijke training en toegewijde ondersteuning. Geautomatiseerde inzichten kosten extra € 150 per jaar en omvatten functies zoals het versturen van aangepaste facturen en het ontvangen van online betalingen.

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Neat.

Ideaal type en grootte van het bedrijf: Neat is het beste geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die profiteren van eenvoudige functies voor documentenscanning en organisatie zonder de noodzaak voor geavanceerde functionaliteiten.

9. Dext Prepare

Dext Prepare, voorheen bekend als Receipt Bank, is een uitgebreide software voor het scannen van bonnetjes en het beheren van documenten, die al het papierwerk in een uniform digitaal formaat consolideert.

Voordelen

Uploaden van uitgaven en facturen via de mobiele app, e-mail of automatische factuur ophaling
Geavanceerde OCR-technologie voor nauwkeurige gegevensuitvoer
Geautomatiseerd systeem voor het rapporteren van uitgaven in de app
Geautomatiseerde goedkeuringsworkflows
Creëren van bankregels voor het cash coderen van klanten (bepaalde categorieën voor transacties)
Integratie met populaire boekhoudplatforms zoals QuickBooks, Xero en Sage

Nadelen

De noodzaak van aparte accounts voor elk bedrijf en extra kosten voor extra gebruikers
Beperkingen bij het extraheren van bankafschriften in alle plannen
Kan kostbaar zijn voor kleine bedrijven en freelancers

Prijzen

Gratis proefperiode: 14 dagen-proefversie van de bonnen scanner
Essentials-plan: € 199,99 per maand voor 10 cliënten, onbeperkte gebruikers. Dekt basisboekhoudbehoeften
Advanced-plan: € 214,99 per maand voor 10 cliënten, onbeperkte gebruikers. Inclusief geautomatiseerde goedkeuringsprocessen, geavanceerde onkostenrapporten en inzicht in uitgaven

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Dext.

Ideaal type en grootte van het bedrijf: Dext Prepare is het beste geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven en boekhoudkantoren.

10. Evernote Scannable

Evernote Scannable is een app die de functionaliteit van Evernote uitbreidt en zich richt op de digitalisering van documenten, inclusief bonnetjes, met behulp van de camera van een smartphone. Het maakt deel uit van het bredere Evernote ecosysteem, dat bekendstaat om zijn notitie- en organisatiecapaciteiten.

Voordelen

Apps voor iOS, Android, Web, Windows, Mac en Linux (beta)
OCR-gestuurde scanner voor bonnetjes, handgeschreven notities, whiteboards en meer
Synchronisatie over onbeperkte apparaten
Verbinden met Google Drive om bestanden voor snelle toegang en bewerking toe te voegen
Twee stap verificatie voor extra databeveiliging
Gecentraliseerd accountbeheer en gebruikersbeheer
Snel inloggen met single sign on (SSO)
Biedt PDF-conversie direct vanuit scans

Nadelen

Ontbreken van een documentbeheersysteem
Integreert niet met boekhoud- en ERP-systemen
Biedt geen goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus

Prijzen

Gratis plan: € 0 per maand voor 50 notities en 1 notitieboek
Persoonlijk plan: € 12,99 per maand of € 99,99 per jaar voor 100.000 notities en 1.000 notitieboeken
Professioneel plan: € 14,99 per maand of € 129,99 per jaar voor 100.000 notities en 1.000 notitieboeken + takenbeheer
Teams plan: € 19,99 per gebruiker per maand of € 199,99 per jaar voor 500.000 notities en 10.000 notitieboeken

Voor de meest actuele prijsinformatie, verwijs naar de officiële website van Evernote.

Ideaal type en grootte van bedrijven: Evernote Scannable is het meest geschikt voor bestaande Evernote-gebruikers die op zoek zijn naar een eenvoudige oplossing voor notities, projectplanning en documentenscanning.

Hoe kies je de beste app voor het scannen van bonnetjes?

Het bijhouden van financiële transacties is niet alleen noodzakelijk, maar biedt ook een strategisch voordeel in het bedrijfsleven. Terwijl we de beste apps voor bonnetjes scannen in 2024 hebben onderzocht, is het essentieel om de belangrijkste kenmerken te begrijpen die de top tools onderscheiden van de rest.

Bonnetjes scannen en automatische gegevensextractie

Met deze functie kun je eenvoudig een foto van je bon maken, waarna alle belangrijke informatie—zoals datum, verkoper, bedrag, enzovoort—automatisch wordt geëxtraheerd. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook het risico op menselijke fouten, waardoor je onkosten administratie nauwkeuriger en betrouwbaarder wordt.

Modules: Zoek naar geavanceerde OCR-mogelijkheden voor het scannen van bonnetjes die tekst uit elk deel van de kassabonnen kunnen identificeren en extraheren, inclusief regelitems en belastingdetails. De ideale software moet batchverwerking aanbieden voor het gelijktijdig verwerken van meerdere bonnen.

Kenmerken: Automatische categorisatie op basis van verkoper, datum en type uitgave; valutaconversie voor internationale uitgaven; en duplicaatdetectie om dubbele invoer te voorkomen.

Goedkeuringsworkflows

Bij grotere teams zijn goedkeuringsworkflows vooral belangrijk, omdat ze managers in staat stellen om uitgaven snel te beoordelen en goed te keuren. Deze functie stroomlijnt het proces, zorgt voor transparantie en verantwoordelijkheid, en houdt tegelijkertijd de stroom van onkostenbeheer taken op peil.

Modules: Aanpasbare goedkeuringsketens, waarbij uitgaven kunnen worden geleid via een vooraf gedefinieerde volgorde van goedkeurders op basis van bedrijfsregels, zoals uitgavenbedrag, categorie of afdeling.

Kenmerken: Real time meldingen naar goedkeurders, statusbewaking voor indieners, en een mobiele goedkeuringsoptie om ervoor te zorgen dat processen doorgaan, zelfs onderweg.

Real time onkosten bewaking

Weten waar je financiën zich op elk moment bevinden, stelt je in staat om snel weloverwogen beslissingen te nemen. Real time bewaking biedt een live overzicht van je uitgaven, waardoor je trends kunt identificeren en budgetten effectief kunt beheren.

Modules: Dashboards die een instant overzicht van uitgaven bieden, inclusief lopende goedkeuringen, vergoede uitgavenclaims en algemene uitgaventrends.Kenmerken: Meldingen voor budgetgrenzen om overbesteding te voorkomen en de mogelijkheid om in te zoomen op specifieke uitgaven voor gedetailleerde analyse.

Kilometerregistratie

Voor bedrijven die reisvergoedingen en uitgaven beheren, is kilometerregistratie onmisbaar. Deze functie automatiseert het bijhouden van de afgelegde afstanden, zorgt voor nauwkeurigheid en naleving van het bedrijfsbeleid, en vereenvoudigt het terugbetalingsproces.

Modules: gps gestuurde tracking die automatisch de afgelegde afstanden registreert, samen met de begin- en eindlocaties van elke rit.

Kenmerken: De optie om ritten te classificeren als zakelijk of privé, integratie met kaarten voor routeoptimalisatie, en automatische berekening van vergoedingen op basis van vastgestelde tarieven.

Onkostenrapportage

De mogelijkheid om uitgebreide en aanpasbare onkostenrapporten te genereren stelt je in staat om je uitgaven data te aggregeren en te analyseren, wat inzichten biedt die kunnen leiden tot kostenbesparende maatregelen en budgetoptimalisatie.

Modules: Dynamische rapportagetools die het mogelijk maken om aangepaste rapporten te creëren op basis van specifieke criteria zoals tijdsperiode, project of afdeling.Kenmerken: De mogelijkheid om rapporten in verschillende formaten (PDF, Excel, enz.) te exporteren, ze direct met belanghebbenden te delen, en periodieke rapporten in te plannen voor automatische generatie en distributie.

Toegang vanaf meerdere platforms

Of je nu aan een bureau op kantoor werkt of onderweg een smartphone gebruikt, naadloze toegang zorgt ervoor dat het beheer van uitgaven altijd en overal kan plaatsvinden.

Modules: Een cloud-gebaseerde architectuur die toegang biedt vanaf elk apparaat, of het nu een desktop, tablet of mobieltje is, met apps beschikbaar voor zowel iOS- als Android platforms.Kenmerken: Synchronisatie tussen apparaten om alle gegevens up-to-date te houden, offline functionaliteit voor het vastleggen van bonnetjes wanneer je niet verbonden bent met internet, en naadloze overgangen tussen apparaten.

Beveiliging en privacy

Met financiële gegevens in het geding, kan het belang van robuuste beveiligingsmaatregelen niet genoeg worden benadrukt. Zoek naar software die encryptie, 2-way authenticatie toepast en voldoet aan relevante gegevensbeschermingsvoorschriften om je gevoelige informatie te beschermen.

Modules: Encryptie van gegevens tijdens overdracht en in rust, gebruikersauthenticatiemechanismen, en compliance modules voor naleving van GDPR, HIPAA of andere relevante regelgeving.Kenmerken: Rol gebaseerde toegangscontroles, audit trails voor het volgen van wijzigingen en toegang, en veilige back-ups om gegevensverlies te voorkomen.

Integratie met je boekhoudsoftware

Kies een bonnen scanner die integreert met je bestaande boekhoudsystemen. Deze synergie elimineert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer, vermindert redundantie en de kans op fouten, en verhoogt daarmee de algehele efficiëntie.

Specifieke Integraties: Directe verbindingen met toonaangevende boekhoudplatforms zoals QuickBooks, Xero, Sage en NetSuite, zodat de stroom van uitgaven data naadloos in je financiële administratie kan plaatsvinden.

Kenmerken: Automatische plaatsing van uitgaven in de juiste grootboekrekeningen, synchronisatie van leveranciers- en klantenlijsten, en de mogelijkheid om creditcardtransacties rechtstreeks binnen de boekhoudsoftware te conciliëren.

Deze functies verbeteren gezamenlijk de functionaliteit en gebruikerservaring van bonnen scansoftware, waardoor het een essentieel hulpmiddel wordt voor financieel beheer en efficiëntie.

Voordelen van het gebruik van een bonnetjesscanner

Er zijn veel redenen waarom je geautomatiseerde bonnen scansoftware zou moeten gebruiken. Hieronder vind je de vijf belangrijkste voordelen van het gebruik van een dergelijke oplossing.

Fraude minimaliseren met automatische fraudedetectie
Verkort de doorlooptijden
Elimineer menselijke fouten
Verlaag de kosten met tot wel 75%
Zorg voor beveiliging en naleving

Minimaliseer fraude met geautomatiseerde fraudedetectie

Het eerste voordeel van het gebruik van bonnen scansoftware is fraudepreventie en beveiliging. Volgens de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) verliezen organisaties wereldwijd naar schatting 5% van hun jaarlijkse omzet aan beroepsfraude, wat neerkomt op een potentieel totaalverlies van meer dan 3,5 biljoen dollar wereldwijd. Onkostenfraude vormt een aanzienlijk deel van deze financiële verliezen.

Veel bonnen scanners kunnen automatisch herkennen of een bepaalde bon eerder is ingediend. Bovendien kan de software controleren of de bon is gewijzigd: ze zoekt naar Photoshop activiteit, controleert de Exif gegevens op anomalieën en kan detecteren of elementen, zoals het totaalbedrag, zijn veranderd.

Verkort de doorlooptijden

In een wereld waar alles snel gaat, verwachten jouw klanten en medewerkers hun terugbetaling zo snel mogelijk. Een bonnen scansoftware biedt hier een oplossing, omdat het de doorlooptijden aanzienlijk kan verkorten.

Bij de beste bonnen scansoftware gebeurt de data-extractie binnen 3 tot 5 seconden. Vergelijk dit met een handmatig proces van het sorteren van bonnen, het lezen en controleren van de gegevens, en het invoeren ervan in een programma.

Elimineer menselijke fouten

De foutpercentages voor handmatige data-invoer variëren van 0,55% tot 3,6%, met uitschieters tot wel 26,9%. Door gebruik te maken van een bonnen scan app kunnen fouten aanzienlijk worden verminderd, doordat afleidingen en toetsaanslagfouten worden geëlimineerd.

Software bereikt doorgaans meer dan 90% nauwkeurigheid in data-extractie en invoer, wat verder kan worden verbeterd door het toepassen van Human in the Loop (HITL) automatisering. Deze methode omvat menselijke supervisie om de output van de software te valideren, waarbij de bonnen scansoftware extra autorisatieniveaus activeert op basis van bedrijfsregels met betrekking tot gebruikers, handelaren of onkostencategorieën.

Verlaag kosten met tot 75%

Met bonnen scansoftware kan je de tijd van jouw team vrijmaken en de kosten met tot 75% verlagen. Dit komt doordat jouw medewerkers tijd besparen op repetitieve data-invoertaken en meer tijd hebben om zich te concentreren op essentiële bedrijfsvoering.

Er is geen magische formule voor dit alles, maar studies hebben aangetoond dat intelligente automatisering doorgaans resulteert in kostenbesparingen van 40% tot 75%, met een terugverdientijd van enkele maanden tot enkele jaren.

Neem bijvoorbeeld de tijd die nodig is voor de handmatige verwerking van een enkele bon. Gemiddeld verwerken ervaren medewerkers 50 bonnen per uur (d.w.z. 1,2 minuten per bon). Met een gemiddeld uurloon van € 35 kost het verwerken van één bon ongeveer € 0,70.

Als diezelfde medewerker echter de bonnen scansoftware gebruikt, kan hij/zij minstens 200 bonnen per uur verwerken (ongeveer 18 seconden per bon), wat leidt tot een verwerkingskosten van ongeveer € 0,18. Wanneer we de softwarekosten (€ 0,05 per bon) erbij optellen, komt de totale kostprijs op € 0,23. Dat is een directe verbetering van meer dan 60%!

Zorg voor beveiliging en naleving

Sommige bonnen kunnen gevoelige klantinformatie bevatten, zoals kaartnummers, namen en adressen. Bij het verwerken van dergelijke gevoelige gegevens moeten bedrijven voldoen aan de GDPR. Anders riskeer je bij inbreuken op de verwerking en het beheer van persoonlijke gegevens een boete tot 2% van jouw jaarlijkse omzet.

Bonnen scansoftware kan gevoelige gegevensvelden definiëren, zoals velden met persoonlijk identificeerbare informatie (PII), en gebruikmaken van data masking om deze te verbergen of gegevens anonimisering toe te passen. Dit helpt bedrijven te voldoen aan gegevens privacyregels zoals de GDPR of HIPAA.

Automatiseer het scannen van bonnen met Klippa SpendControl

Het vinden van de juiste bonnen scansoftware voor jouw bedrijf hangt af van welke functies je het belangrijkst vindt. Hoewel we een samenvatting hebben gepresenteerd van enkele van de beste apps om bonnen te scannen, geloven we dat Klippa SpendControl alles heeft om jouw organisatie te helpen kostbare tijd en geld te besparen door volledige controle over jouw uitgaven te bieden.

Minder stress, meer tijd voor strategie.

Klippa SpendControl automatiseert het crediteurenproces en verlaagt finance werkdruk.

Plan demo

Lees meer

FAQ

Wat is een app voor het scannen van bonnetjes en hoe werkt het?

Een bonnen scanner is software die het mogelijk maakt om een foto van een bon te maken en automatisch alle belangrijke informatie, zoals datum, verkoper en bedrag, te extraheren met behulp van OCR-technologie. Dit vermindert handmatige invoer en vermindert de kans op fouten.

Integreert de bonnen scanner met boekhoudsoftware?

Ja, de meeste bonnen scanners integreren naadloos met populaire boekhoudplatforms zoals QuickBooks, Xero, Sage en NetSuite. Dit vermindert handmatige invoer en zorgt voor een efficiëntere boekhouding.

Kan ik bonnen scannen met mijn mobiele telefoon?

Ja, de meeste bonnen scanner apps zijn beschikbaar voor iOS- en Android-apparaten, waardoor je onderweg bonnen kunt vastleggen. Veel apps synchroniseren ook automatisch gegevens tussen apparaten.

Wat maakt Klippa SpendControl een goede keuze voor mijn bedrijf?

Klippa SpendControl biedt uitgebreide functies zoals automatische fraudecontrole, realtime uitgaven tracking en integratie met boekhoudsoftware, wat bedrijven helpt om kosten te verlagen en uitgaven nauwkeurig te beheren.

Hoe kan een bonnen scanner fraude detecteren?

De meeste bonnen scanners kunnen herkennen of een bon al eerder is ingediend. Daarnaast controleren ze op beeldbewerkingen zoals Photoshop, controleren ze de Exif gegevens van de foto en detecteren ze of bedragen of andere gegevens op de bon zijn aangepast.

Esmée Kruizinga

Content Marketer

Esmée helpt bedrijven bij de overgang naar een papierloos kantoor door haar kennis over uitgavenbeheer en financiën te combineren met Klippa's automatiseringsoplossingen.

	Startprijs	Uitgaven beheer	Mobiele app	Gratis proefperiode
Klippa SpendControl	€5 gebruiker / maand	Ja	Ja	Gratis demo
Klippa DocHorizon	Neem contact op voor prijzen	Nee	Nee	€25 gratis credits
Zoho	€0 / maand	Ja	Ja	Gratis module tot 3 gebruikers
Freshbooks	€19 / maand	Ja	Ja	30 dagen
Wave	€0 / maand	Ja	Ja	Gratis module
Shoeboxed	€29 / maand	Ja	Ja	30 dagen
Quickbooks	€18 / maand	Ja	Ja	30 dagen
Neat	€200 / jaar	Ja	Ja	14 dagen
Dext Prepare	€199.99 / maand	Ja	Ja	14 dagen
Evernote Scannable	€0 / maand	Nee	Ja	Gratis module

10 beste apps voor het scannen van bonnetjes in 2024

Wat is Scan & Herken software voor bonnen?

Wat is een app voor het scannen van bonnetjes?

Hoe werkt een bonnetjesscanner?

Beste apps voor het scannen van bonnetjes in 2024: vergelijking