Het op tijd betalen van je facturen is essentieel voor het onderhouden van een goede relatie met leveranciers, het vermijden van boetes en betalingsachterstanden en het behoud van de kredietwaardigheid van je bedrijf. Het beheer van de crediteurenadministratie kan echter een complexe en tijdrovende taak zijn, vooral voor groeiende bedrijven.
Als je voor je bedrijf verantwoordelijk bent voor deze taken, weet je hoe tijdrovend en vervelend ze kunnen zijn. Het invoeren van de gegevens uit stapels documenten is een ontmoedigend proces. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de stress die gepaard gaat met het vinden van fouten na het handmatig verwerken van deze stapels documenten!
Gelukkig zijn er veel software-systemen die jou kunnen helpen bij het automatiseren en stroomlijnen van je crediteurenadministratie.
Als je nog geen crediteurensoftware gebruikt, mis je veel. Goldman Sachs stelde in een van hun recente studies, bijvoorbeeld, dat het automatiseren van je crediteurenadministratie met software je tot $16 per factuur en ongeveer 80% van de verwerkingstijd kan besparen! Zou je niet naar soortgelijke resultaten willen streven?
In deze blog gaan we dieper in op enkele van de beste crediteurensoftware op de markt. Dat doen we door je een korte samenvatting te geven van elk crediteurenadministratie-platform, hun belangrijkste kenmerken te belichten en aan te geven voor welke organisaties ze het meest geschikt zijn.
Of je nu een kleine ondernemer bent of een financiële professional die voor een groot bedrijf werkt, je zult waardevolle informatie vinden om je te helpen het beste systeem voor je behoeften te kiezen.
De beste crediteurensoftware platforms
- Klippa SpendControl AP Software
- Rydoo Expense management
- Freshbooks
- Airbase
- Tipalti
- DocuWare
- Lightyear
- Sage Intacct
Wat is crediteurensoftware?
Allereerst is de crediteurenrekening een passief-rekening waarop het geld wordt bijgehouden dat een bedrijf verschuldigd is aan zijn schuldeisers voor goederen of diensten die het heeft ontvangen maar nog niet heeft betaald.
Crediteurensoftware is een soort software die het proces van het bijhouden en beheren van crediteurenrekeningen automatiseert. De software helpt bedrijven hun financiële processen te stroomlijnen door handmatige taken zoals data entry, factuurgoedkeuring en betalingsverwerking te automatiseren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook het risico op handmatige fouten en verbetert de nauwkeurigheid van de financiële rapportage.
Nu je weet wat crediteurensoftware is, laten we eens kijken hoe je een crediteurensysteem opzet en wat de software voor je kan doen.
Een crediteurensysteem opzetten
Met een software-oplossing voor crediteurenadministratie (AP) kun je een gestroomlijnd en efficiënt systeem opzetten om je crediteurenadministratie af te handelen. Met de software kun je:
- Autorisatiestromen opzetten: Het goedkeuringsproces voor facturen en betalingen definiëren, inclusief wie facturen moet goedkeuren, aan welke voorwaarden moet worden voldaan en wat er gebeurt als een factuur wordt afgewezen. Dit helpt ervoor te zorgen dat facturen en andere betalingen tijdig en consistent worden goedgekeurd.
- Definieer verantwoordelijkheden: Wijs taken en verantwoordelijkheden toe aan specifieke teamleden, zoals wie verantwoordelijk is voor het invoeren, goedkeuring en betalingsverwerking. Dit helpt ervoor te zorgen dat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent en vermindert het risico op handmatige fouten en kosten voor te late betaling.
- Stel betalingsvoorwaarden vast: Bepaal de betalingsvoorwaarden voor elke leverancier, inclusief vervaldatums, kortingen en late vergoedingen. Dit helpt ervoor te zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan en helpt je te profiteren van kortingen voor vroege betalingen.
- Betalingen bewaken en volgen: Monitor en volg betalingen om ervoor te zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan en dat leveranciers worden betaald volgens de overeengekomen voorwaarden. Dit helpt de cashflow te verbeteren en vermindert het risico op late betalingen.
Door een systeem op te zetten om je crediteurenadministratie af te handelen, verbeter je niet alleen de efficiëntie en verminder je handmatige inspanningen, maar krijg je ook meer controle over je crediteurenadministratie en meer inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf.
In het volgende kopje, belichten we de beste automatiseringsfuncties die een goede software voor crediteurenadministratie moet hebben.
Beste AP-automatie eigenschappen
Wanneer je overweegt te investeren in software voor crediteurenadministratie, vraag je je waarschijnlijk af welke functies de software moet hebben. Met alle beschikbare opties op de markt, allemaal met hun eigen mogelijkheden, is het moeilijk om te beslissen wat belangrijk is en wat niet.
Er is geen standaard van functionaliteiten waaruit crediteurenadministratie software bestaat. Aan de andere kant zijn er een paar gemeenschappelijke functionaliteiten die belangrijk zijn om op te letten als je overweegt te investeren in AP-software. We hebben hieronder 10 van de beste functionaliteiten opgesomd.
- OCR voor facturen en uitgaven: Optical Character Recognition (OCR) technologie kan worden gebruikt om gegevens van facturen en uitgaven automatisch vast te leggen, waardoor de noodzaak van handmatige gegevensinvoer wordt verminderd.
- Fraudepreventie: Geavanceerde functies voor detectie en preventie van fraude kunnen helpen beschermen tegen frauduleuze facturen en betalingen, waardoor het risico van financieel verlies afneemt.
- Autorisatiestromen/regels: Het definiëren van het goedkeuringsproces en het opstellen van autorisatieregels kan ervoor zorgen dat facturen tijdig en consistent worden goedgekeurd en dat betalingen worden verricht volgens de overeengekomen voorwaarden.
- Geautomatiseerde goedkeuringen: Het automatiseren van het goedkeuringsproces kan de goedkeuring van facturen en betalingen helpen stroomlijnen, waardoor het minder tijd kost om facturen goedgekeurd te krijgen.
- Herkenning van belastingtarieven: Geautomatiseerde belastingtariefherkenning kan ervoor zorgen dat het juiste belastingtarief wordt toegepast op elke factuur, waardoor het risico op fouten wordt verminderd en de nauwkeurigheid wordt verbeterd.
- Opties om verantwoordelijkheden toe te wijzen: Wijs taken en verantwoordelijkheden toe aan specifieke teamleden, zoals wie verantwoordelijk is voor gegevensinvoer, goedkeuring en betalingsverwerking. Dit helpt ervoor te zorgen dat iedereen weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is, waardoor een meer gestructureerde workflow binnen teams ontstaat.
- Veilige gegevensopslag: Een speciale gegevensopslag, bijvoorbeeld in een cloud-omgeving, stelt je in staat om bestanden terug te halen wanneer dat nodig is. Daarbij houd je je aan de wettelijke voorschriften en heb je toegang tot je gegevens voor eventuele audits.
- Mobiele toegang: Mogelijkheid tot toegang tot het AP-systeem vanaf een mobiel apparaat, waardoor je overal en altijd facturen kunt goedkeuren en betalingen kunt doen.
- Ondersteuning van meerdere valuta: Mogelijkheid om facturen en betalingen in meerdere valuta te verwerken, vooral voor bedrijven die wereldwijd actief zijn.
- Integratie met andere systemen: Integratie met andere financiële systemen, zoals boekhouding en enterprise resource planning (ERP)-systemen, biedt een volledig beeld van de financiële positie van een bedrijf en synchroniseert je software voor betalingsprocessen.
Sommige van deze functies zijn misschien overbodig voor je bedrijf, zoals ondersteuning van meerdere valuta als je slechts in één land actief bent. Deze lijst kan je echter een duidelijk beeld geven van waar je rekening mee moet houden als je op zoek bent naar een geschikte softwareoplossing voor de crediteurenadministratie.
In de volgende paragraaf geven we je een lijst van de beste crediteurenadministratie software die er momenteel is. We zullen elke optie kort toelichten, hun belangrijkste kenmerken opsommen, en vermelden voor welk type organisatie deze optie het meest geschikt is.
De 8 beste AP-software platforms uitgelegd
We weten dat je als bedrijf liever vandaag dan morgen de vruchten wilt plukken van AP-oplossingen. Om je te helpen de beste manier te vinden om je crediteurenadministratie te automatiseren, hebben we hieronder 8 van de beste AP-softwareoplossingen van verschillende organisaties opgesomd.
1. Klippa SpendControl AP Software
Klippa SpendControl is een alles-in-één accounts payable software platform dat je helpt je uitgaven en factuurverwerking te beheren vanuit één specifieke omgeving. Het bevat twee modules voor zowel uitgaven als facturen die samen of afzonderlijk kunnen worden gebruikt.
Met de oplossing kun je ook naadloos je crediteurenadministratie verwerken in een paar klikken, automatisch je crediteurengegevens extraheren met kunstmatige intelligentie en goedkeuringsprocessen automatiseren voor een geavanceerde workflow.
De belangrijkste kenmerken van Klippa SpendControl zijn:
- Geavanceerd uitgavenbeheer en factuurverwerking in één platform
- Gebruiksvriendelijke mobiele applicatie en web-omgeving
- Ingebouwde data extractie mogelijkheden door Klippa’s eigen OCR technologie.
- Volledig aanpasbare goedkeuring workflows met slimme business rules
- Opties om verantwoordelijkheden en bepaalde taken toe te wijzen aan specifieke leden voor goedkeuring en betalingsverwerking
- Ondersteuning van meerdere valuta
- 2-way matching (3-way matching binnenkort beschikbaar)
- Meer dan 20 integratiemogelijkheden met boekhoud- en ERP-software, zoals Xero, NetSuite, SAP en vele andere integraties
- Ingebouwde analyse voor detectie van documentsfraude
- Dedicated cloud storage voor toegang tot bestanden tot 10 jaar voor mogelijke audits
- White Label optie voor een premium oplossing in je huisstijl
Klippa SpendControl is het beste voor: All-size bedrijven en organisaties die op zoek zijn naar groei door het verbeteren van de efficiëntie van diverse crediteurenadministratie processen.
2. Rydoo Expense management
Rydoo biedt een expense management oplossing ontworpen om uitgaven te verwerken vanaf het indienen van declaraties tot aan de terugbetaling ervan. Rydoo is een oplossing met verschillende ingebouwde controles voor compliance en geeft inzicht in je huidige financiële status. Kijk voor een directe vergelijking tussen Klippa & Rydoo op deze vergelijkingspagina.
Rydoo biedt de volgende functies:
- Geconsolideerd dashboard
- Uitgebreide uitgavenbeheer module
- Ingebouwde beleidsinstellingen om te voldoen aan financieel beleid
- Real-time uitgavenoverzichten
- Overzicht van inzichten
- Diverse integraties met uiteenlopende gebruikssituaties, zoals mobiliteit en productiviteit
Rydoo Expense management is het beste voor: Kleine tot middelgrote organisaties op zoek naar een oplossing specifiek voor expense management om hun workflows te verbeteren.
3. Freshbooks
Freshbooks is een boekhoudoplossing waarmee eigenaren van kleine bedrijven of freelancers hun crediteurenadministratie kunnen organiseren en in overeenstemming kunnen blijven met het financiële beleid en de regelgeving in hun land. Het is een eenvoudig te gebruiken oplossing met een geconsolideerd dashboard en meerdere sjablonen die klaar zijn om te worden aangepast.
Freshbooks biedt de volgende functies:
- Geconsolideerd dashboard
- Aanpasbaar rekeningstelsel en uitgavencategorieën
- Cloud-opslag voor gegevens
- Inzichtelijke rapporten
- Geautomatiseerde bankreconciliatie
- Volgopties voor verschillende soorten kredieten
Freshbooks is het beste voor: Kleine organisaties, freelancers, zelfstandige professionals of individuele accountants
4. Airbase
Airbase is een crediteurensoftware die is ontworpen om de taken van financiële teams te verlichten door het proces van crediteurenadministratie te automatiseren. De software biedt duidelijke zichtbaarheid en controle van de betalingsprocessen van zijn klanten en is gemakkelijk te hanteren via het uniforme dashboard. Ook zijn een corporate card-programma en employee reimbursement functionaliteiten inbegrepen.
Airbase biedt de volgende functies:
- Goedkeuringsworkflows
- Automatisering van de boekhouding
- Real-time rapportage
- Ondersteuning voor meerdere dochterondernemingen
- Bedrijfskaart-programma
- Vergoedingsfunctionaliteiten voor werknemers
- Meerdere integratiemogelijkheden
Airbase is het beste voor: Kleine organisaties, freelancers en zelfstandige professionals.
5. Tipalti
Tipalti biedt een end-to-end, op facturen gebaseerde betalingsoplossing die bedrijven helpt hun crediteurenadministratie te automatiseren en te stroomlijnen. De oplossing bevat OCR-technologie voor automatische data extractie om verschillende gegevens uit facturen te halen.
Tipalti biedt de volgende functies:
- Fraudedetectie en -preventie
- Financiële controles
- Ondersteuning voor meerdere valuta
- Integratiemogelijkheden voor verschillende soorten boekhoud- en ERP-systemen
- Verzoening van betalingen
- 2- en 3-way matching
- Cloudopslag voor gegevens
Tipalti is het beste voor: Kleine tot middelgrote bedrijven die zich richten op crediteurenoptimalisatie
6. DocuWare
DocuWare is een op facturen gebaseerde AP-oplossing die facturen zowel digitaal als fysiek kan vastleggen en opslaan. Je kunt facturen gemakkelijk indienen via scans, e-mail en mobiele captures in een doorzoekbare bestandsstructuur. Er is ook een non-cloud versie beschikbaar. De software integreert met meer dan 500 verschillende boekhoudsoftware waardoor je je gegevens met verschillende platforms kunt synchroniseren.
DocuWare biedt de volgende functies:
- Aanpasbare goedkeuringsprocessen
- Geautomatiseerde import en indexering voor het vastleggen van gegevens
- Veilige cloudopslag voor factuurdocumenten en -bestanden
- Eenvoudige toegankelijkheid en samenwerking met bewerkings- en commentaar-opties in workflows
- Integratie met meer dan 500 verschillende boekhoudsoftware
DocuWare is het beste voor: Middelgrote tot grote organisaties die gericht zijn op het verbeteren van de factuurefficiëntie en workflow-automatisering.
7. Lightyear
Lightyear is een ideale oplossing voor grotere bedrijven om inkoop, boekhouding en factuurgoedkeuring te consolideren in één platform. Bovendien is het zowel een inkoop- als crediteurensoftware die geautomatiseerde boekhouding en inventaris synchronisatie-mogelijkheden biedt.
Het maakt het bijhouden van middelen eenvoudig over teams en verschillende locaties heen. Het delen en synchroniseren van crediteurengegevens is eenvoudig met Lightyear.
Lightyear biedt de volgende functies:
- Opties voor het aanmaken, goedkeuren en verzenden van inkooporders
- Intelligente data extractie
- Geautomatiseerde boekhouding met automatiseringsregels
- Goedkeuringssysteem op meerdere niveaus
- 3-way matching
- Automatische afstemming voor leveranciersverklaringen
- Integraties met boekhoud-, ERP- en voorraadsoftware
Lightyear is het beste voor: Grote bedrijven en ondernemingen die te maken hebben met meerdere teams of productlijnen op verschillende locaties.
8. Sage Intacct
Sage Intacct is een platform voor financieel beheer met ingebouwde crediteurensoftware voor een gestroomlijnde workflow. Dankzij hun dashboard en rapportage-functies kunnen hun klanten zichtbaarheid krijgen voor een betere besluitvorming.
Sage Intacct is eenvoudig te combineren met andere eigen software of automatiseringsapps van derden om de functionaliteiten te vergroten.
Sage Intacct biedt de volgende functies:
- Gecentraliseerde en elektronische toegang tot de crediteurenadministratie
- Gestroomlijnde automatisering van de crediteurenadministratie
- Real-time volgen van betalingen, goedkeuringen en rapportage
- Flexibele controles voor workflows en goedkeuringsdrempels
- Integraties met andere eigen software of bestaande crediteurenoplossingen
Sage Intacct is het beste voor: Kleine bedrijven, stichtingen en non-profitorganisaties.
We hopen dat je nu een beter overzicht hebt van welke opties er op de markt zijn om een goede beslissing te nemen die bij je past. Na het bespreken van de verschillende opties is er één oplossing die er het meest uitspringt.
In het volgende deel vertellen we je meer over de nummer één crediteurensoftware en waarom deze geschikt zou zijn voor je bedrijf.
Probeer Klippa SpendControl AP Software nu
Zoals je inmiddels weet, kan crediteurenadministratie automatisering je financiële processen aanzienlijk stroomlijnen en je een aanzienlijke hoeveelheid tijd en moeite besparen op vervelende handmatige taken. Klippa SpendControl is een alles-in-één software voor financieel beheer waarmee je crediteurenadministratie een fluitje van een cent wordt.
De ingebouwde OCR-technologie maakt handmatige data entry overbodig en stelt je in staat je crediteurengegevens in enkele seconden te extraheren. Naast de ingebouwde OCR-technologie, bevat de software een breed scala aan andere functionaliteiten zoals onkostenbeheer, factuurverwerking, matching van creditcard-afschriften met betalingen, fraudedetectie, onkostendeclaraties, synchronisatie van boekhoudsystemen, two-way matching en meer.
De voordelen van het gebruik van Klippa SpendControl zijn onder andere:
- Bespaart tijd: Door financiële beheertaken te automatiseren elimineer je de noodzaak voor werknemers om onkostengegevens handmatig in te voeren in spreadsheets of andere systemen. De bespaarde tijd kan worden geïnvesteerd in taken die echt belangrijk zijn voor de groei van het bedrijf.
- Vermindert fouten: Handmatige gegevensinvoer kan gevoelig zijn voor fouten, vooral bij grote hoeveelheden gegevens. Klippa SpendControl automatiseert gegevensinvoer door met hoge nauwkeurigheid gegevens uit bonnen en facturen te halen, waardoor het risico op fouten door menselijke fouten wordt verminderd.
- Georganiseerde en toegankelijke gegevens: Klippa SpendControl kan helpen de financiële administratie georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk te houden, wat handig kan zijn voor belastingdoeleinden of voor het verkrijgen van inzicht in uitgavenpatronen.
- Vermindert het risico op fraude: Potentiële fraude die je bedrijf in gevaar kan brengen kan snel worden geïdentificeerd door de ingebouwde fraude detectie analyse die ongebruikelijke registraties of frauduleuze documenten identificeert. Dit helpt frauduleuze activiteiten op te sporen en te voorkomen voordat het een groot probleem wordt.
- Stroomlijnt goedkeuringen: Met de digitale goedkeuringsworkflows van Klippa kunnen managers snel zowel uitgaven als facturen bekijken en goedkeuren. Ook kunnen aangepaste goedkeuringsworkflows worden aangemaakt die ervoor zorgen dat financiële transacties snel en efficiënt worden goedgekeurd.
- Verbetert de naleving: Klippa zorgt voor naleving van belastingvoorschriften en andere financiële rapportage-eisen door een nauwkeurige en gedetailleerde administratie. Dit is essentieel wanneer belastingautoriteiten controles uitvoeren.
Wij zijn van mening dat de uitgebreide functionaliteiten en de toegevoegde waarde van Klippa SpendControl het de beste software maakt om je crediteurenadministratie te automatiseren. Ben je klaar om het uit te proberen? Neem dan contact met ons op of boek hieronder een gratis demo. We laten je graag zien hoe onze oplossing je bedrijf ten goede kan komen.