Gegevensinvoer is nog steeds een grote uitdaging voor veel organisaties. Volgens Zapier besteedt 76% van de werknemers tot 3 uur per dag aan het verplaatsen van gegevens van de ene naar de andere plaats. Van deze werknemers besteedt 83% evenveel tijd aan het herstellen van fouten bij het invoeren van gegevens en 73% van hen is tot 3 uur bezig met het vinden van informatie uit een bepaald document. Veel verspilde tijd, vind je niet?
Gelukkig hoef jij niet bij te dragen aan deze cijfers! Met de huidige technologie kun je handmatige data-invoer en andere registratietaken vervangen voor een betere en operationele efficiëntie.
In deze blog vertellen we je alles over de voordelen van geautomatiseerde gegevensinvoer en zetten we de top 8 software-oplossingen voor data-invoer die jou kunnen helpen bij het automatiseren van vervelende taken op een rij. Maar laten we eerst beginnen met de definitie van Data Entry Software!
Wat is Data Entry Software?
Software voor data-invoer is een oplossing waarmee je de gegevensoverdracht van het ene systeem naar het andere kunt automatiseren, zodat handmatige gegevensinvoer niet meer nodig is.
Tegenwoordig is dit soort software geavanceerd genoeg om automatisch gegevens uit een document te halen, deze vervolgens op te schonen, te valideren en op te slaan in gecentraliseerde systemen zoals databanken. De meeste software voor gegevensinvoer biedt integraties met tools en toepassingen van derden, waardoor uitgebreider gegevensbeheer mogelijk wordt.
Dit klinkt veelbelovend, toch? Maar wat kun je nog meer verwachten van software voor gegevensinvoer? Daar gaan we nu verder op in!
Vijf redenen om automatische Data Entry Software te gebruiken
Voor bedrijven zijn er talloze voordelen verbonden aan data entry systemen. Om je een beetje een idee te geven van de voordelen, hebben we hieronder vijf redenen opgesomd:
- Eenvoudige digitalisering van papieren documenten – Data Entry Software helpt je alle fysieke documenten te digitaliseren door de geëxtraheerde gegevens naar een database of een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem te sturen.
- Snellere doorlooptijd – Je kunt lange uren van handmatige gegevensregistratie en -invoer elimineren door intelligente automatisering.
- Minimale menselijke fouten – Met geautomatiseerde oplossingen is er bijna geen menselijke interactie meer nodig, waardoor het aantal kostbare fouten afneemt.
- Schaalbaarheid – Met geautomatiseerde Data Entry Software kun je jouw data-invoer efficiënt opschalen zonder de algemene kosten te verhogen.
- Lagere operationele kosten – Kortere doorlooptijd, minimale menselijke fouten, en mogelijkheden om op te schalen zonder de kosten te verhogen. Door al deze factoren kun je op de lange termijn aanzienlijk geld besparen.
Hebben deze vijf redenen je interesse gewekt om handmatige data-invoer te vervangen? Overweeg je het gebruik van software voor de automatisering van data-invoer? Geweldig, wij helpen graag!
In het volgende deel hebben we onze selectie van de top 8 geautomatiseerde Data Entry Software opgesomd.
De 8 beste Data Entry Automation Software opties in 2024
Het vinden van de juiste software voor data-invoer is niet eenvoudig. Daarnaast vergt het veel tijd om verschillende oplossingen te onderzoeken en te vergelijken. Er zijn veel software-oplossingen op de markt, maar niet elke software voor invoer-automatisering biedt dezelfde soort functionaliteiten en functies.
Daarom presenteren we een lijst van de 8 beste Data Entry Software voor automatisering in een gemakkelijk te volgen vergelijking:
- Klippa DocHorizon
- Docsumo
- Rossum
- UI Path
- AutoEntry
- Foxtrot RPA
- Nanonets
- DocParser
Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon is een veelzijdige data-vastleggende en Intelligent Document Processing (IDP) oplossing die handmatige data-invoer efficiënt kan automatiseren. Het kan gegevens uit afbeeldingen, kentekenplaten, meterstanden, documenten, PDF’s, en vele andere objecten halen met een nauwkeurigheid tot 99%.
Gebruikers kunnen de geëxtraheerde gegevens in verschillende formaten ontvangen, waaronder CSV, JSON, PDF, en meer. De geëxtraheerde gestructureerde gegevens kunnen automatisch worden doorgegeven aan verschillende systemen, zoals ERP-systemen, boekhoudsoftware of databases.
Klippa DocHorizon maakt het mogelijk om gegevensinvoer te automatiseren met objectdetectie, documentclassificatie, verificatie, data-anonimisering, en gegevensvastlegging op afstand met mobiele apparaten.
Met Klippa DocHorizon kun je tot 70% van de tijd en het budget voor gegevensverwerking besparen door de intelligente automatisering van gegevensinvoer.
Kenmerken:
- Maakt het mogelijk om verschillende documenten zoals bonnen, facturen, contracten, formulieren, en paspoorten te herkennen en in een oogwenk om te zetten in gestructureerde gegevens.
- Met AI-geoptimaliseerde software kun je ongestructureerde gegevens uit elk document halen.
- Automatisering van gegevensinvoer met nauwkeurige gegevens-extractie en parsing-engine.
- Geschikt voor digitale archivering, gegevensbeheer, en validatie.
- Geavanceerde objectdetectie voor het scannen van streepjescodes, prijskaartjes, en meters van nutsvoorzieningen.
- Meertalige ondersteuning.
- Extractie van regelitems.
Voordelen:
- Niet beperkt tot sjablonen en gaat verder dan traditionele OCR.
- Categoriseert het type document met documentclassificatie.
- Je kunt van elk mobiel apparaat een mobiele scanner maken.
- Kan documenten in meer dan 50 talen begrijpen.
- Maakt anonimisering van gegevens mogelijk voor naleving van de regelgeving inzake gegevensprivacy.
- Ontwikkelingsvriendelijk waardoor snelle set-ups mogelijk zijn.
- Diverse integraties via goed gedocumenteerde API & SDK’s.
Nadelen:
- Er is nog geen systeem voor gegevensrapportage ontwikkeld.
- Gebruikersinterface is in ontwikkeling.
Docsumo
Docsumo helpt ondernemingen door gegevens vast te leggen en ongestructureerde documenten te analyseren met behulp van Machine Learning. Dankzij de geavanceerde technologie is Docsumo niet beperkt tot sjablonen en zijn er geen handmatige instellingen nodig.
Gebruikers kunnen gewoon documenten uploaden en de vastgelegde gegevens doorsturen naar andere software, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt. Door de eenvoudige User Interface (UI), ofwel gebruikersinterface, is het gemakkelijk te gebruiken, zelfs voor degene die niet veel technische kennis hebben.
Kenmerken:
- Geautomatiseerde datavastlegging en -transport.
- Beheer van gegevens.
- Samenvoeging van gegevens.
Voordelen:
- Eenvoudige gebruikersinterface.
- Klantenondersteuning is beschikbaar.
- API aanpasbaar voor vele toepassingen.
- Meer dan één data-uitvoer.
Nadelen:
- Een complexer rapportagesysteem zou op prijs worden gesteld.
- Kan handgeschreven papieren nog niet effectief verwerken.
- Geen data-anonimisering.
Rossum
Rossum is een AI-gebaseerde oplossing voor documentverwerking in de cloud, die bedrijfsprocessen automatiseert. Het kan worden gebruikt om documenten via meerdere kanalen te ontvangen, documenten te categoriseren, het vastleggen van gegevens te automatiseren, gegevens te valideren en te integreren in boekhoudsoftware.
Rossum is een solide platform voor geautomatiseerde gegevensinvoer als het gaat om financiële documenten zoals facturen. Het is ISO 27001-gecertificeerd en HIPAA-compliant, daarom wordt het vertrouwd door grote bedrijven.
Kenmerken:
- Extractie van gegevens.
- Extractie van e-mailadressen.
- Vastleggen en overdragen van gegevens.
- Extractie van afbeeldingen.
- Documentclassificatie.
- Verificatie van gegevens.
Voordelen:
- Integraties met API.
- Waarschuwing voor dubbele betalingen.
- ISO-gecertificeerd.
Nadelen:
- Ontbreekt gegevensanalyse.
- Geen kruiscontroles met database van derden.
- Kan geen documenten met een groot aantal pagina’s verwerken.
- Geen data-anonimisering.
UiPath
Een krachtige werkstroom-automatisering zoals UiPath is flexibel en gemakkelijk op te schalen, of je organisatie nu klein of groot is. UiPath kan grote documentvolumes aan en haalt gegevens op in een gestructureerd formaat zonder enige codering.
Vaak wordt UiPath verkozen door grotere organisaties, zoals de overheid, om taken te automatiseren en front-office processen te stroomlijnen.
Kenmerken:
- Vastleggen en overdragen van gegevens.
- Document extractie.
- Aanpasbaar dashboard.
- Automatisering van bedrijfsprocessen.
- Extractie van webgegevens.
- Gegevensreplicatie.
- Extractie van e-mailadressen.
Voordelen:
- Integraties via API.
- Lage code-oplossing.
- Integraties van derden beschikbaar.
- Eenvoudig gegevensbeheer.
- Meerdere gegevensbronnen.
Nadelen:
- Teveel producten maken het gebruik overweldigend.
- Updates zijn niet stabiel, waardoor je stromen kunnen veranderen.
- Kan duur zijn.
- Geen anonimisering van gegevens.
AutoEntry
AutoEntry is een geweldige Data Entry Software voor kleine en middelgrote bedrijven. Het stelt je in staat om op meerdere manieren gegevens voor extractie in te dienen, zoals via een website, mobiele app, of unieke e-mailadressen.
AutoEntry blinkt uit als het gaat om het nauwkeurig extraheren van gegevens uit bonnen, facturen, en bankafschriften. Dankzij de op regels gebaseerde aanpak van deze invoer-oplossing kun je een document in de loop der tijd zonder menselijke tussenkomst en automatisch categoriseren.
Kenmerken:
- Gegevens-extractie.
- Vastleggen van beelden.
- Categoriseren van documenten.
- Automatisch voorgestelde BTW-codes.
- Automatisch voorgestelde leveranciers.
- Meerdere exportmogelijkheden.
Voordelen:
- Gebruiksvriendelijk.
- Kan worden aangesloten op je boekhoud-software.
- Mobiele app beschikbaar.
Nadelen:
- Beperkt tot de boekhoudkundige sector.
- De functionaliteiten van het platform zijn minimaal.
- Trage klantenservice.
- Niet de meest nauwkeurige.
- Geen anonimisering van gegevens.
Nintex RPA
Nintex RPA is, zoals de naam al doet vermoeden, een RPA-oplossing die gebouwd is om handmatige processen zoals data-invoer te automatiseren. Nintex RPA biedt ondernemingen goed getrainde bots voor het automatiseren van eenvoudige routinetaken. Deze bots kunnen op dezelfde manier werken als mensen, maar ze kunnen 24/7 werken en met minimale fouten.
Nintex RPA is een no-code, eenvoudige drag-and-drop interface, wat een perfecte oplossing is voor gebruikers zonder technische vaardigheden. Net als veel andere software voor gegevensinvoer kan het gegevens uit gestructureerde en ongestructureerde documenten halen, waardoor het een sterke kandidaat is, vooral voor niet tech-savvy gebruikers.
Kenmerken:
- Meerdere gegevensformaten.
- Werkt op Windows-systemen.
- Gegevens-encryptie.
- AI, Machine Learning en OCR.
- Configureerbare werkstroom.
- Vastlegging en overdracht van gegevens.
- Gegevens-extractie.
- Werkstroombeheer.
Voordelen:
- Gebruiksvriendelijk.
- Ondersteunt automatisering op bedrijfsniveau.
- Enkele opties om aan te passen.
- Geen codering of programmering nodig.
Nadelen:
- Mist integraties met andere producten.
- Geen uitgebreide documentatie.
- Geen anonimisering van gegevens.
Nanonets
Nanonets is OCR-software die Deep Learning gebruikt om gegevens uit ongestructureerde bestanden, zoals afbeeldingen en handgeschreven documenten, te halen. Met Nanonets kunnen gebruikers vrij eenvoudig invoerprocessen automatiseren dankzij de gebruiksvriendelijke interface.
Het heeft ook mogelijkheden voor integratie via API’s, waardoor het een solide oplossing is voor werkstroom-management. Bovenop de gegevens-extractie kan Nanonets OCR documenten verifiëren en ondersteunt het de invoer van documenten.
Kenmerken:
- Vastlegging en overdracht van gegevens.
- Gegevens-extractie.
- Meertalige ondersteuning.
- Tekstbewerking.
- Automatisering van het goedkeuringsproces.
- Validatie van gegevens.
- Gegevensverbetering.
- Automatisering van de werkstroom.
Voordelen:
- Mogelijkheden voor integraties met API’s.
- Gebruiksvriendelijke interface.
- Aanpasbaar op verzoek.
Nadelen:
- De tabelannotatie voldoet niet aan de normen.
- De modeltraining kan vervelend zijn.
- Beperkte output bij on-premise implementatie.
- Geen anonimisering van gegevens.
Docparser
Docparser is een solide oplossing voor documentbeheer die bedrijfsopslag in de cloud integreert om zijn gebruikers een gecentraliseerd systeem te bieden. De OCR-technologie en ingebouwde tekstherkenning kunnen gegevens uit verschillende documenten halen, zelfs uit barcodes. De gegevens-uitvoer kan worden gedownload als Excel, CSV, JSON, of XML.
Docparser’s mogelijkheden voor beeldbewerking van auto-cropping, resizing en auto-rotation stellen gebruikers in staat om makkelijk gegevens uit afbeeldingen te halen. De software kan worden geïntegreerd met toepassingen van derden via API’s en is een goede oplossing om handmatige gegevensinvoer te vervangen.
Kenmerken:
- Vastlegging en overdracht van gegevens.
- Klantendatabase.
- Gegevens-extractie.
- Delen in de cloud via Google Drive.
- Ondersteunt scannen van barcodes.
- Ondersteuning van meerdere afbeeldingsformaten.
Voordelen:
- Integratie met API’s.
- Integratie met bedrijfsopslag.
- Extraheert tekst en verwerkt afbeeldingen.
Nadelen:
- Niet mogelijk om door geparseerde documenten te zoeken.
- Gebrek aan geavanceerde filtermogelijkheden.
- Beperkt door template-gebaseerde aanpak.
- Geen anonimisering van gegevens.
We hopen dat de opsomming van de 8 beste Data Entry Software je inzicht geeft in de beschikbare oplossingen op de markt. Sommige oplossingen bevatten andere functionaliteiten dan andere. Het hangt dus grotendeels af van jouw gebruikssituatie en branche, wat voor jou de beste software is.
Als je een geavanceerde oplossing wilt die jouw data-entry taken kan automatiseren, dan steekt Klippa DocHorizon toch iets boven de rest uit.
Waarom? Simpelweg omdat het essentiële functies bevat die software voor invoerautomatisering in 2024 moet hebben. Laten we eens kijken naar deze must-have functies die Klippa DocHorizon biedt.
Must-have eigenschappen voor Data Entry Software
Het maakt niet uit in welke branche je je bevindt. De volgende lijst van functies zijn noodzakelijk voor Data Entry Software om te hebben voor elke data-entry taak:
- Documentclassificatie.
- Gegevens-extractie.
- Verificatie van gegevens.
- Anonimisering van gegevens.
- Dataconversie.
- Mobiel scannen.
- Fraude detectie.
Laten we wat meer details ontdekken!
Documentclassificatie
Het kost tijd om gegevens te sorteren en te organiseren. Daarom heeft software voor gegevensinvoer mogelijkheden voor gegevensclassificatie nodig om het categoriseren van documenten voor je te automatiseren.
Klippa DocHorizon kan de classificatie van documenten en gegevens voor je automatiseren.
Data-extractie
Moet jouw organisatie handmatig de nuttige gegevens uit slecht gestructureerde documenten of ongestructureerde gegevensbronnen halen? Dat kost je niet alleen veel middelen, maar ook dure menselijke fouten.
Met geautomatiseerde extractie-technieken kun je gemakkelijk waardevolle gegevens uit documenten halen, meestal binnen enkele seconden, met behulp van OCR. Klippa DocHorizon, met AI & OCR, kan je helpen gegevens te extraheren met een nauwkeurigheid tot 99%.
Dataverificatie
Gegevensverificatie is eenvoudigweg de procedure om te beoordelen of de gegevens die in een systeem zijn geëxtraheerd of ingevoerd, correct zijn. Geautomatiseerde Data Entry Software met een dergelijke functie kan je helpen alle data-entry fouten te voorkomen en ervoor te zorgen dat de gegevens zowel waardevol als correct zijn.
Klippa DocHorizon bereikt dit door kruiscontroles van documenten en gegevenspunten met andere bronnen, zoals databases van derden. Het kan ook de authenticiteit en geldigheid van documenten of gegevens uit bestanden controleren. Dit bespaart je uiteindelijk kostbare tijd en middelen.
Data-anonimisatie
Het belang van privacyregels voor gegevens kan niet over het hoofd worden gezien. Organisaties verwerken meer gegevens, maar niet alle mensen binnen een organisatie mogen toegang hebben tot privacygevoelige gegevens. Meer geavanceerde software voor gegevensinvoer kan een functie bieden om gegevens te beschermen met gegevens-anonimisering.
Met anonimisering, één van de technieken om gegevens te maskeren, kun je gevoelige gegevens automatisch maskeren. Klippa is een van de weinige leveranciers van geautomatiseerde software voor gegevensinvoer die je kan helpen bij het waarborgen van GDPR-naleving met gegevens-anonimisering.
Dataconversie
Om ongestructureerde gegevensbestanden zoals papieren documenten of afbeeldingen om te zetten in zinvolle gegevens die kunnen worden opgeslagen, moeten bestanden worden geconverteerd. Het is essentieel dat data-entry software JPG, PNG, en PDF bestanden kan omzetten in doorzoekbare of machine-leesbare tekst met OCR.
Klippa DocHorizon biedt export naar formaten als PDF, CSV, XLSX, XML, en JSON. Bestanden kunnen eenvoudig worden geüpload via een app, web, en zelfs via e-mail.
Mobiele scans
Wat als jij of je medewerkers geen toegang hebben tot een scanner? Wat als je met je telefoon afbeeldingen van documenten moet maken en daarna beeld voor beeld het proces van gegevensinvoer moet doorlopen?
Dat is niet langer het geval, want met sommige aanbieders van software voor gegevensinvoer kun je van jouw smartphone een documentscanner maken die zo in je zak past.
Met Klippa, bijvoorbeeld, kun je eenvoudig documenten digitaliseren en scannen met een geavanceerde SDK voor het scannen van mobiele documenten. Met de beschikbare documentatie kun je deze eenvoudig integreren in jouw bestaande oplossingen.
Fraudedetectie
Het kan je miljoenen kosten om vervalste documenten te verwerken. Fraude met documenten is moeilijk te detecteren met het blote oog, vooral wanneer je documenten in grote volumes ontvangt. Naast het handmatig invoeren van gegevens is het een ongelooflijke uitdaging om onregelmatigheden of de geldigheid van documenten te ontdekken.
Dit is waar OCR en AI-technologieën in uitblinken, omdat ze niet beperkt zijn tot de menselijke fysiologie. Bekijk hoe Klippa je kan helpen bij het opsporen van documentsfraude met onze geavanceerde software voor invoer-automatisering.
Conclusie
Werken met gegevens hoeft niet per se tijdrovend of ingewikkeld te zijn. Het hoeft zeker niet veel tijd van je medewerkers of financiële middelen van je bedrijf te vergen.
Als je je afvraagt of er een oplossing is om gegevensinvoer te automatiseren, dan is het antwoord ja. Er is geavanceerde Data Entry Software beschikbaar die je kunt gebruiken om handmatige data-entry taken voor eens en voor altijd te elimineren.
Waarom wachten als je jouw reis naar automatisering kunt beginnen door een demo met Klippa te boeken? Vind het formulier hieronder om een tijd te reserveren, of neem direct contact met ons op voor meer informatie!