Hoewel technologie een groot deel van ons dagelijks leven is gaan uitmaken, moeten sommige bedrijven de wonderen van het automatiseren van hun bedrijfsprocessen nog ontdekken. Neem bijvoorbeeld een taak als factuurverwerking. Volgens recente statistieken verwerkt 86% van de KMO’s facturen nog steeds handmatig. Dit is niet alleen een vervelende en repetitieve taak, maar kost ook veel kostbare tijd.
Bedrijven die handmatig informatie uit facturen halen, besteden ongeveer 25 dagen aan één factuur. En dat is natuurlijk als de factuur vooraf geen fouten vertoont. Waarom zou je zoveel tijd besteden aan het handmatig extraheren en overtypen van belangrijke gegevenspunten uit facturen, als je dit proces kunt vergemakkelijken met factuurverwerking software?
In deze blog bespreken we wat factuurverwerking software is, de criteria voor het kiezen van een factuurverwerking software die bij je organisatie past en kijken we naar een uitsplitsing van de 8 beste factuurverwerking software in 2024. Laten we beginnen!
Wat is factuurverwerking software?
Software voor het scannen van facturen leest, scant en extraheert gegevens van facturen, met behulp van Optical Character Recognition en AI. In plaats van deze taak handmatig uit te voeren, haalt de factuurverwerking software automatisch alle gewenste informatie eruit, waaronder:
- Adres van de handelaar
- Naam verkoper
- Regelitems, inclusief beschrijving, prijs, hoeveelheid
- Inkooporder-nummers
- Betalingswijzen
- Factuurnummer
- Leveringsgegevens
Het gebruik van software voor het scannen van facturen kan de snelheid van het verzamelen en verwerken van informatie aanzienlijk verbeteren. Bovendien helpt het menselijke fouten te vermijden die bij handmatige verwerking kunnen optreden en factuurfraude in je organisatie te voorkomen.
Er zijn veel zaken waarmee rekening moet worden gehouden bij het implementeren van een geautomatiseerde oplossing voor het scannen van facturen. Laten we daarom eens kijken naar de belangrijkste factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van software voor het scannen van facturen.
Wat zijn de voordelen van factuurverwerking software?
Het kiezen van de juiste factuurverwerking software kan je financiële processen drastisch verbeteren. Door automatisering verhoog je de nauwkeurigheid en bespaar je kostbare tijd. Hier zijn de belangrijkste voordelen op een rij:
- Nauwkeurigheid: Minimaliseert spelfouten en transcriptiefouten in gegevens.
- Snelheid: Verwerkt facturen binnen enkele seconden.
- Compatibiliteit: Integreert naadloos met bestaande software.
- Gebruiksgemak: Intuïtieve processen zonder complexiteit.
- Klantenondersteuning: Betrouwbare service voor onverwachte problemen.
Maar hoe kies je de juiste software? Wij hebben de beste oplossingen voor 2024 op een rij gezet, zodat je de beste keuze kunt maken voor jouw organisatie.
Laten we beginnen!
Top 8 factuurverwerking software in 2024
Het automatiseren van factuurverwerking helpt bedrijven om sneller, efficiënter en nauwkeuriger financiële taken uit te voeren. In deze lijst bespreken we de beste software-oplossingen voor 2024, die zijn beoordeeld op nauwkeurigheid, snelheid, compatibiliteit en gebruiksgemak. Of je nu op zoek bent naar tools die eenvoudig integreren met je bestaande systemen of naar de nieuwste AI-gebaseerde innovaties, deze selectie biedt voor elk wat wils.
1. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een volledig digitale oplossing voor zakelijk declaraties en het verwerken van facturen en bonnen. Met behulp van OCR-technologie is het in staat om nauwkeurig alle informatie uit een factuur te halen en je de mogelijkheid te geven om facturen te scannen, goed te keuren en in te boeken in je financiële administratie.
Voordelen
- Zowel onkostenbeheer als factuurverwerking software binnen één platform
- Europa’s beste OCR-technologie
- Verstuur facturen via app, website en e-mail
- Bewaar documenten tot 10 jaar in de cloud
- 99% extractie-nauwkeurigheid
- Robotboekhouding met zelflerende boekingsvoorstellen
- Digitale goedkeuringen met een standaard boekhoudsysteem
- Integratie met een standaard boekhoudsysteem
- Integratie met ERP-systeem
- Automatische fraudedetectie
- Gebruikerssynchronisatie, single sign-on en 2FA
- Tweezijdige matching van inkooporders en facturen
Nadelen
- Doet nóg niet aan three-way matching
- Geen creditcards voor werknemers voor zakelijke uitgaven
Prijzen
- Effectief pakket – €95,- per maand, voor 4.000 facturen per jaar en toegang tot 10 gebruikers
- Premium pack – €245,- per maand voor 12.000 facturen per jaar en toegang tot 30 gebruikers
- Prijzen op maat – aangepast aan de behoeften van elk bedrijf
2. Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon is een platform voor automatische data invoer dat OCR-technologie gebruikt om informatie nauwkeurig te scannen, te extraheren en te verwerken. Bovendien heb je met Klippa DocHorizon de mogelijkheid om documenten, zoals facturen, verder te classificeren, anonimiseren en verifiëren.
In tegenstelling tot de Klippa SpendControl oplossing heeft Klippa DocHorizon geen directe integratie met het ERP- of boekhoudsysteem van je organisatie. Het kan echter gemakkelijk worden geïntegreerd in bestaande applicaties via API en SDK.
Klippa DocHorizon is ook gespecialiseerd in het scannen van diverse documenten, zoals facturen en andere financieel gerelateerde documenten. De OCR-oplossing is nauwkeurig en schaalbaar, en het belangrijkste, bespaart de crediteurenadministratie veel tijd en geld.
Voordelen
- Snelle en nauwkeurige data extractie
- Detectie van frauduleuze facturen
- Kruiscontrole tussen documenten en gegevenspunten
- Controleert de authenticiteit van documenten
- Classificeert, labelt en sorteert bestanden en regelpunten
- Gegevens maskeren, gegevens anonimiseren en gegevens bewerken
- Converteert documenten van en naar verschillende extensies
- Volledig aanpasbaar aan je specifieke behoeften
Nadelen
- Geen ondersteuning voor niet-Latijnse talen
- Geen opslag van documenten
- Geen alles-in-één oplossing voor financieel beheer
Prijzen
- Aangepaste prijzen zijn afhankelijk van de behoeften en het geval van elk bedrijf
- Klanten kunnen een prijsaanvraag invullen en krijgen advies op maat
3. Docsumo
Docsumo is een documentverwerkende software, aangedreven door AI, die documenten zoals loonstrookjes, facturen en bankafschriften extraheert en omzet in leesbare gegevens. Hoewel het gebruik maakt van geavanceerde OCR-technologie, maakt het geen naadloze integratie binnen een bestaand systeem mogelijk.
Docsumo is geschikt voor bedrijven die zich vooral bezighouden met het verwerken van PDF-bestanden en het scannen van relatief eenvoudig gestructureerde documenten.
Voordelen
- Data extractie en validatie
- Scannen van gegevens met behulp van OCR-technologie
- Corrigeert het beeldcontrast en haalt de scheefstand weg
- Conversie naar Excel- en JSON-formaat
- Selectieve data extractie met behulp van presets
Nadelen
- Onvermogen om handgeschreven tekst te lezen
- Onvermogen om andere documenten dan PDF nauwkeurig te verwerken
- Een kleine verscheidenheid aan conversie-extensies
- Geen API- of SDK-integratie
- Geen fraudedetectie
Prijzen
- Minimaal €500,- per maand
- Aangepaste prijzen afhankelijk van het verzoek van elke organisatie
4. Rossum
Rossum is een documentverwerkingsplatform dat verschillende documenten digitaal verwerkt en in de cloud opslaat. Deze functie maakt toegang tot de cloud mogelijk, waardoor extra onderhoudskosten voor de opslag van documenten achterwege blijven.
Rossum kan echter alleen documenten scannen en de geselecteerde gegevens extraheren. Het kan geen extra taken uitvoeren, zoals het bijhouden van de verwerkingstijd van facturen of het bewaken van zakelijke uitgaven.
Voordelen
- Biedt toegang tot de cloud
- Mogelijkheid om gegevens van meerdere kanalen te ontvangen
- API-integratie
- Geautomatiseerd leermechanisme, op basis van geobserveerde scanpatronen voor facturen
- Geen behoefte aan een factuurtemplates
Nadelen
- Onvermogen om de tijd van het scannen van facturen bij te houden
- Onvermogen om verdere zakelijke uitgaven te volgen
- Geen mogelijkheden om de geëxtraheerde gegevens te converteren
- Kan geen factuurfraude detecteren
- Voert geen matching in twee richtingen uit
Prijzen
- Aangepaste prijzen, afhankelijk van de eisen en behoeften van het bedrijf
5. Nanonets
Nanonets is een geautomatiseerde data entry software die gebruik maakt van kunstmatige intelligentie. Het laat je facturen, rekeningen en ontvangstbewijzen scannen en data extractie in real-time.
Ondanks de geavanceerde technologie die het gebruikt voor het scannen van facturen, biedt Nanonets niet de mogelijkheid om de geëxtraheerde gegevens om te zetten in meerdere extensies.
Voordelen
- Aanpasbare data extractie
- Mogelijkheid om ongestructureerde gegevens te lezen en te scannen
- Naadloze integratie met gangbare kanalen, zoals DropBox, e-mail of Google Sheets
Nadelen
- Alleen te gebruiken bij internetverbinding
- Alleen JSON-extensie beschikbaar voor conversie
- Geen optie voor cloudopslag
- Geen detectie van factuurfraude
- Geen mogelijkheid om bestanden in batch te uploaden
Prijzen
- €499,- per maand voor slechts één documentsmodel
6. Tungsten Automation
Tungsten Automation is een software voor automatische data entry, gemaakt voor het automatiseren van financieel gerichte processen en taken. Het helpt de gebruiker gegevens van facturen vast te leggen en te valideren.
Hoewel Tungsten Automation helpt bij het automatiseren van het scannen van facturen en gegevens kan omzetten in meerdere formaten, ontbreekt de mogelijkheid om acties in de software aan te passen. Dit betekent dat de gebruiker slechts een klein aantal taken kan uitvoeren met de gescande gegevens.
Voordelen
- Mogelijkheid om facturen te scannen, ongeacht hun formaat
- Bijhouden van de plaatsing van gescande documenten
- KPI’s van het scanproces bijhouden
- OCR-technologie om facturen te scannen
- Voert drievoudige matching uit
Nadelen
- Beperkingen bij het aanpassen van de software
- Weinig hulpmiddelen voor configuratie
- Geen detectie van factuurfraude
- Geen ERP-integraties
- Geen mogelijkheid om bestanden in batch te uploaden
Prijzen
- €3.500,- voor 100.000 pagina’s en €10.000,- per jaar
7. Docparser
Docparser is een cloud-based document parsing en automatiseringstool. Hiermee kun je gegevens extraheren uit gescande afbeeldingen, PDF-bestanden en Word-documenten en deze converteren naar JSON, CSV, XML en Excel.
Hoewel het de gebruiker de mogelijkheid biedt om de gescande gegevens te converteren naar verschillende extensies, mist het de capaciteit om ze te filteren en te verdelen. In wezen heeft de software moeite met het scheiden van gegevens en het onderscheiden van namen, locaties, regelitems, nummers en data.
Bovendien leest Docparser het bestand niet automatisch als het wordt geüpload. De gebruiker moet handmatig de gegevens selecteren die moeten worden gescand en vermelden welk type document hij heeft geüpload.
Voordelen
- Geschikt voor e-commerce, groothandel en detailhandel
- Goede PDF-parser voor vastgoedgerelateerde facturen
- Mogelijkheid om ongestructureerde gegevens om te zetten in leesbare informatie
Nadelen
- Filteren en opdelen van gescande gegevens is een probleem voor de software
- Geen batch upload van bestanden
- Het onvermogen om matching in twee richtingen uit te voeren
- Beperkingen bij het herkennen van het bestandstype
- Kan niet automatisch informatie uit documenten lezen
Prijzen
- Starter Pack: €40,- per maand voor de verwerking van 100 documenten per maand
- Professional Pack: €75,- per maand voor de verwerking van 250 documenten per maand
- Business Pack: €160,- per maand voor de verwerking van 1000 documenten per maand
- Prijzen op maat, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf
8. Hyperscience
Hyperscience is een software voor automatische data entry die gebruik maakt van een combinatie van OCR-technologie, computervisie, Machine Learning en natuurlijke taalverwerking om gegevens uit facturen te lezen en te extraheren.
Hoewel de Intelligent Processing Software het vermogen heeft om nauwkeurig gegevens uit documenten zoals facturen te halen, vereist het nog steeds de implementatie van human-in-the-loop. Op zichzelf stuit de software op fouten, daarom is menselijke inbreng vereist.
Bovendien hebben gebruikers gemeld dat de klantenservice van Hypersciene nog moet worden verbeterd, aangezien het niveau van service en hulp dat hen werd geboden onbevredigend was.
Voordelen
- 99% nauwkeurigheid bij data extractie
- Beveiligingsmaatregelen tegen inbreuken op gegevens
- Gebruik van OCR-technologie
Nadelen
- Slechte klantenservice
- Geen detectie van factuurfraude
- Geen ERP-integratiesysteem
- Noodzaak van menselijke input
- De onmogelijkheid van batch upload
- Gebrek aan opties voor het converteren van geëxtraheerde gegevens
Prijzen
- Aangepaste prijzen afhankelijk van de behoeften van het bedrijf
Er zijn tal van software voor Intelligent Processing Software die worden gebruikt voor het scannen van facturen, zoals we zojuist hebben ontdekt. Hoewel ze allemaal voldoen aan het doel van het scannen van facturen, missen velen belangrijke functies die het scannen van facturen daadwerkelijk verbeteren.
Klippa SpendControl voorziet echter in de belangrijkste behoeften en voldoet aan alle noodzakelijke criteria om het scannen van facturen succesvol te automatiseren, zonder enige vorm van compromis. Waarom genoegen nemen met software die slechts een deel van de taak kan uitvoeren?
Laten we samen uitzoeken hoe je en je bedrijf kunnen profiteren van het gebruik van Klippa SpendControl Factuurverwerking Software.
Waarom kies je Klippa SpendControl om je factuurverwerking te automatiseren?
Klippa SpendControl is een alles-in-één financieel management oplossing die het crediteurenproces binnen je organisatie aanzienlijk verbetert. Met behulp van OCR-technologie kunnen facturen binnen enkele seconden automatisch worden gelezen, gescand en verwerkt.
Hoe kan het automatisch scannen van facturen je organisatie ten goede komen? Dit zijn slechts enkele voordelen van het gebruik van Klippa SpendControl:
- Eenvoudig bestanden indienen via de Klippa app, website of e-mail. In bulk indienen is ook mogelijk, om de inspanning te verminderen en de efficiëntie te maximaliseren.
- Krijg toegang tot alle facturen uit het verleden, die zich in een aangewezen cloud-omgeving bevinden. Houd alle facturen bij en wees goed voorbereid op je volgende audit.
- Extraheer data, met behulp van AI data extractie-technologie, die details zoals het factuurnummer, betalingsadres en zelfs verschillende valuta helpt herkennen.
- Voorkom fraude, met behulp van een ingebouwde analyse die duplicaten detecteert en je beschermt tegen factuurfraude.
- Automatiseer goedkeuringsprocessen en verbeter de productiviteit van je organisatie. Creëer vaste of variabele goedkeuringsprocessen voor facturen en vergemakkelijk de workflow van je bedrijf.
- Ervaar een naadloze integratie met verschillende ERP- of boekhoudsoftware, zoals NetSuite, SAP, Xero en nog veel meer.