Intelligent Document Processing (IDP) is essentieel voor elk bedrijf. Maar met zoveel beschikbare opties kan het moeilijk zijn om de juiste leverancier te vinden. IDP-oplossingen helpen bedrijven in alle sectoren om documenten te beheren, hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen en hun workflows te verbeteren. Intelligent Document Processing automatisering helpt bedrijven ook om te voldoen aan nalevingsnormen, fouten te verminderen en kosten te besparen.
Dus als je bedrijf veel documenten verwerkt, dan hebben wij de lijst met de beste IDP-leveranciers voor je! Maar laten we eerst beginnen met wat basis-informatie voor als je nieuw bent in IDP.
Wat is Intelligent Document Processing?
Intelligent Document Processing (IDP) is een vorm van intelligente automatisering die gebruik maakt van data science om het menselijk begrip van ongestructureerde gegevens te verbeteren. IDP-technieken kunnen omvatten:
- Machine Learning
- Natural Language Processing (NLP)
- Optical Character Recognition (OCR)
- Computervisie
- Robotic Process Automation (RPA)
- Apparatuur voor het scannen van documenten
- Andere algoritmen en software
IDP helpt je gegevens uit je documenten te extraheren en te analyseren. Het biedt waardevolle inzichten in gestructureerde en ongestructureerde gegevens of semi-gestructureerde informatie in documenten zoals medische rapporten, juridische documenten, financiële documenten, persoonlijke correspondentie en bedrijfsdocumenten.
Het kan een ideaal beheersysteem zijn in sectoren als:
- Bank- en verzekeringswezen
- Gezondheidszorg
- Menselijke hulpbronnen
- Overheid
- Juridische inzichten
IDP-systemen zijn ontworpen om je te helpen op een snelle en eenvoudige manier gegevens op te nemen in workflow-processen. IDP-software is de volgende evolutie van OCR-software en kan vaak worden gebruikt in plaats van dure, moeilijk te beheren database-systemen.
Waarom IDP belangrijker is dan ooit tevoren
Wereldwijde gezondheidsbedreigingen zoals het coronavirus zullen de vraag naar IDP-oplossingen doen toenemen. Nu meer werknemers op afstand werken, is de toegang tot fysieke documenten tegenwoordig bijzonder beperkt. Hierdoor zal de behoefte aan digitalisering van papieren documenten toenemen. Daardoor zal document-automatisering met IDP-software de komende jaren een onmisbaar hulpmiddel worden voor organisaties in de 21e eeuw.
Een andere belangrijke reden om IDP-oplossingen in te zetten is het verhogen van de klanttevredenheid met kortere doorlooptijden. Door het vermijden van handmatige processen op de werkplek kunnen werknemers hun expertise gebruiken om een betere klantervaring te bieden en geen tijd meer te verspillen aan documentbeheer.
Het verschil tussen IDP en OCR
Traditionele OCR is het omzetten van afbeeldingen en documenten in tekst. Het kan papieren documenten zoals visitekaartjes, brieven en facturen omzetten in digitale en doorzoekbare bestanden. OCR-technologie kan ook tekst uit afbeeldingen halen en er tekstbestanden van maken.
IDP-technologie gaat nog een stap verder en kan gegevens uit documenten identificeren, categoriseren, extraheren, structureren en valideren door een combinatie van technieken zoals:
- Kunstmatige intelligentie (AI)
- Computervisie
- Natuurlijke taalverwerking (NLP)
- Machine Learning
- Deep Learning
- Optical Character Recognition (OCR)
- Robotic Process Automation (RPA)
OCR zet het document om in een tekstweergave, maar biedt je niet genoeg inhoud voor verdere verwerking. Het gebrek aan opmaak van OCR beperkt de automatisering. Met IDP daarentegen kun je verder verwerken met een dieper begrip van het document en meer mogelijkheden voor automatisering als resultaat. Ook kan IDP worden toegepast op een breder scala van documenttypen, terwijl OCR alleen effectief is met tekens die bestaan uit letters, cijfers of symbolen.
IDP is niet gemaakt om OCR-software te vervangen. Het doel is om OCR aan te vullen en te verbeteren. Je kunt veel traditionele OCR-tools gebruiken om specifieke tekst uit documenten te herkennen en te extraheren, maar geen van deze tools heeft de geavanceerde analytische mogelijkheden van IDP-systemen. De laatste tijd is de belangstelling voor IDP sterk toegenomen, en veel bedrijven evalueren deze technologie voor specifieke gebruikssituaties.
Gebruikssituaties voor Intelligent Document Processing
IDP is de toekomst voor alle bedrijven. Het biedt onder andere de mogelijkheid om gegevens te herkennen, gegevens uit documenten te halen, gegevens te beveiligen en documentverwerking te automatiseren. Het gebruik van IDP verbetert de winstgevendheid van bedrijven door producten en diensten van hoge kwaliteit te leveren.
Enkele toepassingen van IDP-automatisering zijn:
- Automatisering van crediteuren
- Digitale documentarchivering
- Verwerking van verzekeringsclaims
- Fraude-opsporing
- Beoordeling van zaken
- Contractbeheer
- Verwerking van aanvragen voor hypothecaire leningen
- Onboarding van klanten
- Cashback- en loyaliteitscampagnes automatiseren
De top 5 beste Intelligent Document Processing aanbieders
IDP helpt je bedrijf om papieren documenten om te zetten naar een digitaal formaat, waardoor je je concurrentie altijd een stap voor blijft. Maar hoe weet je welke IDP-leverancier je moet kiezen? Wat zijn de voordelen van elke leverancier? Hier is onze selectie van de vijf beste IDP-oplossingen op de markt.
Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon is een cloud-based IDP-oplossing aangedreven door data science, Machine Learning en OCR, ontworpen om je te helpen je workflows te automatiseren en intelligente gegevens uit ongestructureerde documenten te halen.
Of je nu een kleine of grote onderneming hebt, Klippa helpt je om je bonnetjes, facturen, inkooporders of identiteitsdocumenten nauwkeurig te verwerken door de geëxtraheerde gegevens te beheren, te verwerken en te classificeren.
Klippa automatiseert veel data en document-gerelateerde bedrijfsprocessen:
- Scannen van documenten
- Conversie van documentformaten en -kwaliteiten
- Document naar tekst met OCR
- Data extractie op documenten
- Classificeren van documenten en gegevens
- (Kruis)valideren van gegevens en documenten
- Beheer van documenten
- Workflow optimalisatie
Klippa’s OCR-software zet je documenten zoals bonnetjes, contracten, paspoorten en facturen in enkele seconden om in gestructureerde, digitale gegevens. Het herkent tekst nauwkeurig, snel en betrouwbaar. Upload bestanden via de Klippa-app, website of e-mail om je bestanden direct doorzoekbaar te maken.
Je kunt PDF, JPG, PNG, of andere bestandsformaten verwerken en ze op elk moment converteren naar JSON, PDF/A, XLSX, CSV, of XML met behulp van Klippa’s online omgeving, mobiele app, of het versturen van bestanden als bijlagen in e-mails.
Klippa is beschikbaar in twee formaten: als Software-as-a-Service (SaaS) en voor integratie met derden. Je kunt het integreren in apps van derden door gebruik te maken van de Klippa SDK of OCR API.
De OCR-software van Klippa helpt je:
- Je verwerkingskosten met 70% te verlagen
- 24/7 je bestanden indienen
- Converteer je documenten in enkele seconden
- Exporteer je documenten naar verschillende formaten
Hyperscience
Hyperscience is een platform voor intelligente proces-automatisering. Het is ontworpen om je workflows te automatiseren en te stroomlijnen. Omdat het configureerbaar is, kun je het vandaag gebruiken en in de toekomst upgraden naar een geavanceerder systeem voor data extractie uit ongestructureerde documenten.
De AI-gebaseerde oplossing van Hyperscience kan gegevens extraheren uit papieren documenten en handgeschreven notities. Het automatiseert en standaardiseert de identificatie, extractie en herkenning van tekst in documenten van alle formaten – van PDF’s tot inkooporders, e-mailcorrespondentie, facturen en cheques.
Het is een van de weinige modellen met een volledig aanpasbare nauwkeurigheidsdrempel, ingebouwde kwaliteitsborging en prestatiebewaking, en ingebouwde analyse-tools die een holistisch beeld geven van de prestaties van mens en machine.
Hyperscience zet je informatie om in gestructureerde gegevens die je kunt gebruiken om de klantenservice te automatiseren en je workflow te verbeteren.
Hypatos
Als je je werklast wilt verminderen, maar het toch op een slimme en uitgekiende manier wilt doen, dan is het misschien tijd om Hypatos te bekijken. Deze oplossing voor documentverwerking is de perfecte balans van AI-technologie en Machine Learning-algoritmen die kunnen helpen om data extractie te automatiseren en je bedrijfsproces en back-office op orde te houden.
Hypathos heeft een API, wat betekent dat je het systeem kunt wijzigen en integreren met andere apps van derden.
Je kunt geëxtraheerde informatie automatisch omzetten in meer gestructureerde, georganiseerde gegevens. Ook kun je specifieke validatie-regels toepassen op deze gegevens, zoals “datum binnen de laatste 30 dagen” of “adres”.
Je kunt Hypatos AI gebruiken voor:
- Crediteuren
- Beheer van onkosten
- Belastingcontrole
- Lening aanvragen
- Financiële, compliance en risico audits
- Document automatisering op maat
Hypatos is flexibel en kan op locatie of als gehoste cloud service worden ingezet.
Kofax Capture
Wanneer een bedrijfsproces te complex of inefficiënt wordt, lijdt de kwaliteit van het eindproduct of de dienst eronder. Kofax Capture helpt je onderneming deze problemen te omzeilen door de handmatige data extractie uit complexe, ongestructureerde documenten te automatiseren, waardoor je tijd en geld bespaart en je productie en omzet verhoogt.
Kofax Capture heeft de hulpmiddelen om je bedrijf te helpen de workflows te automatiseren. Het programma neemt gegevens op, classificeert ze en extraheert ze die je kunt gebruiken voor bruikbare inzichten. De software heeft vooraf ingebouwde mogelijkheden voor Intelligent Document Processing.
Je kunt Kofax Capture met elk systeem integreren, de oplossing aan je behoeften aanpassen, exportbestemmingen en regels voor het vrijgeven van gegevens toevoegen, documenten vóór de data extractie fixeren en de software trainen om unieke documentstypen te begrijpen. Bovendien kun je het integreren met meer dan 300 modellen multifunctionele printers, waaronder topverkopers.
ABBYY FlexiCapture
FlexiCapture is een krachtig IDP-platform voor het nauwkeurig vastleggen van elk type document, van eenvoudige formulieren tot complexe vrije-vorm documenten.
Met zijn NLP, Machine Learning en geavanceerde herkenningsmogelijkheden is FlexiCapture een van de bedrijfsmodellen voor bedrijven die bij hun dagelijkse werk een verscheidenheid aan ongestructureerde documenten moeten verwerken.
Organisaties die zich willen richten op klantenservice, compliance en het behalen van concurrentievoordeel zouden met FlexiCapture moeten werken.
FlexiCapture kan automatisch gegevens vastleggen uit papieren of oudere systemen om bedrijfstoepassingen zoals RPA en BPM te automatiseren. Het systeem kan kritische gegevensvelden identificeren, valideren en automatisch verwerken. Het systeem kan gemakkelijk worden getraind en maakt gebruik van Machine Learning voor voortdurende procesverbeteringen.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van IDP voor jouw bedrijf
De huidige bedrijfsprocessen zijn vaak te afhankelijk van documenten en vereisen handmatige data entry, extractie en verificatie. Veel bedrijven verwerken documenten en grote hoeveelheden gegevens met verouderde methoden. Zij moeten hun gegevensbeheer-processen aanpassen aan de eisen van de moderne tijd.
Intelligent Document Processing is een technologie waarmee organisaties documenten in real-time kunnen verwerken terwijl werknemers zich op taken met een hogere waarde concentreren.
Het gebruik van IDP vermindert de tijd die nodig is om documenten te verwerken en verhoogt de productiviteit van gebruikers. Je kunt meer waardevolle informatie uit die documenten halen, menselijke fouten verminderen en de algehele efficiëntie en nauwkeurigheid verbeteren.
De voordelen van Intelligent Document Processing
Als je Intelligent Document Processing in je bedrijf implementeert, zal het:
- Je bedrijfsprocessen stroomlijnen.
- Je document-gerichte workflows verbeteren.
- Ervoor zorgen dat je bedrijfsdocumenten voldoen aan complexe regelgeving.
- Relevante informatie sorteren en bruikbaar maken.
- Voorkomen dat digitale gegevens worden gemanipuleerd of misbruikt.
- Een veilige cloud-locatie gebruiken om je gegevens op te slaan.
- De productiviteit van kantoorprocedures verhogen.
- De kosten van de dagelijkse werkzaamheden verlagen.
- De verwerkingstijd van documenten minimaliseren.
- Verminder het risico op menselijke fouten.
- Verbeter de klantervaring en -tevredenheid.
- Verminder de behoefte aan andere tools en middelen.
- Integratie met je bestaande technologie.
- De doorlooptijd verbeteren.
Work smarter, not harder
Artificial Intelligence, Machine Learning en intelligente automatisering zijn modewoorden in het bedrijfsleven. Deze termen worden gebruikt als alternatief voor “digitale transformatie”, dat meestal wordt geassocieerd met het gebruik van software om processen te automatiseren.
De enorme hoeveelheid gegevens die we in een steeds digitalere wereld genereren, is een zegen en een vloek. Enerzijds stellen deze nieuwe gegevensbronnen ons in staat efficiënter en intelligenter te werken. Maar anderzijds gaat de hoeveelheid gegevens die we genereren ons menselijk vermogen te boven om ze te verwerken en te transformeren.
Daarvoor moet je de juiste tools gebruiken die je oplossingen kunnen bieden die zijn afgestemd op je behoeften en eisen. Klippa kan als IDP-systeem automatisch gegevens uit documenten halen en ongestructureerde gegevens of semi-gestructureerde gegevens omzetten in gestructureerde en bruikbare gegevens die kunnen worden verwerkt in zowel zakelijke als consumententoepassingen.
In je end-to-end digitale transformatietraject kunnen de IDP-oplossingen van Klippa je vermogen om steeds intelligentere taken uit te voeren vergroten en je daarbij tijd besparen.
Wacht dus niet! Neem contact op met Klippa of boek hieronder een gratis demo