Voor bedrijven waarbij werknemers vaak onderweg zijn, is het bijhouden van zakelijke uitgaven vaak een uitdaging. Gelukkig zijn er tal van apps die dit proces vereenvoudigen. Van het registreren van ritten tot het vastleggen van onkosten, deze tools helpen bedrijven om onderweg kosten efficiënt bij te houden en overzicht te bewaren.
In dit blog ontdek je de 7 beste apps die je kunnen helpen bij het beheren van zakelijke uitgaven, zodat je tijd en geld bespaart.
Waarom heb je apps nodig om je zakelijke uitgaven bij te houden?
Het bijhouden van zakelijke uitgaven is cruciaal voor een gezond financieel beheer, vooral voor bedrijven met veel onderweg zijnde werknemers. Apps helpen je om onkosten snel en gemakkelijk vast te leggen, zodat je geen bonnetjes of ritten vergeet. Ze bieden real-time inzicht in je uitgaven, vereenvoudigen het indienen van onkostennota’s en zorgen ervoor dat je altijd in lijn blijft met belastingvoorschriften.
Daarnaast besparen ze tijd en verminderen ze de kans op fouten, wat zorgt voor een efficiënter en transparanter financieel proces. Kortom, apps maken het beheer van zakelijke uitgaven eenvoudiger en betrouwbaarder.
Beste apps om zakelijke uitgaven bij te houden in 2025
Hier zijn de zeven beste apps die bedrijven in 2025 zouden moeten overwegen voor het bijhouden van zakelijke uitgaven:
1. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een gebruiksvriendelijke app die bedrijven helpt om zakelijke uitgaven efficiënt te beheren. Met functies zoals het automatisch scannen van bonnetjes en facturen, rittenregistratie, en het eenvoudig vastleggen van onkosten, helpt deze app tijd te besparen en financiële processen te stroomlijnen. De app integreert ook met populaire boekhoudsoftware als Exact Online om gegevens automatisch door te sturen.
Voordelen van Klippa SpendControl
- Realtime inzicht in zakelijke uitgaven via overzichtelijke dashboards.
- Automatisering van processen zoals factuurverwerking en accorderen, wat tijd en fouten bespaart.
- Naadloze integraties met systemen zoals Exact Online, Netsuite en andere ERP- en boekhoudoplossingen.
- Ondersteuning voor meerdere modules, waaronder digitaal declareren en zakelijke creditcards, voor een compleet uitgavenbeheer.
- Gebruiksvriendelijke interface die geschikt is voor zowel kleine als grote teams.
- Sterke beveiliging met naleving van internationale standaarden zoals ISO 27001.
Nadelen van Klippa SpendControl
- Voor kleinere bedrijven kunnen de kosten van de premiumversie een nadeel zijn.
- Ondersteunt geen directe betalingen.
- Geen ondersteuning voor two-way matching (binnenkort beschikbaar).
Prijzen van Klippa SpendControl
- Effectief: €5 per gebruiker per maand, inclusief basisfunctionaliteiten voor het bijhouden van zakelijke uitgaven.
- Premium: €6 per gebruiker per maand, met extra modules zoals per diem en CO₂-registratie.
- Maatwerk: Oplossingen op aanvraag, afhankelijk van de behoeften van je bedrijf.
Ideaal bedrijfstype en -grootte
Klippa SpendControl is perfect voor middelgrote tot grote bedrijven die een uitgebreide oplossing zoeken voor het bijhouden van zakelijke uitgaven en factuurverwerking. Het is vooral geschikt voor organisaties die naadloze integratie met bestaande systemen willen en behoefte hebben aan een alles-in-één oplossing.
2. NetSuite
Hoewel Netsuite een uitgebreide ERP-oplossing is, biedt het ook functies voor het bijhouden van zakelijke uitgaven via hun app. De app biedt tools voor uitgavenbeheer, factuurverwerking, en goedkeuringsworkflows. Netsuite biedt inzicht in bedrijfsuitgaven en ondersteunt ook de administratieve kant van uitgavenbeheer.
Voordelen van NetSuite
- Flexibele dashboards en aanpasbare rapportages geven bedrijven realtime inzicht in hun uitgaven.
- Cloudgebaseerde toegang biedt gebruikers overal en altijd toegang tot gegevens, ideaal voor bedrijven met meerdere locaties of internationale teams.
- Automatisering van processen zoals factuurverwerking en het bijhouden van zakelijke uitgaven bespaart tijd en minimaliseert fouten.
- Schaalbaar voor groeiende bedrijven, van middelgrote organisaties tot grote ondernemingen.
- Naadloze integraties met andere systemen zoals CRM- en HR-software zorgen voor een efficiënte workflow.
Nadelen van NetSuite
- De software kan prijzig zijn, wat het minder toegankelijk maakt voor kleinere bedrijven of startups met een beperkt budget.
- Klanten ervaren soms uitdagingen met de klantenservice, vooral bij het plannen en annuleren van afspraken.
- ERP-implementaties kunnen complex zijn, met mogelijke ondersteuningstekorten, inefficiënte processen en hoge kosten.
Prijzen van NetSuite
- Basislicenties: Vanaf €99 per gebruiker per maand, exclusief implementatiekosten.
- Extra modules: Variabele prijzen afhankelijk van de gewenste functionaliteiten.
- Implementatiekosten: Starten vanaf enkele duizenden euro’s, afhankelijk van de complexiteit van het bedrijf en de benodigde configuraties.
Ideaal bedrijfstype en -grootte
NetSuite is ideaal voor internationale organisaties met complexe structuren en bedrijven die behoefte hebben aan schaalbaarheid en een naadloze integratie van meerdere bedrijfsprocessen.
3. Tipalti
Tipalti is een app die het proces van leveranciersbetalingen en onkostenbeheer automatiseert. Het biedt betalingsverwerking, uitgavenbeheer en belastingrapportages voor bedrijven die werken met meerdere leveranciers en internationale betalingen. Tipalti is geschikt voor bedrijven die schaalbare oplossingen voor betalingsbeheer nodig hebben.
Voordelen van Tipalti
- Automatisering van complexe betalingsprocessen, zoals leveranciersbetalingen, minimaliseert handmatig werk en vermindert fouten
- Uitstekende ondersteuning voor internationale transacties, inclusief meervoudige valuta en naleving van belastingregels
- Realtime meldingen over betalingsstatussen verbeteren transparantie en controle over uitgaven
- Naadloze integraties met boekhoudsystemen zoals NetSuite en QuickBooks zorgen voor een gestroomlijnde workflow
Nadelen van Tipalti
- Synchronisatie- en verbindingsproblemen kunnen voorkomen bij de samenwerking met geïntegreerde software
- De focus ligt vooral op betalingsprocessen, waardoor het minder uitgebreide opties voor het bijhouden van zakelijke uitgaven biedt dan sommige concurrenten
- Klanten ervaren soms vertragingen in betalingen, wat frustratie kan veroorzaken
Prijzen van Tipalti
- Basispakket: Vanaf €300 per maand, exclusief transactiekosten
- Transactiekosten: Variëren afhankelijk van het volume en de geografische spreiding van de betalingen
- Maatwerk: Geavanceerde pakketten met extra functies en rapportage-opties beschikbaar op aanvraag
Ideaal bedrijfstype en -grootte
Tipalti is ideaal voor middelgrote tot grote bedrijven die vaak internationale betalingen verwerken en te maken hebben met complexe nalevingsvereisten. Het platform is met name geschikt voor sectoren zoals technologie, e-commerce en digitale marketing, waar het bijhouden van zakelijke uitgaven en compliance cruciaal zijn.
4. Payhawk
Payhawk is een app voor het beheren van zakelijke uitgaven, waarbij creditcards en onkostenbeheer gecombineerd worden in één platform. Bedrijven kunnen de uitgaven van medewerkers eenvoudig bijhouden en goedkeuren, evenals ritten registreren en facturen verwerken.
Voordelen van Payhawk
- Alles-in-één platform met geïntegreerde betaalkaarten biedt realtime inzicht in uitgaven en budgetten.
- Automatiseert processen zoals factuurverwerking, onkostendeclaraties en goedkeuringen, wat administratieve lasten vermindert.
- Naadloze integraties met populaire boekhoudsoftware zoals Xero, QuickBooks en NetSuite zorgen voor een efficiënte workflow.
- Ondersteunt meerdere valuta, wat het ideaal maakt voor bedrijven met internationale teams en transacties.
- Een gebruiksvriendelijke mobiele app stelt medewerkers in staat om bonnen onderweg te uploaden en onkosten in te dienen.
Nadelen van Payhawk
- Het ontbreken van een archiveringsoptie en een ingewikkeld onboardingsproces voor maatwerk kunnen uitdagingen opleveren.
- Minder geavanceerde rapportagemogelijkheden vergeleken met gespecialiseerde softwaretools.
- De kosten kunnen hoog zijn, en de ERP-integratie laat soms te wensen over.
Prijzen van Payhawk
- Essential-pakket: Vanaf €99 per maand voor maximaal 5 gebruikers, inclusief basisfuncties zoals betaalkaarten en bonnenbeheer.
- Enterprise-pakket: Prijzen op aanvraag, met functies zoals API-toegang, geavanceerde goedkeuringen en uitgebreide rapportages.
- Extra kosten: Kunnen van toepassing zijn voor aanvullende betaalkaarten of maatwerkfunctionaliteiten.
Ideaal bedrijfstype en -grootte
Payhawk is ideaal voor middelgrote bedrijven en snelgroeiende organisaties die op zoek zijn naar een geïntegreerde oplossing voor het bijhouden van zakelijke uitgaven. Het platform is bijzonder geschikt voor bedrijven met internationale teams en een behoefte aan realtime inzicht en controle over zakelijke uitgaven.
5. Exact Online
Exact Online is een cloudgebaseerde boekhoudsoftware die een app biedt voor het beheren van zakelijke uitgaven. Bedrijven kunnen onkosten en facturen snel verwerken, automatisch belastingrapportages genereren en hun uitgaven in real-time volgen. De app is geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die eenvoud willen in hun administratieve processen.
Voordelen van Exact Online
- Gebruiksvriendelijke opties voor het bijhouden van zakelijke uitgaven maken het eenvoudig om cashflow, omzet en kosten te monitoren.
- Volledig cloudgebaseerd, waardoor gebruikers overal en altijd toegang hebben tot financiële gegevens.
- Branchespecifieke modules (zoals voor handel, productie en dienstverlening) bieden maatwerkoplossingen voor verschillende sectoren.
- Probleemloze integratie met andere software, zoals ERP- en CRM-systemen, voor een gestroomlijnde workflow.
- Uitgebreide ondersteuning via online handleidingen, trainingen en een kennisbank.
Nadelen van Exact Online
- Klanten vinden het platform soms niet intuïtief, wat het gebruik onnodig complex kan maken.
- De klantenservice laat volgens gebruikers te wensen over, vooral na het afsluiten van een abonnement.
- Het platform is minder geschikt voor bedrijven met zeer complexe boekhoudbehoeften.
Prijzen van Exact Online
- Boekhouden Essentials: Vanaf €39 per maand, ideaal voor starters en kleine bedrijven.
- Boekhouden Plus: Vanaf €59 per maand, inclusief extra functies zoals uitgebreide rapportages en integraties.
- Branchespecifieke pakketten: Prijzen variëren afhankelijk van de module en het aantal gebruikers.
Ideaal bedrijfstype en -grootte
Exact Online is ideaal voor kleine en middelgrote bedrijven die een eenvoudige en betaalbare oplossing zoeken voor het bijhouden van zakelijke uitgaven. Het platform is met name geschikt voor bedrijven in sectoren zoals handel, productie en dienstverlening, waar toegankelijke en flexibele functies essentieel zijn.
6. Zoho Analytics
Zoho Analytics is een business intelligence-app waarmee bedrijven zakelijke uitgaven kunnen analyseren en gedetailleerde rapporten kunnen genereren. De app biedt krachtige datavisualisatie en integratie met verschillende andere zakelijke apps, zodat je een volledig overzicht van je uitgaven kunt krijgen.
Voordelen van Zoho Analytics
- Eenvoudig te gebruiken dashboards en visualisaties maken complexe gegevens over uitgaven inzichtelijk.
- Integreert met andere Zoho-producten en populaire tools zoals QuickBooks, Xero en Google Sheets, wat de workflow verbetert.
- Krachtige AI-mogelijkheden, zoals Zia (de AI-assistent), bieden snelle en slimme inzichten bij complexe vragen.
- Ondersteuning voor meerdere databronnen, zodat uitgaven van verschillende afdelingen in één rapport kunnen worden gecombineerd.
- Betaalbaar en toegankelijk voor kleine en middelgrote bedrijven, met aantrekkelijke prijsopties.
Nadelen van Zoho Analytics
- Voor geavanceerde analyses is enige technische kennis nodig, wat een leercurve kan opleveren.
- Offline functionaliteiten zijn beperkt, waardoor een stabiele internetverbinding vereist is.
- Klanten ervaren soms problemen met de chatondersteuning, met weinig effectieve antwoorden van agents.
Prijzen van Zoho Analytics
- Basic-pakket: Vanaf €24 per maand, ideaal voor kleine teams met beperkte analysebehoeften.
- Standard-pakket: Vanaf €48 per maand, inclusief meer opslagruimte en gebruikers.
- Professional-pakket: Vanaf €120 per maand, met functies zoals data blending en samenwerkingstools.
- Enterprise-pakket: Prijzen op aanvraag, geschikt voor grote organisaties met complexe eisen.
Ideaal bedrijfstype en -grootte
Zoho Analytics is ideaal voor kleine en middelgrote bedrijven die een betaalbare en veelzijdige oplossing zoeken voor het bijhouden van zakelijke uitgaven en datavisualisatie. Het platform is vooral geschikt voor organisaties die al werken met andere Zoho-producten of bedrijven die gegevens over uitgaven willen combineren met operationele inzichten.
7. Speedbooks
Speedbooks is een gebruiksvriendelijke app voor het beheren van de zakelijke administratie van kleine bedrijven en freelancers. Het helpt bij het bijhouden van uitgaven, het automatisch berekenen van belastingbedragen, en het genereren van belastingrapportages. De app is ideaal voor bedrijven die snel inzicht willen in hun financiën zonder ingewikkelde processen.
Voordelen van Speedbooks
- Directe koppelingen met populaire boekhoudpakketten zoals Exact Online, AFAS en Twinfield zorgen voor automatische gegevensinvoer.
- Het platform is eenvoudig te gebruiken, zelfs voor gebruikers met beperkte technische kennis.
- Automatische synchronisatie zorgt ervoor dat rapporten altijd up-to-date zijn zonder handmatige aanpassingen.
- Uitgebreide dashboard- en rapportagefuncties maken snelle analyses mogelijk.
- Lokale expertise en goede ondersteuning, wat het ideaal maakt voor Nederlandse gebruikers.
Nadelen van Speedbooks
- De functionaliteit beperkt zich tot rapportage en visualisatie zonder geavanceerde automatisering of integraties buiten boekhoudsoftware.
- Minder geschikt voor bedrijven met internationale operaties, aangezien de focus op de Nederlandse markt ligt.
- Niet compatibel met administraties die een boekjaar hanteren dat afwijkt van het kalenderjaar.
Prijzen van Speedbooks
- Basislicentie: Vanaf €25 per maand, inclusief koppelingen met één boekhoudpakket en basisrapportages.
- Pluslicentie: Vanaf €45 per maand, met extra functies zoals budgettering en uitgebreide rapportages.
- Maatwerkopties: Prijzen op aanvraag voor grotere bedrijven of specifieke behoeften.
Ideaal bedrijfstype en -grootte
Speedbooks is ideaal voor kleine en middelgrote bedrijven in Nederland die een eenvoudige en betaalbare oplossing zoeken voor het bijhouden van zakelijke uitgaven. Het platform is vooral geschikt voor bedrijven die werken met Nederlandse boekhoudsoftware en behoefte hebben aan heldere, actuele dashboards en rapporten.
Hoe kies je de beste app om uitgaven bij te houden?
Het kiezen van de juiste app voor het bijhouden van zakelijke uitgaven hangt af van verschillende factoren. Hier zijn enkele belangrijke punten om rekening mee te houden:
- Bedrijfsbehoeften: Analyseer welke functies jouw bedrijf nodig heeft. Heb je tools nodig voor het automatisch verwerken van facturen, real-time dashboards of het beheren van onkostendeclaraties? Kies een oplossing die aansluit bij de omvang en complexiteit van je bedrijf.
- Integratiemogelijkheden: Zorg ervoor dat de app compatibel is met je huidige systemen, zoals boekhoudsoftware of ERP-oplossingen. Een naadloze integratie vermindert handmatig werk en verhoogt de efficiëntie.
- Gebruiksvriendelijkheid: De app moet eenvoudig te gebruiken zijn, zelfs voor medewerkers zonder technische kennis. Een intuïtieve interface zorgt voor snellere adoptie binnen je team.
- Kosten: Kijk verder dan alleen de aankoopprijs. Houd rekening met maandelijkse abonnementskosten, implementatiekosten en eventuele extra kosten voor aanvullende gebruikers of functies.
- Klantenondersteuning: Kies een app met betrouwbare ondersteuning, zoals handleidingen, trainingen en een goed bereikbare klantenservice. Dit helpt bij een soepele implementatie en dagelijks gebruik.
- Veiligheid: Financiële gegevens zijn gevoelig en vereisen sterke beveiliging. Zorg ervoor dat de app voldoet aan internationale standaarden zoals ISO 27001.
Door deze factoren zorgvuldig te evalueren, kun je de app kiezen die het beste aansluit bij jouw zakelijke behoeften en helpt om grip te krijgen op je uitgaven.
Zakelijke uitgaven bijhouden met Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een uitgebreide oplossing die bedrijven helpt om hun zakelijke uitgaven efficiënt te beheren en transparantie te vergroten. De software biedt krachtige tools om financiële data eenvoudig te analyseren en processen te stroomlijnen. Hier zijn enkele voordelen van Klippa SpendControl:
- Alles-in-één oplossing: Klippa SpendControl combineert factuurverwerking, digitaal declareren en zakelijke creditcards in één platform. Hierdoor heb je geen aparte tools nodig en beheer je alle zakelijke uitgaven op één centrale plek.
- Realtime inzichten: Klippa SpendControl geeft je altijd een actueel overzicht van je uitgaven, wat helpt om snel strategische beslissingen te nemen en budgetten effectief te beheren.
- Automatisering: Tijdrovende processen zoals factuurverwerking en goedkeuringen worden geautomatiseerd, waardoor fouten worden geminimaliseerd en je team tijd bespaart.
- Aanpasbare rapportages: Stel rapporten samen die aansluiten bij de unieke behoeften van jouw bedrijf, inclusief visuele overzichten van uitgavenpatronen en budgetten.
- Integraties: Het platform koppelt eenvoudig met systemen zoals Exact Online, Netsuite en andere boekhoud- en ERP-oplossingen, wat zorgt voor een naadloze workflow.
- Veiligheid: Financieel gevoelige gegevens worden beschermd volgens de strengste normen, waaronder ISO 27001-certificering, voor optimale databeveiliging.
FAQ
Apps voor zakelijke uitgaven kan een aanzienlijke impact hebben op de groei van je bedrijf door inefficiënte processen te vervangen met geautomatiseerde workflows. Dit vermindert de tijd die wordt besteed aan handmatige taken, zoals het verwerken van facturen en het goedkeuren van uitgaven, en geeft medewerkers meer ruimte om zich te concentreren op strategische prioriteiten. Daarnaast bieden apps realtime inzicht in je financiële situatie, waardoor je tijdig kunt reageren op veranderingen in je budget. Deze combinatie van tijdsbesparing, verbeterde efficiëntie en nauwkeurige data geeft bedrijven een solide basis om strategische groei te realiseren.
Wat maakt Klippa SpendControl uniek in vergelijking met andere tools?
Klippa SpendControl onderscheidt zich door zijn gebruiksvriendelijke interface en krachtige automatiseringsmogelijkheden. Waar andere tools vaak complexe instellingen vereisen, biedt Klippa een intuïtief platform dat eenvoudig te integreren is met bestaande systemen zoals Exact Online en NetSuite. Het helpt bedrijven niet alleen om tijdrovende processen zoals factuurverwerking te stroomlijnen, maar geeft ook realtime inzichten in uitgaven. Met functies zoals aanpasbare rapportages en sterke beveiliging volgens ISO 27001-normen is Klippa een betrouwbare keuze voor bedrijven die het bijhouden van zakelijke uitgave naar een hoger niveau willen tillen.
Waarom zou ik kiezen voor realtime-inzicht in mijn uitgaven?
Realtime inzicht in uitgaven geeft bedrijven de mogelijkheid om direct te reageren op financiële veranderingen en voorkomt verrassingen in de maandelijkse of jaarlijkse balans. Het helpt organisaties om budgetten beter te beheren door direct te zien waar geld naartoe gaat en of dit binnen de verwachte marges valt. Dit kan met name belangrijk zijn voor bedrijven die werken met strakke budgetten of complexe financiële structuren, waar een vertraging in informatie kan leiden tot onnodige kosten of gemiste kansen.
Welke uitdagingen kan ik oplossen met apps voor het bijhouden van zakelijke uitgaven?
Apps voor het bijhouden van zakelijke uitgaven biedt oplossingen voor veelvoorkomende uitdagingen zoals het handmatig verwerken van facturen, het ontbreken van overzicht in uitgaven en inefficiënte goedkeuringsprocessen. Met een digitale oplossing kunnen bedrijven hun uitgaven centraliseren en automatiseren, wat fouten en dubbele betalingen voorkomt. Bovendien maakt het rapportages eenvoudiger, waardoor je snel inzicht krijgt in uitgavenpatronen en waar je kunt besparen. Deze tools verbeteren niet alleen de dagelijkse financiële processen, maar dragen ook bij aan een cultuur van transparantie en verantwoordelijkheid.
Wat moet ik weten over de implementatie van software voor het bijhouden van zakelijke uitgaven?
Het implementeren van software voor het bijhouden van zakelijke uitgaven vereist een goed doordacht plan. Hoewel de meeste moderne tools gebruiksvriendelijk zijn, is het belangrijk om tijd vrij te maken voor training en integratie. Kies een softwareleverancier die sterke klantenondersteuning biedt, zodat je team snel wegwijs wordt in het gebruik van de nieuwe oplossing. Een succesvolle implementatie kan processen binnen enkele weken transformeren, mits er voldoende aandacht wordt besteed aan voorbereiding en begeleiding.
Hoe kan ik kosten besparen met apps voor het bijhouden van zakelijke uitgaven?
Apps voor het bijhouden van zakelijke uitgaven helpt bedrijven om verborgen kosten te identificeren en onnodige uitgaven te elimineren. Door automatische controlemechanismen, zoals het opsporen van dubbele facturen of foutieve betalingen, voorkom je verspilling. Daarnaast geeft de software inzicht in inefficiënte processen of dure leveranciers, waardoor je beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen. Uiteindelijk bespaar je niet alleen geld, maar verbeter je ook de financiële efficiëntie van je organisatie.