Het handmatig verwerken van je administratie kan een uitdagende klus zijn. Het doorspitten van stapels facturen, het afstemmen van bankafschriften en het waarborgen van naleving van belastingregels laat vaak weinig ruimte over voor strategische planning en besluitvorming.
Gelukkig biedt automatisering een oplossing. Door repetitieve, handmatige taken te vereenvoudigen, stelt geautomatiseerd boekhouden bedrijven in staat zich te richten op wat echt belangrijk is: groei en strategie.
In deze blog duiken we in alle aspecten van geautomatiseerd boekhouden, de voordelen en de praktische manieren om het in jouw bedrijf te implementeren. Van volledig geautomatiseerde systemen tot specifieke integraties: wij begeleiden je door de opties om de perfecte oplossing voor jouw behoeften te vinden.
Wat is geautomatiseerd boekhouden?
Geautomatiseerd boekhouden houdt in dat AI-technologie wordt ingezet om financiële transacties vast te leggen en te beheren. Met behulp van boekhoudsoftware kunnen bedrijven taken zoals gegevensinvoer, validatie, categorisatie en reconciliatie van financiële gegevens automatiseren.
Door repetitieve handmatige taken te “outsourcen” aan automatisering, krijgen administratief medewerkers de ruimte om zich te richten op kerntaken die hun expertise en beoordelingsvermogen vereisen. Geautomatiseerd boekhouden stelt accountants in staat zich te concentreren op financiële analyses, strategie, budgettering en naleving van wet- en regelgeving.
Voordelen van geautomatiseerd boekhouden
Digitaal boekhouden maakt het bijwerken van de boekhouding al een stuk eenvoudiger. Automatisering gaat echter een stap verder door repetitieve taken over te nemen. Dit ontlast finance teams die vaak te maken hebben met een hoge werkdruk. Naast meer efficiëntie en tevredenheid onder medewerkers, brengt automatisering ook andere voordelen met zich mee. Denk aan verbeterde nauwkeurigheid en meer inzicht in financiële processen.
Hier zijn enkele belangrijke voordelen van de overstap naar geautomatiseerd boekhouden:
Bespaar tijd en verhoog de productiviteit
Gemiddeld wordt tot 30% van de tijd van een fulltime medewerker in een boekhoudafdeling besteed aan “vermijdbaar herwerk.” Routinewerkzaamheden zoals gegevensinvoer, documentcategorisatie en rapportage nemen tijd weg die anders besteed kan worden aan financiële analyses, belastingadvies en naleving van regelgeving.
Door handmatige taken te automatiseren, kunnen accountants een transitie maken van cijferaars naar strategische adviseurs. Met geautomatiseerde boekhoudoplossingen kunnen taken zoals transactieverwerking, validatie, categorisatie, reconciliatie en rapportage worden overgedragen aan AI en machine learning. Dit verhoogt niet alleen de verwerkingssnelheid, maar verbetert ook de nauwkeurigheid van de gegevens.
Verlaag kosten
Wil je bedrijf opschalen, maar is er geen budget voor teamuitbreiding, of ben je op zoek naar manieren om operationele kosten te verlagen? Dan biedt automatisering een uitkomst. Handmatige, tijdrovende taken zorgen ervoor dat arbeidskosten vaak tot 62% van de totale kosten voor crediteurenbeheer uitmaken, wat dit een belangrijk gebied maakt voor besparingen.
Automatisering stelt financiële teams in staat om uren aan handmatige documentverwerking te elimineren. Daarnaast zorgen de verbeterde nauwkeurigheid en efficiëntie van geautomatiseerde systemen ervoor dat kostbare fouten, zoals dubbele betalingen of gemiste deadlines, worden voorkomen. Dit levert op de lange termijn aanzienlijke kostenbesparingen op.
Toegang tot realtime gegevens
Directe toegang tot nauwkeurige financiële rapporten is essentieel voor snelle, datagedreven besluitvorming. Geautomatiseerde boekhoudoplossingen bieden realtime updates door transacties, facturen en uitgaven continu te synchroniseren in je systeem.
Zo hebben belanghebbenden en het financiële team altijd actuele inzichten in cashflow, winstgevendheid en andere kritieke metrics. Dit maakt snelle en zelfverzekerde besluitvorming mogelijk.
Beperk fouten en blijf compliant
Volgens het Data Warehouse Institute kost onjuiste, incomplete of ontbrekende data Amerikaanse bedrijven jaarlijks zo’n $600 miljard. Naast de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het corrigeren van gegevens, kunnen fouten in de boekhouding leiden tot een verkeerde weergave van financiële cijfers. Dit kan zorgen voor niet-naleving van belastingregels en problemen tijdens audits, met mogelijk boetes, sancties of juridische stappen als gevolg.
Met geautomatiseerd boekhouden worden alle relevante gegevens uit facturen en uitgaven automatisch gescand met Optical Character Recognition (OCR) en in het systeem geregistreerd voor verdere controle en goedkeuring. Ontbrekende velden worden gemarkeerd om te garanderen dat de ingediende rapporten compleet zijn.
Voorkom fraude
In 2022 was meer dan 56% van de Amerikaanse bedrijven slachtoffer van fraude in de crediteurenadministratie. Naast cyberfraude ontstonden veel van deze gevallen door het overbetalen van leveranciers of medewerkers door dubbele, opgeblazen of volledig valse facturen of declaraties.
Geautomatiseerde boekhoudoplossingen kunnen helpen bij het opsporen van fraude door medewerkers en leveranciers door dubbele documenten te identificeren en transacties te controleren op tekenen van manipulatie. Dit omvat het analyseren van metadata van documenten en het cross-refereren van informatie via two-way-matching, zoals het vergelijken van facturen met inkooporders.
Hoe automatiseer je boekhouden binnen jouw bedrijf?
Het automatiseren van de boekhouding is een slimme keuze voor elk financieel team dat handmatige taken wil minimaliseren, efficiëntie wil verhogen en nauwkeurigheid wil verbeteren. Het goede nieuws is dat er oplossingen beschikbaar zijn die aansluiten bij de behoeften en huidige systemen van je bedrijf. Vaak is het niet nodig om je hele systeem te vervangen en opnieuw te beginnen.
Hieronder bespreken we verschillende manieren om boekhouden te automatiseren, zodat je de beste oplossing voor jouw organisatie kunt vinden:
Implementeer volledig geautomatiseerde boekhoudsoftware
Als je nog steeds werkt met digitale spreadsheets of een externe boekhouder inschakelt en op zoek bent naar verandering, is overstappen op boekhoudsoftware een logische eerste stap. Dit geldt ook voor bedrijven die verouderde software gebruiken met beperkte automatiseringsmogelijkheden.
De reden om je huidige proces te upgraden naar een volledig geautomatiseerd systeem is eenvoudig: deze systemen beheren alles rondom boekhouden, van transactieverwerking tot financiële rapportage.
Het nadeel is echter dat volledig geautomatiseerde boekhouding duur kan zijn en tijd vergt om onder de knie te krijgen, afhankelijk van hoe technisch vaardig je team is. Deze uitdagingen gelden zowel bij de overgang van handmatige naar geautomatiseerde systemen als bij het vervangen van oudere software door moderne oplossingen met meer functies. Voor sommigen kan dit ontmoedigend en tijdrovend zijn.
Integreer pre-accounting software in bestaande systemen
Als het vervangen van je vertrouwde boekhoudsysteem te ver gaat, kun je kiezen voor een pre-accounting oplossing, zoals Klippa SpendControl, om de kloof te overbruggen. Software zoals deze automatiseert taken rondom factuur- en onkostenverwerking en synchroniseert de geëxtraheerde, gevalideerde en gestructureerde data met je boekhoud- of ERP-systeem via een API-koppeling.
Hiermee hoef je je huidige systemen niet te vervangen; in plaats daarvan verbeter je het proces van indienen, goedkeuren en valideren met een eenvoudige integratie. Dit is ideaal voor bedrijven die vertrouwd willen blijven werken terwijl ze hun efficiëntie verbeteren.
Automatiseer specifieke taken gericht op jouw behoeften
Soms is een gerichte aanpak het meest effectief. Als je een specifiek deel van het boekhoudproces hebt geïdentificeerd dat baat heeft bij automatisering, maar nog niet het hele proces wilt automatiseren, kun je een specifieke integratie overwegen. Denk bijvoorbeeld aan het automatiseren van de salarisadministratie of BTW-aangiftes met een losse integratie.
Evenzo kunnen factuurgoedkeuring of onkostendeclaraties worden geautomatiseerd met tools die naadloos in je bestaande platforms integreren, wat zorgt voor efficiëntie zonder een volledige systeemvernieuwing.
Hoewel het automatiseren van een specifieke taak op korte termijn praktisch lijkt, bestaat het risico dat je na verloop van tijd afhankelijk wordt van meerdere losse integraties, wat extra kosten met zich mee kan brengen.
Besteed je boekhoudproces uit
Als je je boekhoudtaken al uitbesteedt en dit wilt blijven doen, kun je overwegen samen te werken met diensten die automatisering gebruiken voor snellere en nauwkeurigere processen. Het uitbesteden van taken zoals salarisverwerking, factuurbeheer of onkostenregistratie aan gespecialiseerde aanbieders kan de werkdruk verlichten zonder grote interne aanpassingen.
Deze optie is vooral populair bij startups en kleine bedrijven die willen groeien, maar nog niet klaar zijn om boekhouding in hun interne processen te integreren.
De juiste aanpak voor het automatiseren van de boekhouding hangt af van de specifieke behoeften van je bedrijf, het aantal transacties dat je verwerkt en de software die je al gebruikt. Of je nu kiest voor een volledige transformatie of voor gerichte integraties, automatisering bespaart tijd, vermindert fouten en stelt je team in staat zich te richten op strategische taken.
Begin met het identificeren van knelpunten in je huidige proces en kies de oplossing die deze het beste aanpakt.
Je boekhouding automatiseren met Klippa
Automatiseer je factuur- en onkostenverwerking met Klippa SpendControl en vergeet de tijdrovende administratie. Onze software is een complete digitale pre-accounting oplossing die factuurverwerking, onkostenbeheer en bedrijfscreditcard modules combineert.
Klippa SpendControl maakt gebruik van OCR-technologie om nauwkeurige gegevens vast te leggen en biedt mogelijkheden voor het scannen, goedkeuren, archiveren en boeken van alle transactiedata direct in je ERP- of boekhoudsysteem.
Met realtime updates en inzichten houdt SpendControl al je financiële administratie up-to-date. Taken die uren in beslag namen, worden teruggebracht tot slechts enkele klikken, zodat je moeiteloos maand- en jaarafsluitingen kunt uitvoeren.
Met SpendControl kun je:
- Leveranciersfacturen, werknemersonkosten en bedrijfscreditcards beheren in één platform
- Facturen scannen, indienen, verwerken en goedkeuren via web of mobiele app
- 99% nauwkeurigheid behalen in dataverwerking met Klippa’s OCR-technologie
- Volledige controle krijgen over je crediteurenbeheer met intuïtieve dashboards
- Goedkeuringsprocessen op maat instellen met meerlagige autorisatiestromen
- Creditcardtransacties automatisch afstemmen
- Altijd voldoen aan belasting- en privacywetgeving met onze ISO27001-gecertificeerde en AVG-compliant oplossing
- Automatische ondersteuning voor meerdere valuta’s gebruiken voor internationale betalingen
- Factuurfraude voorkomen met ingebouwde detectie van duplicaten en fraude
- SpendControl integreren met je boekhoud- en ERP-software, zoals QuickBooks, NetSuite of SAP.
FAQ
Geautomatiseerd boekhouden maakt gebruik van AI en machine learning om taken zoals gegevensinvoer, validatie, categorisatie en reconciliatie van financiële transacties uit te voeren. Het stroomlijnt processen, vermindert handmatig werk en stelt bedrijven in staat zich te richten op strategische activiteiten zoals financiële analyse en planning.
Is het mogelijk om boekhouden te automatiseren?
Ja, boekhouden kan worden geautomatiseerd met tools zoals boekhoudsoftware, pre-accounting oplossingen of losse integraties voor specifieke taken. Deze opties helpen bij het automatiseren van processen zoals factuur goedkeuringen, salarisadministratie en bankafstemming, waardoor efficiëntie en nauwkeurigheid worden verbeterd.
Kan boekhouden op afstand worden gedaan?
Ja, boekhouden kan op afstand worden uitgevoerd met cloudgebaseerde tools en automatiseringssoftware. Deze oplossingen stellen financiële teams in staat om financiële gegevens overal te beheren, verwerken en monitoren, met realtime-updates en naadloze samenwerking.
Kan AI boekhouden uitvoeren?
Ja, AI kan boekhoudtaken uitvoeren zoals transactieregistratie, gegevensverwerking, reconciliatie en fraudedetectie. AI-gedreven oplossingen verhogen de snelheid en nauwkeurigheid, verminderen fouten en stellen financiële teams in staat zich te richten op activiteiten met een hoge toegevoegde waarde.