Bedrijven van elke omvang worden geconfronteerd met een aanzienlijke toevloed van gegevens, waaronder verschillende vormen van ongestructureerde gegevens (gegevens die niet in een gestructureerd databaseformaat kunnen worden opgeslagen), zoals sensorgegevens, e-mails, teksten, afbeeldingen en meer. Volgens recente beweringen is maar liefst 80% van deze nieuwe gegevens ongestructureerd, waardoor het moeilijk is ze vast te leggen, te kwantificeren, te verwerken en te archiveren.
Het is ongetwijfeld steeds belangrijker geworden voor bedrijven om productieve en kosteneffectieve middelen te vinden om ongestructureerde gegevens te verwerken. Waarom? Omdat gegevens een waardevol bedrijfsmiddel zijn dat vaak vele niveaus binnen de organisaties moet doorlopen en integraal deel uitmaakt van de besluitvorming. Om bedrijven te laten gedijen in een datagestuurde omgeving is data automatisering nodig.
In deze blog bespreken we wat data automatisering is, de voordelen en gebruikssituaties, en geven we je een lijst van de beste data automatisering software om je op weg te helpen!
Wat is data automatisering?
Data automatisering, ook bekend als brongegeven-automatisering, is het proces van het gebruik van technologie voor het automatisch verzamelen, verwerken en beheren van gegevens, waardoor de noodzaak voor handmatige tussenkomst wordt verminderd en de nauwkeurigheid van de gegevens wordt verbeterd.
Veelvuldige handmatige voorbereiding en verwerking van gegevens belemmeren bedrijven, omdat ze veel tijd kosten en vatbaar zijn voor kostbare menselijke fouten. Data automatisering neemt de last op zich, waardoor je personeel de gegevens kan analyseren en de juiste zakelijke beslissingen kan nemen. Op deze manier kun je je overheadkosten verlagen en tegelijkertijd je personeel bevrijden van alledaagse data entry taken.
Technologieën die brongegeven-automatisering mogelijk maken omvatten vaak kunstmatige intelligentie, OCR, Machine Learning en computer vision in de vorm van software. Hoe ziet brongegeven-automatisering met software eruit? Het antwoord op deze vraag vindt u in de volgende paragraaf.
Data automatisering, de stappen:
Er zijn verschillende softwareoplossingen voor data automatisering die bedrijven helpen bij het automatiseren van gegevensverwerking. Vaak bestaat automatisering van dataprocessen uit de volgende stappen:
- Data Capture – Met data capture kunnen bedrijven ongestructureerde gegevens uit elk soort document of afbeelding (papier of elektronisch) halen met behulp van OCR en computervisie..
- Data Parsing – Met data parsing kunnen bedrijven gegevens van het ene formaat naar het andere converteren nadat de gegevens met succes zijn herkent. Stel dat je een PDF-bestand hebt, maar de informatie moet gestructureerd worden in een Excel-bestand, dan komt data parsing om de hoek kijken.
- Data Entry Automation – Aangezien software voor data-automatisering kan worden gebruikt voor het vastleggen en analyseren van gegevens, is het niet nodig dat werknemers handmatig gegevens invoeren in een systeem of database. Ongestructureerde gegevens kunnen worden omgezet in bedrijfsklare gegevens en automatisch worden opgeslagen in de bedrijfsadministratie.
- Data Validatie – Sommige software voor data automatisering gebruikt geavanceerde AI-algoritmen om gegevens te valideren. Zij controleren bijvoorbeeld de authenticiteit van een document met behulp van EXIF-gegevensanalyse, voeren kruiscontroles uit met verschillende databases of voeren tweewegmatching uit.
- Data Anonimisering – Aangezien veel organisaties te maken hebben met privacygevoelige gegevens, is het belangrijk te overwegen een oplossing voor data automatisering te gebruiken die automatisch gevoelige gegevens en gegevensvelden kan maskeren voor naleving van de regelgeving.
Om deze blog kort en plezierig te houden, hebben we besloten de belangrijkste gegevensverwerkingsstappen op te sommen die gemakkelijk kunnen worden geautomatiseerd. Natuurlijk hangen de stappen in data automatisering grotendeels af van de use case en de gegevensverwerkingsprocedure van je bedrijf.
Nu je weet welke stappen in de gegevensverwerking kunnen worden geautomatiseerd, laten we je kennismaken met de redenen waarom data automatisering nuttig en relevant is om toe te passen.
Waarom je data automatisering zou gebruiken
Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven AI-technologieën zijn gaan toepassen om hun bedrijfsprocessen, waaronder gegevensverwerking, te automatiseren. Deze voordelen omvatten:
- Vermindering van de verwerkingstijd → Door de verzameling, verwerking en analyse van gegevens te automatiseren, kunnen je bedrijven de noodzaak van handmatige data entry voorkomen. Deze taken namen vroeger uren of dagen in beslag, maar met automatisering kunnen ze nu in enkele minuten of seconden worden uitgevoerd.
- Lagere overheadkosten → Door repetitieve gegevensgerelateerde taken te automatiseren, kun je de afhankelijkheid van handmatige arbeid verminderen, waardoor werknemerssalarissen en uitkeringen moeten worden betaald. Bovendien kan data automatisering helpen bij het identificeren van inefficiënties in bestaande workflows, waardoor bedrijven hun activiteiten kunnen stroomlijnen en onnodige uitgaven kunnen verminderen.
- Verbeterde gegevenskwaliteit → Met (bron)gegevensautomatisering kun je het risico van menselijke fouten verminderen en de nauwkeurigheid en consistentie van de gegevens verbeteren. Geautomatiseerde datasystemen kunnen ook in real time fouten opsporen en corrigeren, zodat de voor de besluitvorming gebruikte gegevens nauwkeurig en actueel zijn.
- Schaalbaarheid van gegevensverwerking → Door gegevensverwerking te automatiseren kun je grote hoeveelheden gegevens verwerken zonder veel handmatige inspanning, waardoor je meer gegevens in minder tijd kunt verwerken. Daarnaast kun je alle kosten en vertragingen vermijden die zouden optreden bij het opschalen van handmatige workflows.
Het is duidelijk dat data automatisering aanzienlijke voordelen biedt die organisaties moeilijk kunnen negeren. Van kortere verwerkingstijden en lagere overheadkosten tot verbeterde gegevenskwaliteit en schaalbaarheid van de gegevensverwerking, bedrijven kunnen automatisering gebruiken om een concurrentievoordeel te behalen en succes op lange termijn te bevorderen.
Gebruikssituaties voor data automatisering
Als je nog steeds niet weet hoe je data automatisering zou kunnen gebruiken of voor welke business cases het het meest gebruikt wordt, maak je dan geen zorgen! We hebben hieronder de meest voorkomende voorbeelden van data automatisering opgesomd (let op: de lijst is niet volledig):
- Geautomatiseerde factuurverwerking – Met data automatisering kunnen bedrijven de extractie van factuurgegevens automatiseren en de handmatige inspanning voor de verwerking verminderen.
- Digitale onboarding van klanten – Software voor data automatisering kan het onboarding proces voor bedrijven aanzienlijk stroomlijnen. Door verschillende stappen in het proces te automatiseren, zoals data entry, verificatie en validatie, kunnen bedrijven handmatige inspanningen verminderen, fouten tot een minimum beperken en het algemene onboardingproces versnellen.
- Geautomatiseerde bonverrekening voor loyaliteitsprogramma’s – Met software voor data automatisering kunnen bedrijven het proces van verificatie van klantaankopen en verrekening van bonnen voor loyaliteitsbeloningen automatiseren. Het systeem kan relevante gegevens uit de kassabonnen halen, zoals de datum, het tijdstip en het bedrag van de aankoop, en die vergelijken met de kwalificatiecriteria van het loyaliteitsprogramma.
- Identiteitsverificatie – Data automatisering kan bedrijven helpen het risico van identiteitsfraude te verminderen en de naleving van de Know Your Customer (KYC) regelgeving te waarborgen. In dat geval wordt OCR-technologie gebruikt om identiteitsdocumenten vast te leggen en te verifiëren, terwijl gezichtsherkenningstechnologie de afbeelding op het document vergelijkt met de persoon die het document voorlegt.
- Documentclassificatie – OCR-technologie kan worden gebruikt om documenten per type te classificeren, waardoor het gemakkelijker wordt gegevens te organiseren en specifieke informatie op te zoeken.
- Gegevens uit PDF naar Excel extraheren – Bedrijven kunnen gegevens uit PDF-bestanden extraheren en deze rechtstreeks naar Excel overbrengen. Dit kan veel tijd en moeite besparen in vergelijking met het handmatig invoeren van gegevens en het risico op fouten verminderen.
- Detectie van documentsfraude – AI-algoritmen kunnen worden gebruikt om grote hoeveelheden gegevens te analyseren, patronen te identificeren en wijzigingen in metadata te herkennen die kunnen wijzen op frauduleuze activiteiten om factuurfraude, leveranciersfraude of zelfs identiteitsdiefstal te voorkomen.
- Beeld naar tekst converteren – Bedrijven kunnen automatisch tekst uit afbeeldingen halen en deze omzetten in bewerkbare digitale tekst. Hiermee kunnen bedrijven snel grote hoeveelheden gegevens op basis van afbeeldingen verwerken en omzetten in een tekstformaat zoals een Word-, TXT- of PDF-bestand.
Identificeren waar data automatisering kan worden gebruikt in je organisatie is de eerste stap. De volgende stap is het vinden van de juiste data automatisering software die past bij je data processing workflows.
De beste data automatisering software
We weten dat het vinden van de juiste oplossing een uitdaging kan zijn. Om je te helpen, hebben we de beste data automatisering software beschikbaar in 2024 op een rijtje gezet.
Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon is een AI-aangedreven OCR-software voor data automatisering die bedrijven helpt document-gerelateerde workflows te automatiseren met snelheid en nauwkeurigheid. Met DocHorizon ben je in staat om gegevens uit afbeeldingen, teksten, e-mails en vele andere bestandsbronnen te extraheren, classificeren, converteren, verifiëren en anonimiseren.
Deze geavanceerde data automatisering engine die gebruik maakt van verschillende AI technologieën kan gemakkelijk worden geïntegreerd in je bestaande software oplossingen via API of mobiele applicaties via SDK. Het wordt het best gebruikt in de financiële, retail, logistiek & transport, software, juridische en vele andere sectoren.
Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een alles-in-één financieel management oplossing die bedrijven helpt factuurverwerking en onkostenbeheer te vereenvoudigen door middel van data automatisering. Met SpendControl kun je het handmatig invoeren van gegevens en een inefficiënte goedkeuringsstroom binnen het crediteurenproces van je bedrijf vergeten.
Met dit geavanceerde financiële managementplatform kun je gemakkelijk gegevens extraheren uit facturen en ontvangstbewijzen door ze in te dienen via een web- of mobiele applicatie. Daarnaast kun je je gegevens synchroniseren met je boekhoudsysteem of ERP-software om je boekhouding te stroomlijnen. Het is een perfecte data automatisering tool voor elke organisatie met een financiële afdeling.
Matillion
Matillion is een hoogwaardige oplossing voor gegevensverwerking en ETL (Extract, Transfer, Load) waarmee bedrijven gegevens uit meerdere online bronnen kunnen verzamelen en centraliseren voor verdere analyse. Met meer dan 70 connectoren naar verschillende gegevensbronnen biedt Matillion gebruikers de mogelijkheid om informatie uit een groot aantal bronnen samen te stellen.
Een van de belangrijkste voordelen van Matillion is de mogelijkheid om datapijplijnen te creëren zonder dat codering of aangepaste verbindingen nodig zijn. Matillion biedt ook planningsfuncties waarmee gebruikers gegevens kunnen extraheren volgens een vooraf bepaald schema. Het is ontworpen voor middelgrote bedrijven die hun gegevens vanuit bestaande applicaties, databases of bestanden willen overbrengen naar een cloud database.
Segment
Segment is een krachtige gegevensverwerkingstool waarmee bedrijven alle klantgegevens kunnen verzamelen, opschonen en activeren met slechts een paar regels code. Het behandelt alle technische aspecten van gegevensbeheer, waardoor bedrijven zich kunnen concentreren op het gebruik van die gegevens om de klantervaring te verbeteren en het genereren van leads te verhogen.
Met deze op klantgegevens gerichte tool voor data-automatisering kunnen organisaties hun klanten veel sneller aan boord nemen. Het is een ideale oplossing voor zowel kleine starters als grotere organisaties die hun gegevensverzamelingsprocessen willen stroomlijnen.
Dropbase
Dropbase is een databasetool die bedrijven kunnen gebruiken om alle offline gegevens binnen enkele seconden om te zetten in hun live databases. Met een breed scala aan verwerkingsstappen stelt Dropbase gebruikers in staat hun gegevensopname, transformatie en laden in een database betrouwbaar te beheren. Het stelt gebruikers in staat om data cleaning en processing stappen toe te passen met gestructureerde data zoals Excel, CSV en JSON bestanden, en deze vervolgens direct in live productie databases te laden.
Het wordt vaak gebruikt door starters en kleine en middelgrote bedrijven die hun gegevensverwerking willen stroomlijnen. Met Dropbase kunnen deze bedrijven hun gegevens efficiënt opnemen en centraliseren zonder al te veel geld uit te geven aan dure processen en tools.
Start je data automatisering met Klippa
Zoals ze tegenwoordig zeggen, zijn gegevens de nieuwe vorm van olie die de groei van bedrijven aandrijft. Gegevens zijn zo integraal voor verschillende organisaties omdat ze worden gebruikt bij veel zakelijke beslissingen. Dit is de reden waarom je je strategie voor gegevensverwerking moet heroverwegen als je nog steeds geen systemen voor data automatisering gebruikt. Dit is hoe Klippa je kan helpen je reis naar data automatisering te starten.
Data automatisering met Klippa helpt je organisatie zich te concentreren op je kernactiviteiten. Onze eigen AI-gestuurde OCR-software herkent tekst in afbeeldingen (bijvoorbeeld scans) en zet deze om in doorzoekbare tekst in elk gewenst dataformaat (CSV, JSON, XLSX, XML). Het is zo simpel als een foto nemen met een smartphone en deze naar onze software sturen; die doet de rest!
Zo hoef je nooit meer handmatig gegevens te kopiëren, in te voeren in je bestaande softwaresysteem of tijd te verspillen met het zoeken naar informatie in documenten. Het beste is dat je gegevens veilig met Klippa worden verwerkt en niet op een van onze servers worden opgeslagen, zodat de integriteit van de gegevens gewaarborgd is.
Je kunt met DocHorizon of SpendControl beginnen met data automatisering door een demo te boeken via onderstaand formulier. Als je meer informatie nodig hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met een van onze experts.