Het beheer van uitgaven kan een vervelend en foutgevoelig proces zijn, vooral voor bedrijven met een groot aantal transacties. Van het bijhouden van bonnetjes en facturen tot het handmatig invoeren van gegevens in spreadsheets, onkostenbeheer kan veel tijd en middelen kosten.
Handmatig uitgavenbeheer houdt ook een aanzienlijk frauderisico in. Werknemers kunnen valse bonnetjes indienen of uitgaven te hoog opgeven, wat leidt tot financiële verliezen voor het bedrijf. Juniper Research stelt dat het risico op onkostenfraude zal toenemen naarmate hybride werken toeneemt, omdat werken op afstand de ideale omgeving biedt voor werknemers om frauduleuze rapporten in te dienen.
Wanneer het aantal ingediende onkostendeclaraties toeneemt, wordt het nog moeilijker om deze efficiënt te verwerken en pogingen tot fraude op te sporen. Gelukkig is de oplossing voor dit probleem eenvoudig: onkostenautomatisering. Door het onkostenbeheer te automatiseren, kunnen bedrijven en particulieren hun werkstromen stroomlijnen, fouten verminderen, waardevolle tijd besparen en het risico op fraude aanzienlijk verkleinen.
In dit artikel wordt ingegaan op het automatiseren van uitgaven, waarbij de definitie, de processen die kunnen worden geautomatiseerd en de voordelen ervan aan bod komen. Bovendien geven we je een oplossing voor onkostenautomatisering voor je bedrijf. Als je het gedoe van handmatige onkostendeclaratie beu bent, laten we dan beginnen!
Wat is automatisering van uitgaven?
Automatisering van uitgaven is het gebruik van software en technologieën voor het stroomlijnen en automatiseren van het beheer en het bijhouden van onkostendeclaraties van een organisatie, waardoor de behoefte aan handmatige invoer wordt verminderd.
Deze technologie-gestuurde oplossing vereenvoudigt het proces van uitgavenbeheer door taken als het vastleggen van bonnetjes, het categoriseren van uitgaven en het genereren van rapporten te automatiseren. Door de noodzaak van handmatige data entry te vermijden, wordt door de automatisering het hele rapportage proces gestroomlijnd, vermindert het fouten, bespaart het tijd en nog veel meer.
Het is een game-changer voor bedrijven en hun financiële medewerkers, en biedt een efficiëntere en effectievere manier om uitgaven te beheren, waaronder financiële teams, CFO’s en accountants.
- Financiële teams – De automatisering van uitgaven kan de werklast voor financiële teams aanzienlijk verminderen, zodat zij zich kunnen concentreren op strategische initiatieven en kerntaken van het bedrijf. Door repetitieve taken zoals gegevensinvoer en het bijhouden van uitgaven te automatiseren, kunnen financiële teams waardevolle tijd en middelen vrijmaken, waardoor onder meer de productiviteit wordt verbeterd.
- CFO’s – CFO’s kunnen profiteren van automatisering van uitgaven door real-time inzicht te krijgen in de bedrijfsuitgaven. Geautomatiseerde tracking en rapportage van uitgaven kan CFO’s voorzien van nauwkeurige, actuele financiële gegevens, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen en kostenbesparende mogelijkheden kunnen identificeren.
- Accountants – Voor accountants kan automatisering van uitgaven het proces van aansluiting van uitgaven vereenvoudigen, waardoor het risico van fouten en fraude afneemt. Geautomatiseerde categorisering en tracering van uitgaven kan accountants ook tijd besparen en de kans op fouten verkleinen.
Automatisering van onkostenbeheer is echter niet alleen gunstig voor financiële professionals, maar ook voor werknemers en managers die dagelijks met onkostendeclaraties te maken hebben.
Nu je weet wat onkostenbeheer is en voor wie het voordelig kan zijn, is het tijd om te onderzoeken welke aspecten van onkostenbeheer kunnen worden geautomatiseerd. In de volgende paragraaf gaan we nader in op elk van deze processen.
Welke processen voor het beheer van uitgaven kunnen worden geautomatiseerd?
Zoals eerder vermeld, is uitgavenbeheer een essentieel onderdeel van het runnen van een bedrijf, maar het kan een tijdrovend en frustrerend proces zijn. Gelukkig kunnen met software voor automatisering van uitgaven veel van de meest arbeidsintensieve taken worden geautomatiseerd. Zo kunnen verschillende onkostenbeheer-processen worden geautomatiseerd, waaronder:
- Geautomatiseerde indiening en archivering van onkosten
- Geautomatiseerde workflows voor goedkeuring van uitgaven
- Geautomatiseerde onkostenvergoedingen
- Geautomatiseerde onkostendeclaraties
Geautomatiseerde indiening en archivering van uitgaven
Het handmatig archiveren van onkosten is vaak tijdrovend en foutgevoelig, wat leidt tot frustratie bij zowel medewerkers als financiële teams. Met data automatisering kunnen werknemers snel de data van bonnetjes en facturen herkennen en uploaden via een mobiele app of een web-platform.
Hierdoor besteden ze minder tijd aan vervelende taken en meer tijd aan hun kerntaken. Voor financiële teams kan geautomatiseerde onkostendeclaratie de werklast verminderen die gepaard gaat met handmatige data invoer, waardoor een nauwkeurige registratie van uitgaven wordt gegarandeerd en het risico van vergissingen wordt verminderd.
Geautomatiseerde workflows voor goedkeuring
Het handmatig beoordelen en goedkeuren van uitgaven kan traag verlopen, wat leidt tot vertragingen in de terugbetaling en gefrustreerde medewerkers. Met geautomatiseerde goedkeuringsstromen is dit proces veel eenvoudiger, omdat uitgaven automatisch naar de juiste goedkeurder worden geleid op basis van uitgavenlimieten, afdeling of andere criteria.
Dit vermindert de noodzaak van handmatig nakijken en doorsturen, waardoor managers en financiële teams kostbare tijd vrijmaken. Bovendien kunnen geautomatiseerde goedkeuringsstromen ervoor zorgen dat het bedrijfsbeleid wordt nageleefd, waardoor het risico van frauduleuze uitgaven afneemt.
Geautomatiseerde vergoedingen van uitgaven
Te late terugbetalingen aan werknemers kunnen leiden tot ontevreden werknemers. Bovendien zijn de inspanningen en kosten hoog door handmatige verwerking. Maar met geautomatiseerde onkostenvergoedingen wordt het proces snel en pijnloos.
Door vergoedingsstromen te automatiseren, worden onkosten vlotter en sneller verwerkt, waardoor het voor werknemers gemakkelijker wordt om tijdig vergoed te worden. Dit bespaart het bedrijf ook geld doordat de kosten voor het verwerken en afhandelen van papieren cheques dalen.
Geautomatiseerde onkostendeclaraties
Het handmatig rapporteren van onkosten kan een ontmoedigende taak zijn, waarbij urenlange gegevens moeten worden ingevoerd en geanalyseerd. Geautomatiseerde onkostendeclaraties bieden een eenvoudige oplossing die real-time inzicht geeft in de uitgaven van een bedrijf. Dit kan waardevol zijn voor CFO’s en andere leidinggevenden die hun uitgaven willen optimaliseren door inzicht te krijgen in uitgavenpatronen en trends.
Met automatische onkostendeclaraties worden uitgaven automatisch gecategoriseerd en geregistreerd, waardoor fouten worden verminderd en de nauwkeurigheid wordt gewaarborgd. Deze technologie kan ook de naleving van belastingregels vereenvoudigen door rapporten te genereren die voldoen aan de eisen van de belastingdienst.
Voordelen van automatisering van uitgaven
Automatisering van uitgaven biedt tal van voordelen voor bedrijven van elke omvang. We noemden er al eerder een paar, maar hieronder sommen we de meest invloedrijke voordelen op en lichten ze nader toe.
- Snellere terugbetalingen – Automatisering van onkostenbeheer zorgt ervoor dat werknemers snel en accuraat vergoed worden, waardoor handmatige verwerking niet meer nodig is en er minder vertraging optreedt. Dit is vooral relevant voor werknemers die vaak reizen of andere kosten maken voor hun werk, zodat ze tijdig kunnen worden vergoed, wat resulteert in een grotere tevredenheid van de werknemers.
- Lagere administratieve kosten – Automatie van onkosten vermindert de administratieve last die gepaard gaat met het beheer van onkosten, waardoor financiële teams zich kunnen richten op meer strategische taken. Door handmatige processen zoals gegevensinvoer en goedkeuringsstromen te automatiseren, kunnen bedrijven de tijd en middelen die nodig zijn voor onkostenbeheer verminderen, zodat het personeel zich kan richten op activiteiten die meer waarde toevoegen.
- Verbeterde compliance – Geautomatiseerd uitgavenbeheer zorgt ervoor dat uitgaven in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid en de regelgeving, waardoor het risico van overtredingen en boetes afneemt. Geautomatiseerde uitgavenrapporten kunnen worden geconfigureerd om uitgavenlimieten af te dwingen, uitgaven van verschillende afdelingen te controleren en uitgaven te markeren die nader onderzoek of goedkeuring vereisen.
- Verbeterde nauwkeurigheid – Bedrijven verminderen het risico op fouten met geautomatiseerde onkostendeclaraties en zorgen ervoor dat deze nauwkeurig zijn en voldoen aan het bedrijfsbeleid. Dankzij geautomatiseerde workflows en real-time gegevens kunnen bedrijven problemen snel opsporen en aanpakken, waardoor het risico op overtredingen van de regelgeving of onjuiste rapportage afneemt.
- Real-time overzicht – Automatisering van onkosten biedt een real-time overzicht van de bedrijfsuitgaven, zodat financiële teams en leidinggevenden de uitgaven kunnen controleren en gebieden voor kostenbesparingen kunnen identificeren. Met gedetailleerde rapporten en analyses kunnen bedrijven snel trends en patronen in de uitgaven identificeren, waardoor ze beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen en hun uitgaven kunnen optimaliseren.
Met alle voordelen van automatisering van uitgaven is het duidelijk dat de implementatie van een digitaal en geautomatiseerd uitgavenbeheer-systeem een aanzienlijke positieve invloed zal hebben op je bedrijf. Met alle beschikbare opties is het echter moeilijk om de juiste beslissing te nemen om aan alle vereiste mogelijkheden te voldoen.
Klippa SpendControl is in dat geval de perfecte oplossing om je te helpen je doelen te bereiken dankzij de nauwkeurigheid bij het invoeren van gegevens en hoogwaardige functionaliteiten die de efficiëntie van je financiële team verbeteren. In de volgende paragraaf vertellen we je meer over Klippa SpendControl en waarom het de perfecte optie voor je zou kunnen zijn.
Automatiseer je uitgavenbeheer met SpendControl
Klippa SpendControl is een alles-in-één oplossing voor declaratiebeheer. De oplossing biedt een volledig digitaal en geautomatiseerd proces voor het indienen, autoriseren en verwerken van onkosten via de web- en mobiele applicatie. Het beschikt ook over OCR-technologie die het handmatig invoeren van bonnetjes overbodig maakt, waardoor de verwerkingstijd en fouten bij het invoeren van gegevens worden verminderd.
Met Klippa SpendControl kun je het hele proces van onkostendeclaratie eenvoudig automatiseren en stroomlijnen. Medewerkers kunnen snel en eenvoudig hun declaraties indienen via de mobiele app, terwijl budgethouders deze efficiënt kunnen autoriseren via de app of het web. En met de vele integratie-opties kun je Klippa SpendControl synchroniseren met je favoriete boekhoud- of ERP-systeem.
Dit stroomlijnt niet alleen het hele proces, het zorgt ook voor naleving van de belastingregels, vermindert het risico op frauduleuze activiteiten en biedt financiële managers meer gemoedsrust.
Zeg vaarwel tegen het handmatig verwerken van bonnetjes en dien eenvoudig onkosten in en keur deze goed in slechts een paar klikken met Klippa SpendControl. Met de onkostenbeheer-software van Klippa kun je:
- Gemakkelijk uitgaven indienen via de mobiele applicatie of web-omgeving, individueel of in bulk.
- Verminder fouten bij het invoeren van gegevens voor een nauwkeurigere financiële rapportage.
- Voorkom fraude en duplicaten met de ingebouwde analyse voor fraudedetectie en detectie van duplicaten om te voorkomen dat vergoedingen twee keer worden betaald.
- Stel slimme bedrijfsregels op volgens je beleid voor onkostenrapportage en automatiseer het goedkeuringsproces.
- Integreer de oplossing met je favoriete boekhoud- of ERP-software, zoals Exact Globe, NetSuite en nog veel meer integraties.
Kortom, Klippa SpendControl verhoogt de tevredenheid van werknemers door een probleemloos en snel declaratieproces te bieden, terwijl je bedrijf de procedures voor onkostenbeheer kan stroomlijnen en inzicht krijgt in alle gerapporteerde uitgaven.
Boek een online demo of neem vandaag nog contact op met onze experts om te zien hoe Klippa SpendControl je bedrijf kan helpen!