Digitaal archiveren omvat het proces van het opslaan, organiseren en beheren van elektronische documenten en gegevens binnen een gestructureerd systeem, zodat deze eenvoudig toegankelijk zijn voor toekomstig gebruik.
Een goed georganiseerd digitaal archief stelt medewerkers in staat snel en eenvoudig toegang te krijgen tot benodigde documenten, wat tijd bespaart en de productiviteit verhoogt. Ook hebben veel sectoren strenge eisen voor het bewaren en beheren van gegevens. Digitaal archiveren helpt bedrijven te voldoen aan compliance-eisen en juridische verplichtingen.
Veel bedrijven worstelen echter nog met het beheren van grote hoeveelheden documenten en gegevens, waardoor waardevolle tijd verloren gaat en risico’s op fouten toenemen. Hier komt geautomatiseerde documentarchivering om de hoek kijken.
In deze blog ontdek je waarom digitaal archiveren essentieel is voor bedrijven en hoe je met de juiste aanpak tijd en kosten kunt besparen.
Waarom zou je documenten digitaal archiveren?
Ongeacht in welke branche je actief bent, je zal tot op zekere hoogte documenten moeten archiveren. Dit kan natuurlijk fysiek, met stapels papieren in grote archiefkasten. Maar we weten allemaal dat deze traditionele opslagmethoden veel ruimte in beslag nemen en kwetsbaar zijn voor beschadigingen en verlies. Digitale documentarchivering is wat dat betreft een betere en duurzamere oplossing.
Daarnaast helpt het je bij de volgende zaken:
- Naleving van wet- en regelgeving: Veel sectoren stellen eisen aan het archiveren van documenten voor specifieke periodes. Met een digitaal archief worden bestanden automatisch opgeslagen, waardoor je jouw bedrijf beschermt tegen boetes en reputatieschade.
- Risicobeheersing: Digitaal archiveren verkleint het risico op gegevensverlies, diefstal of schade door gevoelige en belangrijke informatie veilig digitaal op te slaan.
- Procesoptimalisatie: Digitale archieven versnellen het opzoeken van informatie, waardoor je snel en efficiënt toegang hebt. Dit verhoogt de productiviteit, verkort zoektijden en verbetert besluitvorming.
- Verbeterde samenwerking: Digitaal archiveren bevordert kennisdeling en samenwerking binnen je organisatie. Door documenten te centraliseren en te labelen, maak je toegang tot cruciale informatie mogelijk. Dit stimuleert innovatie, probleemoplossing en continue verbetering.
- Audits en verantwoording: Digitaal archiveren biedt een volledig overzicht van documenten en houdt wijzigingen bij. Dit bevordert transparantie, verantwoording en naleving van beleid en regelgeving binnen je organisatie.
Documenten archiveren blijft een belangrijk onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden van veel bedrijven. Maar hoe ziet geautomatiseerde documentarchivering er in de praktijk uit? In de volgende sectie bekijken we veelvoorkomende toepassingen in verschillende sectoren.
Toepassingen van geautomatiseerde documentarchivering
Hier zijn 5 praktijkvoorbeelden van documentarchivering in verschillende sectoren:
- Zorgsector: In de zorgsector kan met een digitaal archief alle nieuwe patiëntinformatie direct worden vastgelegd en veilig opgeslagen. Hierdoor blijft alle informatie, zoals patiëntendossiers, medische geschiedenis en resultaten, altijd up to date en toegankelijk. Dit is essentieel voor zorgcontinuïteit en naleving van wetgeving zoals de WGBO.
- Finance & boekhouding: Financiële dienstverleners en finance teams maken gebruik van digitaal archiveren voor transactiebewijzen en leningsovereenkomsten. Dit waarborgt naleving van regelgeving en biedt transparante audit trails van alle financiële operaties.
- Juridische sector: Juridische professionals vertrouwen op digitale archieven voor casus dossiers en contracten. Deze zijn cruciaal als referentiemateriaal ter ondersteuning van rechtzaken en de vertegenwoordiging van cliënten.
- Publieke sector: Overheidsinstanties hebben vaak een digitale postkamer. Daarnaast gebruiken ze digitale archivering voor beleidsdocumenten en publieke stukken. Dit draagt bij aan de transparantie en verantwoording in democratische processen. Gemeenten of musea kiezen er ook vaak voor om historische kennis te digitaliseren, waardoor deze eenvoudig toegankelijk wordt voor onderzoekers en het publiek.
- Onderwijsinstellingen: Onderwijsinstellingen maken gebruik van digitaal archiveren voor studentenadministratie en publicaties van docenten. Dit helpt bij het behoud van de institutionele geschiedenis en ondersteunt academisch onderzoek.
Zoals je ziet, kan elke organisatie profiteren van geautomatiseerd documenten archiveren. Het maakt niet uit in welke sector je werkt, een betrouwbaar en veilig archiveringssysteem is van groot belang.
Met de juiste oplossingen, zoals Klippa DocHorizon, kun je je workflows optimaliseren en ervoor zorgen dat je archiveringsproces efficiënt, veilig en foutloos is.
Hoe kun je automatisch documenten archiveren met Klippa?
Klippa DocHorizon is jouw betrouwbare partner voor het opbouwen van digitale archieven met minimale inspanning. Het is een Intelligent Document Processing (IDP) platform met een intuïtieve low-code interface, waarmee je elke workflow voor documentarchivering kunt automatiseren. Ontdek hieronder hoe je aan de slag kunt gaan!
Stap 1: Maak je DocHorizon account aan
Om toegang te krijgen tot het platform moet je je eerst aanmelden. Vul simpelweg je naam en e-mailadres in om te beginnen. Je ontvangt gratis €25 aan credits om het platform uit te proberen.
Stap 2: Selecteer je input bron
Als je documenten nog niet gedigitaliseerd zijn, begin dan met het scannen van de documenten die je wilt archiveren. Pro Tip: Met de mobile scanning SDK van Klippa kun je documenten vastleggen met de camera van je telefoon, waarbij de hoogste beeldkwaliteit wordt gegarandeerd. Je kunt deze bestanden opslaan in een cloud folder (bijv. Google Docs of Dropbox) voor eenvoudige toegang.
Zodra je bestanden klaar zijn, is het tijd om je workflow te bouwen. Binnen de flow builder interface is de eerste stap het selecteren van de bestandslocatie waaruit je gegevens wilt extraheren. Het Klippa DocHorizon platform ondersteunt parsing vanuit de cloud, e-mail of zelfs FTP.
Voor dit voorbeeld laten we zien hoe je een flow instelt met Google Drive. Als je je bestanden daar hebt opgeslagen, is het zo simpel als het verbinden van je Google account! Selecteer “Nieuw bestand” uit de lijst met acties om een trigger in te stellen telkens wanneer er een nieuw bestand is dat moet worden verwerkt voor archivering.
Stap 3: Ontsluit de gegevens
De volgende stap is het ontsluiten van de gegevens uit je bestanden. Met de component “Document Capture” kun je afhankelijk van het type document dat je wilt verwerken een van de twee opties selecteren. Kies voor “Financial document capture” of “Generic document capture,” of pas aan wat je wilt verwerken met behulp van onze prompt builder.
In dit voorbeeld gebruiken we het “Capture Generic Model” – verbindt de geselecteerde optie eenvoudig met je Google Drive-map, en je bent klaar om te starten. Het DocHorizon platform verzorgt het volledige proces van lezen, vastleggen, classificeren en extraheren van gegevens.
Stap 4: Converteer de gegevens
Selecteer de converter uit de lijst met tools om de geëxtraheerde gegevens uit het document dat je wilt archiveren te converteren. Je kunt je gegevens converteren naar elk formaat dat het beste bij jouw behoeften past, zoals XML, XLSX, ZIP en meer.
In dit voorbeeld laten we zien hoe je de gegevens naar ZIP-formaat converteert, zodat je deze binnen het gearchiveerde bestand kunt opslaan. Dit doe je door ZIP-formaat te selecteren in onze converter component.
Stap 5: Selecteer de bestemmingslocatie van het bestand
Nu de documentgegevens zijn geëxtraheerd en geconverteerd, zijn ze klaar om te worden doorgestuurd. Je hebt de keuze uit verschillende bestemmingen, zoals databases, ERP-systemen, CRM-systemen, diverse cloudopslagdiensten, archiveringsoplossingen of zelfs je eigen software.
En dat is alles! Je documentgegevens worden veilig digitaal opgeslagen. Wil je meer leren over digitaal archiveren? Bekijk dan gerust onze content over geautomatiseerd documenten indexeren, documenten sorteren of documenten classificeren.
Voor meer informatie over de workflow kun je altijd onze uitgebreide documentatie raadplegen.
Voordelen van documenten archiveren met Klippa
Klippa biedt de tools die je nodig hebt om al je document workflows te automatiseren, van data ontsluiting, conversie en classificatie tot archivering. Dit zijn enkele voordelen van onze digitale archiveringsoplossing:
- Verbeterde workflow-efficiëntie: Stel op maat gemaakte workflows in om diverse document gerichte taken te automatiseren, zodat nauwkeurig documentbeheer zonder menselijke fouten gegarandeerd is.
- Nauwkeurige gegevensextractie: Met onze ingebouwde AI-gestuurde Optical Character Recognition (OCR) kun je gegevens nauwkeurig extraheren uit een breed scala aan documenttypen in meerdere talen, waardoor al je archivering behoeften volledig worden ondersteund.
- Integratiemogelijkheden: Ons platform ondersteunt meer dan 50 integraties, waaronder cloudoplossingen, e-mailproviders voor e-mail parsing, CRM-, ERP- of boekhoudsoftware, en meer, voor een gemakkelijke aansluiting op je huidige operationele processen.
- Naleving van regelgeving: Klippa’s oplossingen waarborgen naleving van privacywetgeving zoals de WGBO en AVG en beschermen je gevoelige gegevens met slimme data anonimisering.
- Beveiliging en gegevensbescherming: Als ISO- en AVG-compliant aanbieder slaan wij geen gegevens op en maken we gebruik van geavanceerde SSL-versleuteling, wat garandeert dat je gegevens veilig zijn.
Door document workflows te automatiseren, profiteer je van het gemak en de kracht van AI om dagelijkse, repetitieve taken van je over te nemen. Neem contact op met onze experts of plan een gratis demo!