Met de snelle technologische vooruitgang en de voortdurende ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie (AI), zijn er constant veranderingen en verbeteringen in de manier waarop we dingen doen. Dit is vooral waar als het gaat om documentbeheer. Handmatige taken die vroeger door werknemers werden uitgevoerd, kunnen nu worden geautomatiseerd om winstgevende operationele efficiëntie te bereiken.
Traditionele manieren voor documentbeheer kosten vaak veel tijd en middelen. Uit een McKinsey-rapport blijkt dat werknemers 1,8 uur per dag besteden aan het zoeken en verzamelen van informatie. Dat is gemiddeld 9,3 uur per week! Met geautomatiseerde classificatie van documenten kunnen bedrijven en organisaties documenten efficiënt organiseren.
In deze blog nemen we met je door wat het classificeren van documenten inhoudt en welke uitdagingen er zijn bij het classificeren van documenten. Daarnaast zullen we onderzoeken hoe software voor het classificeren van documenten, met behulp van AI, de ervaring en efficiëntie van deze workflows kan optimaliseren. Laten we er meteen in duiken.
Wat is het classificeren van documenten?
Documenten classificeren is het proces van het categoriseren en organiseren van documenten op basis van specifieke criteria. Deze categorieën omvatten documenttypes, klantnamen, datums en meer. Door documenten systematisch te ordenen, kunnen organisaties informatie gemakkelijker openen en efficiënter terugvinden.
Of het nu gaat om contracten, rapporten of facturen, classificeren brengt orde in zowel fysieke als digitale bestanden. Een medewerker kan bijvoorbeeld handmatig een document bekijken, de juiste afdeling bepalen en ervoor zorgen dat het gearchiveerd wordt. Maar dit zorgt voor veel gedoe bij grote hoeveelheden documenten.
Tegenwoordig stappen bedrijven af van grote hoeveelheden papieren documenten verwerken om de productiviteit te verhogen. Dat is waar het classificeren van documenten met AI om de hoek komt kijken: documenten efficiënt kunnen scannen en classificeren, fouten verminderen en workflows transformeren. Laten we eens kijken hoe AI dit proces vereenvoudigt.
Hoe werkt het classificeren van documenten met AI?
Het sorteren van documenten op basis van AI combineert Optical Character Recognition (OCR), AI en Natural Language Processing (NLP). OCR digitaliseert snel geprinte tekst, AI verbetert de categorisatie met behulp van patroonherkenning en NLP identificeert belangrijke thema’s en relaties. Samen stroomlijnen deze technologieën het scannen, extraheren en sorteren, waardoor processen efficiënter worden voor zowel werknemers als machines. Hier volgt een overzicht van het sorteerproces:
- Vastleggen van gegevens: Documenten worden gescand of digitaal geïmporteerd in het systeem. De OCR-technologie extraheert vervolgens tekst, afbeeldingen en andere relevante gegevensvelden uit deze documenten.
- Gegevensanalyse: De geëxtraheerde gegevens worden geanalyseerd door AI-algoritmen en vervolgens geëxporteerd in een JSON-format. Deze algoritmen identificeren patronen, sleutelwoorden en contextuele informatie in de documenten.
- Classificatie: Op basis van de analyse categoriseert de AI de documenten in vooraf gedefinieerde categorieën of tags. Facturen kunnen bijvoorbeeld worden gesorteerd als “Financiële documenten”, terwijl contracten kunnen worden getagd als “Juridische documenten”.
- Sorteren en archiveren: De gecategoriseerde documenten worden vervolgens georganiseerd in een digitaal archief. Dit archief is vaak doorzoekbaar, zodat gebruikers snel specifieke documenten kunnen vinden aan de hand van trefwoorden of tags.
Dit zijn de algemene stappen die plaatsvinden tijdens het classificeren van documenten met AI. Over het algemeen biedt AI veel voordelen voor de workflows van je bedrijf. In het volgende gedeelte bespreken we wie er voordeel heeft van automatisch classificeren van documenten en hoe.
Wie heeft er voordeel van geautomatiseerde classificatie van documenten?
Goed, we hebben het gehad over hoe geautomatiseerd classificeren van documenten werkt, laten we nu eens kijken hoe verschillende sectoren en branches de kracht van software voor het classificeren van documenten in hun voordeel kunnen aanwenden.
- Financiële documenten: Financiële instellingen zoals banken en accountantskantoren kunnen automatische classificatie van documenten gebruiken om documenten zoals facturen, bonnetjes, bankafschriften en transactieoverzichten te categoriseren en beheren. Dit is niet alleen gunstig voor efficiënte interne workflows, maar zorgt er ook voor dat de regelgeving in de sector wordt nageleefd en fraude wordt teruggedrongen.
- Medische documenten: Zorgverleners beheren enorme hoeveelheden patiëntendossiers, medische rapporten en documenten met voorschriften. Geautomatiseerde classificatie van documenten kan patiëntinformatie, behandelingsdossiers en nalevingsdocumenten naadloos organiseren. Dit zorgt ervoor dat medische professionals snel toegang hebben tot relevante patiëntgegevens, wat leidt tot betere patiëntenzorg en naleving van de privacyregels.
- Juridische documenten: Het beheer van juridische documenten is complex en omvat contracten, zaken en correspondentie. Door AI-gestuurde classificatie wordt het categoriseren op zaak, datum en afdeling verbeterd. Dit is cruciaal voor belangrijke juridische acties zoals kartel schadeclaims, waarbij efficiëntie, onderzoek en samenwerking worden geoptimaliseerd. Efficiënt classificeren versnelt de voorbereiding van zaken en beschermt de vertrouwelijkheid van de klant.
- Personeelszaken: Met software voor het classificeren van documenten kunnen HR-professionals documenten zoals personeelsdossiers en CV’s efficiënt categoriseren op basis van vooraf bepaalde criteria zoals de naam van de werknemer of de afdeling. Dit leidt tot gestroomlijnde werving, eenvoudigere naleving van arbeidswetten en beter personeelsbeheer.
In wezen zorgt het classificeren van documenten met behulp van AI voor flexibiliteit en efficiëntie die de grenzen van de sector overstijgen. Het vermogen om documenten te categoriseren en organiseren op basis van criteria op maat stelt individuen en organisaties in staat om eenvoudig door complexe workflows te navigeren. Laten we eens kijken hoe dit er in de praktijk uitziet met behulp van een automatiseringsoplossing.
Hoe classificeer je documenten met de AI-gestuurde oplossing van Klippa
Hoe werkt het sorteren van documenten met Klippa? In dit gedeelte laten we je zien hoe de stappen eruit zien met behulp van ons IDP-platform. We gebruiken financiële documenten als voorbeeld, maar je kunt een breed scala aan documenten verwerken met ons platform.
Stap 1: Meld je aan op het platform
Het eerste wat je moet doen is je aanmelden voor het DocHorizon Platform. Vul gewoon je naam en e-mailadres in om te beginnen. Je ontvangt direct een gratis tegoed van €25 om alle mogelijkheden van het platform te testen.
Stap 2: Configuratie voor financiële documenten
Om met financiële documenten op het platform te werken, moet je het model voor het vastleggen van financiële documenten en je presets configureren om te beginnen met het classificeren van de documenten. Zet het component voor documentclassificatie aan in de lijst. Bij deze stap kun je ook de andere componenten inschakelen, zoals de hash om bijvoorbeeld detectie van dubbele facturen mogelijk te maken.
Deze stap is nodig voor het verwerken van financiële documenten, als je andere soorten documenten moet sorteren kun je deze stap eenvoudig overslaan.
Stap 3: De flow instellen
Om de flow in de flow builder te starten, moet je het onderdeel “Controls” selecteren in de lijst met hulpprogramma’s en “On start” selecteren in de lijst met acties. Dit betekent dat zodra je de hele flow hebt ingesteld, voor elk bestand in de map de volgende acties zullen plaatsvinden.
Stap 4: Selecteer de invoerbron
In dit scenario hebben we al onze financiële documenten in een Google Drive-map. Dit betekent dat de documenten die moeten worden gesorteerd, worden opgehaald uit een Google Drive-map en vervolgens in de map worden geplaatst.
Selecteer dus in de lijst met hulpprogramma’s het Google Drive-pictogram en selecteer in de lijst met acties “List files”. Je krijgt een aantal vakjes te zien die moeten worden ingevuld.
- Maplocatie: Hier moet je de locatie selecteren van de map met de documenten die je moet sorteren.
- Zoektype: Hier moet je “Exacte bestandsnaam” selecteren in het keuzemenu.
- Type uitvoer: Hier moet je “Bestand” selecteren.
Stap 5: Gegevensextractie en classificatie
Selecteer het model voor het vastleggen van financiële documenten in de lijst met hulpprogramma’s. Je moet een waarde invoeren in de “Preset” die je in stap 2 hebt geconfigureerd. Hierdoor kan de classificatie en het sorteren van de documenten plaatsvinden.
Onze API kan onderscheid maken tussen drie soorten financiële documenten: Facturen, bonnetjes en Overige.
Voor elk van de hoofdclassificaties is er echter een subclassificatie die aangeeft tot welke sector dit document behoort. Er zijn 11 mogelijke subclassificaties, waaronder financiële_diensten, overheid en horeca. Afhankelijk van je behoeften kun je de documenten laten sorteren op de financiële hoofdtypen of op de subclassificaties.
Stap 6: De in- en uitvoer configureren
Selecteer in de lijst met acties “Wisselen” en selecteer het volgende in het keuzemenu
Invoerwaarde: data.components.document_classification.value
Type bewering: Gelijk
Verwachte waarde: bonnetje
Je kunt deze stappen herhalen in het veld met het label Output 2 en Output 3, waarbij je de verwachte waarde voor invoice en andere vervangt.
Deze stap neemt de JSON uitvoer van de vastleg stap (stap 5) en bepaalt of deze overeenkomt met de “Verwachte waarde”. Dit is in wezen het documenttype of de documentclassificatie die je wilt laten controleren en sorteren in verschillende mappen.
Stap 7: Uitvoerbestemming selecteren
In de laatste stap moet je de uitvoerbestemming selecteren van de documenten die het platform heeft gesorteerd. Selecteer het Google Drive-component in de lijst met hulpprogramma’s, selecteer “MoveFileOrFolder” in de lijst met acties en selecteer de naam van de map waarin je de documenten wilt plaatsen. Door gebruik te maken van de mappen die je al hebt aangemaakt, kun je ervoor zorgen dat het platform elk type document op de aangewezen bestemming plaatst. Met andere woorden, bonnetjes komen in de map voor bonnetjes terecht, facturen, enz.
Dat is het! Je kunt deze flow gebruiken om financiële documenten gemakkelijk te classificeren en te verwerken. Hoewel we deze processen hebben geïllustreerd met financiële documenten, kun je het DocHorizon platform gebruiken om een breed scala aan documenttypes te verwerken.
Voordelen van AI bij het classificeren van documenten
Laten we eens kijken naar enkele voordelen van het gebruik van AI bij documentbeheer.
- Tijdbesparend: Automatisch classificeren van documenten vermindert drastisch de tijd die nodig is om documenten handmatig te organiseren. Wat vroeger uren duurde, kan nu in een fractie van de tijd worden gedaan, zodat jouw medewerkers hun tijd waardevoller kunnen gebruiken.
- Fraude detectie: Met AI kunt je jouw bedrijf beter beschermen tegen documentfraude. Met behulp van beeld- en EXIF-analyse kun je duplicaten en fraude-indicatoren in een vroeg stadium identificeren.
- Efficiëntie: Met geautomatiseerd classificeren kunnen jouw documenten beter worden georganiseerd en gemakkelijk worden doorzocht. Jouw teams kunnen effectiever samenwerken en hebben eenvoudig toegang tot de informatie die ze nodig hebben.
- Verbeterde naleving: Voor GDPR-compliance zorgt geautomatiseerd classificeren ervoor dat documenten op de juiste manier worden gecategoriseerd en opgeslagen, wat de compliance-inspanningen ten goede komt.
- Optimalisatie van middelen: Automatisch classificeren van documenten kan voorheen arbeidsintensieve taken verminderen en personeel toewijzen aan meer strategische en waardevolle activiteiten.
- Kostenbesparing: Minder afhankelijkheid van handmatige arbeid voor het classificeren betekent lagere operationele kosten op de lange termijn.
Het goede nieuws is dat deze voordelen in alle bedrijfstakken kunnen worden ervaren en dat je met de juiste oplossing de manier waarop je documentbeheer aanpakt kunt veranderen! Hoewel er veel oplossingen op de markt zijn, zijn ze niet allemaal gelijk. Klippa Dochorizon onderscheidt zich door wat het te bieden heeft. Ter afsluiting kunnen we meer te weten komen over wat onze oplossing biedt.
Intelligent classificeren van documenten met Klippa
Klippa DocHorizon is een Intelligent Document Processing (IDP) platform waarmee je de workflows van documentconversie tot classificeren en archiveren kunt automatiseren. Door verschillende Klippa DocHorizon modules te integreren met jouw favoriete applicaties, kunt je een moeiteloze en unieke workflow creëren die aan jouw behoeften voldoet.
- Creëer aangepaste workflows: Ontwerp gepersonaliseerde document workflows door het koppelen van verschillende DocHorizon functies zoals data extractie, capture, conversie, anonimisering, verificatie, classificatie en nog veel meer.
- Geniet van uitgebreide document compatibiliteit: Verwerk documenten in elke Latijnse taal en pas gegevensvelden voor extractie aan op basis van jouw specifieke vereisten.
- Naadloze integratie: Ons platform ondersteunt meer dan 50 integratie opties, waardoor een eenvoudige verbinding mogelijk is met cloudoplossingen, e-mail parsing, CRM, ERP en boekhoudsoftware.
- Veiligheid & Compliance: Dankzij de ISO 27001 & 9001-certificering en AVG-compliance zorgt Klippa ervoor dat jouw gegevens veilig blijven en voldoen aan de wettelijke normen.
- Schaalbaarheid: Met de bulk uploadfunctie van Klippa kun je bestanden efficiënt tegelijkertijd classificeren, zodat je kunt voldoen aan groeiende bedrijfsbehoeften.Gegevensbeheer: Stroomlijn processen voor een betere organisatie van gegevens, zodat je deze snel kunt doorzoeken, opvragen en analyseren om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen.
Klaar voor verbeterde efficiëntie en organisatie in jouw bedrijf? Plan vandaag nog een gratis online demo of neem contact op met onze experts om de transformerende mogelijkheden van Klippa’s oplossing voor het sorteren en classificeren van bestanden te ontdekken!
FAQ
Documentclassificatie omvat het categoriseren en organiseren van documenten op basis van specifieke criteria. Het automatiseren van documentclassificatie is belangrijk omdat het de efficiëntie en nauwkeurigheid verbetert, tijd bespaart en menselijke fouten minimaliseert. Het stelt bedrijven in staat om informatie snel terug te vinden, workflows te stroomlijnen en de algehele productiviteit te verhogen.
Hoe helpt AI bij het automatiseren van documentclassificatie?
AI maakt gebruik van geavanceerde algoritmen en Machine Learning-technieken om documenten te analyseren en ze automatisch in relevante categorieën in te delen. Het herkent patronen, sleutelwoorden, en inhoudelijke context om een nauwkeurige en consistente classificatie mogelijk te maken. Hierdoor wordt het classificatieproces geautomatiseerd en het handmatige werk verminderd.
Hoe verbetert geautomatiseerde documentclassificatie de efficiëntie en productiviteit van workflows?
Geautomatiseerde documentclassificatie verbetert de efficiëntie en productiviteit van workflows door het verminderen van handmatige taken en het versnellen van het classificatieproces. Hierdoor kunnen medewerkers zich richten op meer strategische taken en wordt tijd en moeite bespaard die anders besteed zou worden aan handmatig sorteren en archiveren van documenten.
Welke voordelen heeft het automatiseren van documentclassificatie met AI voor compliance en beveiliging?
Het automatiseren van documentclassificatie met behulp van AI zorgt voor consistente en nauwkeurige classificatie, waardoor gevoelige informatie beter beveiligd blijft. Door het verminderen van menselijke fouten en het consequent toepassen van classificatieregels, kunnen bedrijven voldoen aan de vereisten van regelgeving en gegevensbeveiliging, waardoor risico’s op fouten en datalekken worden verminderd.
Welke bedrijfssectoren profiteren het meest van geautomatiseerde documentclassificatie met AI?
Bedrijven in verschillende sectoren kunnen profiteren van geautomatiseerde documentclassificatie met AI. Sectoren zoals financiën, juridische zaken en gezondheidszorg zijn enkele voorbeelden. Dit geldt met name voor bedrijven met grote hoeveelheden documenten, waar efficiëntie en nauwkeurigheid bij het beheren, vinden en categoriseren van informatie van cruciaal belang zijn voor het stroomlijnen van hun bedrijfsprocessen en het verbeteren van de algehele productiviteit.