Wat is documentfraude en hoe voorkom je het?

Documentfraude is een constante dreiging die jouw bedrijf ernstig kan schaden. Van mogelijke financiële verliezen en reputatieschade tot slopende juridische conflicten: de risico’s zijn simpelweg te groot om te negeren. Alleen al in de Verenigde Staten werden vorig jaar maar liefst 2,6 miljoen fraudegevallen gemeld, wat duidelijk maakt dat geen enkel bedrijf immuun is – ook dat van jou niet. Fraude is niet iets om aan het toeval over te laten. 

Gelukkig zijn er slimme technologieën voor fraudedetectie beschikbaar, waarmee je proactief kunt blijven en je bedrijf kunt beschermen. In deze blog leggen we uit wat documentfraude precies inhoudt, bespreken we de meest voorkomende vormen en lichten we enkele van de beste technologieën toe die je kunt inzetten voor fraudedetectie binnen je documentprocessen. Laten we beginnen!

Wat is documentfraude?

Documentfraude verwijst naar het creëren, aanpassen of gebruiken van vervalste of ongeldige documenten om te misleiden, te bedriegen of verschillende controles te omzeilen. Dit kan variëren van kleine wijzigingen op identiteitskaarten tot het vervalsen van financiële gegevens of diploma’s.

Documentfraude wordt vaak gebruikt voor diverse illegale doeleinden, zoals identiteitsdiefstal, of om andere illegale activiteiten te ondersteunen, zoals mensenhandel en terrorisme. Wat betekent dit voor jou? Documentfraude brengt het risico van grote financiële verliezen, schade aan de integriteit van je bedrijf, beveiligingsinbreuken en het niet naleven van industrie voorschriften (zoals de KYC- en AML-regelgeving) met zich mee.

Om documentfraude effectief aan te pakken, is het essentieel om de verschillende vormen ervan te herkennen en te begrijpen welke impact deze op je bedrijf kunnen hebben. Dat is waar onze volgende sectie op ingaat.

Veelvoorkomende soorten documentfraude

Hier zijn enkele van de meest voorkomende vormen van documentfraude:

• Identiteitsfraude: Hierbij worden gemanipuleerde, vervalste of gestolen identiteitsdocumenten gebruikt om identiteitsdiefstal te plegen of leeftijdscontroles te omzeilen. Dit kan je bedrijf financiële schade en reputatieschade opleveren door frauduleuze transacties. Bovendien kunnen er juridische gevolgen zijn als 18+ producten of diensten aan minderjarigen worden verstrekt.
• Factuurfraude: Dit betreft het indienen van frauduleuze, gewijzigde of dubbele facturen voor illegaal financieel gewin, vaak door leveranciersfraude, declaratiefraude of menselijke fouten. Dit brengt financiële risico’s en nalevingsproblemen met zich mee en schaadt het vertrouwen binnen je bedrijf en met partners.
• Bonnetjesfraude: Bij deze vorm van fraude worden bonnetjes gemanipuleerd, vervalst of dubbel ingediend. De risico’s omvatten onterechte onkostenvergoedingen en ongewenste cashback- of loyaliteitspuntenuitkeringen, wat je bedrijfsresultaat beïnvloedt.
• Lening- of hypotheekfraude: Hierbij worden vervalste documenten, zoals bankafschriften, belastingaangiften of taxatierapporten, ingediend om leningen of hypotheken te verkrijgen. Dit brengt financiële risico’s en nalevingsproblemen voor jou als kredietverstrekker met zich mee.
• Verzekeringsfraude: Dit omvat het vervalsen van informatie op aanvraagformulieren of het overdrijven van claims om onterecht uitkeringen te ontvangen. Hierbij kunnen mensen valse documenten indienen, zoals vervalste medische dossiers of opgeblazen schadeclaims, wat financiële schade veroorzaakt voor de verzekeringssector.
• Loyaliteitsfraude: Van vervalste bonnetjes tot vervalste coupons – loyaliteitsfraude houdt in dat fraudeurs aangepaste bonnen of coupons indienen om voordelen te verkrijgen waarop ze geen recht hebben. Dit leidt niet alleen tot financiële schade, maar kan ook je merkreputatie en het consumentenvertrouwen aantasten.

Zoals je ziet, zijn er talloze mogelijkheden voor fraude in verschillende sectoren. Laten we bekijken hoe je jezelf hiertegen kunt beschermen!

Frauduleuze documenten opsporen met automatisering

Bij het detecteren van documentfraude heb je twee opties: handmatige controle of het gebruik van een geautomatiseerde oplossing voor documentverificatie. Hoewel handmatige controle in eerste instantie een goed idee lijkt, wordt fraude elk jaar geavanceerder en kunnen menselijke ogen subtiele inconsistenties gemakkelijk over het hoofd zien, vooral bij grote aantallen documenten. Bovendien kost het handmatig verifiëren van elk document veel tijd – tijd die je wellicht beter kunt besteden.

Een efficiënter alternatief is Intelligent Document Processing (IDP). Met OCR (Optical Character Recognition) en Artificial Intelligence (AI) kan IDP in real-time fraude en verdachte patronen in documenten opsporen. Met deze technologie maak je de beste kans om fraude tijdig te detecteren. In deze sectie laten we zien hoe IDP dat mogelijk maakt!

Detectie van dubbele exemplaren

Detectie van duplicaten is een cruciale stap om dubbele betalingen of boekingen te voorkomen, vooral bij het vergoeden van onkosten, het beheren van uitgaven of het verwerken van bonnetjes in loyaliteitscampagnes. Met duplicaatdetectie krijgt elk verwerkt document een unieke digitale vingerafdruk, een zogenaamde “hash,” waardoor het gemakkelijk is om duplicaten op te sporen.

Bijvoorbeeld, tijdens factuurverwerking krijgt elke factuur een unieke hash toegewezen op basis van de structuur, factuurnummer, naam van de leverancier, aankoopdatum en bedrag. Als een factuur met dezelfde gegevens opnieuw wordt geüpload, wordt deze gemarkeerd als duplicaat en ontvang je een melding. Dit kan ook worden toegepast op bonnetjes, cv’s, coupons en andere documenttypen.

Photoshop detectie

Photoshop detectie omvat technologieën die kunnen identificeren of een ingediend document digitaal is aangepast met software zoals Adobe Photoshop. Onder andere het analyseren van metadata, belichting, schaduwen of texturen, die vaak ontbreken bij onbewerkte foto’s, helpen hierbij.

Copy-move detectie

Copy-move detectie fungeert als een digitale tool voor afbeeldingen, waarbij het zoekt naar delen in afbeeldingen die zijn gekopieerd of aangepast. Dit stelt IDP in staat om documenten te analyseren door patronen en overeenkomsten te bestuderen. Het signaleert tekens van beeldmanipulatie of vervalsing en markeert verdachte secties die identiek of gewijzigd lijken te zijn.

Stel je voor dat je als bankmedewerker bankafschriften beoordeelt voor hypotheekaanvragen. Als iemand een handtekening heeft vervalst door deze te kopiëren en plakken op een ander document, zal deze techniek de dubbele handtekening opsporen, zodat je een frauduleuze leningaanvraag direct kunt afwijzen.

EXIF-analyse

EXIF-analyse onderzoekt de metadata binnen digitale afbeeldingen of PDF’s om de authenticiteit van documenten te verifiëren. Metadata bevat basisinformatie over een bestand, zoals auteurstype, aanmaakdatum, gebruik, bestandsgrootte, en meer. EXIF-analyse onderzoekt deze metadata om tijdstempels van creatie/wijziging, apparaatgegevens en GPS-coördinaten te controleren.

Bijvoorbeeld, wanneer je in de backoffice werkt en bonnetjes beoordeelt voor een loyaliteitscampagne. Als iemand details op een bonnetje heeft aangepast, zoals het totaalbedrag of de aankoopdatum, met software zoals Photoshop, zal EXIF-analyse dit detecteren door het gebruik van de software aan te tonen. Dit wijst op mogelijke manipulatie. EXIF-analyse is een waardevol hulpmiddel bij het opsporen van documentfraude en geeft inzicht in de oorsprong en betrouwbaarheid van digitale documenten.

Grayscale analyse

Grayscale analyse is een methode die de intensiteitsniveaus van pixels in grijswaarden onderzoekt. Hierbij wordt de verdeling van pixelwaarden in de afbeelding geanalyseerd, variërend van zwart tot wit.

Stel dat je als recruiter de academische kwalificaties van een sollicitant moet verifiëren. Grayscale analyse helpt je om wijzigingen in de intensiteit van pixels te detecteren, zoals manipulaties in tekst, handtekeningen of logo’s. Zo wordt het makkelijker om eventuele aanpassingen te herkennen en de authenticiteit van het document te verifiëren.

Kruisvalidatie

Kruisvalidatie is een techniek waarbij de echtheid en integriteit van een document wordt gecontroleerd door verschillende velden binnen het document of externe bronnen te vergelijken. Bijvoorbeeld, het KvK-nummer van een onderneming op een factuur kan worden vergeleken met data uit de KvK database. Als er geen match is binnen de database wordt er een alert afgegeven.

MRZ verificatie

MRZ (Machine Readable Zone) verificatie is een methode om de nauwkeurigheid en integriteit van de gegevens in de machine readable zone van identiteits- en reisdocumenten, zoals paspoorten, visa en ID-kaarten, te checken. Dit proces controleert de cijfers in de MRZ door een checksum te berekenen en te valideren.

Bijvoorbeeld, een fraudeur kan een document wijzigen zonder rekening te houden met de complexe opmaak van de MRZ. Tijdens de identiteitsverificatie controleert de software de MRZ-gegevens door checksum te berekenen en te valideren. Als de checksum niet overeenkomt met de documentgegevens, wordt het document als verdacht gemarkeerd.

Data matching

Data matching is het proces waarbij gegevens uit een document worden vergeleken met betrouwbare of eerder geverifieerde bronnen om inconsistenties, discrepanties of frauduleuze gegevens op te sporen. Dit helpt om de authenticiteit van het document te valideren door te controleren of de informatie overeenkomt met bekende en correcte gegevens.

Bijvoorbeeld, bij het beoordelen van een nieuwe aanvraag voor een bankrekening met een nutsrekening als adresbewijs, vergelijkt kruisvalidatie details zoals naam en adres met andere documenten, zoals identiteitsbewijzen, loonstroken of arbeidsovereenkomsten. Afwijkingen, zoals verschillende adressen, kunnen wijzen op mogelijke fraude.

Two/three-way matching

Two- en three-way matching in documentfraude detectie houdt in dat informatie uit meerdere bronnen wordt vergeleken om de authenticiteit te verifiëren. Bij two-way matching kan de software bijvoorbeeld automatisch facturen vergelijken met inkooporders om te zorgen dat je alleen wordt gefactureerd voor de artikelen die daadwerkelijk zijn besteld.

Bij three-way matching wordt een extra verificatielaag toegevoegd door facturen, inkooporders en leveringsbewijzen te vergelijken. IDP stelt je in staat om specifieke gegevensvelden voor vergelijking op te geven en waarschuwt je voor overeenkomsten of afwijkingen. Deze methode is essentieel voor accounts payable, orderbeheer en betalingsverificatie, omdat het helpt om leveranciers- en factuurfraude te voorkomen. 

Handmatige fraudedetectie vs fraudedetectie met AI

Samenvattend: zo presteert AI-fraudedetectie ten opzichte van handmatige verificatie.

Handmatige fraudedetectie	AI-fraudedetectie
Traag en foutgevoelig Bij handmatige detectie moet een medewerker elk document regel voor regel controleren of gegevens punt voor punt vergelijken. Dit proces kost veel tijd en is gevoelig voor fouten.	Snel en nauwkeurig Een AI-oplossing voor fraudedetectie biedt een hoge mate van nauwkeurigheid. Het helpt de kwaliteit van je gegevens te bewaken, wat leidt tot preciezere data en beter onderbouwde beslissingen.
Moeilijk op te schalen  Handmatige documentverificatie is een ingewikkelde taak. Het opzetten van een compliance-team vergt een aanzienlijke investering in personeel. Dit kost niet alleen tijd, maar maakt het ook lastig om snel op te schalen bij toenemende vraag.	Lagere kosten Met AI-gestuurde oplossingen kun je de tijd voor documentverificatie aanzienlijk verminderen, waardoor je overheadkosten bespaart, zelfs bij pieken in documentenverwerking.
Lage efficiëntie en betrokkenheid Handmatige verificatie van frauduleuze documenten is een tijdrovend en saai proces, wat kan leiden tot een gebrek aan betrokkenheid bij medewerkers door de repetitieve aard van het werk. In plaats van de talenten van je team optimaal te benutten, verspillen dit soort taken het potentieel binnen je bedrijf.	Verhoogde productiviteit Het inzetten van AI-fraudedetectie voor documentverificatie geeft medewerkers meer tijd om zich te richten op belangrijke taken, wat leidt tot verhoogde productiviteit en groei voor het bedrijf.

Zoals je ziet, is er een breed scala aan technologieën ontwikkeld om documentfraude te bestrijden en er zijn tal van aanbieders die je hierbij kunnen helpen. Klippa DocHorizon biedt bijvoorbeeld een complete oplossing voor documentverificatie. Benieuwd hoe wij je kunnen ondersteunen? Dit kunnen we voor jou kunnen doen.  

Detecteer documentfraude met Klippa DocHorizon

Klippa DocHorizon is een geavanceerd Intelligent Document Processing Platform dat gebruikmaakt van OCR (Optical Character Recognition), AI en Machine Learning om documentfraude tegen te gaan en je document workflows te optimaliseren.

• Aangepaste workflows: Creëer unieke document workflows door eenvoudig relevante DocHorizon modules te verbinden, zoals data-extractie, vastlegging, classificatie, conversie, anonimisering, verificatie en meer.
• Fraudedetectie: Versterk fraudedetectie met onze geautomatiseerde fraudedetectie modules (we ondersteunen alle eerder genoemde methodes!) voor waterdichte en realtime documentfraude detectie om je bedrijf te beschermen.
• Robuuste identiteitsverificatie: Verhoog de beveiliging met onze uitgebreide identiteitsverificatiemodule, inclusief leeftijdsverificatie, selfie verificatie, liveness-detectie en NFC-checks, om fraude te voorkomen en de authenticiteit van gebruikers te waarborgen.
• Breed document bereik: Verwerk en detecteer fraude in allerlei documenten of pas data-extractie velden aan voor elk specifiek gebruiksscenario.
• Integratiemogelijkheden: Integreer onze oplossingen eenvoudig op het platform, dat meer dan 50 gegevensintegraties ondersteunt, waaronder cloudoplossingen, e-mail parsing, CRM, ERP en boekhoudsoftware.
• Veiligheid & naleving: Blijf automatisch veilig en compliant met Klippa, een ISO 27001- en 9001-gecertificeerde partner.

FAQ