We krijgen vaak te horen dat bedrijven zakelijke creditcards hebben geïntroduceerd om het declaratieproces gemakkelijker te maken. In de praktijk blijkt het voor de indiener een stuk eenvoudiger, maar voor de financiële administratie is het soms een grote nachtmerrie. Het bij elkaar zoeken van alle bonnen en het reconciliëren van de creditcard uitgaven, inclusief het afletteren van de kaartbetalingen, zijn namelijk ergernissen die maandelijks terugkomen. Bovendien weet je pas aan het eind van de maand wat een medewerker precies heeft uitgegeven. Herkenbaar? In deze blog leggen we uit hoe zakelijke creditcards het declaratieproces echt vereenvoudigen.
Nooit meer bonnen bewaren
Door gebruik te maken van een digitaal declaratiesysteem met creditcard integratie kunnen medewerkers altijd en overal een app gebruiken om bonnetjes te scannen. Bonnetjes hoeven daarmee niet meer bewaard te worden en komen automatisch terecht bij de administratie, waardoor het reconciliëren van creditcard uitgaven veel makkelijker wordt. Hoewel indieners al meer gemak hebben met een zakelijke creditcard, gaat een digitale oplossing nog een stapje verder. Nooit meer bonnen bewaren!
Inzicht en grip
Een zakelijk creditcard wordt vaak meegegeven op een business trip. Het grote voordeel is dat medewerkers altijd en overal kunnen betalen met deze kaart en zelf niets hoeven voor te schieten. De volledige uitgaven zijn echter pas na de trip inzichtelijk. Hiermee geef je medewerkers de ruimte om uitgaven te doen zonder hiervan op de hoogte te zijn. Door creditcards te integreren met declaratiesoftware of boekhoudprogramma heb je te allen tijde inzicht en grip op de uitgaven.
Reconciliatie is verleden tijd
Door creditcards te integreren met declaratiesoftware of boekhoudprogramma heb je te allen tijde inzicht en grip op de uitgaven. Het bij elkaar zoeken van alle bonnen, declaraties en betalingsregels zijn ergernissen die maandelijks terugkomen voor de administratie. Een digitaal declaratiesysteem met creditcard integratie maakt reconciliatie van de creditcard uitgaven verleden tijd! Medewerkers kunnen met een app bonnetjes scannen en vervolgens worden de uitgaven in het systeem gematcht, wat het kaartbetalingen reconciliëren een stuk eenvoudiger maakt. Het uitzoeken en verzamelen van bonnen is dus niet meer nodig.
Creditcard integratie in je declaratiesoftware heeft dus een aantal grote voordelen. Zo hoeven medewerkers bonnen nooit meer te bewaren, is het indienen nog eenvoudiger en is er meer inzicht en grip op deze uitgaven. Als klap op de vuurpijl scheelt het veel uitzoekwerk voor de financiële administratie, die minder tijd hoeft te besteden aan het reconciliëren van creditcard uitgaven. Tijd die nu besteed kan worden aan zaken die belangrijker zijn!