Facturen digitaal opslaan en bewaren is essentieel voor bedrijven, vooral wanneer een bedrijf groeit. Maar waar moet je rekening mee houden wanneer je facturen digitaal wilt bewaren en opslaan? In dit blog lees je meer over de voordelen, krijg je tips en ontdek je hoe jouw bedrijf facturen efficiënt opslaat en bewaart.
Waarom facturen digitaal opslaan?
Naarmate je bedrijf groeit, ontvangt je bedrijf steeds meer facturen per dag. Samen met het groeiende aantal facturen, groeit ook de behoefte om deze facturen te bewaren in een overzichtelijk systeem.
Facturen digitaal opslaan biedt hier een uitkomst. Wanneer je op zoek bent naar een factuur, hoef je dan geen uren meer in archiefkasten te rommelen.
Daarnaast maakt facturen digitaal archiveren het eenvoudiger om te voldoen aan de administratie bewaarplicht van de Belastingdienst, welke ondernemers verplicht om hun administratie zeven jaar te bewaren. Lees meer over deze fiscale bewaarplicht voor facturen in deze download van de Belastingdienst.
De voordelen van het digitaal opslaan van facturen
Facturen digitaal opslaan brengt een aantal voordelen met zich mee:
- De digitale facturen zijn 24/7 beschikbaar in het online archief. Wanneer je een factuur wilt inzien, hoef je dus niet te wachten totdat je weer op kantoor aanwezig bent.
- Alle facturen worden 10 jaar bewaard in de cloud. In deze jaren blijven deze facturen bovendien beschikbaar voor eventuele audits.
- Je exporteert de facturen in veel voorkomende formaten zoals XLSX, UBL, PDF en XSV.
- De facturen digitaal archiveren geeft inzicht in de gemaakte kosten per project, persoon, periode, afdeling en kostenplaats mogelijk.
Facturen digitaal archiveren: 3 tips
Het digitaal archiveren van facturen biedt vele voordelen, zoals een overzichtelijke administratie en snelle toegang tot documenten. Door te kiezen voor een digitale aanpak kun je eenvoudig zoeken, filteren en back-ups maken, wat helpt bij het verminderen van papierwerk en het voorkomen van dataverlies. Een goed gestructureerd digitaal archief zorgt ervoor dat je bedrijfsprocessen soepeler verlopen en dat je gemakkelijk voldoet aan wettelijke bewaarplichten. Nu volgen drie handige tips om je facturen efficiënt digitaal te bewaren.
1. Kies een systeem met een goede scan en herken oplossing
Wil je facturen digitaal archiveren? Dan is het erg belangrijk om de documenten doorzoekbaar te maken. Maar hoe zorg je ervoor dat specifieke gegevens in de facturen zeven jaar lang daadwerkelijk vindbaar zijn? Juist, met een goede scan en herken oplossing, ook wel bekend als OCR. Om vindbaarheid te garanderen, kies je daarom een systeem met de best mogelijke OCR.
2. Zorg dat je de documenten op één vaste plek bewaart
Om verwarring en het kwijtraken van documenten te voorkomen, raden we aan om de facturen op één vaste plaats te bewaren. Bewaar de facturen bijvoorbeeld in Dropbox, het ERP- of boekhoudsysteem van jouw onderneming.
Zorg dat je de documentatie omtrent facturen beheersbaar houdt wanneer je aan de slag wil met facturen digitaal opslaan. Wanneer je na vier jaar nogmaals een factuur met de bijbehorende notities zou moeten vinden, moet dit niet veel langer dan één muisklik kosten. De meeste ERP-systemen hebben hier wel opties voor, maar deze zijn zelden gebruiksvriendelijk.
Factuurverwerking is namelijk niet de core business van ERP-systeemleveranciers, waardoor aanvullende software zoals van Klippa aan te raden valt.
3. Bewaar de facturen in de cloud
Ook al is jouw systeem goed beveiligd tegen fraude en andere dreigingen, elk systeem kan crashen, met als gevolg dat je documenten kwijtraakt. Facturen digitaal archiveren kan daardoor alleen wanneer je zorgt voor frequente back-ups.
Het alternatief voor vaak een back-up maken, is een systeem in de cloud. Deze verzorgt de back-ups zelf, waardoor je altijd de meest recente versie hebt.
Aan de slag met Klippa
Wanneer je zelf een systeem wil bouwen waarin de hierboven genoemde punten zijn verwerkt, ben je daar waarschijnlijk een hoop (ontwikkel)tijd en geld aan kwijt. Handiger is om te investeren in een systeem die al deze punten geïntegreerd heeft; Klippa bijvoorbeeld!
Facturen digitaal bewaren is erg eenvoudig met Klippa. Wij koppelen ons systeem namelijk aan het huidige ERP- of boekhoudsysteem van jouw onderneming, waardoor de facturen automatisch in het digitaal archief terechtkomen.