Het is algemeen bekend dat het verwijderen van papieren processen uit de crediteurenadministratie een één van de meest efficiënte manier van werken is. Waarom domineren papieren documenten dan nog steeds veel bedrijven? Volgens het Payments Journal is maar liefst 70% van alle factuurverwerking wereldwijd nog steeds op papier gebaseerd.
De meest voorkomende reden is dat bedrijven vertrouwd zijn met hun huidige proces en meestal op tijd betaald worden. Daardoor is er dus geen directe noodzaak om te veranderen.
Maar naarmate bedrijven groeien, groeit ook het aantal te verwerken facturen. Een paar papieren facturen per week verwerken is te doen, maar wat als dat honderden of zelfs duizenden facturen per week worden? Dat wordt al snel een kostbare, tijdrovende en foutgevoelige taak.
In dergelijke situaties kan digitalisering van facturen aanzienlijke voordelen opleveren voor alle handelspartners.
In dit artikel leggen we uit wat digitale factuurverwerking inhoudt, waarom je jouw facturen zou moeten digitaliseren, wat je ermee kunt doen als ze eenmaal zijn gedigitaliseerd en hoe je de facturen kunt digitaliseren met OCR-software.
Wat is digitale factuurverwerking?
De term digitale factuurverwerking wordt vaak gebruikt om twee dingen te beschrijven:
- De digitalisering van leveranciersfacturen als eerste stap van het crediteurenproces.
- Het gebruik van elektronische facturen, ook wel e-facturen genoemd, in plaats van papieren facturen.
Wanneer we het, in het vervolg van deze blog, over digitale factuurverwerking hebben, verwijzen we naar het eerste. Het is het proces van het digitaliseren van een papieren factuur door het fysieke document om te zetten in een digitale variant. Dit kan door middel van het scannen van de factuur of door simpelweg een foto te maken met je camera.
In de steeds digitalere wereld van vandaag worden hardwarescanners zelden gebruikt. In plaats daarvan gebruiken de meeste organisaties een oplossing voor het scannen van facturen die automatisch gegevens uit facturen haalt.
Dergelijke oplossingen maken gebruik van OCR-technologie, ofwel Optical Character Recognition, om de tekst en cijfers op de documenten te herkennen.
Maar daarover later meer. Laten we eerst bespreken waarom het belangrijk is om facturen te digitaliseren.
Waarom zou je je facturen digitaliseren?
De digitalisering van facturen is de eerste stap in de digitalisering van je crediteurenadministratie. Zodra de leveranciersgegevens in een digitaal formaat beschikbaar zijn, kun je je factuurverwerking stroomlijnen en automatiseren.
Daarnaast zijn er vele redenen om je facturen te digitaliseren. De vier belangrijkste redenen vind je hieronder:
- Je kunt facturen drie keer sneller verwerken
- Je kunt tot 50% kosten besparen
- Je kunt het aantal fouten minimaliseren
- Je medewerkers zullen je dankbaar zijn!
1. Je kunt facturen drie keer sneller verwerken
Digitalisering van facturen bespaart tijd omdat het de tijd die wordt besteed aan papierwerk sterk vermindert, vooral wat betreft het handmatig invoeren van gegevens. Informatie kan nu gemakkelijk naar digitale formaten worden gescand en gegevens kunnen veel sneller uit documenten worden gehaald.
Volgens onderzoek van Ardent Partners leidt het gebruik van een geautomatiseerde oplossing tot een 3 keer snellere verwerkingstijd in vergelijking met een handmatig, op papier gebaseerd proces.
2. Je kunt tot 50% kosten besparen
Bedrijven profiteren van aanzienlijke kostenbesparingen door facturen te digitaliseren. Voor uitgaande facturen hoef je bijvoorbeeld geen facturen meer af te drukken, waarvoor inkt en papier nodig zijn, en ze in enveloppen te versturen. Voor inkomende facturen lopen de kosten voor handmatige factuurverwerking hoog op zodra je veel facturen moet verwerken.
Automatisering halveert deze kosten. Uit een wereldwijd onderzoek naar elektronische facturering van EY bleek bijvoorbeeld dat 52% van de organisaties zei dat kostenbesparing het belangrijkste voordeel was van papierloze verwerking. Volgens het onderzoek bedragen de kosten van de verwerking van een digitale factuur minder dan de helft van die van een papieren factuur, €7 tegenover €15.
3. Je kunt het aantal fouten minimaliseren
Het handmatig kopiëren van gegevens van papieren facturen leidt onvermijdelijk tot fouten bij de gegevensinvoer. Foutenpercentages variëren doorgaans van 0,55% tot 3,6%, hoewel er foutenpercentages tot 26,9% zijn geconstateerd. Zelfs als slechts 1% van de invoer foutief is, ben je bij verwerking van slechts 200 facturen per maand verzekerd van meerdere invoerfouten per maand.
Gelukkig kunnen machines en computers deze foutenpercentages aanzienlijk verlagen door het risico van afleiding, toetsaanslagfouten en andere fouten die vaak voorkomen bij handmatige data entry, weg te nemen. Dit vertaalt zich in betere, nauwkeurigere gegevens die kunnen worden gebruikt om goed geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen.
4. Je werknemers zullen je dankbaar zijn!
Het verwerken van papieren facturen kan voor werknemers een zeer tijdrovend en saai proces zijn. Te veel gegevens invoeren kan ook fysieke en psychologische problemen veroorzaken, zoals vermoeide ogen, carpal tunnel syndroom, tenosynovitis en emotionele stress.
Automatisering daarentegen blijkt de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers te verbeteren. Het stelt werknemers in staat zich te concentreren op zinvollere en waardevollere taken en geeft onmiddellijke bevrediging van het dagelijkse werk. Dat klinkt als een goede deal, toch?
Wat kan je doen met gedigitaliseerde facturen?
Het digitaliseren van facturen verbetert de nauwkeurigheid en verhoogt tegelijkertijd de efficiëntie van je medewerkers en de gehele bedrijfsvoering. Maar welke werkstromen profiteren het meest van gedigitaliseerde facturen? Laten we er een aantal doorlopen om te laten zien hoe factuur digitalisering jouw bedrijf vooruit kan helpen.
- Digitale kopieën van facturen opslaan
- Data-extractie uit facturen
- Geautomatiseerde factuurverwerking
1. Digitale kopieën van facturen bewaren
Volgens een rapport van McKinsey besteden werknemers gemiddeld 1,8 uur per dag, ofwel 9,3 uur per week, aan het zoeken en verzamelen van informatie. De tijd die wordt besteed aan deze ineffectieve zoekacties zou productief kunnen zijn als de informatie gemakkelijk toegankelijk zou zijn, maar dat is vaak niet het geval.
Eén van de manieren om documenten gemakkelijker te bewaren is het digitaliseren van je kantoorpapieren. Je kunt je facturen of andere papieren scannen met een professionele documentscanner of mobiele apps, zodat je al je inkomende post digitaal archiveert in een digitale postkamer.
Het gebruik van relevante tags helpt om ze sneller terug te vinden. Label de documenten met een beschrijvende bestandsnaam, de aanmaakdatum van het document, enzovoort. Als je dit in bulk moet doen, lees dan zeker onze blog over het hernoemen van PDF-bestanden op basis van inhoud.
Door facturen digitaal op te slaan, nemen ze minder ruimte in beslag, zijn ze gemakkelijker toegankelijk en lopen ze minder risico om beschadigd te raken. Als bonus hoef je geen tijd meer te verspillen aan het zoeken naar die verloren factuur in een stoffige opslagruimte.
2. Data onsluiting uit facturen
Data ontsluiting uit facturen kan handmatig worden gedaan door medewerkers die de factuur analyseren op fouten, de tekst erop lezen en deze invoeren in een software voor opslag en toekomstig terugvinden. Dit kan zowel voor papieren als digitale facturen.
Als je echter digitale kopieën van je facturen hebt, is het ook mogelijk om de gegevens door machines te laten extraheren. OCR-software kan bijvoorbeeld gestructureerde gegevens uit foto’s, scans en bestanden halen zonder menselijke tussenkomst.
De software is gebaseerd op kunstmatige intelligentie en machine learning, waardoor het mogelijk is de nauwkeurigheid te verbeteren, efficiënter te werken en waardevolle middelen te besparen.
3. Geautomatiseerde factuurverwerking
De werkstroom die het meest profiteert van de digitalisering van facturen is zeker de factuurverwerking. Bij kleine volumes is het prima om papieren facturen handmatig te verwerken. Maar als je duizenden facturen per maand moet verwerken en goedkeuren, wordt het al snel een boekhoudkundige nachtmerrie zonder einde.
Een slimme geautomatiseerde oplossing kan de factuurverwerking efficiënter afhandelen. Hierbij worden factuurgegevens geëxtraheerd met OCR, zoals hierboven uitgelegd, en naadloos ingevoerd in jouw ERP- of boekhoudsysteem.
Dit klinkt misschien nogal ingewikkeld, dus laten we de stappen in dit proces eens nader bekijken.
Hoe kan je facturen digitaliseren met OCR?
We weten allemaal hoe het handmatig vastleggen van facturen werkt, maar hoe voert een geautomatiseerde oplossing de taak uit? In de volgende paragrafen bespreken we de drie stappen van een geautomatiseerd proces voor het vastleggen van facturen:
- De factuur naar de OCR-software uploaden
- De afbeelding omzetten in een tekstbestand
- Tekst omzetten in JSON
1. De factuur naar de OCR-software uploaden
In de eerste stap van het proces moet een afbeelding of PDF-bestand van een factuur worden geüpload naar de OCR-software. Dit kan via een mobiele- of webapplicatie.
De software scant en optimaliseert de kwaliteit van de afbeelding. Het verhoogt de grijswaarden, optimaliseert de helderheid en detecteert de randen van het document. Om OCR perfect te laten werken, is het belangrijk dat je een zo duidelijk mogelijke versie van het document kunt scannen. Wazige tekst of markeringen in de afbeelding kunnen fouten veroorzaken.
Het doel van deze stap is om de beeldkwaliteit te verbeteren. Op die manier worden vervormingen geëlimineerd en worden de beeldkenmerken verbeterd. Deze stap is zeer belangrijk omdat hij de nauwkeurigheid in de volgende stappen verhoogt.
2. De factuur omzetten in een tekstbestand
In de volgende stap zet de OCR-software de afbeelding automatisch om in tekst (TXT). Het analyseert de patronen van licht en donker waaruit de letters en cijfers bestaan om de gescande afbeelding in tekst om te zetten.
Op dit punt zijn alle gegevens van de factuur geëxtraheerd, maar nog niet gestructureerd. Dit betekent dat ze nog niet kunnen worden geïnterpreteerd door of verder verwerkt in andere toepassingen.
3. Tekst omzetten in JSON
In de laatste stap van het proces identificeert de OCR-software wat elk deel van de factuur eigenlijk is. Het bepaalt of een veld het factuurnummer is, het totaalbedrag, de uitgiftedatum, etc.
Het tekstbestand wordt omgezet in een gestructureerd formaat, zoals JSON. JSON wordt vaak gebruikt voor het verzenden van gegevens in webtoepassingen, omdat het een standaard tekstgebaseerd formaat is voor de weergave van gestructureerde gegevens.
Vanaf hier is het heel gemakkelijk om de vastgelegde factuur op te slaan in een opvraagbaar formaat, zoals een database of een ERP-systeem.
Start met het digitaliseren van jouw facturen met Klippa DocHorizon
In dit artikel hebben we het gehad over het belang van het digitaliseren van facturen en hoe je dat kunt doen met OCR-software. Maar begrijpen hoe het kan worden aangepast aan jouw specifieke situatie en soepel kan worden geïntegreerd in bestaande activiteiten is iets anders.
In de volgende video leggen we uit hoe het digitaliseren van facturen met Klippa DocHorizon werkt.
Dit is waar wij jou kunnen helpen. Onze oplossing voor intelligente documentverwerking, Klippa DocHorizon, helpt organisaties over de hele wereld om document-gerelateerde werkstromen te automatiseren.
Hieronder vind je een overzicht van enkele kenmerken en functionaliteiten:
- Altijd en overal bestanden versturen via app, web en e-mail
- Real-time extractie van belangrijke datapunten
- Snelle en nauwkeurige verwerking binnen enkele seconden
- Zet JPG-, PNG- en PDF-bestanden om in doorzoekbare tekst met OCR
- Exporteren naar formaten zoals PDF of gestructureerde CSV, XLSX, XML en JSON
- Eenvoudige integratie via API of SDK
- Classificeren en sorteren van documenten om het overzicht te verbeteren
- Gevoelige gegevens maskeren, van anonimiseren tot volledig verwijderen
- Documenten en datapunten kruiselings controleren met andere bronnen.
Klippa DocHorizon is een perfecte oplossing voor bedrijven die grote hoeveelheden facturen beheren. Hiermee kun je gegevens uit facturen halen en de gegevens sneller in je boekhouding of ERP-software invoeren. Hierdoor hoef je niet alleen geen papieren bestanden meer op te slaan, maar worden ook jouw medewerkers bevrijd van tijdrovende en vervelende taken.