Factuurbeheer is in alle bedrijven een topprioriteit. Hoewel het voor financiële experts een dagelijkse praktijk is, vinden de meeste werknemers het vreselijk om facturen te moeten verwerken of beheren. Dit komt doordat factuurbeheer voor de meeste organisaties nog steeds een handmatig proces is. Deze traditionele praktijk gaat gepaard met meerdere nadelen, die bedrijven ervan kunnen weerhouden uit te blinken in hun sector.
Volgens recent onderzoek ondervinden bedrijven die een handmatig proces voor factuurbeheer gebruiken problemen met betrekking tot:
- Factuurfraude – organisaties registreren 34.000 gevallen van factuurfraude per jaar
- Late betalingen – 45% van de leveranciers betaalt te laat, wat bedrijven jaarlijks bijna 280.000 dollar kost
- Tijdrovend proces – gemiddeld is een werknemer 25 dagen bezig met het verwerken van één factuur.
Gelukkig zijn er oplossingen om dit vreselijke en vervelende proces op te lossen en het factuurbeheer te verbeteren. Nieuwsgierig naar meer? Lees dan snel verder!
In deze blog behandelen we het onderwerp factuurbeheer, onthullen we de voordelen van het automatiseren van het proces en stellen we je enkele opties voor factuurbeheer-software voor.
Laten we beginnen!
Wat is factuurbeheer?
Factuurbeheer is het proces waarbij bedrijven facturen opsporen en betalen aan de leverancier. Dit proces omvat het ontvangen van een factuur van de leverancier, het valideren van de rechtmatigheid ervan, het betalen van de leverancier en het registreren van de betaling in de bedrijfsadministratie.
De crediteurenadministratie moet in contact staan met leveranciers, managers en bevoegde medewerkers die facturen goedkeuren en ondertekenen. Daarom vereist factuurbeheer meerdere medewerkers en constante communicatie tussen de partijen.
Handmatig proces voor factuurbeheer
In het handmatige proces wordt de factuur eerst gestuurd naar de persoon die verantwoordelijk is voor het maken van de bestelling, ook wel de contactpersoon genoemd. Vervolgens wordt de factuur ter controle doorgestuurd naar de AP-medewerkers of de financiële afdeling. Als er problemen zijn met de factuur, stuurt de AP-afdeling hem terug naar de contactpersoon, die hem vervolgens terugstuurt naar de leverancier. Dit proces blijkt uiterst inefficiënt, omdat het de doorlooptijd verlengt en de betaling vertraagt.
Zelfs als de factuur vlekkeloos is en geen fouten bevat, is er nog de kwestie van het handmatig invoeren van de gegevens van de factuur in een spreadsheet, database of factuurverwerkingssoftware. Bovendien moeten de gegevens worden gevalideerd en bevestigd door een manager of een bevoegde werknemer om de legitimiteit ervan te bewijzen.
Nadat alles is geregeld, betaalt het bedrijf de factuur en worden alle factuurgegevens in de boekhouding ingevoerd.
Deze traditionele manier om facturen te beheren is ongetwijfeld tijdrovend, vereist veel menselijke input en kost bedrijven bovendien veel geld.
Om van dit vreselijke proces af te stappen, zijn bedrijven overgestapt op automatisering. In plaats van grote hoeveelheden tijd en middelen te besteden aan het handmatig beheren van facturen, hebben ze ervoor gekozen software voor factuurbeheer te implementeren om hun factuurprocessen te stroomlijnen.
Automatiseer je factuurbeheer
Het implementeren van automatisering in factuurbeheer kan aanzienlijke voordelen opleveren voor het totale proces. Geautomatiseerde software voor factuurbeheer helpt bedrijven met:
- Besparing van verwerkingstijd – het verwerken van facturen met software voor factuurbeheer kan in enkele seconden gebeuren, terwijl handmatige verwerking tot 2 weken kan duren.
- Verhoging van de nauwkeurigheid – geautomatiseerde oplossing voor factuurbeheer helpt facturen nauwkeurig te verwerken door de gegevens te scannen en te extraheren, zonder dat handmatige gegevensinvoer nodig is.
- Detectie van fraude en duplicaten – geautomatiseerd factuurbeheer helpt dubbele facturen op te sporen en factuurfraude bij bedrijven te voorkomen.
- Lagere verwerkingskosten – het automatiseren van het factuurbeheerproces kan bedrijven tot $40 per factuur besparen, omdat het arbeids- en opslagkosten elimineert, maar ook de kosten van het terugvinden van verloren of misplaatste facturen.
- Betere toegankelijkheid van facturen – met een geautomatiseerd factuurbeheersysteem worden alle facturen automatisch gearchiveerd in de cloud, waardoor het voor organisaties gemakkelijker wordt om ze in te zien voor vragen of komende audits.
Automatisering speelt een sleutelrol bij het verbeteren van het factuurbeheerproces. De meeste bedrijven hebben gekozen voor deze efficiënte praktijk en stappen af van handmatig factuurbeheer.
Ben je klaar om je factuurbeheer te automatiseren? Lees dan verder en ontdek welke oplossing voor factuurbeheer het beste bij je organisatie past!
Beste software voor crediteuren en factuurbeheer
Het automatiseren van het factuurbeheerproces met behulp van factuurbeheersoftware heeft grote voordelen, zoals we zojuist hebben ontdekt.
Laten we eens kijken naar enkele van de beschikbare software voor factuurbeheer en ontdekken welke functies ze bieden!
1. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een volledig digitale oplossing voor factuurverwerking en onkostenbeheer, die gebruik maakt van OCR-technologie om gegevens van facturen vast te leggen. Het haalt nauwkeurig informatie uit een factuur en geeft je de mogelijkheid om facturen te scannen, facturen goed te keuren en te boeken in je financiële administratie.
Zowel onkostenbeheer als factuurverwerking in één platform.
Voordelen
- Europa’s beste OCR-technologie
- Verzend facturen via app, website en e-mail
- Bewaar documenten tot 10 jaar in de cloud
- 99% nauwkeurigheid data extractie
- Automatische goedkeuring van facturen vanuit de mobiele app
- Robotboekhouding met zelflerende boekingssuggesties
- Digitale goedkeuringen met een standaard boekhoudsysteem
- Integratie met een standaard boekhoudsysteem
- Integratie met ERP-systeem
- Automatische detectie van fraude
- Gebruikerssynchronisatie, single sign-on en 2FA
- Two-way matching van inkooporders en facturen
Nadelen
- Voert nog geen matching in drie richtingen uit.
- Geen creditcards voor werknemers voor zakelijke uitgaven
2. Airbase
Airbase is een digitale oplossing voor uitgavenbeheer, die de noodzaak van handmatige factuurverwerking vervangt, evenals inkooporders of andere financiële documenten. Het is vooral gericht op de verwerking van betalingen, bijvoorbeeld de vergoeding van werknemers of de betaling van leveranciers.
Voordelen
- Mogelijkheid tot matching in drie richtingen
- Gebruikt OCR-technologie om facturen te scannen
- Mogelijkheid om betalingen te plannen en bij te houden
Nadelen
- Detecteert geen frauduleuze facturen of duplicaten
- Geen cloudopslag
- Kan niet worden geïntegreerd in een ERP-systeem
- Kan alleen facturen uploaden via e-mail
3. Xero
Xero is een software voor factuurbeheer waarmee bedrijven facturen digitaal kunnen goedkeuren en betalen, zonder extra handmatige verwerking. Het wordt het best gebruikt om transacties te vergemakkelijken en een vlotte communicatie tussen bedrijven en leveranciers te creëren.
Voordelen
- Online factuurbetaling
- Directe goedkeuring betaling
- Bulk uploaden van facturen
Nadelen
- Niet in staat om facturen in een cloud-omgeving op te slaan
- Geen integraties binnen boekhoudsystemen
- Kan niet automatisch fraude of duplicaten detecteren
- Voert geen matching in twee richtingen uit
- Kan alleen facturen verwerken via een mobiele app
4. Coupa
Coupa is een digitale oplossing voor factuurbeheer die bedrijven helpt handmatig werk te automatiseren, de verwerkingstijd van facturen te verkorten en papierwerk te elimineren.
Voordelen
- Kan matching in twee of drie richtingen uitvoeren
- Automatische goedkeuring van facturen vanuit de mobiele app
- ERP-integraties
Nadelen
- Geen detectie van frauduleuze facturen of duplicaten
- Geen zekerheid over de nauwkeurigheid van de data extractie
- Kan facturen niet archiveren
- Beperkte integraties met boekhoudsystemen
- Geen gebruikerssynchronisatie of 2FA
Het kiezen van de juiste software voor factuurbeheer is uiterst belangrijk voor het welzijn van een bedrijf. Hoewel de meeste factuur management software de hoofdtaak van het automatiseren van factuurbeheer vervult, missen ze bepaalde functies die de workflow daadwerkelijk verbeteren. Dat is echter niet het geval met Klippa SpendControl.
Verbeter je factuurbeheer met Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een alles-in-één financieel management oplossing die het crediteurenproces binnen je organisatie aanzienlijk verbetert. Met behulp van OCR-technologie kan het automatisch facturen lezen, scannen en binnen enkele seconden verwerken.
Door Klippa SpendControl te kiezen als oplossing voor factuurbeheer kun je profiteren van vele voordelen, zoals:
- Eenvoudig bestanden indienen via de Klippa app, website of e-mail. Ze in bulk indienen is ook mogelijk, om de inspanning te verminderen en de efficiëntie te maximaliseren.
- Krijg toegang tot alle eerdere facturen, die zich in een aangewezen cloud-omgeving bevinden. Houd alle facturen bij en wees goed voorbereid op je volgende audit.
- Extraheer gegevens nauwkeurig met behulp van AI-gestuurde data extractie technologie, die details zoals het factuurnummer, betalingsadres en zelfs verschillende valuta helpt herkennen.
- Automatiseer data invoer, verbeter de workflow en efficiëntie van je bedrijf door handmatige gegevensinvoer te vervangen.
- Voorkom fraude met behulp van een ingebouwde analyse die duplicaten detecteert en je beschermt tegen factuurfraude.
- Automatiseer goedkeuringsprocessen en verbeter de productiviteit van je organisatie. Creëer vaste of variabele goedkeuringsprocessen voor facturen en vergemakkelijk de workflow van je bedrijf.
- Ervaar een naadloze integratie met diverse ERP- of boekhoudsoftware, zoals NetSuite, SAP, Xero en nog veel meer.
Facturen beheren was nog nooit zo eenvoudig. Begin met het stroomlijnen van je factuurbeheer en zie hoe automatisering waarde kan toevoegen aan je organisatie. Boek hieronder een gratis demo of neem contact met ons op!