Het komt nog vaak voor dat bedrijven aanzienlijk verliezen door factuurfraude. Alleen al in de afgelopen drie jaar is een toename van 75% van factuurfraude vastgesteld, waardoor bedrijven van elke omvang aanzienlijke financiële verliezen lijden. Hieruit blijkt niet alleen hoe vaak zulke frauduleuze handelingen plaatsvinden, maar ook dat je bedrijf mogelijk het doelwit is van dit soort documentsfraude.
Tussen het verwerken van meerdere documenten en meerdere facturen tegelijk en de druk van een betalingsdatum die eraan komt, kan het zijn dat je per ongeluk een frauduleuze factuur goedkeurt zonder dat je het merkt.
Gelukkig zijn er oplossingen die jou en je bedrijf kunnen behoeden voor deze malafide praktijken. Wat zijn die oplossingen? Daar komen we later in deze blog op terug.
In deze blog gaan we dieper in op factuurfraude, de veelvoorkomende vormen van factuurfraude die kunnen voorkomen en laten we je zien hoe je je organisatie kunt beschermen tegen dergelijke bedreigingen. Laten we beginnen!
Wat is factuurfraude?
Factuurfraude is wanneer een vals betaalverzoek wordt verstuurd door oplichters die zich voordoen als gewone en vertrouwde leveranciers of verkopers van een bedrijf. De bedoeling achter deze frauduleuze handeling is om geld van een organisatie te ontfutselen.
De frauduleuze facturen die worden verstuurd, bevatten kleine wijzigingen van bepaalde details. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om het betalingsadres of bankgegevens. Deze zijn namelijk gemakkelijk te missen en worden vaak over het hoofd gezien.
Het fraudeproces is nogal uitgebreid en begint ver voordat de valse factuur of vervalste e-mail is verstuurd. Laten we eens kijken hoe het proces van factuurfraude in zijn werk gaat.
Hoe werkt factuurfraude?
Zoals eerder gezegd, is factuurfraude complexer dan alleen het versturen van een valse factuur of een frauduleuze e-mail.
Om zich voor te doen als betrouwbare leveranciers infiltreren de oplichters in de database of een e-maildraad van een bedrijf, die betalingsgegevens en andere privé-informatie bevat. Door toegang te krijgen tot al deze gegevens, vinden de oplichters de zwakke punten van het crediteurenproces van een bedrijf en buiten deze uit.
De belangrijkste rubrieken van een factuur worden vaak over het hoofd gezien. Deze delen zijn het factuurnummer, de bankrekening-gegevens of het betalingsadres. Tegelijkertijd zijn dit de rubrieken waarin fraudeurs meestervervalsers zijn geworden. Het menselijk oog is bijna niet in staat om kleine veranderingen te detecteren, vandaar dat handmatige fouten zo vaak voorkomen en later problemen veroorzaken.
Daarnaast is de kans groot dat deze cruciale details over het hoofd worden gezien, vooral als de factuur namen bevat van leveranciers waarmee het bedrijf al eerder heeft samengewerkt.
Dit gaat hand in hand met het feit dat facturen in de meeste gevallen een bepaalde termijn hebben om betaald te worden. Deze termijn kunnen variëren van 7 dagen tot zelfs 90 dagen. Hiermee wordt een gevoel van urgentie gecreëerd. Dit creëert haast bij de persoon die verantwoordelijk is voor de goedkeuring waardoor details overgeslagen worden en de factuur snel ondertekend wordt. Deze strategie wordt vrij vaak gebruikt door fraudeurs en kan ook zeer verschillende vormen aannemen. Blijf lezen om te zien of je bedrijf ooit met een bepaalde vorm van factuurfraude te maken heeft gehad.
Veelvoorkomende soorten factuurfraude
Tegenwoordig hebben scammers hun frauduleuze activiteiten gediversifieerd om zich op meer organisaties te kunnen richten. Daarmee hebben ze ook meerdere manieren gecreëerd om dergelijke activiteiten te ondergaan. Laten we eens kijken naar de meest voorkomende vormen van factuurfraude:
- Frauduleuze facturen (phishing e-mails)
- Opgeblazen facturen
- Fraude met facturen
- Gecompromitteerde e-mails
- Interne fraude
Frauduleuze facturen (phishing e-mails)
Valse facturen, of phishing e-mails, zijn nep-facturen die door oplichters zijn gemaakt om door te gaan voor gewone leveranciers of verkopers van verschillende bedrijven. In deze gevallen zijn er geen producten geleverd, maar is er toch een valse factuur uitgegaan met het verzoek een bepaald bedrag over te maken op de rekening van de oplichter.
Deze vorm van fraude kan worden verraden als bij een inventaris-controle blijkt dat de goederen niet kunnen worden verantwoord of als iemand ziet dat de inkooporder die bij de factuur hoort, niet bestaat.
Overdreven facturen
Oplichters dienen valse facturen in, met opgeblazen prijzen, om bedrijven geld afhandig te maken. Het bedrag is niet significant, om geen argwaan te wekken. Voor dit soort fraude vertrouwen de oplichters op het grote aantal valse facturen dat wordt verstuurd, in plaats van op het bedrag dat op de facturen staat.
Oplichting met facturen
Wanneer er in korte tijd meerdere facturen van verschillende leveranciers zijn, profiteren de oplichters van de drukke sfeer op de AP-afdeling. Ze sturen meerdere keren dezelfde factuur, zij het voor dezelfde producten, met hetzelfde factuurnummer, dezelfde datum of hetzelfde bedrag. De truc zit hem echter in de inhoud van het document.
Fraudeurs gebruiken graag legitieme rekeningnummers, adressen of contactnummers, maar brengen kleine aanpassingen aan:
- Ze veranderen een cijfer van het bankrekeningnummer
- Ze veranderen een cijfer van het telefoonnummer
- Ze veranderen het betalingsadres volledig
- Ze veranderen het domein van een website, bijvoorbeeld van .com naar .org
Een andere truc is het bedrag dat op de factuur wordt vermeld. Op valse facturen staan meestal gelijke bedragen, die op legitieme facturen waarschijnlijk nooit voorkomen. Kijk de volgende keer dus goed naar het bedrag dat je moet goedkeuren!
Gecompromitteerde e-mails
Zoals we eerder in deze blog hebben vermeld, vinden scammers de zwakke punten van een bedrijf door zich te infiltreren in e-mail threads van bedrijven die ze willen aanpakken.
Op die manier krijgen ze toegang tot het e-mailadres van een werknemer, meestal via een phishing-mail, en kapen ze de e-mail thread. Wat betekent dit precies? Simpel gezegd: de oplichter heeft nu toegang tot alle betalingsinformatie die in de e-mail thread wordt vermeld en heeft de vrijheid om de oorspronkelijke betalingsmethode om te zetten naar eigen rekening.
Interne fraude
Het is belangrijk te onthouden dat de administratie van de meeste organisaties nog steeds handmatig gedaan wordt, wat mensen met slechte bedoelingen de vrijheid geeft om frauduleuze handelingen te verrichten. Aangezien er veel papier verwerkt moet worden, kan dat soms in verkeerde handen vallen.
In die gevallen hebben dergelijke factuurfraudes een interne dader, zoals de financieel controleur of de medewerker van de afdeling administratie. Zij nemen de werkelijke factuur en, in plaats van deze te betalen en het geld naar de juiste rekening over te maken, leiden zij het geld om naar een rekening van een derde.
Ze veranderen de gegevens van de leverancier in het administratie-systeem, om ontdekking te voorkomen, voordat ze de oorspronkelijke staat weer herstellen. Pas daarna wordt de correcte factuur goed gekeurd, ondertekend en het bedrag overgemaakt aan de leverancier.
Hoe bescherm je jouw organisatie
Helaas zijn er vele soorten factuurfraude, en oplichters worden steeds beter in het infiltreren in databases van bedrijven. Ze lijken er ook in te slagen technologie te gebruiken om facturen te wijzigen. Een bedrijf kan gemakkelijk getroffen worden door deze frauduleuze acties, zelfs vanuit intern oogpunt.
Wat is dan de oplossing als je bedrijf mogelijk het doelwit is van oplichters? Laten we enkele manieren bekijken waarop je je bedrijf kunt beschermen tegen factuurfraude:
- Regelmatige contactpunten met je leverancier vaststellen – regelmatig contact met terugkerende leveranciers kan het onderlinge vertrouwen en veiligheidsniveau verhogen.
- Houd de activiteit van leveranciers bij – het is essentieel om te onderzoeken of er plotseling ongewone activiteiten van je leveranciers komen.
- Controleer eventuele wijzigingen in de betalingsinformatie – houd in gedachten dat het controleren van de betalingsinformatie van je leveranciers cruciaal is; als er een onverwachte wijziging is in de betaalmethoden, wil je er misschien naar kijken.
- Two-way matching – hiervoor moeten de factuurgegevens worden gematcht met de inkooporder.
- AP-automatisering – al deze maatregelen kunnen gemakkelijk worden geïmplementeerd via crediteurensoftware, om de beveiligingslaag van het AP-proces verder te verbeteren.
Hoe automatie je kan helpen
We hebben nu de talrijke manieren ontdekt waarop een bedrijf zich kan beschermen tegen factuurfraude en de vele vormen die deze kan aannemen. Maar hoe implementeer je deze maatregelen en zorg je ervoor dat alle activiteiten soepel verlopen? Het antwoord is automatisering.
AP-software met geautomatiseerde factuurverwerking heeft grote voordelen: het vervangt het vreselijke proces van handmatige factuurverwerking en vermindert het foutenpercentage dat optreedt bij handmatige verwerking.
Enkele voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking zijn:
- Verificatie van de informatie en controle van de juistheid van de factuurgegevens
- Vermindering van handmatige verwerkingsfouten
- Creëren van een overzicht van alle stappen in het crediteurenproces.
- Inschakelen van een dubbele betalingscontrole, die dubbele facturen detecteert om dubbele betalingen te voorkomen
- Rapporteren van mismatches tussen de inkooporder- en factuurgegevens
- Het controleren van de geldigheid van leveranciers en verkopers, door toegang tot het inschrijvingsnummer van hun bijbehorende Kamer van Koophandel
Bescherm je bedrijf met Klippa SpendControl
Het vinden van een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem dat aan alle criteria voldoet kan een uitdaging zijn, maar niet onmogelijk. Klippa SpendControl, bijvoorbeeld, kan helpen het crediteurenproces van je bedrijf te automatiseren, met maximale efficiëntie en veiligheid met zijn eigen AI-ingebedde OCR-technologie.
Klippa SpendControl is eenvoudig te integreren met je ERP- of boekhoudsysteem en biedt grote voordelen die niet alleen de factuurverwerking vergemakkelijken, maar ook fraude voorkomen en je bedrijf beschermen. Bied je bedrijf de mogelijkheid om:
- Eenvoudig bestanden in te dienen via de Klippa app, website of e-mail. Het indienen in bulk is ook mogelijk, om de inspanning te verminderen en de efficiëntie te maximaliseren.
- Toegang te krijgen tot alle eerdere facturen, die zich in een aangewezen cloud-omgeving bevinden. Houd alle facturen bij en wees goed voorbereid op je volgende audit.
- Data te extraheren, met behulp van AI-data extractie technologie, die details zoals het factuurnummer, betalingsadres en zelfs verschillende valuta helpt herkennen.
- Fraude te voorkomen, met behulp van een ingebouwde analyse die frauduleuze en dubbele facturen detecteert.
- Goedkeuringsprocessen te automatiseren en de productiviteit van je organisatie te verbeteren. Creëer vaste of variabele goedkeuringsprocessen voor facturen en vergemakkelijk de workflow van je bedrijf.
- Een naadloze integratie te ervaren met diverse ERP- of boekhoudsoftware, zoals NetSuite, SAP, Xero en nog veel meer.
Vergeet de praktijken uit het verleden en laat je bedrijf genieten van de levensveranderende voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking. Neem contact op met Klippa of plan een gratis demo in via onderstaand formulier.