Ben je het eindeloze typen, verwijderen en herstellen van fouten door handmatige gegevensinvoer zat? Als je deel uitmaakt van een organisatie, dan is de kans groot dat het trage en foutgevoelige proces van handmatig documenten verwerken je niet vreemd is. Het is niet alleen een gedoe – het kost je ook geld. Fouten door handmatige invoer kunnen leiden tot financiële schade, onnauwkeurige gegevens en beslissingen die worden genomen op basis van de verkeerde informatie.
Automatisering kan het gegevensinvoerproces vereenvoudigen en je verlossen van alle tekortkomingen van handmatige gegevensverwerking. Je team kan zich vrijmaken van de vervelende en foutgevoelige gegevensinvoer en zich richten op wat echt belangrijk is. Ben je klaar om te leren hoe je dit mogelijk kunt maken?
Laten we beginnen!
Wat is geautomatiseerde gegevensinvoer
Automatisering van gegevensinvoer betekent het automatisch overzetten van gegevens in computersystemen, databases of spreadsheets zonder handmatige invoer. Dit is mogelijk met behulp van geavanceerde oplossingen voor documentverwerking en gegevensautomatisering.
Met automatische gegevensinvoer kunt je de tijd en middelen die besteed worden aan handmatige gegevensverwerking aanzienlijk verminderen, wat leidt tot efficiëntere, nauwkeurigere en schaalbaardere bedrijfsvoering.
Hoe? Zonder handmatige gegevensinvoer kun je menselijke fouten voorkomen en extra besparen. En er zijn geen extra mensen nodig als het druk wordt. Automatisering regelt het allemaal. Bovendien zal je team gelukkiger zijn. Ze kunnen interessanter werk doen in plaats van dezelfde oude gegevens overtypen.
Hoe automatiseer je gegevensinvoer
Om te beginnen met het automatiseren van gegevensinvoer, moet je je terugkerende taken op het gebied van gegevensinvoer identificeren, de juiste hulpmiddelen kiezen en software implementeren om deze processen te stroomlijnen. Dit zijn de stappen naar een verbeterde workflow voor gegevensbeheer:
1. Evalueer je huidige processen
Beoordeel je huidige processen voor gegevensinvoer en identificeer welke taken te veel tijd in beslag nemen, maar waarvoor geen handmatige inspanning nodig is. Denk aan het invoeren van factuurgegevens in Excel of het typen van klantgegevens in je CRM-systeem – waarom al die tijd verspillen als automatisering het veel sneller en nauwkeuriger kan?
2. Kies de juiste tools voor je team
Software voor gegevensinvoer varieert in complexiteit, doel en mate van automatisering. Je moet beslissen wat het beste bij je behoeften past op basis van je huidige proces en de middelen van je team. Dit zijn enkele veelgebruikte softwareoplossingen voor het automatiseren van gegevensinvoer:
- Optical Character Recognition (OCR) helpt bij het extraheren van gegevens uit afbeeldingen en documenten en zet deze om in tekst, zodat ze klaar zijn voor verdere verwerking. OCR kan op zich zelf geen gegevens verwerken, maar maakt het handmatig uittypen van informatie overbodig.
- Robotic Process Automation (RPA) is een technologie die gebruik maakt van softwarebots om het invoeren van gegevens te automatiseren op basis van voorgeprogrammeerde regels. Om de gegevens uit de documenten te halen, heeft RPA echter OCR nodig om ongestructureerde gegevens te kunnen verwerken, omdat het gespecialiseerd is in automatisering en niet in verwerking.
- Intelligent Document Processing (IDP) combineert de kracht van AI, OCR en RPA. Naast het extraheren en automatisch verwerken van je gegevens, kan deze technologie je hele gegevensworkflow automatiseren, vanaf het moment dat het gegevens extraheert uit je documenten of e-mails tot het moment dat je de gegevensuitvoer op de eindbestemming krijgt. In dat opzicht is IDP-software een stap boven de rest.
3. Plan de implementatiestappen
Wil je een eenvoudige API-verbinding, een SDK-component of een no-code automatiseringsoplossing waarbij de installatie in slechts een paar klikken is gedaan? Breng in kaart hoe je nieuwe software voor gegevensinvoerautomatisering gaat integreren in je huidige bedrijfsomgeving en train je teamleden om ervoor te zorgen dat de overgang zo soepel mogelijk verloopt.
4. Controleer de resultaten en pas ze aan
Controleer regelmatig de prestaties van je gegevensinvoer automatiseringsoplossing, verzamel feedback van je team en pas waar nodig aan. Onthoud dat geen enkele oplossing meteen perfect is en dat het vaak tijd kost om het gewenste prestatieniveau te bereiken.
Deze initiële investering zal zich terugbetalen wanneer handmatige gegevensinvoer niet langer een zorg is voor je bedrijf. En als je het maar voor één proces hebt gedaan, kijk dan eens waar je, als het eenmaal draait, nog meer automatisering in je bedrijf kunt implementeren. De sky is de limit!
Twee manieren van gegevensinvoer automatisering
Wanneer je klaar bent om de stap te zetten naar het automatiseren van je gegevensinvoerprocessen, staan wij voor je klaar! Met Klippa kun je een naadloze en efficiënte gegevensinvoer implementeren, die speciaal is ontworpen voor jouw workflow. Dit zijn onze twee oplossingen voor gegevensinvoer:
Intelligent Document Processing Platform
Klippa DocHorizon is ontworpen om uw bedrijf in staat te stellen de uitdagingen van handmatige gegevensinvoer te overwinnen. Ons platform maakt gebruik van de kracht van AI-ondersteunde OCR en ML om nauwkeurig gegevens te extraheren uit documenten, e-mails of afbeeldingen, de nauwkeurigheid te controleren en deze naadloos te integreren in jouw bestaande systemen.
Als je de gegevensinvoer binnen verschillende processen in je bedrijf moet automatiseren, kun je zeker profiteren van de volgende opties:
- Creëer uw unieke verwerkingsworkflows door eenvoudig alle DocHorizon-functionaliteiten in één interface te koppelen: gegevensextractie, -vastlegging, -classificatie, -conversie, anonimisering, -verificatie en meer.
- Extraheer en verifieer gegevens uit elk document in alle talen van het Latijns alfabet of pas gegevensvelden aan voor extractie en automatisering van gegevensinvoer voor elke gebruikssituatie.
- Verbind onze oplossing eenvoudig met meer dan 50 beschikbare opties voor gegevensintegratie, waaronder cloudoplossingen, e-mailparsing, FTP, CRM, ERP en boekhoudsoftware, evenals API- en SDK-verbindingen.
Mogelijke gebruikssituaties zijn onder andere bonverrekening voor loyaliteitsprogramma’s, automatisering van Know Your Customer (KYC), automatisering van hypotheekverwerking, verificatie van bewijs van inkomen en nog veel meer.
Klippa DocHorizon is een geautomatiseerd systeem voor gegevensinvoer. Het haalt uw document op van een aangewezen invoerlocatie, haalt er relevante gegevens uit en stuurt de gegevens vervolgens in het door jou gewenste formaat door naar de bestemming van jouw keuze. Zo eenvoudig is het! En dat allemaal zonder handmatige invoer.
Oplossing voor spendmanagement
Als je je vooral richt op het automatiseren van gegevensinvoer van facturen en bonnetjes voor de crediteurenadministratie en het onkostenbeheer in je bedrijf, dan is Klippa SpendControl de oplossing voor jou.
Dit is een alles-in-één oplossing voor uitgavenbeheer en pre-boekhouden, zodat je niet alleen gegevensinvoer kunt automatiseren, maar ook:
- Indienen en goedkeuren van facturen, kassabonnen en onkostendeclaraties vanaf je smartphone of webapplicatie (onze software automatiseert de gegevensinvoer van alle geüploade documenten!)
- Je eigen goedkeuringsworkflows aanmaken voor wanneer een factuur of bon wordt ingediend om lange goedkeuringstijden te vermijden
- Automatisch boeken van volledig voorbereide, gevalideerde en nauwkeurige gegevens in je boekhoud- of ERP-systeem
Met Klippa SpendControl heb je altijd overzicht over al je financiële activiteiten, zonder dat je iets met de hand hoeft te typen. Is dat geen droom?
Omarm de toekomst van bedrijfsvoering met Klippa en verander je gegevensinvoerproces van een knelpunt naar een concurrentievoordeel.
Wilt je meer weten? Neem contact op met onze experts om uit eerste hand te zien welke impact Klippa kan hebben op jouw gegevensinvoerprocessen of boek een gratis demo hieronder!