Het converteren van PDF-bestanden naar Excel kan uitdagend zijn, vooral als je dit in grote aantallen doet zonder de juiste tools. Het proces is vaak foutgevoelig, kost veel tijd en kan leiden tot financiële afwijkingen of problemen met regelgeving. Dit maakt het des te belangrijker om dit proces te optimaliseren.
Benieuwd hoe je het omzetten van PDF-facturen naar Excel kunt automatiseren? In deze blog laten we je in vijf eenvoudige stappen zien hoe je dit snel en efficiënt kunt aanpakken.
Waarom Excel gebruiken voor PDF-facturen?
Excel is een krachtig hulpmiddel voor een efficiënte gegevensanalyse. Dankzij de flexibiliteit kun je gegevens sorteren, filteren en complexe berekeningen uitvoeren. Dit maakt het ideaal voor het beheren van factuurgegevens.
Veel boekhoudprogramma’s vereisen daarnaast dat bestanden in Excel-formaat worden aangeleverd. Hierdoor is Excel niet alleen een handige keuze, maar vaak ook een noodzakelijke. Daarom is het slim om een schaalbare oplossing te hebben waarmee je gegevens uit PDF-facturen eenvoudig naar Excel kunt overzetten.
Met Klippa kun je dit proces automatiseren en optimaliseren.
Stappen om PDF-facturen om te zetten naar Excel met Klippa
Klippa DocHorizon is een Intelligent Document Processing (IDP)-platform waarmee je documenten eenvoudig verwerkt en omzet naar het gewenste formaat. In vijf stappen beschik je over direct bruikbare gegevens voor jouw bedrijfsprocessen.
Stap 1: Aanmelden op het platform
De eerste stap is het registreren op het DocHorizon-platform. Na registratie stel je eenvoudig een stapsgewijze workflow in om het conversieproces te starten. Dankzij de intuïtieve drag-and-drop interface kun je gemakkelijk aan de slag en maak je snel kennis met alle functies van het platform.
Stap 2: Kies een invoerbron
Na registratie op het platform en toegang tot de Flow Builder kun je PDF-facturen in bulk uploaden. Je kunt de invoer bron van de uploads kiezen, of dat nu een Google Drive-map, een e-mailbijlage of een andere toepassing is die door je organisatie wordt gebruikt. Klippa DocHorizon ondersteunt al deze opties.
In dit voorbeeld gebruiken we Google Drive als invoerbron.
Stap 3: Gegevens vastleggen en extraheren
Selecteer de “Capture financial document” mode. Deze mode zorgt voor het nauwkeurig uitlezen, vastleggen en extraheren van gegevens uit je PDF-bestand. Bovendien controleert het de authenticiteit van het document en detecteert en markeert het direct tekenen van documentfraude.
Stap 4: Converteren naar CSV
Kies een output format dat geschikt is voor Excel, zoals CSV. Hoewel het platform verschillende output formats biedt, gebruiken we voor deze demonstratie het CSV-format om het proces voor PDF-facturen te illustreren.
Stap 5: Exporteren naar gewenste bestemming
Na afronding van het conversieproces kun je de gegevens direct exporteren naar de bestemming die jij kiest. Of je nu werkt met Excel, Google Drive of SharePoint, deze stap helpt je facturen efficiënt te ordenen, analyseren en bewaren.
Optimaliseer je workflow met Klippa: PDF-facturen automatisch naar Excel
Klippa DocHorizon is een geavanceerd IDP-platform dat het mogelijk maakt om de omzetting van PDF-facturen naar Excel of andere formaten volledig te automatiseren. Dankzij de naadloze integratie van verschillende Klippa DocHorizon-modules met jouw favoriete applicaties, creëer je eenvoudig een workflow die perfect aansluit op jouw specifieke behoeften.
- Gegevensextractie: Haal automatisch gegevens op uit PDF-facturen van elk type.
- Human-in-the-Loop: Met onze Human-in-the-Loop-functionaliteit kun je bijna 100% nauwkeurigheid garanderen door de output intern of door Klippa’s data annotation team te laten verifiëren.
- Documentconversie: Transformeer PDF-facturen naar diverse formaten zoals JSON, XLSX, CSV, TXT, XML en meer.
- Gegevensanonimisatie: Voldoe aan regelgeving door privacygevoelige gegevens, zoals persoonlijke informatie of contactgegevens, te anonimiseren.
- Documentverificatie: Controleer documenten automatisch en spoor frauduleuze activiteiten op om het risico op factuurfraude te verminderen.
Ongeacht je use case voldoen alle geautomatiseerde documentworkflows aan de HIPAA-, AVG- en ISO-standaarden voor gegevensverwerking. Met Klippa zijn je gegevens veilig en kun je eenvoudig beginnen met het stroomlijnen van je PDF-facturen naar Excel-workflows.
Neem contact op met onze experts voor meer informatie of plan hieronder een gratis demo!