Benzine tanken in Duitsland, een congres bijwonen in Amerika of een hotelovernachting in Zwitserland. Drie zakelijke uitgaven in het buitenland, en drie keer betaal je btw over een product of dienst. Het terugvragen van btw in Nederland is vrij simpel: je dient het op als voorbelasting, en het wordt automatisch verrekend met de btw die je dat kwartaal moet betalen. Maar hoe zit dat met btw uit het buitenland? Dat is helaas wat ingewikkelder.
In dit artikel leggen we eerst uit aan welke voorwaarden je moet voldoen. Vervolgens bespreken we stap voor stap hoe je btw terugvraagt uit het buitenland, zowel binnen de EU als daarbuiten.
Voorwaarden voor terugvragen btw
In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat je een Nederlandse ondernemer bent, btw-aangifte doet in Nederland en de goederen of diensten gebruikt voor je bedrijfsactiviteiten. Let op: verenigingen en stichtingen vallen buiten deze regeling, omdat zij geen btw afdragen in Nederland.
Voor ondernemers zijn er een paar belangrijke voorwaarden. Zo moet je het verzoek tot teruggave uiterlijk op 1 oktober indienen, in het jaar na de betreffende uitgave. Daarnaast moet het terug te vragen bedrag minimaal 50 euro zijn.
Btw terugvragen uit EU-landen
Binnen de EU kun je de btw die je in het buitenland hebt betaald terugvragen via de fiscus van het betreffende land. Je kunt dit zelf regelen door je verzoek in te dienen via de Nederlandse Belastingdienst. Als je het makkelijker wilt maken, kun je ook een service inschakelen die deze aanvraag voor je verzorgt.
Zoals je misschien al verwacht, is er wel wat papierwerk bij betrokken. Om zelf een teruggaveverzoek in te dienen, vraag je eerst inlogcodes aan via de Belastingdienst. Binnen vier weken ontvang je je gebruikersnaam en wachtwoord per post. Vervolgens kun je inloggen op de btw-teruggavewebsite.
Daar geef je aan in welk land de uitgave is gedaan, upload je het bewijsstuk en vul je de benodigde gegevens in. Denk hierbij aan de datum, bedragen, adresgegevens en btw-nummers van de aankooplocatie. Met deze stappen kun je je btw eenvoudig terugvragen!
Btw terugvragen buiten de EU
Binnen de EU gelden uniforme afspraken voor het terugvragen van btw. Alle belastingkantoren gebruiken hiervoor hetzelfde systeem. Buiten de EU is dit helaas niet het geval. De procedure verschilt sterk per land, wat het terugvragen van btw lastiger kan maken.
Landen zoals Noorwegen en Zwitserland, die geografisch dichtbij liggen, maar niet onder de EU-afspraken vallen, hebben hun eigen regels. De Noorse overheid stelt bijvoorbeeld formulier RF-1032 beschikbaar, en de Zwitserse overheid gebruikt formulier 1222. Deze formulieren moeten, samen met de bewijsstukken, per post worden verstuurd naar het juiste adres. Voor Zwitserland vind je de benodigde informatie op de website van de Zwitserse Federale Belastingdienst.
Wij raden aan om altijd de officiële belastingwebsite van het betreffende land te raadplegen. Zoektermen zoals ‘tax return’ of ‘VAT refund’ kunnen je hierbij helpen.
Een tip om gedoe te voorkomen: vraag de buitenlandse ondernemer om de goederen of diensten aan jou te leveren zonder btw. Houd je eigen btw-nummer bij de hand, want dat heeft de ondernemer nodig om je vrijstelling te regelen. Zo kun je onnodige complicaties vermijden!
Buitenlandse btw terugvragen via Klippa
Bedrijven die hun buitenlandse uitgaven laten lopen via Klippa hebben geluk! Geen lastige formulieren en onduidelijke communicatie. Klippa werkt samen met VAT4U om buitenlandse btw terug te vragen. Buitenlandse declaraties en inkoopfacturen kunnen worden geüpload in Klippa. De intelligente scan & herken van Klippa herkent ook buitenlandse btw. Deze buitenlandse uitgaven kunnen worden geëxporteerd naar VAT4U, die vervolgens het gehele teruggave proces voor je uit handen neemt. VAT4U rekent je 5-10% van het terug te vragen bedrag en Klippa rekent je geen meerprijs.
Laat jouw bedrijf het terugvragen van buitenlandse btw liggen? Klippa kan je helpen! We bieden werknemers de gemakkelijkste manier van aanleveren aan. Nadat de declaratie of inkoopfactuur geaccordeerd is, kan hij worden verwerkt door de interne administratie of door onze partner VAT4U.