Waar werknemers declaraties indienen, is er helaas ruimte voor fraude. Uit een enquête onder Europese financials blijkt dat slechts 39% van de ondervraagde werknemers vindt dat het nooit acceptabel is om declaratiebeleid te negeren. Dit schokkende cijfer illustreert de noodzaak van een robuust declaratiebeheer systeem met voldoende controles om fraude op te sporen en te voorkomen.
In deze blog leggen we uit wat declaratiefraude inhoudt, hoe het een bedreiging kan vormen voor je bedrijf en hoe je het kunt aanpakken. Laten we er meteen induiken!
Wat is declaratiefraude?
Declaratiefraude vindt plaats wanneer werknemers opzettelijk valse of te hoge declaraties indienen bij hun werkgever voor persoonlijk gewin. Wat betekent dit voor je bedrijf?
Declaratiefraude brengt aanzienlijke kosten met zich mee voor je bedrijf, waaronder directe financiële verliezen door ongeautoriseerde terugbetalingen. Daarnaast leidt het tot een verlies van vertrouwen tussen werknemers en het management. Bovendien opent het de deur naar juridische risico’s, wat kan leiden tot mogelijke rechtszaken en boetes. Dit alles bedreigt de financiële stabiliteit, integriteit en de lange termijn levensvatbaarheid van het bedrijf.
Nu we uiteengezet hebben wat het is en wat het voor je bedrijf betekent, kunnen we verkennen hoe het gebeurt en hoe het er in de praktijk uitziet.
Waarom komt declaratiefraude voor?
Declaratiefraude gebeurt om verschillende redenen. We gaan dieper in op drie specifieke oorzaken die ervoor zorgen dat declaratiefraude plaatsvindt en soms onopgemerkt blijft.
- Gebrek aan toezicht: Onvoldoende monitoring en slappe controles binnen een organisatie kunnen werknemers de kans bieden om misbruik van declaraties te maken zonder opgemerkt te worden. Met de juiste controles worden de gebruikers afgeschrikt tegen dit soort misbruik.
- Kansen: Wanneer er gebreken zijn in het declaratieproces, ontstaan er meer mogelijkheden voor werknemers om hiervan te profiteren. Hierbij kan het gaan om het indienen van valse bonnetjes, het opblazen van uitgaven of het verkeerd voorstellen van persoonlijke uitgaven als zaken gerelateerde uitgaven.
- Gebrek aan opsporing: Wanneer declaratiefraude onopgemerkt of ongestraft blijft, ontstaat er een cultuur van straffeloosheid. Dit moedigt werknemers aan om door te gaan met hun frauduleuze activiteiten.
Het begrijpen van de onderliggende redenen achter declaratiefraude is essentieel voor het implementeren van effectieve preventiestrategieën. Laten we nu ingaan op de meest voorkomende soorten declaratiefraude om beter te begrijpen hoe deze factoren een rol spelen.
Veel voorkomende declaratiefraude
Declaratiefraude kan op verschillende manieren voorkomen. Deze manieren zijn bedoeld om te misleiden en het declaratieproces te manipuleren voor persoonlijk gewin. Het is echter belangrijk op te merken dat declaratiefraude niet altijd opzettelijk is; het kan ook onopzettelijk plaatsvinden als gevolg van fouten of ongelukken in het rapportageproces. Hieronder staan enkele veelvoorkomende declaratiefraude constructies die werknemers kunnen gebruiken om hun organisatie op te lichten:
- Valse uitgaven: Bij declaratiefraude worden uitgaven verzonnen die nooit zijn gedaan, zoals nepbonnetjes of facturen voor goederen of diensten die niet zijn gekocht. Valse uitgaven kunnen moeilijk te ontdekken zijn zonder grondig onderzoek van de documenten en verificatieprocessen.
- Dubbele ontvangstbewijzen: Bij deze regeling dient een werknemer meerdere vergoedingsaanvragen in voor dezelfde kosten door dezelfde bonnetjes te gebruiken. Hierdoor kan een werknemer vergoedingen aanvragen voor kosten die hij eigenlijk nooit heeft gemaakt. Het vinden van meerdere dezelfde bonnetjes is makkelijker als er maar een paar zijn, maar wordt veel moeilijker bij een grote hoeveelheid.
- Opgeblazen onkosten: Dit betekent dat de kosten van echte zakelijke uitgaven worden opgevoerd om hogere terugbetalingen te krijgen. Dit kan gebeuren door het bedrag dat aan spullen of diensten is uitgegeven te verhogen, kilometerclaims te verhogen, of ongeautoriseerde kosten toe te voegen aan onkosten declaraties.
- Dubbele uitgaven: Net als bij dubbele bonnetjes gaat het bij dubbele uitgaven om het indienen van meerdere vergoedingsaanvragen voor dezelfde kosten. In dit geval maakt de werknemer echter aparte onkostendeclaraties voor dezelfde uitgaven, waardoor hij in feite dubbel vergoed krijgt.
- Onjuist gepresenteerde uitgaven: Hier worden persoonlijke uitgaven voorgesteld als zakelijke kosten om ongeoorloofde vergoedingen te krijgen. Een werknemer kan bijvoorbeeld persoonlijke maaltijden of representatiekosten laten doorgaan voor klantgerelateerde kosten om een vergoeding te krijgen.
Deze voorbeelden illustreren het belang van sterke controles en zorgvuldige beoordelingsprocessen bij het beheren van onkosten. Ze laten zien hoe belangrijk het is om fraude binnen organisaties op te sporen en te voorkomen.
Door proactieve maatregelen, zoals regelmatige audits, een helder declaratiebeleid en het trainen van werknemers, kunnen organisaties het risico op declaratiefraude verkleinen.
Effectieve manieren om declaratiefraude te voorkomen
Goed declaratiebeheer is belangrijk voor financiële eerlijkheid en het naleven van regels. Om declaratiefraude te voorkomen, moeten bedrijven sterke preventieve maatregelen nemen. Hier zijn vier best practices die je vandaag kunt toepassen om declaratiefraude tegen te gaan.
Maak gebruik van een zakelijke creditcard
Zakelijke creditcards helpen het declaratiebeheer te vereenvoudigen, uitgavenlimieten in te stellen en uitgaven in real-time te volgen. Ze automatiseren het declaratieproces, zorgen dat het beleid wordt nageleefd en bieden betere bescherming tegen fraude. Zakelijke creditcards zorgen voor meer transparantie, verantwoordelijkheid en efficiëntie bij het beheren van bedrijfsuitgaven.
Duidelijk declaratiebeleid
Stel duidelijke declaratieregels op die aangeven welke uitgaven zijn toegestaan, welke documenten nodig zijn, wat de uitgavenlimieten zijn en hoe de goedkeuring verloopt. Zorg ervoor dat alle werknemers dit beleid kennen en begrijpen wat de gevolgen zijn van het overtreden van deze regels.
Regelmatige audits
Voer regelmatig controles uit op declaratierapporten om onregelmatigheden of patronen te ontdekken die op fraude kunnen wijzen. Deze controles moeten zowel willekeurig als systematisch worden uitgevoerd.
Investeer in Technologie
Gebruik declaratiebeheer software met functies zoals automatische uitgaven tracking, bonnen scannen en bedrijfsregels. Deze software kan helpen om patronen te herkennen en mogelijke gevallen van declaratiefraude op te sporen.
Door deze maatregelen, vooral door technologie te gebruiken, kun je je bedrijf beter beschermen tegen fraude. In de volgende sectie bespreken we hoe AI en technologie de strategieën voor het voorkomen van declaratiefraude ingrijpend veranderen.
Declaratiefraude voorkomen met technologie
Hier zijn enkele manieren waarop technologie kan worden gebruikt bij het opsporen en voorkomen van declaratiefraude:
- Declaratiebeheer Software: Deze software automatiseert het declaratieproces, maakt real-time tracking van uitgaven mogelijk, vergemakkelijkt het goedkeuringsproces van facturen en zorgt voor naleving van het beleid.
- Optical Character Recognition (OCR): OCR-technologie maakt het scannen en digitaliseren van bonnen mogelijk, verkleint de kans op fouten bij gegevens invoer en vereenvoudigt het verificatieproces. Dit gebeurt door belangrijke informatie zoals datum, bedrag en leveranciersgegevens nauwkeurig vast te leggen.
- AI-Gedreven Analyses: Met AI-gedreven analyses kun je gegevens onderzoeken op patronen en afwijkingen die wijzen op fraude. Deze systemen herkennen ongebruikelijke uitgavenpatronen, dubbele declaraties of afwijkingen tussen gemelde uitgaven en de beleidsregels. Verdachte activiteiten worden vervolgens gemarkeerd voor verder onderzoek.
- AI-gestuurde fraudedetectie: AI-modellen kunnen beter dan het menselijk oog afwijkingen in ingediende bonnetjes herkennen, waaronder digitale manipulatie. Ze kunnen geavanceerde analyses uitvoeren en afwijkingen in ingediende bonnetjes opsporen.
Het is duidelijk dat je met een oplossing voor declaratiebeheer meer controle krijgt over het declaratieproces in je organisatie. Het proces kan niet alleen worden vereenvoudigd, maar er ontstaat ook een digitaal spoor, waardoor het makkelijker wordt om uitgaven te volgen en te controleren.
Gelukkig zijn er veel aanbieders van declaratiebeheer software, zoals Klippa SpendControl.
Voorkom declaratiefraude met Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een alles-in-één oplossing voor declaratiebeheer die je helpt om het declaratieproces van A tot Z te stroomlijnen en te automatiseren. Onze oplossing biedt een volledig digitaal en geautomatiseerd proces voor het indienen, goedkeuren en verwerken van declaraties via web- en mobiele applicaties.
Daarnaast biedt Klippa SpendControl tal van voordelen voor jou en je bedrijf. Met onze oplossing kun je genieten van:
- Geautomatiseerde bonnenverwerking: Werknemers kunnen eenvoudig bonnetjes scannen, vastleggen en zakelijke uitgaven declareren.
- Aanpasbare goedkeuringsprocessen: Je financiële afdelingen kunnen het goedkeuringsproces eenvoudig stroomlijnen en zorgen voor de juiste autorisaties tijdens het declaratiebeheerproces.
- Zakelijke betaalkaarten: Behoud eenvoudig controle over de uitgaven van werknemers met de krachtige zakelijke betaalkaarten van Klippa. Klippa’s zakelijke betaalkaarten zijn zowel beschikbaar als fysieke en virtuele kaarten.
- Verbeterde naleving: Door naleving van het declaratiebeleid af te dwingen en onjuiste claims te detecteren, helpt het systeem bedrijven om te voldoen aan wettelijke vereisten en interne richtlijnen.
- Minimale fraude: Profiteer van fraudepreventie maatregelen geïntegreerd in Klippa SpendControl en bescherm je organisatie tegen frauduleuze declaraties. Via Photoshop-detectie en EXIF-gegevensanalyse kan onze software documentfraudepogingen opsporen.
- Naadloze integratie: Synchroniseer Klippa SpendControl met je favoriete boekhoud- of ERP-systeem, waardoor een soepele gegevensoverdracht en efficiënte financiële afstemming mogelijk is.
FAQ
Declaratiefraude is het onterecht indienen van valse of gemanipuleerde onkostendeclaraties om geld terug te krijgen. Dit kan variëren van het opgeven van persoonlijke uitgaven als zakelijke kosten tot het vervalsen van bonnetjes of bedragen.
Hoe worden declaraties gecontroleerd?
Declaraties worden automatisch gecontroleerd met OCR-technologie die bonnen scant en verifieert. Het systeem voert controles uit op basis van bedrijfsbeleid om fouten of dubbele declaraties te detecteren. Daarnaast kunnen supervisors en de financiële afdeling de declaraties goedkeuren of afwijzen, met volledige transparantie door digitale audit trails.
Waaraan moet een declaratie voldoen?
Een declaratie via Klippa moet gedetailleerde informatie bevatten, zoals de datum, omschrijving, en het bedrag van de uitgave, samen met een digitaal bewijs zoals een bon of factuur. Klippa controleert automatisch of de declaratie voldoet aan het bedrijfsbeleid, eventuele limieten en voorwaarden, en helpt werknemers om hun declaraties binnen de gestelde termijnen in te dienen.
Wat zijn onkostendeclaraties?
Onkosten declareren is het proces waarbij werknemers gemaakte zakelijke uitgaven, zoals reiskosten of maaltijden, indienen voor vergoeding. Met Klippa kunnen werknemers hun onkosten eenvoudig digitaal declareren door bonnen te uploaden en uitgaven te specificeren via de app of webomgeving. Het systeem controleert automatisch of de declaraties voldoen aan het bedrijfsbeleid, waardoor het proces sneller en nauwkeuriger verloopt.