De handel breidt zich steeds verder uit. Volgens recent onderzoek heeft de wereldhandel, alleen al in 2022, een record van $32 biljoen bereikt. Dit betekent meer aankopen tussen organisaties en dus meer inkooporders om te verwerken.
De verwerking van inkooporders is een cruciaal aspect van de inkoopcyclus in het bedrijfsleven. Het gaat om het opstellen en goedkeuren van een document waarin de details van een aankoop worden beschreven, zoals de aan te schaffen artikelen of diensten, de hoeveelheden, de prijzen en andere relevante voorwaarden.
Dit proces helpt organisaties om hun uitgaven te beheersen, inkoopactiviteiten te stroomlijnen en een nauwkeurige registratie van hun aankopen bij te houden voor boekhoudkundige, financiële en nalevings-doeleinden.
Voorheen verliep het proces handmatig, wat tijdrovend én foutgevoelig was. Met de opkomst van technologie kunnen organisaties het inkooporder proces automatiseren met behulp van software en hun crediteurenadministratie aanzienlijk verbeteren.
In deze blog bespreken we de inhoud van een inkooporder, de soorten inkooporders en de stappen die nodig zijn om er een aan te maken. We zullen ook uitleggen hoe het automatiseren van het inkooporder proces je bedrijf ten goede kan komen. Laten we beginnen!
Wat is een inkooporder?
Een inkooporder is een juridisch bindend en commercieel document, uitgegeven door een koper aan een verkoper. Het wordt aangemaakt om de aankoop van goederen of diensten door een bedrijf aan te vragen, maar ook om de verkoop, die tussen beide partijen plaatsvindt, te registreren.
Naast het aangeven van de voorwaarden waaronder de transactie plaatsvindt, heeft de inkooporder tot doel de aankoop te stroomlijnen. Dit gebeurt door alle relevante informatie bij te houden voor toekomstig gebruik.
Om het proces te stroomlijnen en zowel de verkoper als de koper het leven gemakkelijker te maken, bevat de inkooporder essentiële informatie, zoals:
- Specificaties en hoeveelheid van de benodigde artikelen
- Contactgegevens
- De prijs waartegen de goederen of diensten moeten worden gekocht
- De besteldatum
- Levertijden en details
- Betalingsvoorwaarden
- Het nummer van de inkooporder voor tracering
Deze informatie is verplicht op alle soorten inkooporders, ongeacht het type en het gebruik ervan. Voordat je een aanvraag voor een inkooporder indient, wil je misschien weten welk type inkooporder het beste bij je bedrijf past. Lees verder en kom erachter!
Soorten inkooporders
Inkooporders kunnen variëren afhankelijk van verschillende factoren. Dergelijke factoren kunnen het soort transactie zijn waarmee je bezig bent of het soort betaling dat je hebt gekozen voor een afrekening. Hier zie je een gedetailleerde uitleg van de soorten inkooporders:
- Standaard inkooporders – De standaard inkooporder wordt het meest gebruikt voor eenmalige aankopen. Ze worden aangemaakt wanneer een bedrijf eenmalig bepaalde goederen nodig heeft.
- Geplande inkooporders – Geplande inkooporders bevatten alle leveranciers- en betalingsinformatie, vergelijkbaar met de standaard inkooporders, en worden vooral aangemaakt als de betaling in termijnen plaatsvindt.
- Algemene inkooporders – Algemene inkooporders worden door bedrijven gebruikt om een niet gespecificeerde hoeveelheid goederen aan te vragen bij een leverancier, over een niet gespecificeerde periode.
- Contact inkooporders – Contact inkooporders worden gebruikt om een commerciële relatie tussen de twee partijen tot stand te brengen, waarbij de gegevens van de leverancier, de betaling en de leveringseisen worden vastgesteld, maar waarbij nog steeds een standaard inkooporder wordt gegenereerd.
Stappen in de verwerking van inkooporders
Nu we je op de hoogte hebben gebracht van de details van inkooporders en de verschillende soorten inkooporders hebben leren kennen, is het tijd om in het eigenlijke inkooporder proces te duiken.
Hoe ziet het inkooporder proces eruit? Hieronder lichten we de stappen toe die betrokken zijn bij de afhandeling van inkooporders, vanaf het aanmaken ervan tot het afsluiten van de aankoop. Laten we de stappen eens bekijken:
- Aanvraag – Voordat er aankopen kunnen worden gedaan, doet het bedrijf dat een bestelling wil plaatsen bij een leverancier, een aankoopaanvraag en stuurt deze naar de financiële afdeling. Zodra de aanvraag door de financiële afdeling is goedgekeurd, kan de inkooporder worden aangemaakt.
- Aanmaken – Na goedkeuring door de financiële afdeling start de inkoper de communicatie met de leveranciers en stemt hij in met de specificaties van de aankoop. Dit betekent dat het bedrag van de goederen, de prijs en de leveringsvoorwaarden worden vastgesteld. Alle vastgelegde details moeten in de inkooporder worden vermeld.
- Bevestiging – Voordat de goederen worden verzonden, controleert de verkoper de kooporder om te zien of alle overeengekomen details correct zijn. Als alles klopt, kan de bestelling worden bevestigd. In geval van afwijkingen of problemen kan de verkoper de bestelling ook afwijzen. Bij afwijzing wordt het document teruggestuurd naar de koper en wordt de aanvraag als nietig beschouwd.
- Opname – Aangezien een van de doelen van de inkooporder is om het proces van zakelijke transacties te stroomlijnen, wordt de inkooporder geregistreerd in de boekhoudsoftware van de organisatie voor toekomstige referentie.
- Verzending en levering – De verkoper levert de goederen of diensten en houdt zich daarbij aan zijn deel van de overeenkomst. Op dat moment voert de koper een kwaliteitscontrole uit op de goederen, om na te gaan of de levering voldoet aan de overeengekomen specificaties. Deze kwaliteitscontroles helpen eventuele tekortkomingen te identificeren, zodat de verkoper onmiddellijk op de hoogte kan worden gebracht.
- Overeenstemming van facturen met inkooporders – Nadat de goederen zijn goedgekeurd, kan de aankoop ter afsluiting worden verzonden. De verkoper stuurt een factuur die wordt verwerkt en goedgekeurd door de financiële afdeling van de koper. Hier vindt het tweezijdige matching proces plaats. Met de two-way matching wordt gecontroleerd of er verschillen zijn tussen de factuur en de inkooporder.
Automatie van de verwerking van inkooporders
Het inkooporder proces is langdurig en vrij complex. Vaak is het ook een handmatig proces, dat voortdurend menselijke input vereist.
Naast het vertragen van het proces laat het handmatige PO-proces ruimte voor menselijke fouten. Dit brengt bepaalde risico’s met zich mee, aangezien inkooporders kunnen worden beïnvloed door boekhoudkundige fouten, veroorzaakt door menselijke fouten, en het vormt een risico voor het resultaat van de transactie.
Het verwijderen van menselijke input uit het inkooporder proces elimineert het risico van menselijke fouten, verhoogt de snelheid van de verwerking van betalingen, en is een tijdbesparende praktijk die je werknemers de kans biedt zich te concentreren op meer veeleisende taken. Bovendien vermindert je bedrijf ook de kans om het doelwit te worden van factuurfraude.
Dus hoe kun je deze fouten vermijden en het PO-proces verbeteren? De oplossing is automatisering. Door automatisering van inkooporders in je organisatie te implementeren, kun je alle stappen in de workflow van het inkooporder proces optimaliseren.
Automatisering van de boekhouding stroomlijnt het inkooporder proces en maakt daardoor alle informatie te allen tijde beschikbaar en toegankelijk, voor eventuele onvoorziene audits of toekomstige referenties. Dankzij automatisering van inkooporders is het niet meer nodig om bijvoorbeeld inkooporders handmatig te matchen met de aangeleverde factuur, waardoor factuurfraude en andere fouten worden voorkomen.
Maar hoe levert het automatiseren van het inkooporder proces je bedrijf voordeel op? Lees verder om erachter te komen!
Voordelen van inkooporder automatie
Zoals we al eerder hebben gezegd, kan het automatiseren van je inkooporder proces een grote hulp zijn als je je bedrijf wilt beschermen tegen frauduleuze activiteiten en tegelijkertijd de efficiëntie op de werkplek wilt verbeteren. Laten we eens kijken naar enkele van de voordelen die automatisering je kan bieden:
- Vermindering van menselijke input – Door automatisering van inkooporders kun je de menselijke inbreng in het proces minimaliseren en kunnen je werknemers zich dus concentreren op de kernactiviteiten.
- Minder menselijke fouten – Vermindering van menselijke input en automatisering van het inkooporder proces leidt tot minder kans op handmatige fouten, zoals spelfouten of mismatches tussen het factuurnummer en het factuurbedrag.
- Verbeterde snelheid en efficiëntie – Automatisering kan de productiviteitsniveaus in je organisatie aanzienlijk verbeteren door handmatige data entry te vervangen.
- Meer transparantie – Automatisering helpt tegen fraude, door een kruiscontrole uit te voeren tussen facturen en originele inkooporders. Door de verwerking van je inkooporders te standaardiseren en de informatievereisten te definiëren, worden je inkooporders verantwoordelijker en transparanter.
Als je je alleen maar bewust bent van de voordelen van automatisering, levert dat helaas geen waarde op voor je organisatie. Breng deze theorie in de praktijk en ontdek hoe je de workflow van je bedrijf kunt verbeteren met behulp van Klippa’s software om je inkooporder proces te automatiseren.
Automatiseer de verwerking van je inkooporders met Klippa
Er zijn veel verbeteringen die automatisering een bedrijf kan brengen, zoals het verminderen van menselijke input in de workflow of het elimineren van menselijke fouten. Helaas kan niet alle software je bedrijf deze voordelen in één keer bieden. Klippa DocHorizon echter, kan je bedrijf al deze voordelen bieden, in slechts één platform.
Klippa DocHorizon is een Intelligente Document Verwerking (IDP) oplossing aangedreven door AI, die kan helpen bij het automatiseren van je inkooporder proces en het upgraden van alle factuur en inkooporder gerelateerde taken in je organisatie. Het gebruik van intelligente documentverwerking, met behulp van onze OCR-software, stelt je in staat om:
- Two-way matching – Controleer in enkele seconden op eventuele discrepanties tussen een factuur en een inkooporder. Bespaar kostbare tijd in je workflow en verbeter de productiviteit.
- Mobiel scannen – Scan documenten vanaf mobiele apparaten, overal en altijd, zodat je accountants facturen en inkooporders snel kunnen verwerken.
- Data extractie – Real-time extractie van belangrijke datapunten, zoals ordernummer, leveranciersnaam, betalingsgegevens en afleveradres.
- Classificatie – Classificeer en sorteer documenten volgens je behoeften, zodat je altijd toegang hebt tot gearchiveerde en eerdere inkooporders.
- Data parsen – Zet JPG-, PNG- en PDF-bestanden om in doorzoekbare tekst en exporteer ze naar formaten als PDF of gestructureerde CSV, XLSX, XML en JSON.
- Anonimisering – Maskeer gevoelige gegevens, van anonimisering tot verwijdering.
- Verificatie – Verifieer de authenticiteit en geldigheid van documenten en gegevens, waarmee je de integriteit van leveranciers kunt verifiëren en je bedrijf kunt beschermen tegen factuurfraude.
Wil jij je inkooporder proces ook automatiseren of meer weten over onze verwerkingsoplossing? We laten je ons product graag zien! Boek een gratis demo hieronder of neem contact op met een van onze experts voor meer informatie.