Als je een auto van de zaak rijdt en geen bijtelling wilt betalen, mag je niet meer dan 500 privékilometers per jaar rijden. Dit limiet is laag, en de Belastingdienst kilometer registratie moet volledig sluitend zijn om problemen te voorkomen. Een goede registratie is essentieel, omdat de belasting kilometerregistratie streng gecontroleerd wordt.
Nu vraag je je misschien af: “Wat is de beste manier om een kilometer registratie voor de Belastingdienst bij te houden?” of “Welke eisen stelt de Belastingdienst aan mijn administratie?” In deze blog beantwoorden we deze vragen en geven we praktische tips, gericht op een gemiddelde zzp’er. Voor specifieke gevallen, zoals bestelauto’s of rij-instructeurs, kunnen versimpelde voorwaarden gelden.
Wat zijn de eisen van de Belastingdienst aan kilometer registratie?
De Belastingdienst kilometer registratie moet aan strikte eisen voldoen om sluitend te zijn. Je moet bijvoorbeeld per rit de volgende gegevens bijhouden:
- Datum van de rit
- Ritnummer (start per dag bij 1)
- Beginstand en eindstand van de kilometerteller
- Adres van de vertrek- en aankomstlocatie
- Type rit: zakelijk of privé
- Aantal privé-kilometers tijdens een zakelijke rit
- Uitleg voor afwijkende routes (bijvoorbeeld bij files)
Daarnaast zijn de volgende gegevens verplicht:
- Merk en type van de auto
- Kenteken
- Periode waarin de auto wordt gebruikt
Hoe houd je een sluitende kilometer registratie voor de Belastingdienst bij?
Er zijn vier manieren om je belasting kilometerregistratie bij te houden. Kies de methode die het beste bij je situatie past:
Op papier
Maak een template waarin je alle vereiste gegevens kunt noteren, print deze uit en bewaar hem in de auto. Hoewel deze methode rechtsgeldig is, is het tijdrovend en foutgevoelig. Niet ideaal voor ondernemers.
In Excel
Excel is een meer geavanceerde optie, waarmee je een digitaal overzicht creëert. Je kunt een Excel-template downloaden om te gebruiken. Toch blijft het handmatig werk en kun je onderweg niets direct registreren.
Met een kilometerregistratie-app
Dit is de meest efficiënte optie, zoals met de Klippa App. Je registreert eenvoudig je ritten door de vertrek- en aankomstlocaties in te voeren, inclusief tussenstops. De app berekent automatisch het aantal kilometers met Google Maps. Zo voldoe je moeiteloos aan de eisen van de kilometer registratie belastingdienst.
Hardware in de auto
Voor grote wagenparken kan een GPS-systeem met keurmerk Ritregistratiesystemen handig zijn. Dit meet automatisch alle ritten. Voor zzp’ers is dit minder aantrekkelijk vanwege de hoge kosten.
Belasting kilometerregistratie makkelijker maken met Klippa
Het bijhouden van een sluitende kilometer registratie voor de Belastingdienst kan ingewikkeld lijken, maar dat hoeft niet. Met de Klippa App automatiseer je het proces en maak je het eenvoudig en overzichtelijk. Welke methode je ook kiest, zorg ervoor dat je kilometerregistratie altijd volledig is, zodat je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst kilometer registratie.