Alle organisaties, ongeacht hun grootte, hebben een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid en dat is hun boekhouding sluitend houden. Eerlijk gezegd kan dit voor de meeste financiële afdelingen een last zijn, omdat het registreren van zakelijke uitgaven of het beheren van winst- en verliesrekeningen in veel bedrijven nog steeds handmatige processen zijn.
Een van de financiële taken die een grote invloed heeft op organisaties en die nog steeds handmatig wordt beheerd, is de uitgavenadministratie. Een onjuiste weergave van deze uitgaven kan de financiële middelen van de organisatie beïnvloeden, maar ook haar geloofwaardigheid en status aantasten. Om deze ongemakken te voorkomen, zijn bedrijven software gaan gebruiken voor de automatisering van uitgaven.
Als je niet bekend bent met het bijhouden van kostenrekeningen, maak je dan geen zorgen! In deze blog behandelen we wat kostenrekeningen zijn, bespreken we de verschillende soorten en bekijken we enkele voorbeelden van kostenrekeningen. Uiteindelijk presenteren we je ook een efficiënte en intelligente oplossing voor het automatiseren van je uitgavenbeheer.
Laten we beginnen!
Wat zijn kostenrekeningen?
Kostenrekeningen zijn registraties van het bedrag dat een bedrijf moet betalen over een bepaalde periode, meestal een kwartaal of een jaar. Ze worden beschouwd als tijdelijke rekeningen en vertegenwoordigen het lopende totaal van de bedrijfskosten voor een vooraf bepaalde periode.
Uitgaven in de boekhouding verschijnen in de resultatenrekening van een bedrijf en helpen de financiële afdeling om de verschillende uitgaven van het bedrijf bij te houden. Wanneer bedrijfsfondsen worden gedebiteerd, nemen de uitgavenrekeningen toe.
Als er daarentegen geld van een andere rekening wordt gecrediteerd, daalt de kostenrekening. Het doel van kostenrekeningen is om de debet- en creditrekeningen aan het einde van de boekhoudperiode in evenwicht te brengen.
Kostenrekeningen variëren in type, afhankelijk van de aard van de betalingen die een bedrijf moet doen. Sommige van deze betalingen komen regelmatig voor, terwijl andere alleen voorkomen bij een speciale gelegenheid, zoals een zakenreis. Laten we dieper ingaan op het onderwerp uitgaven in de boekhouding en ontdekken met welke soorten uitgaven een bedrijf te maken kan krijgen.
Soorten onkosten
Uitgaven in de boekhouding volgen, zoals eerder vermeld, verschillende patronen. In wezen kunnen uitgaven worden ingedeeld in drie categorieën:
- Vast vs. variabel
- Operationeel vs. niet-operationeel
- Aftrekbaar vs. niet-aftrekbaar
Vaste vs. variabele kosten
Vaste kosten, zoals belastingen, salarissen of huur, zijn uitgaven die essentieel zijn voor de organisatie. Ze helpen de organisatie in stand te houden en zorgen ervoor dat het bedrijf over alle nodige middelen beschikt om goed te functioneren.
Variabele kosten daarentegen zijn kosten die variëren tussen kwartalen of jaren, zoals kosten voor interne opleidingen of bedrijfsreizen. Ze zijn uitsluitend afhankelijk van de activiteit en het financiële gedrag van het bedrijf.
Operationele vs. niet-operationele kosten
Zoals de naam al doet vermoeden, vallen bedrijfskosten onder de betalingen die een bedrijf moet doen om de bedrijfsvoering mogelijk te maken. Deze categorie omvat zaken als advertentiekosten, uitbestedingskosten en andere variabele kosten. Daarom variëren de bedrijfskosten op basis van de specifieke behoeften van een organisatie.
Daarentegen zijn niet-operationele kosten betalingen die niet interfereren met de activiteit van een organisatie. Deze kosten helpen om jaarrekeningen in evenwicht te brengen of om bijvoorbeeld hypotheekbetalingen of leningen te garanderen, maar hebben geen actieve invloed op de activiteit van een bedrijf.
Aftrekbare vs. niet-aftrekbare kosten
Aftrekbare kosten worden afgetrokken van het belastbaar inkomen van het bedrijf. Ze verlagen de belastingschuld en kunnen geheel of gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Bovendien zijn deze uitgaven noodzakelijk voor organisaties om te voldoen aan overheidsvoorschriften en andere wettelijke kaders.
Niet-aftrekbare uitgaven zijn eenvoudigweg uitgaven die niet kunnen worden afgetrokken van het vermogen van een organisatie of die niet kunnen worden terugbetaald aan werknemers. Een goed voorbeeld in deze categorie zijn persoonlijke uitgaven, zoals maaltijden tijdens een bedrijfsuitje die een bepaald bedrag overschrijden.
Kostenrekeningen kunnen als divers worden geclassificeerd, omdat ze verschillen naargelang de specifieke behoeften van een bedrijf. Om beter te begrijpen welke uitgaven onder welke categorie vallen, laten we eens kijken naar enkele voorbeelden van kostenrekeningen.
Voorbeelden van kostenrekeningen
Organisaties moeten de kosten van bepaalde uitgaven dragen om hun kernactiviteit te kunnen ontwikkelen. Deze kosten verschillen per bedrijf, maar sommige uitgaven komen in elk bedrijf voor.
De belangrijkste kostenrekeningen zijn vast en dekken kosten zoals belastingen, huur, nutsvoorzieningen en salarissen. Bovendien zijn voorraadkosten en kosten voor hardware en software ook noodzakelijke uitgaven die een bedrijf moet boeken.
Daarnaast zijn reiskosten, marketing- en reclamekosten, extraatjes voor werknemers en kantoorverbeteringen kosten die in bijna elke organisatie voorkomen. Hoewel deze uitgaven variabel zijn, zijn ze essentieel om het bedrijf goed te laten presteren en de tevredenheid van de werknemers te verhogen.
Kostenrekeningen zijn ook een belangrijk onderdeel van de crediteurenadministratie van een bedrijf. Ze dekken belangrijke kosten die helpen bij de ontwikkeling van een bedrijf, maar ook van zijn werknemers. Als je nog steeds niet overtuigd bent van het belang van een kostenrekening, lees dan verder!
Waarom heb je een kostenrekening nodig?
Een kostenrekening zorgt ervoor dat organisaties hun uitgaven op een nauwkeurige manier beheren en dat er rekening wordt gehouden met alle komende betalingen, zoals toegerekende uitgaven. We hebben een aantal redenen genoemd waarom een kostenrekening gunstig is voor bedrijven:
- Het helpt bedrijven om frauduleuze activiteiten te voorkomen – Een kostenrekening zorgt ervoor dat alle uitgaven worden bijgehouden, waardoor het risico op factuurfraude wordt vermeden.
- Het verbetert de boekhoudprocessen – Een kostenrekening helpt financiële experts om activa van passiva te scheiden, waardoor de nauwkeurigheid van de crediteurenadministratie verbetert.
- Het houdt de uitgavenstroom van een bedrijf bij – Uitgaven in de boekhouding onderscheiden de vaste en variabele uitgaven, waardoor de uitgavenstroom van een organisatie wordt geanalyseerd.
Uitgaven in de boekhouding zijn een geweldige manier om ervoor te zorgen dat boekhoudprocessen nauwkeurig worden weergegeven in de boeken. Wat dit proces nog beter en dus nuttiger voor bedrijven zou maken, is automatisering.
Klippa SpendControl helpt bedrijven bijvoorbeeld bij het aanzienlijk verbeteren van de processen voor het beheer van uitgaven in hun organisatie, door alle boekhoud-gerelateerde taken te automatiseren.
Kostenrekeningen beheren met Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een alles-in-één digitaal platform dat processen voor het beheer van uitgaven automatiseert en financiële experts helpt alle uitgaven binnen hun bedrijf bij te houden. Het stelt organisaties in staat om:
- Gemakkelijk onkosten indienen via de app of website
- Nauwkeurig scannen en informatie verzamelen met behulp van OCR-technologie
- Een veilige autorisatiestroom creëren, met geavanceerde goedkeuringsopties
- Onkostendeclaraties eenvoudig goedkeuren via de app of website
- Profiteren van naadloze integratie met je ERP-systeem, waardoor het boekhoudsysteem up-to-date blijft
- Detectie van dubbele bonnetjes of facturen om dubbele betalingen te voorkomen
- Een duidelijk overzicht van alle uitgaven
Verbeter de nauwkeurigheid van de onkostenadministratie van je bedrijf en automatiseer alle taken op het gebied van onkostenbeheer. Boek hieronder een gratis demo of neem contact op met een van onze experts voor meer informatie!