Kan Know Your Customer (KYC) automatisering voor banken een einde maken aan terrorismefinanciering en witwaspraktijken?
Volgens schattingen van het United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC) wordt jaarlijks tussen 2% en 5% van het wereldwijde BBP witgewassen. Dat is tussen de €715 miljard en €1,87 biljoen op jaarbasis. Het verbaast dan ook niemand dat banken hun traditionele processen voor nieuwe klanten willen verbeteren. De eerste stap om verdere frauduleuze activiteiten te voorkomen, is het verifiëren van de identiteit van klanten.
Het identificeren van de echte identiteit van klanten gaat echter gepaard met veel uitdagingen. Het traditionele proces is tijdrovend, inefficiënt en wordt uitgebuit door kwaadwillende klanten die valse identiteiten opgeven. Al deze factoren leiden tot langere doorlooptijden, lage klanttevredenheid en hoge kosten voor banken. Daarom is het KYC proces in het bankwezen een belangrijke.
Gelukkig kan het KYC proces voor banken worden geautomatiseerd met geavanceerde technologieën. Maar voordat we deze technologieën gaan toelichten, gaan we eerst onderzoeken waarom KYC automatisering voor banken nodig is en wat er precies bij komt kijken.
Waarom is KYC nodig?
Volgens de wet moeten banken en andere financiële instellingen de legitimiteit van de identiteit van hun klanten vaststellen en hun risicofactor bepalen. Maar wanneer en waarom werd dit verplicht?
Vóór de aanslagen op de Twin Towers van 11 september 2001 waren banken niet in staat om het soort stortingen en overboekingen, die dit soort aanslagen mede mogelijk maakten, op te sporen of te verstoren. Er werd al wel gewerkt aan veranderingen in de vereisten tot identificatie van klanten, maar dit kwam in een stroomversnelling. De aanslag zorgde voor het politieke momentum dat nodig was om ze te verbeteren, wat gebeurde als onderdeel van de Patriot Act.
Wetten voor KYC in het bankwezen werden ingevoerd om de financiering van terrorisme en financiële misdrijven tegen te gaan. Tegenwoordig zijn er geavanceerde technologieën ontwikkeld om aan deze veranderingen te voldoen. Hierdoor zijn de KYC vereisten voor bankprocessen geautomatiseerd als bescherming tegen kwaadwillende klanten.
Elementen van het KYC beleid
Beleid voor KYC in het bankwezen is een verplicht kader dat banken en andere financiële instellingen moeten opnemen in hun klant-identificatieproces. De meeste banken stellen hun KYC beleid op rond de volgende vier kernelementen.
Klantenbeleid
Klantenbeleid is een documentatie van principes en acties die een organisatie zelf vaststelt. Dit beleid is richtinggevend en helpt medewerkers bij het benaderen van en omgaan met klanten.
Customer Identification Program
Het klanten-identificatieprogramma, ook wel Customer Identification Program (CIP) genoemd, omvat het verzamelen van gegevens, identificatie, verificatie en controles van databases met politiek prominente peresonen en sancties.
Customer Due Diligence
Terwijl CIP betrekking heeft op het verzamelen van identiteitsinformatie, verwijst Customer Due Diligence (CDD) naar het voortdurend controleren en verzamelen van identiteitsinformatie, zoals de naam, het adres en het burgerservicenummer van een klant, om hun risicofactor te bepalen.
Constante controle & registratie
Zelfs nadat een klant een rekening bij een bank heeft geopend, vinden er voortdurend KYC controles plaats. Klanten kunnen soms worden gevraagd de bank aanvullende documenten te verstrekken. Daarnaast houden banken de transactiegeschiedenis van hun cliënten bij. De voortdurende controle en het bijhouden van gegevens helpen om verdachte activiteiten op te sporen, zelfs nadat er nieuwe klanten zijn bijgekomen.
Kortom, het doel van KYC in het bankwezen is het voortdurend verzamelen van voldoende informatie van hun klanten om hun risicofactoren vast te stellen.
Het traditionele KYC proces
Voordat KYC automatisering bestond, moesten nieuwe klanten het traditionele KYC proces volgen. Wat is het traditionele KYC proces precies, zul je je misschien afvragen?
In essentie vereist het traditionele KYC proces bij banken dat nieuwe klanten informatie verstrekken over hun financiële activiteiten en identiteit, wat op twee manieren kan gebeuren: offline of online.
Het authenticatie- en verificatieproces dat plaatsvindt nadat een klant de vereiste documenten heeft ingediend, wordt vervolgens handmatig uitgevoerd.
Veelgebruikte documenten voor KYC
Om iemands identiteit bij het aanvragen van een rekening te verifiëren zijn er twee verplichte documenten vereist voor KYC in het bankwezen: identiteitsbewijs en adresbewijs.
Dit zijn enkele van de meest gebruikte documenttypes voor een identiteitsbewijs:
Vaak geaccepteerde documenttypes voor bewijs van adres:
- Energierekening (niet ouder dan zes maanden);
- Bank- of creditcard-afschrift;
- Huurovereenkomst;
- Werkgeversverklaring als bewijs van woonplaats.
De vereiste documenten kunnen verschillen van land tot land. Laten we nu eens kijken hoe deze documenten worden verwerkt tijdens het offline en online KYC proces.
Offline & online KYC procedures
De offline en online KYC processen bij banken verschillen niet veel van elkaar, maar laten we beiden even kort bekijken.
Offline – De klant moet een formulier invullen met de vereiste informatie die men downloadt en afdrukt. Vervolgens moeten kopieën van gevraagde identiteitsdocumenten per post naar de bank worden gestuurd.
Online – Klanten kunnen op de website van een bank rechtstreeks een digitaal klantregistratie-formulier invullen en de benodigde identiteitsdocumenten uploaden.
Nadat een klant het registratieformulier en eventuele aanvullende vereiste identiteitsdocumenten heeft ingediend, gaan administratieve medewerkers over tot het handmatig verifiëren en overnemen van belangrijke gegevens in de database van de bank. Uiteindelijk wordt de KYC controle afgerond en wordt de klant geïnformeerd.
Vaak dient elke klant meerdere documenten in die in het traditionele proces handmatig moeten worden gecontroleerd. De inefficiëntie van dit proces heeft meestal tot meerdere nadelen, waar we nu verder op zullen ingaan.
Nadelen van het traditionele proces
Je bent waarschijnlijk al bekend met enkele nadelen van het traditionele KYC proces , problemen die oplossingen zoals KYC automatisering kunnen oplossen. Laten we eens wat uitgebreider kijken naar wat de grootste nadelen zijn.
- Tijdrovend;
- Lange doorlooptijden;
- Groot risico op fouten;
- Resulteert in hoge kosten;
- Beveiliging van gegevens en privacy.
Tijdrovend
Bij traditionele KYC processen in het bankwezen moeten administratieve medewerkers alle ingediende documenten handmatig controleren en die informatie handmatig overbrengen in de database van de bank. Wanneer het slechts om een paar aanvragen gaat, is dat misschien te doen. Maar stel je voor dat je elke dag honderden of zelfs duizenden aanvragen moet verwerken. Dan zou deze vervelende, repetitieve taak onmogelijk in een redelijke tijd kunnen worden uitgevoerd. Tijd die toch beter kan worden gebruikt voor belangrijkere taken.
Lange doorlooptijden
Aangezien het traditionele KYC proces handmatig werk vereist, kost het veel tijd voordat de administratieve medewerkers het verificatieproces hebben afgerond. Bovendien kunnen medewerkers overspoeld worden door de hoeveelheid werk die ze moeten verrichten, wat hun productiviteit negatief beïnvloedt. De lange doorlooptijden hebben uiteindelijk ook een negatief effect op de klanttevredenheid.
Groot risico op fouten
Bij handmatig werk komen altijd menselijke fouten kijken. Dit is vooral riskant bij KYC processen. Administratieve medewerkers hebben te maken met zeer gevoelige informatie over de identiteit van klanten, waarbij zelfs een kleine fout verregaande gevolgen kan hebben. Helaas komen deze fouten voor bij elke bank die nog het traditionele proces hanteert, aangezien het foutenpercentage bij handmatige gegevensinvoer gemiddeld ongeveer 1% bedraagt.
Resulteert in hoge kosten
Het KYC proces bij banken heeft een aanzienlijke impact op de totale uitgaven van een bank per jaar. De totale kosten van KYC bedragen voor banken gemiddeld $60 miljoen per jaar. Bovendien zijn teams die zich bezighouden met administratieve taken niet kosteneffectief en zouden zij eerder moeten worden ingezet voor veel waardevoller werk dat een positief effect heeft op de bedrijfsactiviteiten.
Beveiliging van gegevens en privacy
De kans op datalekken neemt toe naarmate meer werknemers met gevoelige gegevens omgaan. En niemand wil dat zijn persoonlijke gegevens door verschillende mensen worden behandeld. Dit is een serieus risico dat banken dagelijks lopen.
Elk van deze nadelen kan een bank in grote problemen brengen. Deze problemen zijn de belangrijkste redenen waarom men op zoek is naar KYC automatisering voor banken.
Automatisering voor een superieur KYC proces
Nu we hebben vastgesteld dat het traditionele proces met veel knelpunten gepaard gaat, laten we onderzoeken hoe KYC in het bankwezen kan worden geautomatiseerd om aan de huidige eisen te voldoen.
Zoals we eerder hebben besproken, moeten financiële instellingen identiteitsinformatie verzamelen en verifiëren bij het aannemen van nieuwe klanten. KYC-automatiseringssoftware voor banken kan het proces dan uitvoeren zonder menselijke tussenkomst en met betere resultaten.
Tekstherkenning, data-extractie, kruiscontroles en gegevensinvoer kunnen allemaal worden geautomatiseerd. Het maakt KYC processen in het bankwezen aanzienlijk efficiënter met snellere doorlooptijden, minder fouten en een hogere klanttevredenheid. Laten we het geautomatiseerde proces voor banken eens nader bekijken.
KYC automatisering voor banken
Tegenwoordig is het gebruikelijk dat KYC-automatiseringsoplossingen AI-algoritmen toepassen in combinatie met Optical Character Recognition (OCR) en andere ML-technieken. Deze aanpak zorgt voor een robuuster en veiliger KYC proces.
Documenten worden gescand of rechtstreeks naar een OCR-engine gestuurd, die de gegevens vervolgens automatisch detecteert, extraheert, valideert en in de database van een bank registreert. Het hele proces is binnen enkele seconden voltooid, zodat je medewerkers zich op belangrijkere taken kunnen richten.
Wat zijn de andere voordelen van KYC automatisering? Daar gaan we nu op in.
Voordelen van een geautomatiseerd KYC proces
KYC automatisering biedt vele voordelen, wij zullen hier de belangrijkste toelichten.
Bespaar 90% op verwerkingskosten
Het is moeilijk om de kosten van KYC in het bankwezen te berekenen, omdat er veel factoren meespelen. Van handmatige uren en het inhuren van personeel tot de prijs van een compliance tool.
Maar laten we zeggen dat je 1.000 KYC controles per werkdag moet uitvoeren. Gemiddeld duurt een handmatige KYC controle ongeveer 5 minuten. Om de doelstelling van 1.000 KYC controles te halen, heb je 10 werknemers nodig die elk 100 aanvragen verwerken. Met een gemiddeld uurloon van 25 euro kost de handmatige verwerking je dagelijks 2.083 euro, of 43.750 euro per maand.
Met automatisering kan dit drastisch omlaag. De automatische verwerking van KYC controles duurt slechts 3 tot 5 seconden. Dit betekent dat je dagelijks 83 arbeidsuren en 40.417 euro per maand aan verwerkingskosten zou kunnen besparen.
Menselijke fouten elimineren
OCR zorgt ervoor dat de informatie correct wordt geëxtraheerd. Vervolgens wordt AI-technologie gebruikt voor een kruiscontrole om te voldoen aan de anti-witwasvoorschriften, of Anti Money Laundering (AML). Automatisering elimineert menselijke fouten en zet de geëxtraheerde gegevens onmiddellijk over in een database.
Verhoogde klant- en medewerkerstevredenheid
KYC-automatisering voor banken vermindert de verwerkingstijd drastisch en elimineert menselijke fouten, waardoor de klanttevredenheid toeneemt. Bovendien worden werknemers verlost van de frustrerende taken van dit proces, zodat ze meer tijd kunnen besteden aan zinvoller werk.
Naleving van de AVG
Omgaan met persoonlijke identiteitsdocumenten van klanten en tegelijkertijd gevoelige persoonlijke informatie veilig houden is een uitdaging. Voldoen aan de AVG normen betekent het waarborgen van de privacy en bescherming van gegevens. Daarom is het essentieel om zorgvuldig om te gaan met persoonlijke identiteitsdocumenten.
Met een geautomatiseerde oplossing voor KYC in het bankwezen wordt het maskeren of verwijderen van gevoelige informatie eenvoudig gemaakt. Dit betekent dat opgevraagde gegevens vertrouwelijk blijven en alleen door software worden gelezen.
Zoals je kunt zien, kan KYC-automatisering voor banken een nadeel omzetten in een concurrentievoordeel. Als je wilt weten hoe Klippa jou daarbij kan helpen, lees dan vooral verder!
KYC automatisering met Klippa
Bij Klippa zijn we gespecialiseerd in geautomatiseerde documentverwerking. We bieden met onze KYC software verschillende oplossingen voor diverse gebruikssituaties. De meest populaire oplossing onder onze bancaire klanten is onze ID-verificatie software. Onze software bevat een camera-module die helpt bij het maken van foto’s van hogere kwaliteit die een OCR-software kan verwerken voor betere resultaten.
De Klippa ID-verificatie software kan jouw KYC controles automatiseren voor een sneller en prettiger instroomproces, dat zowel voor mobiel als web wordt geleverd. We bieden ook een Near Field Communication (NFC) ID-verificatie waarmee je klanten de RFID-chip op hun identiteitsdocument kunnen scannen om jouw KYC proces verder te versterken, met opties voor data anonimisering die voldoen aan de AVG normen.
Als je meer wilt weten over onze oplossingen en hoe ze jouw bank van dienst kunnen zijn, neem dan contact met ons op of boek een gratis online demo via onderstaand formulier!