Helaas zullen fraudeurs, ongeacht de technologische vooruitgang, voortdurend manieren vinden om bedrijven op te lichten. Eén van de meest voorkomende manieren is leveranciersfraude, die naar schatting een totaal verlies zal veroorzaken van $10.24 miljoen in 2022 alleen. Leveranciersfraude is meestal afkomstig van een of meerdere bronnen en kost bedrijven veel geld als hij niet wordt ontdekt.
Dat is de reden waarom het voor bedrijven cruciaal is om op de hoogte te zijn van leveranciersfraude en te leren hoe ze die kunnen voorkomen. Alleen dan is het mogelijk om beschermd te zijn en te ontsnappen aan frauduleuze aanvallen.
Maar wat zijn de beste manieren om leveranciersfraude te herkennen en te voorkomen? In deze blog leggen we eerst uit wat leveranciersfraude is, hoe het bedrijven treft en met welke methoden ze het kunnen voorkomen.
Laten we beginnen!
Wat is leveranciersfraude?
Leveranciersfraude kan worden omschreven als illegale praktijken die worden gepleegd voor persoonlijk gewin. Die praktijken kunnen worden uitgevoerd door een leverancier, meerdere leveranciers of zelfs een werknemer. Leveranciersfraude is meestal gericht op de crediteurenadministratie van een bedrijf door de rekeninggegevens van een leverancier of ontvanger te vervalsen om betalingen om te leiden.
Pogingen tot fraude worden vaak uitgevoerd door de volgende partijen:
- Eén of meerdere werknemers
- Eén of meerdere verkopers
- Samenwerking tussen verkoper(s) en werknemer(s)
- Een externe entiteit die de betalingsinformatie van een leverancier wijzigt, maar die voor iedereen onbekend is
Je ziet dat de vele samenwerkingsmogelijkheden die leveranciersfraude mogelijk maken, het probleem nog ingewikkelder maken. Wat voor gevolgen heeft dat voor bedrijven?
Hoe heeft leveranciersfraude invloed op bedrijven?
Over het algemeen lopen bedrijven met gebrekkige beveiligingsmaatregelen het meeste risico en worden zij het meest getroffen door fraude met leveranciers. Deze bedrijven zijn doorgaans kleine tot middelgrote organisaties, omdat zij afhankelijk zijn van kleinere teams van werknemers die financiële transacties beheren.
Kleinere teams beschikken vaak niet over sterke controles of robuuste controles, meestal omdat het budget ontbreekt, of omdat ze het risico op leveranciersfraude onderschatten. Door de kleinere omvang van het team is vaak één werknemer belast met het ontvangen van facturen en het autoriseren van betalingen, waardoor het heel verleidelijk en gemakkelijk is om de financiële administratie te manipuleren.
Dit betekent natuurlijk niet dat grotere organisaties geen risico lopen. Maar met hun grotere hoeveelheid middelen, meer personeel en mogelijkheden is de kans groter dat zij over controles beschikken die het risico van fraude met leveranciers verlagen.
In het algemeen geldt dat naarmate organisaties groeien, zij meer wetten en regels naleven waarmee zij fraude kunnen voorkomen. Dit maakt het voor oplichters steeds moeilijker om frauduleuze plannen uit te voeren. Het blijft belangrijk om in gedachten te houden dat ook fraudeurs steeds geraffineerder worden, dus het is niet uitgesloten dat zelfs grotere organisaties het slachtoffer worden van complexe fraudeconstructies.
Schokkende voorbeelden uit de praktijk laten zien hoe leveranciersfraude bedrijven miljoenen dollars kan kosten. Een bedrijf genaamd Utz Quality Foods betaalde bijvoorbeeld $1,4 miljoen aan een leverancier voor producten die nooit echt werden ontvangen. In een ander geval vervalste de telecommunicatiebeheerder van het Lincoln Land Community College de handtekening van zijn meerdere om betalingen te autoriseren, waardoor hij meer dan $700.000 kon stelen.
Wij willen dat je leveranciersfraude kunt herkennen, zodat je je bedrijf kunt beschermen. Daarom zullen we hierna verschillende fraudeconstructies bekijken.
Constructies voor leveranciersfraude
Er zijn verschillende fraudeconstructies met leveranciers die bedrijven in gevaar brengen. Hieronder bespreken we enkele van de meest relevante constructies, maar de lijst is niet volledig.
- Knoeien met cheques
- Factuurfraude
- Aanvaarding van omkopingen
- Cyberfraude
- Prijsafspraken
- Werknemers die afromen
Knoeien met cheques
Er wordt vaak met cheques geknoeid. Werknemers of derden onderscheppen een cheque en verkopen die op het Darknet of wijzigen hem om het geld op hun eigen bankrekening te storten.
Factuurfraude
Factuurconstructies worden uitgevoerd door een factuur te vervalsen voor betaling, ook wel bekend als factuurfraude, die eigenlijk niet verschuldigd is en vervolgens onbewust wordt betaald. Dit gebeurt door een geldige factuur te wijzigen of de hele factuur te vervalsen.
Aanvaarding van omkopingen
Steekpenningen en smeergeld worden ook wel aanbestedingsfraude genoemd. Meestal gebeurt dat wanneer verkopers, werknemers of een mix van beide samenwerken om fraude te plegen in een willekeurige fase van het aanbestedingsproces.
Hier volgen enkele voorbeelden van hoe dat eruit kan zien:
- Te hoge facturen voor goederen of diensten
- Een koper ontvangt niet het afgesproken aantal goederen
- Dubbele facturen om dezelfde goederen of diensten tweemaal in rekening te brengen
- Werknemers worden door verkopers omgekocht tijdens de contractonderhandelingen in ruil voor smeergeld.
- Verkopers werken met elkaar samen om het inkoopproces te manipuleren
Cyberfraude
Cyberfraude vindt op vele manieren plaats. Eén manier is geld stelen via e-mails, door software te kapen of door phishing-pogingen. Bedrijven die transacties via een computer beheren, dus eigenlijk alle bedrijven, zijn bijzonder kwetsbaar voor cyberaanvallen.
Prijsbepalingen
Prijsafspraken worden vaak gemaakt met behulp van interne werknemers van een bedrijf. Leveranciers werken met elkaar samen om een minimumcontractprijs vast te stellen. Op die manier moeten bedrijven meer betalen, ongeacht met welke leverancier ze in zee gaan.
Werknemers die afromen
Afromen kan op vele manieren gebeuren, sommige ingewikkelder dan andere. Hieronder volgen enkele voorbeelden:
- Schrijven van valse cheques
- Het stelen van een paar dollar/euro bij elke verkoop
- Het stelen van debet- of creditcardgegevens
- De cheque van collega’s stelen en verzilveren
Bedrijven lopen een groot risico om te worden opgelicht door een van de bovengenoemde fraudeconstructies. Daarom is het belangrijk om leveranciersfraude zo snel mogelijk te identificeren en effectieve manieren te vinden om deze te voorkomen. Hoe je dat kunt doen, wordt hierna besproken.
Leveranciersfraude identificeren en voorkomen
Er zijn verschillende manieren waarop bedrijven leveranciersfraude kunnen opsporen en voorkomen. Sommige maatregelen kunnen worden toegepast op de interne praktijken van een organisatie, maar er zijn ook maatregelen die rechtstreeks betrekking hebben op de leverancier. Laten we eens kijken naar de mogelijkheden:
Management van verkopers
Het is verstandig om voorzorgsmaatregelen te nemen en praktijken voor leveranciersbeheer in te voeren waarmee je het potentiële risico van een leverancier kunt meten. Dit kan er als volgt uitzien:
- Due diligence op verkopers in het inschrijvingsproces → Hiermee kun je gegevens van de verkoper verifiëren, zoals e-mailadressen, contactnummers, contactpersonen, bankrekeningen en meer. Hier heb je de kans om te controleren of de informatie van de leverancier niet overeenkomt met de informatie van een werknemer of andere bestaande leveranciers.
- Een centrale leveranciersdatabase bijhouden → Zo heb je een overzicht van de factureringsvolumes en een aparte lijst van leveranciers met een hoog risico. Als je inconsistenties in betalingen ziet, is het veel gemakkelijker om na te gaan van welke leverancier die afkomstig zijn.
Maatregels voor werknemers
Eerder zeiden we al dat fraude met leveranciers vaak wordt gepleegd met behulp van één of meer werknemers. Daarom is het belangrijk om maatregelen voor werknemers te hebben waarmee je fraude snel kunt opsporen. Effectieve maatregelen kunnen zijn:
- Anti-fraude training → Training verhoogt het bewustzijn van potentiële risico’s, maar leert werknemers ook hoe ze moeten handelen in situaties waarin ze geconfronteerd worden met frauderende verkopers of collega’s.
- Scheiding en rotatie van personeelstaken → Als de taken die het meest kwetsbaar zijn voor fraude met leveranciers worden gescheiden en niet door een en dezelfde werknemer worden uitgevoerd, wordt het risico van fraude met leveranciers al geminimaliseerd. Het kan ook helpen om inkooptaken te rouleren en willekeurige controles en audits uit te voeren.
- Achtergrondcontroles → Voordat nieuwe werknemers worden aangenomen, is het belangrijk om achtergrondcontroles uit te voeren om het risico van het aannemen van oplichters te minimaliseren.
Matching methodes voor facturen
Factuurvergelijking is een van de doeltreffendste manieren om fraude met leveranciers te voorkomen. Het wordt gebruikt om facturen van verkopers te vergelijken met andere documenten zoals inkooporders, inspectiebonnen of verpakkingsbonnen.
Er zijn verschillende manieren om facturen te matchen, zoals two-way matching, three-way matching en four-way matching. Alle methoden voegen een andere complexiteit, maar ook een ander veiligheidsniveau toe aan het crediteurenproces. Hoe invoice matching precies als fraudepreventie-methode wordt gebruikt, wordt hieronder uitgelegd.
Fraude preventie met factuur matching van Klippa
Het matchen van facturen is een geweldige manier om fraude met leveranciers te voorkomen, vooral wanneer dit automatisch gebeurt. Met softwareoplossingen zoals Klippa SpendControl kan het crediteurenproces op verschillende manieren worden geautomatiseerd.
Met de software van Klippa kun je (met behulp van OCR) gegevens uit financiële documenten zoals facturen en inkooporders automatisch invoeren en opslaan in je database. Zodra alle noodzakelijke informatie uit de documenten is gehaald, wordt het matchingsproces in enkele seconden uitgevoerd.
Informatie op de factuur, inkooporder en andere financiële documenten kan worden vergeleken en gematcht. Op die manier is het veel eenvoudiger om informatie discrepanties te detecteren en gewaarschuwd te worden voor een mogelijk fraudegeval.
Naast het matchen van facturen kan Klippa SpendControl ook documentsfraude detecteren door middel van EXIF data en copy move analyse, waardoor het voor fraudeurs moeilijk wordt om een factuur te wijzigen. Bovendien is de software in staat om duplicaten te detecteren, waardoor je kunt voorkomen dat een factuur twee keer wordt betaald.
Op dit punt hebben managers of andere verantwoordelijken de kans om in te grijpen en fraude met leveranciers te voorkomen. Betrokken leveranciers en/of werknemers kunnen worden gerapporteerd, terwijl je bedrijf tegelijkertijd wordt beschermd tegen illegale betalingen.
Wil je meer weten over Klippa en hoe SpendControl je kan helpen fraude te voorkomen met behulp van invoice matching? Boek hieronder een gratis demo of neem contact op met één van onze experts.