We begrijpen de uitdagingen waar bedrijven tegenwoordig mee te maken hebben: het beheren en verwerken van grote hoeveelheden documenten, zoals bonnetjes, facturen en andere interne documenten. Het handmatig verwerken van al deze papieren is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. En die kleine foutjes? Die kunnen ongemerkt oplopen tot een flinke kostenpost. Uit onderzoek van Gartner blijkt zelfs dat menselijke fouten bij data-invoer bedrijven jaarlijks bijna €1 miljoen kosten. Maar wat als er een slimme manier is om dit aan te pakken?
AI-gestuurde Optical Character Recognition (OCR) technologie heeft zich bewezen als een game changer voor bedrijven die zich bezighouden met data-extractie uit documenten zoals bonnetjes, facturen en inkooporders. Het gebruik van OCR voor het uitlezen en herkennen van line items biedt een gestroomlijnde aanpak voor het verwerken van enorme hoeveelheden data in verschillende sectoren, waaronder de financiële sector, detailhandel en meer.
In deze blog gaan we dieper in op de details van het uitlezen en herkennen van line items en laten we zien hoe je met Klippa eenvoudig gegevens van line items uit bonnetjes of facturen kunt uitlezen. Laten we beginnen!
Waarom is het herkennen en verwerken van line items nuttig voor bedrijven?
Nu de wereld steeds verder digitaliseert met automatisering en AI, hebben bedrijven meer dan ooit redenen om te onderzoeken hoe deze technologieën hun processen kunnen verbeteren. Maar hoe kan OCR specifiek worden ingezet om line items uit te lezen en te verwerken? Ontdek hier enkele praktische toepassingen van OCR.
Use cases
Er zijn tal van praktische toepassingen voor het uitlezen en verwerken van line items uit bonnetjes en facturen. Hier zijn enkele veelvoorkomende situaties:
- Automatisering van crediteurenbeheer: Het automatisch herkennen van line items vergemakkelijkt het uitlezen van productdetails, hoeveelheden en prijzen. Dit versnelt de processen voor zowel crediteuren- als debiteurenbeheer aanzienlijk.
- Geautomatiseerde onkostenrapportage: Bedrijven kunnen hun onkostenbeheer stroomlijnen door handmatige invoer te verminderen en de nauwkeurigheid van vergoedingen te verbeteren. OCR-technologie leest line item gegevens uit, wat zorgt voor efficiëntere en foutloze rapportages.
- Inkoop en leveranciersbeheer: Door line items uit te lezen, kunnen bedrijven de data-extractie stroomlijnen, wat de efficiëntie verhoogt bij het volgen van bestellingen, beheren van leveranciers en waarborgen van naleving. Facturen en inkooporders kunnen snel worden gescand en verwerkt.
- Bonnetjes scannen voor loyaliteitsprogramma’s: Het uitlezen van line items maakt het mogelijk om de meest gekochte artikelen in loyaliteitsprogramma’s te identificeren. Met deze informatie kunnen bedrijven loyaliteitsbeloningen en aanbiedingen beter afstemmen op de voorkeuren van individuele klanten, wat de klantloyaliteit en betrokkenheid vergroot.
Hoe lees je automatisch line items uit?
OCR-technologie is een krachtig hulpmiddel dat de kwaliteit van gescande teksten en afbeeldingen verbetert en verschillende stappen doorloopt om de vastgelegde gegevens nauwkeurig uit te lezen. Met OCR-software kun je eenvoudig bonnetjes en facturen scannen, waardoor handmatige verwerking van individuele line items overbodig wordt. Dit verhoogt de nauwkeurigheid, helpt fraude te voorkomen en bespaart kostbare tijd.
Er zijn twee belangrijke benaderingen voor OCR: Template OCR en Machine Learning OCR, elk met een verschillend vermogen om line items efficiënt uit te lezen en te verwerken. Template OCR werkt met vooraf gedefinieerde sjablonen. Hoewel dit model werkt voor gestandaardiseerde documenten, vereist het vaak handmatige aanpassingen bij variërende documentformaten, wat tijdrovend en inefficiënt kan zijn.
AI-gestuurde OCR biedt daarentegen een veel flexibelere en efficiëntere oplossing. Deze technologie maakt gebruik van machine learning om niet alleen verschillende documenttypes en gegevensvelden te herkennen, maar ook om zich continu aan te passen en te verbeteren op basis van nieuwe documentformaten. Dit maakt het de ideale keuze voor bedrijven die streven naar geautomatiseerde en foutloze extractie van line items.
Bij het verwerken van een breed scala aan facturen en documenten van diverse leveranciers en dienstverleners zijn efficiëntie en optimalisatie cruciaal. Met AI-gestuurde OCR, zoals Klippa DocHorizon, kunnen deze doelen moeiteloos worden bereikt.
Laten we eens kijken hoe Klippa de extractie van line items en facturen in de praktijk toepast.
Line items uitlezen van bonnetjes
Line item herkenning en uitlezing is een waardevolle technologie, vooral voor bedrijven in de retailsector en financiële administratie. Stel je bent een bedrijf in de loyaliteitssector; je vraagt klanten om bonnetjes in te dienen om beloningen of punten te verzamelen. Met regelherkenning en verwerking wordt de validatie van deze bonnetjes volledig geautomatiseerd, waardoor je zeker weet dat beloningen alleen worden toegekend voor echte, geldige aankopen.
Het proces werkt als volgt: je begint met een foto of kopie van het bonnetje. Deze afbeelding kan eenvoudig worden geüpload naar de OCR-API via mobiel, web, FTP of zelfs e-mail. Zodra de OCR-engine van Klippa de bon ontvangt, worden patronen en lay-outs geanalyseerd, waarna de software herkent dat het om een bon gaat. Vervolgens leest Klippa’s OCR-software de teksten uit verschillende onderdelen van het bonnetje, zoals de individuele regels, datums en gegevens van de winkelier.
Daarna worden de line items uitgesplitst, waaronder productnamen, hoeveelheden, prijzen en totaalbedragen. De uitgelezen gegevens worden met behulp van machine learning omgezet in een machineleesbaar formaat zoals JSON, CSV of XML. Deze output wordt teruggestuurd via de API, zodat het bonnetje eenvoudig kan worden verwerkt in je database of bestaande software.
De gestructureerde data is nu klaar voor verdere analyse, loyaliteitsprogramma’s, declaratiebeheer en boekhoudkundige toepassingen. Dit proces maakt het uitlezen en verwerken van line items sneller, efficiënter en veel minder foutgevoelig dan handmatige verwerking.
Factuurregels uitlezen
De financiële sector en professionals profiteren enorm van regelherkenning op facturen. Het nauwkeurig uitlezen van line items is cruciaal voor het bijhouden van uitgaven, het valideren van facturen en het beheren van de debiteuren- en crediteurenadministratie. Door dit proces te automatiseren, verhoog je de efficiëntie, verminder je de afhankelijkheid van handmatige verwerking en bescherm je je bedrijf beter tegen fraude.
Het mooie is dat het scannen en uitlezen van facturen vrijwel hetzelfde werkt als het verwerken van bonnetjes. Zodra een document is gescand en herkend als een factuur, leest de OCR-API relevante informatie uit, zoals bedrijfsnamen, bedragen, telefoonnummers en btw-waarden. Deze gegevens worden gemarkeerd, uitgelezen en omgezet in een machineleesbaar formaat zoals JSON, CSV of XML, zodat ze direct kunnen worden verwerkt.
Op dit punt kun je facturen eenvoudig controleren op documentfraude, bijvoorbeeld door middel van two-way matching. Klippa DocHorizon beschikt over geavanceerde OCR-technologie die deze en andere taken moeiteloos uitvoert.
Deze technologieën besparen niet alleen tijd, maar verhogen ook de nauwkeurigheid aanzienlijk, waardoor ze onmisbaar zijn voor bedrijven die werken met een breed scala aan leveranciersfacturen.
De voordelen van geautomatiseerde line item verwerking
Nu je bekend bent met het proces van regelherkenning en hoe het werkt, laten we de voordelen van het automatiseren van regelverwerking eens onder de loep nemen:
- Nauwkeurigheid: Verminder fouten in handmatige gegevensinvoer met geautomatiseerde herkenning en uitlezing, wat zorgt voor nauwkeurige en betrouwbare data.
- Tijdsefficiëntie: Bespaar tijd en middelen door regelherkenning te automatiseren, zodat medewerkers zich kunnen richten op waardevollere taken.
- Kostenbesparing: Verlaag operationele kosten door handmatige gegevensinvoer te minimaliseren en de algehele efficiëntie te verhogen.
- Tijdbesparing: Versnel documentverwerking met Klippa’s OCR-technologie, wat handmatige invoer en verwerking overbodig maakt.
- Schaalbaarheid: Schaal eenvoudig op of af afhankelijk van de behoeften van je bedrijf, zonder extra personeel in te hoeven schakelen.
- Verbeterde klantbeleving: Bied je klanten sneller en nauwkeuriger antwoord op hun vragen en verzoeken.
Door regelverwerking te automatiseren, verhoog je niet alleen de efficiëntie, maar verbeter je ook de betrouwbaarheid van je processen en de tevredenheid van je klanten.
Automatisch line items uitlezen met Klippa DocHorizon
Of je nu uitgavenbeheer, factuurverwerking, crediteurenadministratie of bonvalidatie voor loyaliteitscampagnes wilt automatiseren, Klippa DocHorizon heeft de oplossing. DocHorizon is een intelligent documentverwerkingsplatform (IDP) dat OCR en geavanceerde AI-technologieën inzet om diverse documenten snel en efficiënt te verwerken.
De voordelen van DocHorizon:
- Meertalige verwerking: Klippa DocHorizon kan documenten verwerken in alle Latijnse talen. Dit biedt flexibiliteit en toegankelijkheid, ideaal voor bedrijven met uiteenlopende taalbehoeften.
- Nauwkeurigheid en efficiëntie: Dankzij geavanceerde OCR-technologie levert DocHorizon nauwkeurige regelherkenning en documentverwerking, minimaliseert het fouten, bespaart het tijd en verhoogt het de totale efficiëntie.
- Automatiseer documentworkflows: Met het DocHorizon platform kun je eenvoudig workflows instellen om documentgerelateerde bedrijfsprocessen te automatiseren.
- Naadloze integratie: Integreer DocHorizon moeiteloos met je bestaande systemen, databases en ERP-oplossingen, zodat je workflow optimaal benut kan worden en je maximaal profiteert van automatisering.
- Fraudedetectie: Detecteer documentfraude met behulp van EXIF- en copy-move-analyse, aangedreven door slimme AI-algoritmen.
Klippa DocHorizon biedt niet alleen automatisering, maar zorgt ook voor een efficiëntere, veiligere en nauwkeurigere documentverwerking.
FAQ
Line item herkenning is het proces van het automatisch uitlezen van specifieke gegevens, zoals productnamen, hoeveelheden en prijzen, uit documenten zoals bonnetjes en facturen. Dit helpt bedrijven bij het efficiënter beheren van uitgaven, factuurverwerking en crediteurenadministratie, terwijl het de kans op fouten en fraude vermindert.
Hoe werkt AI-gestuurde OCR voor het uitlezen van line items?
AI-gestuurde OCR scant en analyseert documenten, herkent patronen en leest teksten uit verschillende onderdelen zoals line items. De technologie gebruikt machine learning om zich aan te passen aan verschillende documentformaten, waardoor het proces snel en nauwkeurig is.
Welke sectoren profiteren het meest van line item herkenning?
Vooral de retail- en financiële sector profiteren, maar ook bedrijven in loyaliteitsprogramma’s en inkoopbeheer zien grote voordelen door efficiëntere gegevensverwerking en fraudedetectie.
Wat is het verschil tussen Template OCR en AI-gestuurde OCR?
Template OCR werkt met vooraf gedefinieerde sjablonen en is minder flexibel bij diverse documentformaten. AI-gestuurde OCR gebruikt machine learning om zich continu aan te passen en te verbeteren, waardoor het beter is in het verwerken van uiteenlopende documenten.
Hoe kan Klippa DocHorizon mijn bedrijfsprocessen verbeteren?
Klippa DocHorizon automatiseert documentverwerking met OCR en AI, biedt meertalige ondersteuning, integreert moeiteloos met bestaande systemen en helpt bij fraudedetectie. Dit verhoogt de efficiëntie, nauwkeurigheid en veiligheid van je processen.
Kan Klippa DocHorizon documenten in meerdere talen verwerken?
Ja, Klippa DocHorizon ondersteunt alle Latijnse talen, wat het geschikt maakt voor bedrijven met diverse taalbehoeften.
Wat zijn de toepassingen van line item herkenning in loyaliteitsprogramma’s?
Bedrijven kunnen automatisch bonnetjes verwerken voor beloningen of punten, waarbij line items worden gevalideerd om ervoor te zorgen dat beloningen alleen worden toegekend voor geldige aankopen. Dit verhoogt de efficiëntie van loyaliteitscampagnes en verbetert de klantbeleving.
Hoe integreert Klippa DocHorizon met bestaande systemen?
Klippa DocHorizon kan naadloos worden geïntegreerd met bestaande systemen, databases en ERP-oplossingen, waardoor bedrijven hun workflows kunnen optimaliseren zonder grote aanpassingen.