Volgens een studie van de International Data Corporation is het handmatig invoeren van factuurgegevens goed voor 30% van de tijd van boekhoudafdelingen en boekhouders. Dit betekent dat bijna een derde van hun tijd wordt besteed aan een taak die gemakkelijk kan worden geautomatiseerd. Tijd die niet wordt gebruikt voor taken die meer waarde toevoegen.
Wanneer een bedrijf facturen ontvangt, komen ze uit verschillende bronnen en moeten de gegevens in het boekhoudsysteem worden ingevoerd. Dat kunnen fysieke papieren facturen zijn, PDF-bestanden, Word-documenten en talloze andere formaten. De facturen kunnen ook regelitems bevatten die uit het papierwerk moeten worden gehaald.
Zoals je al weet, is factuurverwerking tijdrovend en vervelend, met als gevolg lange doorlooptijden, menselijke fouten en problemen met de gegevensbeveiliging. Maar helaas kan niemand zonder een actuele boekhouding en administratie.
Software voor Optical Character Recognition (OCR) kan de oplossing zijn voor deze boekhoudkundige hoofdpijn.
In dit artikel leggen we de voordelen uit van het gebruik van OCR-software voor de boekhouding, hoe het werkt en hoe het de manier waarop je jouw boekhouding beheert kan veranderen.
Maar laten we eerst eens kijken naar de problemen van het traditionele proces!
Wat is het probleem met traditionele boekhouding?
Boekhoudafdelingen behandelen en verwerken diverse financiële documenten – zoals facturen, declaraties of inkooporders – als onderdeel van hun dagelijkse werkzaamheden. En naarmate een bedrijf groeit, moeten ze steeds meer dergelijke documenten verwerken.
Bedrijven hebben vaak speciale teams om financiële documenten te controleren, de gegevens in te voeren in hun boekhouding of ERP-software, de gegevens te verifiëren aan de hand van bewijsstukken, en zo nodig transacties uit te voeren.
Financiële medewerkers moet bijvoorbeeld de factuur van een leverancier vergelijken met een inkooporder, voordat de factuur wordt goedgekeurd.
Dit handmatig doen brengt verschillende uitdagingen met zich mee, waarvan sommige vanzelfsprekend lijken en andere misschien nieuw voor je zijn. Daarom is het volgende hoofdstuk zeker het lezen waard!
Lange doorlooptijd
Volgens onderzoek onder leiding van Ardent Partners duurt het gemiddeld 8,3 dagen om een factuur handmatig te verwerken. Dit is een aanzienlijke hoeveelheid tijd die kan leiden tot een vertraging in de betaling. Een vertraging die kan leiden tot boetes voor te late betaling, maar ook tot een vertraging in de financiële update van het bedrijf.
Het is ook tijd die jouw team afleidt van taken en bezigheden die meer gericht zijn op de financiële of creatieve ontwikkeling van je bedrijf.
Een financiële aderlating
Een studie van Researchgate schatte de kosten van het handmatig verwerken van een factuur op €14. Vermenigvuldig dit bedrag met het aantal facturen dat je moet verwerken en dan wordt het al snel een heel hoog gedrag.
Hoger risico op fouten
Elke repetitieve taak, zoals het handmatig kopiëren van gegevens van facturen en bonnen, leidt onvermijdelijk tot fouten. En die fouten kunnen kostbare gevolgen hebben. Je kunt bijvoorbeeld je bedrijfsbelastingen verkeerd invoeren en daardoor een boete krijgen. Deze fouten komen voort uit het feit dat handmatig gegevens invoeren een vervelende taak is en mensen van nature snel afgeleid zijn.
Hoger risico om facturen te verliezen
Met het constante heen en weer geloop tussen verschillende teams is het kwijtraken van een factuur aan de orde van de dag. Volgens een studie van het IOFM beschouwt 39,5% van de werknemers verloren of zoekgeraakte facturen als hun grootste uitdaging.
Deze facturen zijn verloren, maar moeten toch worden terug worden gevonden en geïntegreerd in je boekhoudsoftware. Natuurlijk besef je dit pas wanneer je crediteur een herinnering heeft gestuurd, wat dan weer resulteert in boetes voor te late betaling en een beschadigde relatie.
Ruimte voor fraude
Bij het verwerken van grote hoeveelheden facturen is het moeilijk om facturen op te merken die twee keer worden ingediend. Zelfs als dat je lukt, ben je al begonnen met het lezen en verwerken van de factuur. Je verliest dus opnieuw tijd, maar nu aan een dubbele factuur.
Daarnaast, hoe ontdek je dat een cijfer of post op de factuur is gewijzigd? Fraudeurs kunnen bijvoorbeeld de bankrekening of het te betalen totaalbedrag wijzigen. Als dat handig gebeurt, is het bijna onmogelijk om dergelijke pogingen met het menselijk oog te ontdekken. Daardoor kun je frauduleuze informatie opnemen of inderdaad dezelfde factuur twee keer registreren.
Dit zijn allemaal uitdagingen die tussen jou en een soepel factuurbeheer staan. Gelukkig bespreken we in het volgende gedeelte hoe OCR-software uitkomst kan bieden.
Het gebruik van OCR in boekhouding
Maak een einde aan met papier bedekte bureaus, uitgeputte boekhouders, hoofdpijn, en eindeloze berekeningen. Met een OCR-oplossing voor de boekhouding automatiseer je de verwerking van facturen, bonnen en andere financiële documenten. Je geeft je bedrijf een enorme efficiëntie-boost en ziet je productiviteit gewoon toenemen.
OCR is een technologie die handgeschreven of getypte tekst omzet in digitale tekst. Zodra de gegevens zijn herkend en geëxtraheerd, zijn ze gestructureerd en klaar voor verwerking in jouw boekhouding of ERP-programma.
Dit betekent dat je financiële documenten kunt digitaliseren en de verwerking en het beheer ervan kunt automatiseren. Maar waarom zou je dat eigenlijk doen? Wat zijn de voordelen voor jouw bedrijf?
De voordelen van OCR voor boekhouding
Er zijn verschillende voordelen van het gebruik van OCR-software voor de boekhouding. Je medewerkers worden niet langer belast met bergen van te verwerken facturen. Het proces is veel eenvoudiger. Het hele proces is gestroomlijnd en geautomatiseerd.
Hieronder gaan we dieper in op de belangrijkste voordelen.
Drie keer snellere factuurverwerking
OCR-software bespaart tijd omdat het de hoeveelheid tijd die aan papierwerk wordt besteed, voornamelijk op het gebied van handmatige data-invoer, sterk vermindert. Informatie kan nu gemakkelijk naar digitale formaten worden omgezet en gegevens kunnen veel sneller worden uitgelezen uit documenten.
Uit het eerder aangehaalde onderzoek van Ardent Partners bleek zelfs dat het gebruik van een geautomatiseerde oplossing resulteert in een 3 keer snellere verwerkingstijd van één enkele factuur.
Uiteindelijke besparingen tot 75%
Door de inefficiënte processen van handmatige data-invoer en -verificatie overbodig te maken, kun je de operationele kosten tot 75% verlagen. Je bespaart hiermee kosten door het werk wat mensen spenderen aan tijdrovende boekhoudtaken. Bovendien kun je zo de bijbehorende kosten voor de opslag en verwerking van documenten overbodig maken.
Hogere nauwkeurigheid
OCR-software maakt gebruik van AI-algoritmen om een hoge mate van nauwkeurigheid te bieden bij het extraheren van gegevens uit documenten. Aangezien één kleine tikfout in de boekhouding tot vreselijke resultaten kan leiden, is dit van het grootste belang voor accountants.
De meeste OCR-oplossingen garanderen een nauwkeurigheid van meer dan 90%. Als je een nauwkeurigheid wenst die zo dicht mogelijk bij 100% ligt, kun je ervoor kiezen een medewerker bij het proces te betrekken. Dit wordt human-in-the-loop (HITL) automatisering genoemd.
Bij HITL-automatisering is het grootste deel van het werk geautomatiseerd. Op basis van bedrijfsregels, zoals een drempelwaarde voor de betrouwbaarheid, of alle facturen van een bepaalde leverancier, kun je documenten naar een medewerker sturen om ze handmatig te controleren.
Zo combineer je het beste van menselijke intelligentie met de kracht van AI en bereik je een nog hogere nauwkeurigheid.
Verbeterde schaalbaarheid
Bij lage volumes is het natuurlijk helemaal prima om een financieel medewerker 50 facturen per maand handmatig te laten verwerken. Maar wat gebeurt er als je duizenden facturen per maand moet verwerken en goedkeuren? Ga je je financiële team opschalen van 1 naar 100 mensen, of probeer je deze taak te automatiseren?
Door een geautomatiseerde oplossing te implementeren, krijgen bedrijven controle over hun overheadkosten en verminderen ze de operationele complexiteit die met schaalvergroting gepaard gaat. Ook kunnen softwareleveranciers hun servers automatisch on-demand schalen zonder extra aanwervingen, kantoorruimte, contracten, enzovoort.
Nu je het één en ander weet over de voordelen van het gebruik van OCR voor de boekhouding, is de laatste vraag die we moeten beantwoorden hoe het werkt. In het volgende deel zullen we je door de verschillende stappen van het proces leiden.
Hoe werkt OCR-software voor accounting?
OCR voor boekhouding heeft veel interessante gebruikssituaties met betrekking tot het automatiseren van document-gerelateerde werkstromingen. De meest voorkomende gebruikssituaties voor financiële documenten is OCR voor facturen, ook bekend als factuurscanning en geautomatiseerde factuurverwerking.
Om de werking van de OCR-software uit te leggen, bespreken we de drie stappen hieronder:
- Vastleggen en uploaden van de factuur naar de OCR-software
- Omzetten van de afbeelding in een tekstbestand
- Tekst parsen in JSON.
1. Vastleggen en uploaden van de factuur naar de OCR-software
In de eerste stap van het proces moet een afbeelding of PDF-bestand van een factuur worden geüpload naar de OCR-software. Dit kan gebeuren via een mobiele- of webapplicatie.
De factuur kan met of zonder achtergrond worden geüpload. Als de afbeelding ongesneden en dus met achtergrond wordt verzonden, snijdt de software automatisch de achtergrond eruit.
Het is belangrijk dat de afbeelding de volledige factuur bevat, zonder ruis en met een degelijke kwaliteit om een nauwkeurig resultaat te garanderen. Als dit moeilijk te bereiken is met een bestaande oplossing, kan de beeldkwaliteit worden verbeterd door gebruik te maken van een SDK voor mobiel scannen.
2. Omzetten van de afbeelding in een tekstbestand
In de volgende stap zet de OCR-software de afbeelding automatisch om in tekst. Alle gegevens van de factuur worden geëxtraheerd, maar nog niet gestructureerd. Dit betekent dat ze nog niet kunnen worden geïnterpreteerd door of verder verwerkt in andere toepassingen.
3. Parsen van tekst naar JSON
In de derde stap van het proces herkent de software wat elk deel van de factuur eigenlijk is. Het bepaalt welk deel bijvoorbeeld het factuurnummer, het totaalbedrag, het adres of de inkoopdatum is.
Het zet het tekstbestand om in een gestructureerd formaat, zoals JSON. JSON wordt vaak gebruikt voor het verzenden van gegevens in web-toepassingen, omdat het een standaard tekstueel bestandsformaat is voor de weergave van gestructureerde gegevens.
Vanaf hier is het heel eenvoudig om de vastgelegde factuurgegevens te verwerken in jouw boekhoudprogramma.
Automatiseer je accounting met Klippa
In dit artikel hebben we de voordelen en functies van OCR-software voor de boekhouding besproken. Maar begrijpen hoe het kan worden aangepast aan jouw specifieke toepassing en soepel kan worden geïntegreerd in bestaande activiteiten is iets anders.
Dit is waar wij je kunnen helpen. Onze oplossing voor intelligente document-verwerking, Klippa DocHorizon, kan worden geïntegreerd via de Klippa API of SDK. Omdat het op een ontwikkelaar-vriendelijke manier is gemaakt, kunnen onze componenten gemakkelijk worden geïntegreerd in de bestaande software van een organisatie.
En omdat onze oplossing goed gedocumenteerd is, vinden ontwikkelaars alle informatie die ze nodig hebben om de oplossing succesvol te implementeren. Zo kan de Klippa oplossing binnen een dag geïntegreerd worden.
Als je op zoek bent naar een oplossing die jouw boekhoudafdeling verlost van ontmoedigend en repetitief werk, zoek dan niet verder! Neem contact met ons op door het onderstaande formulier in te vullen of neem vandaag nog contact met ons op.