Ken je dat gevoel van frustratie bij een lang of ingewikkeld aanmeldproces? Voor jouw nieuwe klanten, patiënten of medewerkers kan dit precies hetzelfde zijn tijdens hun onboarding. Handmatige werkwijzen verspillen niet alleen tijd en geld, maar zorgen ook voor onnodige irritaties. Uit een rapport uit 2022 blijkt dat maar liefst 21% van de consumenten hun aanvraag stopzette omdat het proces te veel tijd in beslag nam.
Het antwoord op dit probleem is onboarding automatisering. Waarom? Het stroomlijnt en versnelt het onboardingproces, verhoogt de retentie en zorgt tegelijkertijd voor naleving van de regelgeving. Ben je benieuwd hoe het werkt? Dan ben je op de juiste plek!
In deze blog ontdek je wat onboarding automatisering is, waarom het voordelig is voor jouw bedrijf en hoe het precies werkt. Laten we beginnen!
Wat is onboarding automatisering?
Geautomatiseerde onboarding is het proces waarbij bedrijven documenten digitaal verwerken en de identiteit van nieuwe medewerkers of klanten vaststellen, zonder dat handmatige handelingen nodig zijn. Dit gebeurt meestal via een app of website en maakt gebruik van methoden zoals documentverificatie of biometrische controles.
Waarschijnlijk ben je al bekend met de voordelen van geautomatiseerde onboarding ten opzichte van traditionele methoden. Maar de mogelijkheden, inclusief die van remote onboarding, reiken verder dan dat. Laten we dieper ingaan op de verschillende voordelen die onboarding automatisering biedt.
Voordelen van geautomatiseerde onboarding
Geautomatiseerde onboarding wordt steeds meer een industriestandaard, met de mogelijkheid om de klantervaring te verbeteren en tegelijkertijd de efficiëntie en interne processen van een bedrijf te optimaliseren. Er zijn veel voordelen verbonden aan het overstappen naar een geautomatiseerde oplossing.
De meest belangrijke voordelen zijn:
- Verbeterde efficiëntie: Onboarding automatisering stelt je in staat om handmatige administratieve taken en fysieke vergaderingen te verminderen, waardoor je overheadkosten verlagen en de efficiëntie wordt verhoogd.
- Verbeterde veiligheid: De digitale ruimte biedt verschillende slimme functies, zoals NFC-controles of liveness-detectie. Met deze technologieën voor identiteitsverificatie (IDVT) kun je een veiligere manier bieden om nieuwe gebruikers te onboarden.
- Naleving van regelgeving: Het gebruik van automatische ID-controles maakt het gemakkelijker om te voldoen aan regelgeving zoals KYC- en AML-vereisten, terwijl je tegelijkertijd kosten verlaagt en het risico op zware boetes vermindert.
- Betere gebruikerservaring: Met geautomatiseerde onboarding kun je gebruikers naadloos onboarden, zonder dat ze fysiek naar een locatie hoeven te gaan. Dit betekent dat taken zoals het invullen van formulieren minder tijd kosten en overal ter wereld kunnen worden voltooid.
- Verhoogde nauwkeurigheid van gegevens: Dankzij OCR-technologie voorkom je menselijke fouten die vaak optreden bij handmatige gegevensinvoer, wat zorgt voor nauwkeurige en up-to-date gebruikersinformatie.
Wat zijn de toepassingen van onboarding automatisering?
Gezien de talrijke voordelen is het geen verrassing dat geautomatiseerde onboarding een game-changer kan zijn in veel sectoren. In dit gedeelte bespreken we de meest voorkomende toepassingen in de praktijk.
Onboarden van klanten automatiseren
Elke keer dat een nieuwe klant een service wil gebruiken, begint het proces met onboarding. Wil je klanten de best mogelijke onboardingervaring bieden? Dan is eenvoud en gebruiksvriendelijkheid essentieel.
In sectoren zoals de financiële dienstverlening, waar klantonboarding een cruciale rol speelt, bieden geautomatiseerde oplossingen een perfecte balans tussen veiligheid, efficiëntie en naleving van regelgeving. Klanten die bijvoorbeeld een account willen openen, kunnen eenvoudig hun documenten online indienen om hun identiteit te verifiëren. Dit versnelt niet alleen het proces, maar waarborgt ook de naleving van financiële richtlijnen, zoals KYC en AML.
Onboarden van medewerkers automatiseren
Als je op zoek bent naar een betere manier van medewerker onboarding, is het omarmen van digitale oplossingen een gegarandeerde manier om het proces effectiever te maken. Stel je voor: het snel verifiëren van de identiteit van nieuwe medewerkers, het afronden van administratief werk en het verlenen van toegang tot bedrijfssystemen – alles online geregeld.
Dit is vooral voordelig voor teams die op afstand werken en multinationale bedrijven, omdat het een consistente onboarding ervaring mogelijk maakt, ongeacht de geografische locatie. Deze aanpak bespaart niet alleen tijd en middelen, maar vermindert ook fouten en stelt je HR-afdeling in staat om hun focus te verleggen naar kerntaken.
Onboarden van patiënten automatiseren
De gezondheidszorgsector kan aanzienlijk profiteren van geautomatiseerde onboarding, doordat het de patiëntregistratie en het beheer van gegevensverzamelingsprocessen volgens AVG-normen verbetert. Patiënten kunnen hun persoonlijke gegevens, verzekeringsinformatie en medische geschiedenis veilig online indienen vóór hun afspraak. Dit vermindert niet alleen wachttijden, maar verbetert ook de kwaliteit van de zorg door het versnellen van administratieve processen.
Met deze verbeteringen zou je nu een duidelijker beeld moeten hebben van hoe onboarding automatisering je processen kan verbeteren. Laten we verder kijken naar de verschillende technologieën die hierbij worden ingezet.
De technologieën die gebruikt worden in geautomatiseerde onboarding
Geautomatiseerde onboarding heeft de manier waarop bedrijven en instellingen nieuwe gebruikers verifiëren en onboarden, veranderd door gebruik te maken van geavanceerde technologieën. Laten we deze technologieën en hun rol in de onboarding nader verkennen.
OCR-technologie en AI
In de kern van een geautomatiseerde onboarding oplossing bevindt zich OCR-technologie (Optical Character Recognition), die verschillende soorten documenten, zoals ID-kaarten, paspoorten en rijbewijzen, omzet in machine-leesbare tekst.
Deze technologie wordt versterkt door AI (kunstmatige intelligentie), die niet alleen in staat is om tekst te herkennen en te extraheren, maar ook de authenticiteit van documenten te begrijpen en te verifiëren. AI-algoritmes worden getraind om patronen en afwijkingen te detecteren en informatie in realtime te vergelijken met databases, waardoor de kans op fraude aanzienlijk wordt verminderd.
AI-beeldherkenning
AI-beeldherkenning en computer vision-technologieën vormen een andere pijler in identiteitsverificatie tijdens geautomatiseerde onboarding. Deze technologieën analyseren gelaatskenmerken uit aangeleverde afbeeldingen of video’s en vergelijken deze met de ingediende identiteitsbewijzen. Geavanceerde algoritmes detecteren subtiele bewegingen, analyseren gezichtsuitdrukkingen en meten zelfs de diepte van beelden. Dit maakt het mogelijk om identiteitsfraude en impersonatie effectief te voorkomen.
Draadloze connectiviteitstechnologie
Draadloze connectiviteitstechnologie, zoals Near Field Communication (NFC) en bluetooth, versterken de onboarding ervaring door naadloze gegevensoverdracht en verificatie mogelijk te maken. NFC wordt in het bijzonder gebruikt voor veilige documentcontroles, waarbij gebruikers hun NFC-geactiveerde ID-documenten eenvoudig kunnen scannen met hun telefoon om hun identiteit te verifiëren. Deze methode is zeer veilig en efficiënt, doordat versleutelde gegevens die op chips in documenten zijn opgeslagen, snel gevalideerd kunnen worden.
Deze technologieën automatiseren en beveiligen het onboardingproces, waardoor een efficiënt en fraude-bestendig systeem ontstaat. Benieuwd hoe dat eruitziet? We laten je stap voor stap zien hoe jouw onboardingproces kan worden ingericht met Klippa DocHorizon.
Hoe kun je je onboarding automatiseren met Klippa?
In plaats van een geheel nieuwe oplossing te creëren, kiezen veel bedrijven voor geautomatiseerde ID-verificatiediensten. Het integreren van een dergelijke oplossing bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor voortdurende naleving van de regelgeving.
Klippa DocHorizon is een van deze oplossingen. Met onze technologie kun je je onboarding soepel en efficiënt maken. We ondersteunen je met functies die essentieel kunnen zijn voor jouw onboardingsproces en bieden volledig op maat gemaakte oplossingen die aansluiten bij je specifieke behoeften:
- Informatie-extractie uit identiteitsdocumenten
- Verificatie van de authenticiteit van identiteitsdocumenten zoals rijbewijzen, ID-kaarten of paspoorten
- Documentclassificatie op basis van taal of land
- Ondersteuning voor meer dan 500 ID-typen uit meer dan 150 landen
- Anonimiseren van persoonlijke gegevens
- Automatische fraudedetectie met AI
- Biometrische authenticatie: selfie en liveness-detectie
- Verificatie via NFC-controles
Hieronder volgt een overzicht van ons onboardingsplatform, inclusief een stap-voor-stap-verificatieproces.
Stap 1: Document capturing
De gebruiker uploadt of maakt een foto met zijn telefoon van een officieel identiteitsdocument, zoals een paspoort, rijbewijs of nationale ID-kaart. Klippa biedt realtime-feedback om een foto van hoge kwaliteit van het document te maken met een smartphone of webcam, ondersteund door een identity verification SDK.
Stap 2: Documentverificatie
Na het uploaden van het document, gebruikt Klippa Optical Character Recognition (OCR)-technologie om belangrijke persoonlijke gegevens van het document te extraheren, zoals de naam van de gebruiker, geboortedatum en documentnummers. Klippa verifieert vervolgens de authenticiteit van het document door te controleren op tekenen van manipulatie.
Stap 3: Selfie-verificatie en liveness-detectie
In deze stap wordt de gebruiker gevraagd om een selfie te maken. Dit dient om het livebeeld van de gebruiker te matchen met de foto op hun ID-document, wat hun identiteit verder bevestigt.
Daarnaast kan liveness detectie ook worden geconfigureerd. Gebruikers worden gevraagd om eenvoudige acties te doen, zoals knipperen of glimlachen, om hun levendigheid te verifiëren en identiteitsfraude te voorkomen.
Stap 4: Extra verificatiecontroles
Afhankelijk van de dienst en de regelgeving kunnen aanvullende verificatiecontroles noodzakelijk zijn.
- Leeftijdsverificatie wordt uitgevoerd om ervoor te zorgen dat gebruikers voldoen aan de leeftijdsgerelateerde voorwaarden van de dienst.
- Een bewijs van adres kan ook worden opgevraagd om de woonplaats van een individu te bevestigen. Dit houdt meestal in dat documenten zoals nutsvoorzieningsrekeningen of bankafschriften worden ingediend. Dit verificatieproces wordt vaak toegepast in de financiële sector.
- NFC-ID-verificatie leest versleutelde gegevens die aanwezig zijn in de chips van identiteitsdocumenten. Deze methode zorgt voor 100% nauwkeurigheid bij het extraheren van gegevens.
Stap 5: Verificatie-uitkomst
Het resultaat van het verificatieproces wordt aan de gebruiker medegedeeld.
- Als alle controles succesvol zijn, wordt de identiteit van de gebruiker bevestigd, zodat zij toegang kunnen krijgen tot de dienst.
- Als de verificatie faalt, wordt de gebruiker geïnformeerd over de afwijzing, samen met een uitleg, en mogelijk de optie om het opnieuw te proberen of aanvullende informatie in te dienen.
Dat is het! De identiteit van je nieuwe gebruikers kan binnen enkele minuten worden geverifieerd.
Conclusie
Het omarmen van geautomatiseerde onboarding is een strategische stap die de efficiëntie, veiligheid en klanttevredenheid in je bedrijfsprocessen aanzienlijk kan verbeteren. Het biedt een eenvoudige en snelle manier om je onboarding te versnellen, waardoor je kostbare tijd en middelen bespaart. Onboarding automatisering maakt het mogelijk om zowel de ervaring van je klanten als de naleving van de regelgeving te verbeteren, zonder dat het proces ingewikkeld hoeft te zijn.
FAQ
Geautomatiseerde onboarding is het proces waarbij bedrijven de identiteit van gebruikers online verifiëren met behulp van technologieën zoals documentverificatie en biometrische controles.
2. Waarom is geautomatiseerde onboarding belangrijk?
Het versnelt het onboardingproces, bespaart tijd en kosten, verhoogt de veiligheid en zorgt voor naleving van wet- en regelgeving zoals KYC en AML.
3. Hoe werkt geautomatiseerde onboarding?
Gebruikers uploaden hun identiteitsdocumenten, die vervolgens worden geverifieerd met technologieën zoals OCR, gezichtsherkenning en liveness-detectie.
4. Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde onboarding?
Onboarding automatisering biedt, verbeterde efficiëntie, betere beveiliging, een soepelere gebruikerservaring en zorgt voor compliance met wetgeving.
5. Is onboarding automatisering veilig?
Ja, het maakt gebruik van versleuteling en geavanceerde verificatietechnologieën om identiteiten te beschermen en fraude te voorkomen.
6. Voor welke sectoren is onboarding automatisering geschikt?
Het is geschikt voor sectoren zoals de financiële dienstverlening, gezondheidszorg en zakelijke diensten, waar identiteit van gebruikers belangrijk is.