Elk bedrijf heeft te maken met uitgaven, maar de manier waarop je deze uitgaven rapporteert kan verschillen. Veel bedrijven maken gebruik van onkostendeclaraties om uitgaven te specificeren. Om onkostendeclaraties zo effectief mogelijk te gebruiken, is het belangrijk te begrijpen wat onkostendeclaraties zijn en waaruit ze bestaan.
Tevens is het belangrijk om te weten dat de traditionele manier van onkostendeclaraties verwerken veel tijd kost. Volgens The Global Business Travel Association duurt het namelijk gemiddeld 20 minuten om een onkostendeclaratie te verwerken. Één op de vijf van deze declaraties wordt afgewezen wegens fouten. Het kost vervolgens nog eens 18 minuten om een afgewezen onkostendeclaratie te corrigeren en goed te keuren.
Hoeveel is jouw bedrijf kwijt aan het verwerken van onkostendeclaraties met inachtneming van de hoge verwerkingstijd en het uurtarief van degene die onkostendeclaraties verwerkt?
In dit artikel leggen we uit wat een onkostendeclaratie is, wat de voor- en nadelen zijn, en laten we tot slot zien hoe je jouw declaratieproces kunt automatiseren met onze declaratiesoftware.
Wat is een onkostendeclaratie?
Laten we bij het begin beginnen. Een onkostendeclaratie is een formulier dat werknemers invullen om de uitgaven, waarvoor zij een onkostenvergoeding aanvragen, te specificeren. Als bewijs van de uitgaven worden meestal betalingsbewijzen aan het formulier toegevoegd.
De werkgever controleert vervolgens de onkostendeclaratie met onderliggende betalingsbewijzen op correctheid en geldigheid, en betaalt de werknemers de gevraagde bedragen. De werkgever kan de vergoede bedragen vervolgens boeken als bedrijfskosten, die meetellen voor de boekhoudkundige en fiscale resultaten.
Een onkostendeclaratie bevat kosten die zowel belast als onbelast zijn, zoals reiskosten, verblijfkosten en kosten voor maaltijden. Ook kan er op basis van bij wet vastgestelde regels vooraf een berekening worden gemaakt van de mogelijke kosten. Dit zorgt ervoor dat de werknemer alvast wordt gecompenseerd voor de mogelijke kosten zonder zelf eerst deze kosten voor te schieten.
Bij het opstellen van een goede onkostendeclaratie is het nodig om te weten wat de basisingrediënten zijn van een onkostendeclaratie. In het volgende gedeelte leggen wij uit welke inhoud essentieel is voor het opstellen van onkostendeclaraties.
Inhoud van een onkostendeclaratie
De werkgever heeft een aantal essentiële gegevens nodig van de werknemer die betrekking hebben op de uitgaven om een onkostendeclaratie goed te kunnen verwerken. Een onkostendeclaratie bevat op zijn minst de volgende informatie:
- Datum: Datum waarop het product of de service is afgenomen
- Leverancier: Plaats waar het product of de service is afgenomen
- Uitgave categorie: Categorie gerelateerd aan de gemaakte kosten, zoals client, project, afdeling, etc.
- Werknemer: Naam van de werknemer die de kosten gemaakt heeft
- Overige notities: Notities gerelateerd aan de gemaakte kosten
- Subtotaal: Subtotaal van de gemaakte kosten voor fiscale aftrek
- Belasting: Vormen van belasting of BTW gerelateerd aan de kosten
- Totaal: Eindtotaal van de gemaakte kosten na fiscale aftrek
- Bewijs: Bevestiging van de kosten in de vorm van een bon of factuur
Desondanks kan het natuurlijk zijn dat er andere gegevens op een onkostendeclaratie staan die van essentieel belang zijn voor jouw bedrijf. In dat geval kun je je onkostendeclaratie zo opstellen dat alle informatie verzameld wordt voor de juiste afhandeling.
Onkostendeclaratie proces
Om een goed beeld te krijgen van hoe onkostendeclaraties worden verwerkt, is het belangrijk om stap voor stap in kaart te brengen wat er met een onkostendeclaratie gebeurt. Het verwerkingsproces van een onkostendeclaratie ziet er als volgt uit:
- Een werknemer vult een onkostendeclaratie in om gemaakte kosten vergoed te krijgen door de werkgever.
- Als een werknemer een onkostendeclaratie indient, komt deze vaak als eerst bij de leidinggevende terecht.
- De leidinggevende beoordeelt de ingediende onkostendeclaratie en beslist of deze wordt goedgekeurd en door mag naar de financiële afdeling voor uitbetaling.
- Indien de onkostendeclaratie niet voldoet aan de vastgestelde eisen, kan de leidinggevende de onkostendeclaratie als incompleet bestempelen of zelfs volledig afkeuren.
- Mocht de ingediende onkostendeclaratie als incompleet worden bestempeld, dan wordt de werknemer gevraagd om de onkostendeclaratie aan te passen of opheldering te geven over de gemaakte kosten.
- Nadat de onkostendeclaratie is goedgekeurd door alle goedkeurders wordt de declaratie doorgestuurd naar de financiële afdeling.
- De financiële afdeling zal de terugbetaling registreren als zakelijke kosten en de terugbetaling in gang zetten.
Een bedrijf kan ook een extra goedkeurder inschakelen wanneer de gemaakte kosten boven een bepaalde drempel uitkomen. Zo kan een bedrijf er bijvoorbeeld voor kiezen om bij hoge bedragen boven €10.000 extra goedkeuring te vragen van een directielid. Als bedrijf kun je hier zelf regels voor opstellen in een declaratiereglement.
In het volgende gedeelte laten we je zien hoe een onkostendeclaratie wordt opgesteld aan de hand van een fictieve zakenreis naar Zwitserland. Een zakenreis is een veelvoorkomende situatie waarin onkostendeclaraties gebruikt worden. Dit geeft namelijk de mogelijkheid om alle gemaakte kosten tijdens een zakenreis eenvoudig te specificeren en uiteindelijk deze kosten vergoed te krijgen van de werkgever.
Voorbeeld van een onkostendeclaratie
Stel je reist voor een korte zakenreis naar Zürich. Je vliegt op 8 juli van Amsterdam naar Zürich. Het geboekte vliegticket kost €397. Daarnaast is er een hotel geboekt voor €250 en zijn er kosten gemaakt voor een diner van €200 met een zakenpartner.
Na de zakenreis is een onkostendeclaratie opgesteld waarin alle uitgaven van de werknemer zijn gerapporteerd. Op basis van het gegeven voorbeeld ziet de onkostendeclaratie er als volgt uit:
In het volgende deel leggen wij uit wat de voor- en nadelen zijn van het gebruik van traditionele onkostendeclaraties.
Voordelen van onkostendeclaraties
Het registreren van onkosten door middel van onkostendeclaraties heeft verschillende voordelen:
- Specificeren van gemaakte kosten
- Budgetteren over bepaalde verslagperiodes
- Assisteren bij interne controle
- Ondersteunen van fiscale aftrek voordelen
- Ondersteunen bij opstellen van financiële rapporten
Specificeren van gemaakte kosten
Allereerst helpen onkostendeclaraties bij het in kaart brengen en specificeren van alle gemaakte kosten. Dit bewaart het overzicht voor de afdeling financiën die uiteindelijk de onkostendeclaraties verwerkt en het terug te ontvangen bedrag uitbetaalt aan de medewerkers.
Budgetteren over bepaalde verslagperiodes
Ook helpt het gebruik van onkostendeclaraties je bedrijf bij het budgetteren van de totale bedrijfsuitgaven over een bepaalde verslagperiode. Dit geeft inzicht in het uitgavenpatroon en helpt bij het vaststellen van budgetoverschrijdingen.
Assisteren bij interne controle
Tevens versterkt het gebruik van onkostendeclaraties de interne controle binnen het bedrijf. Met interne controle wordt verwezen naar de procedures en regelgevingen omtrent financiële processen die het bedrijf hanteert. Dit zorgt ervoor dat de juistheid van de financiële informatie wordt gewaarborgd.
Ondersteunen bij fiscale aftrek voordelen
Bovendien helpt het opstellen van onkostendeclaraties om de fiscale aftrek goed in kaart te brengen. Dit kan voor financiële meevallers zorgen voor zowel het bedrijf als de werknemer.
Ondersteunen bij opstellen van financiële rapporten
Tot slot draagt het gebruik van onkostendeclaraties bij aan het opstellen van financiële rapporten door het verzamelen van financiële data. Dit geeft inzicht in de financiële situatie van het bedrijf.
Nadelen van onkostendeclaraties
Naast de voordelen komen er ook verschillende nadelen kijken bij onkostendeclaraties:
- Hoge kosten en verwerkingstijden
- Menselijke fouten
- Opstapeling van declaraties
- Potentiële fraude
Hoge kosten en verwerkingstijden
Zoals in de introductie van dit artikel al werd aangegeven, zijn de verwerkingstijd en kosten voor het verwerken van onkostendeclaraties behoorlijk hoog. Tevens wordt één op de vijf onkostendeclaraties incorrect ingevuld waardoor de verwerkingstijd per declaratie nog hoger uitvalt.
Menselijke fouten
Daarnaast worden veel onkostendeclaraties nog altijd handmatig beoordeeld. Dit zorgt, naast de hoge kosten en verwerkingstijd, ook nog eens voor een hoog percentage fouten bij het invoeren van gegevens.
Opstapeling van declaraties
Vanwege de hoge verwerkingstijd kunnen de onkostendeclaraties opstapelen en inboxen overstromen. Dit zorgt ervoor dat degene die de onkostendeclaraties verwerkt door de bomen het bos niet meer ziet en dat werknemers lang moeten wachten op terugbetalingen.
Potentiële fraude
Daarnaast valt een handmatig onkostendeclaratie proces gemakkelijk ten prooi aan fraude vanwege het beperkte overzicht. Iemand zou een declaratie bijvoorbeeld twee keer kunnen indienen of zelfs een bon kunnen bewerken waardoor de declaratie hoger uitvalt dan de kosten die daadwerkelijk gemaakt zijn.
Onkostendeclaraties hebben veel voordelen, maar de nadelen wegen zwaar. Toch is het geen optie om volledig van onkostendeclaraties af te stappen. Wat zou je dan moeten doen? Wij hebben de oplossing voor je.
Declaratieproces automatiseren
De uitdagingen van het gebruik van onkostendeclaraties kunnen worden opgelost door het declaratieproces te automatiseren. Hoe je dat het beste kunt doen, hangt grotendeels af van je bedrijfsgrootte.
Voor relatief kleine bedrijven kan het een idee zijn om onkostendeclaratie templates te gebruiken om snel en eenvoudig onkostendeclaraties op te stellen. Deze templates zijn vooraf gemaakt en bevatten alle informatie die nodig is om onkosten te vergoeden.
Echter, als je bedrijf groeit en het aantal afdelingen toeneemt, zul je met een aanzienlijke hoeveelheid onkostendeclaraties te maken krijgen. In zo’n geval is het volledig automatiseren van het declaratieproces een oplossing om efficiënt en snel je onkostendeclaraties te verwerken.
Het automatiseren en digitaliseren van onkostendeclaraties kan eenvoudig via digitale onkostendeclaratie oplossingen, zoals Klippa SpendControl.
Klippa SpendControl voor onkostendeclaraties
Klippa SpendControl is een alles-in-één declaratiesoftware waarmee je eenvoudig je onkosten kunt declareren, accorderen en boeken via de app of desktop omgeving. Met name voor het automatiseren en digitaliseren van je onkostendeclaraties brengt Klippa SpendControl enorm veel voordelen met zich mee:
- Gemakkelijk onkostendeclaraties indienen en goedkeuren in slechts een paar klikken via de web applicatie of mobiele app.
- De ingebouwde scan en herken technologie, aangedreven door Klippa’s eigen OCR technologie, zorgt ervoor dat niemand meer handmatig bonnetjes hoeft over te typen en voorkomt dat bonnetjes kwijt raken in het proces.
- De ingebouwde scan en herken technologie bespaart bovendien enorm veel verwerkingstijd en daarmee -kosten.
- De ingebouwde scan en herken technologie reduceert het aantal data-invoer fouten aanzienlijk.
- Implementeer je declaratiebeleid middels slimme bedrijfsregels en automatiseer het accorderingsproces.
- De automatische categorisatie voorkomt het verliezen van overzicht in de rapporten.
- Voorkom dubbele bonnetjes en/of fraude met behulp van de ingebouwde pixel-level analyse en herkenning van dubbele en afwijkende declaraties
Door het wegnemen van het handmatig verwerken van onkostendeclaraties, kun je enorm veel tijd en kosten besparen. Tevens voorkomt onze ingebouwde scan en herken technologie handmatige fouten bij het invoeren van declaraties. De scan en herken technologie leest je gegevens uit en zet het in slechts enkele seconden om in data.