Onkostenvergoedingen: Hoe werkt het in 2024?

Stel je voor: je bent onderweg voor een zakelijke afspraak en besluit onderweg even te stoppen voor een snelle lunch of een kop koffie. Dit soort alledaagse uitgaven lijken misschien klein, maar kunnen flink oplopen tijdens een werkweek. De vraag is dan: wie draait op voor deze kosten? In veel gevallen kun je ze declareren bij je werkgever, maar hoe werkt dat precies? Dat hangt af van de regels rondom onkostenvergoedingen en de afspraken binnen je organisatie.

Onkostenvergoedingen kunnen worden onderverdeeld in verschillende categorieën en kunnen, afhankelijk van de situatie, belast of onbelast zijn volgens de regels van de Belastingdienst. De aard van de vergoeding speelt hierbij een belangrijke rol. Zo gelden er andere regels voor een vergoeding van een dienstreis dan voor bijvoorbeeld de aanschaf van een nieuw maatpak dat je zowel zakelijk als privé draagt. En dan hebben we het nog niet over het vaak omslachtige declaratieproces dat met deze vergoedingen gepaard gaat.

In deze blog brengen we meer duidelijkheid over wat onkostenvergoedingen precies zijn, welke soorten er bestaan en welke wettelijke regels van toepassing zijn. Daarnaast bespreken we de verschillende vrijstellingen die gelden voor onkostenvergoedingen. Tot slot delen we praktische tips om het declaratieproces en het beheer van je onkosten sneller en eenvoudiger te maken.

Wat is een onkostenvergoeding?

Een onkostenvergoeding is een compensatie die een werkgever aan een werknemer verstrekt voor kosten die zijn gemaakt tijdens werkgerelateerde taken. Deze vergoedingen worden gezien als indirecte loonkosten, omdat ze nauw verbonden zijn met de werkzaamheden van individuele werknemers.

Onkostenvergoedingen kunnen zowel onder de primaire als secundaire arbeidsvoorwaarden vallen, afhankelijk van de afspraken met de werkgever. De primaire arbeidsvoorwaarden omvatten de basisafspraken, zoals het salaris, die essentieel zijn en vastgelegd worden in de arbeidsovereenkomst.

Secundaire arbeidsvoorwaarden gaan een stap verder en bieden extra voordelen buiten de basisafspraken. Voorbeelden hiervan zijn vergoedingen voor reiskosten, het gebruik van een leaseauto, zakelijke apparatuur zoals een telefoon of zelfs een sportabonnement voor ontspanning. Deze aanvullende voordelen dragen bij aan het welzijn en de tevredenheid van de werknemer, en kunnen een belangrijke rol spelen in de werktevredenheid en productiviteit.

Welke soorten onkostenvergoedingen zijn er?

Nu je een beter beeld hebt van wat onkostenvergoedingen precies zijn, is het belangrijk om de verschillende soorten te leren kennen. In het volgende overzicht bespreken we de diverse typen onkostenvergoedingen en lichten we de verschillen toe.

• Vaste (forfaitaire) onkostenvergoedingen
• Per diem vergoedingen
• Vergoedingen van de gemaakte kosten

Vaste (forfaitaire) vergoeding

Bij vaste vergoedingen, ook wel forfaitaire vergoedingen genoemd, vergoedt de werkgever meerdere kosten met één vast bedrag. Denk hierbij aan een vaste vergoeding voor parkeerkosten of consumpties onderweg over een bepaalde periode.

Het grote voordeel van deze aanpak is dat de werkgever niet elke bon afzonderlijk hoeft te verzamelen en controleren, wat aanzienlijk tijd en handmatig werk bespaart. Toch brengt deze methode ook risico’s met zich mee. De Belastingdienst controleert namelijk regelmatig of de uitgekeerde vergoedingen overeenkomen met de werkelijke kosten. Als de werkelijke kosten lager uitvallen dan het uitgekeerde bedrag, kan dit tot problemen leiden.

Gelukkig kan het tijdrovende handmatige proces tegenwoordig worden geautomatiseerd met declaratiesoftware zoals Klippa SpendControl. Met SpendControl bieden we een digitale oplossing voor het verwerken, goedkeuren en archiveren van bonnen en facturen. Onze software maakt gebruik van OCR-technologie, die het uitlezen van gegevens versnelt en zo veel tijd bespaart.

Per diem vergoeding

Wanneer een werkgever ervoor kiest om een dagvergoeding toe te kennen, wordt dit een ‘per diem’ vergoeding genoemd. Deze vergoeding is vooral geschikt voor werknemers die regelmatig voor hun werk moeten reizen. De CAO Rijk heeft specifieke regelingen opgesteld voor per diem vergoedingen, afhankelijk van het type reis.

Hieronder vind je de vastgestelde verblijfskostenvergoedingen voor dienstreizen binnen Nederland in 2024:

Vergoedingen van gemaakte kosten

Werknemers kunnen ook specifieke kosten maken en deze direct declareren. Stel bijvoorbeeld dat een administratief medewerker papier en enveloppen heeft gekocht om bedrijfsfacturen te versturen. In dat geval kan de werknemer de bon inleveren bij de werkgever om de kosten terug te krijgen.

Een ander voorbeeld is een werknemer die een treinkaartje koopt voor een zakelijk overleg in een andere stad. De kosten van dit treinkaartje kunnen worden gedeclareerd bij de werkgever als vergoeding voor de gemaakte uitgaven.

Het declareren van gemaakte kosten wordt aanzienlijk eenvoudiger door het proces te digitaliseren. Digitalisering biedt diverse voordelen, zoals het versnellen van het goedkeuringsproces, het verminderen van administratieve lasten en het minimaliseren van fouten. Meer over hoe digitalisering kan bijdragen aan een efficiënter declaratieproces, bespreken we verderop in deze blog.

Wat is het verschil tussen onbelaste en belaste onkostenvergoedingen?

Naast de verschillende soorten onkostenvergoedingen is het belangrijk om te begrijpen hoe deze fiscaal worden behandeld. Er bestaat namelijk een verschil in de belasting van onkostenvergoedingen. Vanuit fiscaal oogpunt kunnen deze vergoedingen worden ingedeeld in belaste en onbelaste vergoedingen.

Belaste onkostenvergoedingen

Belaste onkostenvergoedingen worden door de Belastingdienst gezien als een alternatieve vorm van loon. Hierdoor zijn ze onderhevig aan loonbelasting en moeten er premies voor volks- en werknemersverzekeringen over worden afgedragen. Voorbeelden van belaste vergoedingen zijn een vergoeding voor een maatpak dat zowel zakelijk als privé wordt gedragen of een sportschoolabonnement voor werknemers.

Hoewel deze vergoedingen belast zijn, komen werkgevers in de praktijk veel vaker in aanraking met onbelaste onkostenvergoedingen. Onbelaste vergoedingen zijn gebruikelijker omdat ze direct verbonden zijn aan werkgerelateerde kosten en daarom niet als loon worden beschouwd.

Onbelaste onkostenvergoedingen

Onbelaste onkostenvergoedingen, ook wel vrijgestelde vergoedingen genoemd, zijn vergoedingen die niet onderworpen zijn aan loonbelasting en premies voor volks- en werknemersverzekeringen. Deze vergoedingen worden niet bij het loon opgeteld en worden beschouwd als noodzakelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van de werknemer.

Een voorbeeld hiervan is de vergoeding voor een noodzakelijke dienstreis; de kosten voor zo’n reis zijn vrijgesteld van belasting. Ook een thuiswerkvergoeding voor een werknemer die regelmatig thuiswerkt, kan onbelast worden verstrekt.

Deze vergoedingen vallen onder de Werkkostenregeling (WKR), die sinds 2015 verplicht is voor alle werkgevers. Binnen de WKR is er een ‘vrije ruimte’ waarbinnen werkgevers onbelaste vergoedingen kunnen verstrekken. Voor 2024 is de vrije ruimte vastgesteld op 1,92% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000. Voor het deel van de loonsom boven € 400.000 geldt een percentage van 1,18%. Overschrijdt het totaal van de onbelaste vergoedingen deze vrije ruimte, dan wordt over het meerdere een eindheffing van 80% toegepast, volgens de Belastingdienst.

Vrijgestelde onkostenvergoedingen uitgewerkt

Om een beter inzicht te krijgen in hoe vrijgestelde onkostenvergoedingen werken, hebben we de meest voorkomende vormen nader toegelicht en aangevuld met verschillende voorbeeldsituaties.

Reiskostenvergoeding

Om in 2024 in aanmerking te komen voor een vaste reiskostenvergoeding, moet je als werknemer een vast woon werk reispatroon hebben. Dit betekent dat je minimaal 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. De vergoeding wordt berekend op basis van 214 werkdagen per jaar. Laten we dit verduidelijken met een fictief voorbeeld.

Stel dat een medewerker 4 dagen per week naar kantoor reist en dagelijks 30 kilometer aflegt. Volgens de 128 dagenregeling moet hij minstens 103 dagen naar het werk reizen (128 x 4/5). Gemiddeld werkt hij 45 weken per jaar, rekening houdend met ziekte- en vakantiedagen, wat neerkomt op 180 woon-werkritten in 2024.

De vaste reiskostenvergoeding wordt echter gebaseerd op 214 werkdagen. Voor een 4-daagse werkweek betekent dit dat hij een vergoeding ontvangt voor 172 dagen (214 x 4/5). Met een vergoeding van €0,23 per kilometer komt dat neer op een vaste reiskostenvergoeding van €1.186,80 in 2024 (172 dagen x 30 kilometer per dag x €0,23 per kilometer).

Reist een werknemer minder dan 128 dagen per jaar naar het werk, dan komt hij niet in aanmerking voor een vaste vergoeding. In dat geval wordt de reiskostenvergoeding naar rato berekend.

Het verwerken van zowel vaste als incidentele reiskostenvergoedingen kan een tijdrovende en foutgevoelige taak zijn. Voor elke rit moeten de afgelegde kilometers of gemaakte kosten nauwkeurig worden vastgelegd. Door dit proces te digitaliseren, bespaar je tijd, verminder je de kans op fouten, en maak je het beheer van reiskosten een stuk efficiënter. de Belastingdienst.

Onkostenvergoeding bij thuiswerken

Thuiswerken is de afgelopen jaren een bekend begrip geworden, vooral sinds het begin van de pandemie. Het is inmiddels heel normaal om één of meerdere dagen per week vanuit huis te werken.

Thuiswerken brengt echter extra kosten met zich mee voor werknemers, zoals hogere uitgaven voor elektriciteit, verwarming en koffie. Om deze kosten te compenseren, kunnen werkgevers een thuiswerkvergoeding bieden. Hoewel bedrijven niet verplicht zijn om zo’n vergoeding te verstrekken, kan het een gewaardeerde geste zijn waarmee werknemers hun extra kosten kunnen dekken.

Voor 2024 is de maximale onbelaste thuiswerkvergoeding vastgesteld op € 2,35 per thuiswerkdag. Dit bedrag mag zelfs worden uitgekeerd als een werknemer slechts een halve dag thuiswerkt.

Onkostenvergoeding bij studie

De SLIM-regeling is een subsidieregeling van de overheid die bedrijven stimuleert om te investeren in de ontwikkeling van hun medewerkers. Met deze regeling kunnen werkgevers financiële ondersteuning krijgen voor projecten zoals het creëren van een leerrijke werkomgeving, het aanbieden van loopbaanadviezen of het opstellen van opleidings- en ontwikkelplannen. Dit bevordert niet alleen de continue ontwikkeling van medewerkers, maar versterkt ook de concurrentiepositie van het bedrijf. De SLIM-regeling is met name interessant voor kleine en middelgrote ondernemingen die willen investeren in de groei en ontwikkeling van hun personeel, zonder dat dit een grote financiële belasting vormt.

Tips bij het declareren van onkosten

In deze blog hebben we de verschillende soorten onkostenvergoedingen besproken en dieper ingezoomd op de relevante wet- en regelgeving. Het bijhouden van deze informatie kan een uitdaging zijn, zowel voor jou als voor veel andere bedrijven.

Om het declaratieproces overzichtelijk en beheersbaar te houden, hebben we een aantal praktische tips samengesteld. Met deze tips voorkom je onverwachte verrassingen en kun je het declareren van onkosten soepeler laten verlopen:

• Blijf op de hoogte van actuele en nieuwe wet- en regelgeving
• Houd de resterende vrije ruimte scherp in de gaten
• Stel een helder en duidelijk declaratiebeleid op
• Digitaliseer je declaratieproces om tijd en fouten te besparen

Door deze stappen te volgen, zorg je voor een efficiënt en overzichtelijk declaratieproces.

Blijf op de hoogte van huidige en nieuwe wet- en regelgevingen

Het is essentieel om altijd op de hoogte te blijven van veranderingen in wet- en regelgeving die van invloed zijn op onkostenvergoedingen. Elk jaar vinden er aanpassingen plaats die de manier van vergoeden kunnen beïnvloeden. Door deze veranderingen goed te volgen, kun je tijdig inspelen op nieuwe regels en eventuele financiële voordelen benutten.

Houd de resterende vrije ruimte in de gaten

Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de vrije ruimte bij het verstrekken van giften aan je personeel. Als je de vrije ruimte overschrijdt met bijvoorbeeld een kerstpakket, kun je overwegen een nieuwjaarscadeau te geven. Let er echter op dat dit alleen zinvol is als je in het volgende jaar binnen de vrije ruimte blijft. Anders verschuif je het probleem alleen maar naar een later moment.

Stel een duidelijk declaratiebeleid op

Om verwarring of onbedoelde fraude te voorkomen, is het verstandig als werkgever een duidelijk declaratiebeleid op te stellen. Zorg ervoor dat werknemers goed geïnformeerd zijn over de geldende regelgeving en bied een praktische handleiding voor het correct declareren van onkosten. In een andere blog gaan we dieper in op hoe je zo’n declaratiebeleid opstelt en andere manieren om uitgaven efficiënt te beheren.

Digitaliseer je declaratieproces

Tot slot kun je als bedrijf overwegen het declaratieproces te digitaliseren. Dit helpt niet alleen om veelvoorkomende problemen te voorkomen, maar bespaart ook aanzienlijk in tijd en kosten.

Digitalisering maakt een einde aan het tijdrovende handmatige proces van bonnetjes overtikken, vastnieten op declaratieformulieren en het afleveren van stapels papier bij de financiële afdeling. Bovendien vermindert het de kans op onbedoelde fraude en voorkomt het mogelijke belastingcorrecties.

Onkosten makkelijk en snel declareren met Klippa

Als het digitaliseren van je declaratieproces interessant klinkt, maar je niet weet waar te beginnen, kunnen wij je helpen. Klippa biedt een alles-in-één declaratieplatform waarmee je eenvoudig kosten kunt declareren, accorderen en boeken, zowel via de app als de desktopomgeving.

Met Klippa SpendControl kun je je declaratieproces volledig digitaliseren en automatiseren, met de volgende voordelen:

• Eenvoudig onkosten declareren via een mobiele app
• Implementeer je declaratiebeleid met slimme bedrijfsregels en automatiseer het accorderingsproces
• Reiskosten declareren met de Google Maps-integratie voor nauwkeurige kilometerregistratie
• Voldoe aan de WKR door gebruik te maken van categorieën en kostenplaatsen
• De ingebouwde scan en herken technologie, aangedreven door Klippa’s eigen OCR techniek, zorgt ervoor dat niemand meer handmatig bonnetjes hoeft over te typen en voorkomt dat er bonnetjes kwijt raken in het proces.
• Voorkom dubbele bonnetjes en fraude met automatische detectie van dubbele of afwijkende declaraties

Onkosten vergoeden is nog nooit zo makkelijk geweest. Je kunt namelijk met Klippa SpendControl het declareren van je onkosten eenvoudig digitaliseren in zes simpele stappen. Het stappenplan ziet er als volgt uit:

• Via de declaratie app of web applicatie van Klippa dienen werknemers zelf hun vergoedingen in voor één of meerdere uitgaven. 
• Werknemers vullen na het scannen de juiste omschrijving in en dienen de declaratie in met een druk op de knop. Alle overige data wordt automatisch aangevuld.
• Indien gewenst kan een autorisatie flow worden ingesteld, waardoor de declaratie automatisch bij de juiste budgethouder terechtkomt.
• Goedkeuring vindt vervolgens plaats in app of web applicatie door de aangewezen budgethouder.
• De declaraties komen na de goedkeuring automatisch terecht op de financiële administratie. 
• De declaratie wordt vervolgens middels een slim boekingsvoorstel efficiënt verwerkt in de financiële en/of salarisadministratie.

Door het wegnemen van het handmatig invoeren van bonnetjes, kun je enorm veel tijd en kosten besparen. Tevens voorkomt het ingebouwde Scan en Herken systeem handmatige fouten bij het invoeren van declaraties.

FAQ