Volgens Pew Research Center werkten in de Verenigde Staten vanaf 2017 naar schatting 7,6 miljoen ongedocumenteerde mensen. Dit kan een flinke bedreiging en groot risico vormen voor bedrijven en hun werknemers, omdat er zware boetes worden opgelegd als illegale activiteiten aan het licht komen.
Om te voorkomen dat je onbevoegde werknemers aanneemt, hebben overheden documenten in het aanname-proces ingevoerd en geïmplementeerd waarin het ‘recht op arbeid’ van elk individu wordt vermeld.
Met het toenemende aantal werknemers over de hele wereld, zijn deze controles op het ‘recht om te werken’ moeilijker geworden en resulteren ze in een enorm aantal documenten dat moeten worden gecontroleerd en geverifieerd.
Daarnaast hebben bedrijven te maken gekregen met steeds meer document- en identiteitsfraude door de complexiteit van de documenten en een instroming op afstand. Maar hoe kan dit proces veiliger, betrouwbaarder en efficiënter worden?
De afgelopen jaren hebben aanbieders van Intelligent Document Processing (IDP) gewerkt aan oplossingen om deze uitdagingen te overwinnen. Zij bieden bedrijven nu software die automatisch informatie uit documenten kan halen en deze nauwkeurig kan verwerken.
Bovendien kan identiteits- en documentsfraude worden opgespoord en kunnen identiteiten worden geïdentificeerd via verschillende methoden om de beveiliging te verbeteren.
In deze blog behandelen we eerst wat het bewijzen van ‘recht op arbeid’ inhoudt. Gevolgd door verduidelijking van hoe de ‘recht op arbeid’ controles worden ingevuld en hoe geautomatiseerde ‘recht op arbeid’ controles het proces veiliger kunnen maken.
Het ‘recht op arbeid’ bewijzen – Wat betekent dat?
Een bedrijf dat mensen in dienst wil nemen, moet het ‘recht op arbeid’ van elke individuele sollicitant controleren. Dit is de verantwoordelijkheid van de werkgever, en het beschermt het bedrijf tegen hoge boetes die door de overheid kunnen worden opgelegd.
In het algemeen zijn er verschillende documenten die gelden als bewijs van het ‘recht op arbeid’. Een sollicitant moet die aan het begin van het aanwervingsproces aan de werkgever overhandigen. Welke en hoeveel documenten nodig zijn, verschilt per sollicitant: nationaliteit, visumvereisten en land van herkomst kunnen het hele proces beïnvloeden.
De onderstaande afbeelding toont enkele voorbeelden van documenten die gelden als bewijs van het ‘recht op arbeid’.
Met deze informatie in het achterhoofd leggen we nu uit waarom bedrijven altijd het ‘recht op arbeid’ moeten controleren voordat ze iemand in dienst nemen.
Waarom checken bedrijven het ‘recht op arbeid’?
Met de globalisering en de toename van werknemers uit de hele wereld, is het van vitaal belang dat alle bedrijven een ‘recht op arbeid’ controle uitvoeren als onderdeel van het screening-proces. De redenen waarom dit zo belangrijk is voor bedrijven zijn:
- Een bedrijf beschermen tegen mogelijke juridische implicaties zoals boetes of gevangenisstraf als ontdekt wordt dat werknemers niet in aanmerking komen om te werken.
- Zorg voor integriteit en eerlijkheid van sollicitanten en werknemers → Openheid over visa en werkrechten toont eerlijkheid en integriteit van kandidaten en werknemers.
- Wettelijke verplichting → Als het ‘recht om te werken’ niet wordt gecontroleerd vóór indienstneming, kunnen bedrijven hoge boetes krijgen.
Laten we eens kijken naar drie voorbeeldlanden om te illustreren welke documenten nodig zijn om een controle op het arbeidsrecht uit te voeren en een bedrijf dus te beschermen tegen juridische gevolgen.
Welke documenten heb je nodig?
Er zijn tal van documenten die het ‘recht op werk’ van een aanvrager aantonen. Welke documenten nodig zijn, verschilt sterk van land tot land. Hieronder behandelen we drie landen en bespreken we welke documenten nodig zijn:
- Nederland
- De Verenigde Staten
- Het Verenigd Koninkrijk
Opmerking: Met het oog op de leesbaarheid van deze blog hebben we besloten slechts drie landen te behandelen. De specifieke vereisten voor elk land behandelen zou niet haalbaar zijn. Controleer zelf welke voorschriften en documenten voor jouw land gelden.
Nederland
Als een aanvrager in Nederland wil werken, moeten er verschillende documenten worden verzameld om het ‘recht om te werken’ aan te tonen.
Een Nederlander krijgt een burgerservicenummer (BSN) bij geboorte en inschrijving bij de gemeente. Elke andere persoon die naar Nederland verhuist, krijgt dit nummer bij de inschrijving op het gemeentehuis. Het BSN dient een aantal doelen, waaronder het opstellen van een arbeidscontract.
Daarnaast moet een aanvrager die in Nederland wil werken de juiste verblijfsdocumenten of werkvergunningen kunnen overleggen. Dit geldt vooral voor mensen die van buiten de EU en Zwitserland komen.
Verder moet een geldig paspoort of ander identiteitsbewijs en een antecedentenverklaring worden overgelegd. Daarnaast is – als een aanvrager van buiten de EU komt – een arbeidsovereenkomst met een werkgever die door de Nederlandse Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) als referent is geregistreerd vereist om het recht op arbeid aan te tonen.
De Verenigde Staten
In het algemeen moet een aanvrager, om het recht om in de Verenigde Staten te werken te bewijzen, een geldig Amerikaans paspoort of een permanente verblijfskaart overhandigen. Indien dat niet mogelijk is, moet de aanvrager een geldig buitenlands paspoort met een tijdelijk I-551 stempel kunnen tonen.
Daarnaast zijn er in de VS zogenaamde “right to work states” die de wet op het ‘recht op arbeid’ hebben ingevoerd. Houd er echter rekening mee dat de term ‘recht op arbeid’ in de VS verwijst naar de financiële bijdrage aan vakbonden en werknemers beschermt tegen een verplicht vakbondslidmaatschap. Het verwijst niet naar het eigenlijke recht om te mogen werken.
Het Verenigd Koninkrijk
Wanneer men werk zoekt in het Verenigd Koninkrijk, is uiteraard ook hier een paspoort of een andere vorm van identificatie vereist. Belangrijk om te vermelden is dat indien de houder van het paspoort niet Brits is of onderdaan van een EER-land of Zwitserland, het paspoort aan bepaalde eisen moet voldoen.
Het paspoort moet worden geviseerd en aantonen dat de houder in het Verenigd Koninkrijk mag verblijven of momenteel mag werken. Daarnaast en afhankelijk van de situatie van de aanvrager, kunnen andere documenten die moeten worden verstrekt zijn:
- Permanente verblijfskaart
- Nationale identiteitskaart
- Registratiebewijs
- Biometrisch immigratiedocument
- Document met betrekking tot de immigratiestatus
- Bewijs van geboorte of adoptie
- Certificaat of registratie van naturalisatie
- Verblijfskaart
De regering van het Verenigd Koninkrijk biedt aanvullende informatie over deze kwestie, die de vereisten helpt verduidelijken.
Aangezien we al kort hebben besproken wat de verschillen zijn binnen de term ‘recht op arbeid’, willen we verder ingaan op de VS en het VK en nagaan waar deze verschillen vandaan komen.
‘Recht op arbeid’ – Verschil tussen het VK en de VS
De wet op het ‘recht op arbeid’, die vandaag in de VS van kracht is, dateert van 1947. Deze wet is er vooral om werknemers de voordelen van vakbondscontracten te bieden zonder dat zij een vakbond hoeven te betalen.
Bovendien beschermt de wet werknemers tegen werkgevers die hun werknemers willen dwingen zich bij een vakbond aan te sluiten. Met het ‘recht op arbeid’ kunnen werkgevers het lidmaatschap van een vakbond niet meer als voorwaarde stellen voor een baan. Hierdoor hebben werknemers de vrijheid om vrijwillig voor een lidmaatschap te kiezen.
Zoals je ziet, heeft de wet op het ‘recht op arbeid’ in de VS weinig te maken met het eigenlijke recht op werk.
Dit is een belangrijk verschil met de ‘recht op arbeid’ controle in het Verenigd Koninkrijk. In het Verenigd Koninkrijk geldt de regel dat iedereen, Brits of internationaal, het ‘recht om te werken’ moet aantonen alvorens te werken. Daarom moeten zogeheten ‘pre-employment screenings’ worden uitgevoerd.
In de afgelopen jaren, met de Covid-19 pandemie en het toenemende aantal internationale werknemers in het VK, werd deze pre-employment procedure geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen. Dit dwong de Britse regering om een systeem in te voeren dat het ‘recht op arbeid’ van elk individu online controleert.
Laten we eens nader bekijken hoe de ‘recht op arbeid’ check in het VK kan worden uitgevoerd.
Hoe wordt het ‘recht op arbeid’ gecheckt in het VK?
Om de controle van het ‘recht op arbeid’ te voltooien, zijn er twee verschillende manieren die kunnen worden gebruikt:
- Handmatige ‘recht op arbeid’ check
- Digitale ‘recht op arbeid’ check
Handmatige ‘recht op arbeid’ check
De handmatige documentscontrole is een manier waarbij een fysieke kopie van het ‘recht op arbeid’ wordt verkregen. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om tijdens de bijeenkomst frauduleuze documenten te controleren en te identificeren.
Als alle documenten in orde zijn, moet de werkgever elk document kopiëren en ervoor zorgen dat alle noodzakelijke informatie duidelijk zichtbaar is op de kopie. Deze kopieën moeten worden bewaard voor de duur van de arbeidsovereenkomst, plus nog eens twee jaar nadat de werknemer het bedrijf heeft verlaten.
Digitale ‘recht op arbeid’ check
Versneld door de Covid-19 pandemie heeft de Britse regering wijzigingen aangebracht in de richtsnoeren voor ‘recht op arbeid’ controles. Dankzij deze wijzigingen kunnen werkgevers de aanstellingscontroles digitaal uitvoeren.
Om het aanwervingsproces uit te voeren, moet de werkzoekende bij het Britse “Home Office” een uit 9 tekens bestaande “deelcode” aanvragen. In hetzelfde portaal kan de werkgever dan deze code invoeren, samen met de geboortedatum van de betrokkene, om toegang te krijgen tot de gegevens van de betrokkene in de migrantensectie.
Er wordt een online vergadering gepland, waarin de werkgever de vereiste documenten moet downloaden. Deze moeten worden gecontroleerd en geverifieerd. Ook hier is het de verantwoordelijkheid van de werkgever om te controleren op frauduleuze documenten.
Helaas hebben online ‘recht op arbeid’ controles geleid tot een aantal gevallen van identiteits- en documentsfraude. Vaak is het ongelooflijk moeilijk om frauduleuze documenten met het blote oog te ontdekken. Daarom besluiten steeds meer bedrijven technologie te gebruiken om de opsporing van fraude te automatiseren.
Laten we eens duiken in de technologie die ‘recht op arbeid’ controles kan automatiseren.
Technologie die ‘recht op arbeid’ checks automatiseert
Met behulp van technologie kunnen controles op het ‘recht op arbeid’ worden geautomatiseerd. Het proces wordt betrouwbaar, snel en nauwkeurig. Bovendien kunnen frauduleuze documenten automatisch worden opgespoord, waardoor de ‘recht op arbeid’ controles een spaarzaam proces worden.
Laten we eens nader kijken naar automatische gegevens-extractie en automatische fraudedetectie.
Automatische data-extractie
Onboarding van nieuwe werknemers leidt altijd tot een grote hoeveelheid documenten. Terwijl handmatige data-extractie van ID-documenten, contracten en visa foutgevoelig en tijdrovend is, kan IDP de data-extractie automatiseren.
Op die manier wordt tijd bespaard, worden fouten tot een minimum beperkt en worden kosten bespaard. Dit is vooral belangrijk bij het inwerken van nieuwe mensen, omdat je er zeker van wilt zijn dat alleen de juiste gegevens worden opgeslagen. De IDP-software kan het type document automatisch herkennen en vervolgens binnen een paar seconden de vereiste informatie betrouwbaar extraheren, converteren en verifiëren.
Bovendien kunnen fraude en duplicaten worden opgespoord. Laten we dat nu eens nader bekijken.
Automatische fraudedetectie
Met een oplossing voor Intelligent Document Processing (IDP) kunnen de controles op het ‘recht op arbeid’ worden versterkt. Met behulp van Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning kunnen IDP-oplossingen in de loop der tijd geavanceerder worden in het opsporen van fraude.
Dat is ook hard nodig, want fraudeurs worden steeds beter in het manipuleren van documenten en informatie. Oplichters maken gebruik van grafische verwerking en deep fake engineering, waardoor het detecteren van frauduleuze documenten met een menselijk oog onmogelijk wordt.
Aanbieders van IDP gebruiken een geautomatiseerde procedure die verschillende elementen en gegevensvelden in een document scant. Tijdens die procedure en met behulp van Photoshop-detectie en EXIF-analyse kan fraude betrouwbaar worden opgespoord.
Het manipuleren van een document met Photoshop is helaas vrij eenvoudig. Het verwijderen of toevoegen van tekst die de status van het ‘recht op arbeid’ manipuleert, kan verschrikkelijke gevolgen hebben voor de werkgever. Terwijl een mens de manipulatie niet zou kunnen detecteren, kan een software het frauduleuze document met Photoshop-detectie snel ontdekken.
Bovendien kan de IDP-software een EXIF-analyse uitvoeren. Zoals in de onderstaande voorbeeldfoto worden de metadata van een document uitgelezen. Je ziet dat in het software-veld Adobe Photoshop wordt genoemd, wat een duidelijke aanwijzing is dat het document is gemanipuleerd.
Al deze geautomatiseerde controles kunnen in enkele seconden worden uitgevoerd. Terwijl je een sollicitant leert kennen tijdens het wervingsgesprek, controleert en verifieert de software op betrouwbare wijze de verstrekte documenten. Vervolgens kun je een weloverwogen beslissing nemen om de persoon al dan niet in dienst te nemen.
Waarom kies je voor Klippa om je te helpen met je ‘recht op arbeid’ checks?
Klippa kan jou helpen een vlotte ‘recht op arbeid’ controle uit te voeren. Of je nu eenvoudig informatie wilt extraheren, identificeren en verifiëren uit CV’s, ID-kaarten, overheidsdocumenten of werkvergunningen, Klippa DocHorizon biedt de juiste service.
Bovendien biedt onze oplossing EXIF-analyse, handschrift-analyse en Copy-Move Forgery Detection om jou te helpen identiteits- en documentsfraude op te sporen. Bovendien ondersteunt Klippa verschillende talen op documenten, waardoor je gemakkelijk internationale werknemers kunt aannemen.
Ben je geïnteresseerd om te zien hoe onze technologie jou kan helpen bij het automatiseren van ‘recht op arbeid’ controles in actie? Plan een demo via onderstaand formulier, en wij laten het je graag zien! Mocht je vragen hebben, dan kun je natuurlijk altijd contact opnemen met één van onze experts.