Sinds 1 juli 2024 is de regeling werkgebonden personenmobiliteit (WPM) van kracht. Deze regeling, onderdeel van het Klimaatakkoord van 2019, verplicht werkgevers om jaarlijks de CO2-uitstoot van zakelijke ritten te registreren en te rapporteren aan de overheid. Deze verplichte CO2-rapportage is een belangrijke stap richting het verminderen van de uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit met 1 megaton CO2 tegen 2030, wat gelijkstaat aan 7 miljoen vluchten naar Parijs.
De regeling werkgebonden personenmobiliteit wil werkgevers bewust maken van hun bijdrage aan de CO2-uitstoot en hen aanmoedigen om te verduurzamen. Maar hoe werkt deze verplichte CO2-registratie precies, en hoe kan je als werkgever hieraan voldoen? In dit artikel bespreken we de rapportageverplichting voor werkgebonden personenmobiliteit en hoe de WPM-module je kan helpen om deze vereisten eenvoudig te beheren.
Wat houdt de regeling werkgebonden personenmobiliteit in?
Sinds juli 2024 zijn werkgevers verplicht om de CO2-uitstoot van zakelijke ritten en woon-werkverkeer van hun medewerkers jaarlijks te registreren en te rapporteren. Deze CO2-rapportageverplichting vereist dat je als werkgever gegevens verzamelt over het type voertuig, het brandstoftype en het aantal kilometers dat voor zakelijke doeleinden is afgelegd. Op basis van deze informatie wordt de CO2-uitstoot automatisch berekend en gerapporteerd aan de overheid. Deze verplichte CO2-registratie helpt bedrijven om inzicht te krijgen in hun uitstoot en draagt bij aan de verduurzaming van werkgebonden personenmobiliteit.
Welke gegevens moet ik aanleveren?
Om te voldoen aan de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit, moet je de volgende gegevens registreren en jaarlijks indienen:
- Type vervoermiddel (zoals fiets, bromfiets, scooter, auto of openbaar vervoer)
- Brandstoftype (bij gebruik van auto’s, bromfietsen of scooters)
- Aantal gereden kilometers per rit
Deze informatie wordt verzameld en ingediend via een digitaal formulier van de RVO. De rapportage moet elk jaar vóór 1 juli worden ingediend, te beginnen met de eerste rapportage op 1 juli 2025.
Voor welke bedrijven geldt de regeling werkgebonden personenmobiliteit?
De regeling werkgebonden personenmobiliteit geldt voor werkgevers met 100 werknemers of meer. Hierbij worden alleen medewerkers geteld die een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling van ten minste twintig uur per week hebben. Om te bepalen of jouw bedrijf aan de CO2-rapportageverplichting moet voldoen, tel je de werknemers van alle vestigingen met hetzelfde KvK-nummer op. De peildatum voor het vaststellen van het aantal werknemers is 1 juli van het jaar waarover je rapporteert. Als je bedrijf minder dan 100 werknemers heeft, is de registratieplicht niet van toepassing.
Voor bedrijven met 100 of meer werknemers is het van cruciaal belang om tijdig te beginnen met het verzamelen van de benodigde gegevens. Dit kan een complexe taak zijn, vooral als je werknemers regelmatig op pad zijn.
De uitdagingen bij CO2-gegevensverzameling en rapportage
Hoewel de WPM regeling een belangrijke stap is richting verduurzaming, brengt het ook diverse uitdagingen met zich mee. Hieronder bespreken we de meest voorkomende obstakels en hoe bedrijven deze effectief kunnen aanpakken.
1. Gebrek aan bewustwording en medewerking van werknemers
Uitdaging: Veel werknemers zijn zich niet bewust van de nieuwe verplichtingen en kunnen terughoudend zijn om reisgegevens te verstrekken. Dit kan leiden tot onvolledige of onnauwkeurige rapportages.
Oplossing:
- Transparante communicatie: Leg werknemers duidelijk uit waarom CO2-registratie noodzakelijk is en hoe dit bijdraagt aan de duurzaamheidsdoelen van het bedrijf.
- Gebruiksvriendelijke rapportagetools: Bied eenvoudige digitale oplossingen, zoals een mobiele app waarin medewerkers hun vervoerswijze kunnen registreren.
- Incentives: Overweeg kleine beloningen of voordelen voor medewerkers die actief bijdragen aan de registratie.
2. Complexiteit van gegevensverzameling
Uitdaging: Verschillende medewerkers reizen op diverse manieren: met de auto, fiets, OV of carpoolen. Het bijhouden van deze gegevens, inclusief afstand en brandstoftype, kan ingewikkeld zijn.
Oplossing:
- Automatisering: Maak gebruik van software zoals Klippa SpendControl die gegevens automatisch verzamelt en verwerkt, zodat handmatige invoer wordt geminimaliseerd.
- Integraties met mobiliteitsapps: Overweeg koppelingen met bestaande mobiliteitsoplossingen, zoals OV-chipkaartregistraties of kilometerregistratie-apps.
- Gestandaardiseerde invoer: Creëer vaste categorieën (bijv. ‘auto – benzine’, ‘trein’, ‘fiets’) zodat de data consistent wordt vastgelegd.
3. Privacy- en AVG-beperkingen
Uitdaging: Het verzamelen van reisgegevens roept vragen op over de bescherming van persoonsgegevens en naleving van de AVG.
Oplossing:
- Anonieme dataregistratie: Verzamel alleen de strikt noodzakelijke gegevens en anonimiseer indien mogelijk individuele data.
- Duidelijke privacyvoorwaarden: Informeer medewerkers over hoe hun gegevens worden gebruikt en bewaar deze niet langer dan nodig.
- AVG-proof software: Werk met systemen die voldoen aan Europese privacywetgeving en gegevens veilig opslaan.
4. Tijdrovende rapportageprocessen
Uitdaging: Het handmatig invoeren en controleren van gegevens is tijdrovend en foutgevoelig, vooral bij grotere bedrijven.
Oplossing:
- Geautomatiseerde rapportage: Gebruik een tool die automatisch de vereiste rapporten genereert en compatibel is met de RVO-richtlijnen.
- Regelmatige controles en audits: Stel een intern proces op waarbij gegevens periodiek worden gecontroleerd en vergeleken met eerdere periodes.
- Duidelijke deadlines: Communiceer intern vaste deadlines voor het aanleveren van data, zodat alle informatie tijdig beschikbaar is.
Door deze uitdagingen proactief aan te pakken, kunnen werkgevers niet alleen voldoen aan de WPM-verplichtingen, maar ook een efficiënt en duurzaam mobiliteitsbeleid opzetten.
Automatisering van de CO2-registratieverplichting met de WPM-module
Zoals gezegd kan het bijhouden van de gegevens voor de CO2-rapportage een tijdrovend proces zijn, vooral voor grote bedrijven. Om deze uitdaging te vereenvoudigen, biedt Klippa een efficiënte oplossing met de WPM-module binnen Klippa SpendControl.
Klippa SpendControl is een alles-in-één declaratieoplossing waarmee je eenvoudig je gehele declaratieproces kunt automatiseren. Zo ook voor je kilometerdeclaraties.
Je werknemers kunnen hun zakelijke ritten eenvoudig invoeren via een app of online platform. De module berekent automatisch de gereden kilometers met behulp van Google Maps en registreert het type voertuig en brandstof, wat nodig is voor de CO2-rapportage. Zo wordt de verplichte CO2-registratie voor werkgebonden personenmobiliteit snel en accuraat uitgevoerd.
Voordelen van Klippa SpendControl:
- Eenvoudige invoer van ritgegevens via de mobiele app
- Automatische berekening van kilometers met Google Maps integratie
- Registratie van brandstoftype en voertuigtype voor nauwkeurige CO2-rapportage
- Snelle en eenvoudige verwerking van reiskostendeclaraties
- Automatische categorisatie voor naleving van de WKR
- Ingebouwde scan- en herken-technologie (OCR) om handmatige invoer te voorkomen
- Fraudedetectie door dubbele boekingen te herkennen
- Veilige cloudopslag van documenten voor auditdoeleinden
Conclusie
Sinds 1 juli 2024 zijn bedrijven met 100 of meer werknemers verplicht om de CO2-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit te registreren en jaarlijks te rapporteren. Deze verplichte CO2-rapportage is bedoeld om bedrijven inzicht te geven in hun uitstoot en hen te helpen hun bijdrage aan de verduurzaming van zakelijke mobiliteit te leveren. Hoewel deze registratieverplichting voor sommige bedrijven een uitdaging kan zijn, biedt de WPM-module van Klippa een oplossing om dit proces te automatiseren en te vereenvoudigen.
Met modules zoals Klippa SpendControl kun je ervoor zorgen dat jouw bedrijf altijd voldoet aan de CO2-rapportageverplichting, terwijl het administratieve werk wordt verminderd en je werknemers een gebruiksvriendelijke oplossing krijgen. Wil je meer weten over hoe je dit kunt aanpakken? Bekijk dan onze webinar en ontdek hoe je eenvoudig kunt voldoen aan de nieuwe wetgeving.
Veelgestelde vragen
De regeling Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM) is een nieuwe verplichting voor werkgevers met 100 of meer werknemers om jaarlijks te rapporteren over de CO₂-uitstoot van het zakelijke en woon-werkverkeer van hun medewerkers. Dit maakt deel uit van de bredere klimaatdoelstellingen van de overheid om de CO₂-uitstoot in Nederland te verminderen.
Wat moet er worden gerapporteerd?
Werkgevers moeten gegevens aanleveren over:
– Het totaal aantal gereisde kilometers per werknemer voor zowel woon-werkverkeer als zakelijke ritten.
– De gebruikte vervoersmiddelen, zoals auto (brandstoftype), trein, fiets of lopen.
– Het brandstoftype van zakelijke voertuigen, indien van toepassing (benzine, diesel, elektrisch, etc.).
– De bijbehorende CO₂-uitstoot, berekend op basis van standaard conversiefactoren.
Waarom is deze rapportage verplicht?
De rapportage helpt de overheid om:
– Inzicht te krijgen in de totale CO₂-uitstoot van werkgebonden mobiliteit.
– Bedrijven te stimuleren om duurzamere reisopties aan te moedigen.
– Mogelijke aanvullende beleidsmaatregelen te ontwikkelen om de klimaatdoelen van 2030 te halen.
Wanneer moet je rapporteren?
De eerste rapportage over het jaar 2024 moet uiterlijk op 30 juni 2025 ingediend worden bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Daarna moeten bedrijven jaarlijks rapporteren.
Wil je weten hoe je dit proces efficiënt kunt beheren en automatiseren? Bekijk dan tools zoals Klippa SpendControl die de CO₂-registratie en rapportage kunnen stroomlijnen.