Financiële processen zijn voor elk bedrijf van essentieel belang. Ze behoren ook tot de lastigste taken om te beheren, vooral als ze handmatig worden uitgevoerd. Ze kosten veel tijd en zijn gevoelig voor fouten, wat een zware belasting vormt voor de financiële afdeling.
Naast het beheren van de balansen en het opstellen van de jaarafsluiting, moeten financiële experts ook handmatig de financiële gegevens controleren en ervoor zorgen dat alle cijfers kloppen. Dit proces is niet alleen vervelend, maar op de lange termijn ook inefficiënt.
Om taken te vereenvoudigen en repetitief werk te elimineren, wenden bedrijven zich tot automatie, met name Robotic Process Automation (RPA). Als je niet bekend bent met RPA of niet bekend bent met de voordelen ervan, maak je dan geen zorgen!
In deze blog leer je wat automatisering van robotische processen is en hoe financiële afdelingen er hun voordeel mee kunnen doen, en krijg je voorbeelden uit de praktijk op basis van gebruikssituaties van RPA. Tot slot geven we inzicht in een oplossing voor Robotic Process Automation, zodat ook jij financiële taken kunt automatiseren.
Laten we beginnen!
Wat is RPA in de financiële sector?
Robotic Process Automation (RPA) is een software-technologie die is ontworpen om complexe workflows te vereenvoudigen door repetitieve taken te automatiseren. Het maakt gebruik van software-bots en kunstmatige intelligentie om het handmatig uitvoeren van financiële taken overbodig te maken.
RPA in finance helpt bedrijven om de productiviteit van werknemers en de nauwkeurigheid van data extractie te verhogen. Dit gebeurt door workflows te stroomlijnen en financiële processen te standaardiseren met behulp van moderne technologie. In plaats van het handmatig extraheren van gegevens van bonnen of facturen, kunnen bedrijven deze taken overlaten aan Robotic Automation.
Neem bijvoorbeeld opgelopen kosten. Vaak ontvangen bedrijven deze betalingen later dan verwacht. Deze vertraging beïnvloedt de nauwkeurigheid van de balans en kan zelfs de omzet van een bedrijf veranderen. RPA kan elke aanstaande betaling automatisch registreren, waardoor de boeken in real-time in evenwicht zijn.
Om het maximale uit RPA in de financiële wereld te halen, hebben organisaties deze technologie in veel financiële en boekhoudkundige praktijken geïmplementeerd. Laten we eens kijken naar enkele gebruikssituaties van RPA in finance en zien hoe automatisering de beste vriend van een accountant kan zijn.
Gebruikssituaties voor RPA in de financiële sector
Robotisering van financiële processen is een grote aanwinst voor veel organisaties als het op de juiste manier wordt gebruikt. Naast het bijhouden van de balans en het beheren van aankomende betalingen, kan RPA in finance een geweldig hulpmiddel zijn om ook andere financiële processen te automatiseren, zoals:
- Boekhouding
- Factuurverwerking
- Crediteuren
- Kostenbeheer
- Verwerking van inkooporders
Boekhouding
Zoals je misschien al weet, is handmatig boekhouden een langzaam en vervelend proces. Het is een taak waarbij je dubbel moet controleren op handmatige fouten, wat het proces alleen maar kan vertragen. RPA komt goed van pas en stroomlijnt het boekhoudproces volledig, waardoor een gerobotiseerde boekhouding mogelijk wordt.
Het automatiseren van de boekhouding helpt elke organisatie, ongeacht de grootte of werklast. Groeiende bedrijven die een speciale financiële afdeling missen, kunnen hun boekhoudtaken eenvoudig afronden door RPA te implementeren. Hetzelfde proces geldt voor grootschalige bedrijven die veel financiële documentatie moeten verwerken. De software leest en extraheert nauwkeurig gegevens uit financiële documenten en werkt de boeken in realtime bij.
Factuurverwerking
Omdat facturen in veel verschillende formaten worden geleverd, meestal ongestructureerde formaten (zoals PDF-bestanden), is het voor back-office medewerkers moeilijk om deze documenten te verwerken. Het automatiseren van factuurverwerking betekent een verbetering voor zowel leveranciers als kopers.
RPA maakt het mogelijk om facturen te scannen, waardoor de noodzaak voor het handmatig verwerken van facturen en betalingsbevestigingen afneemt. Alle gegevens worden overgebracht naar een boekhoudsysteem, waardoor transacties veiliger en sneller verlopen. De software waarschuwt gebruikers ook als er dubbele of valse facturen zijn, waardoor het risico op factuurfraude tot een minimum wordt beperkt.
Crediteuren
De implementatie van automatisering van robotprocessen in het proces van crediteurenadministratie verbetert de nauwkeurigheid van de financiële verslaglegging aanzienlijk. De software helpt bij het automatiseren van het proces van crediteurenadministratie en helpt je bij het verhogen van de efficiëntie van de workflow, maar ook bij het sneller goedkeuren van betalingen. Het op tijd afronden van betalingen is in het voordeel van zowel de kopers als de leveranciers, omdat het een relatie creëert gebaseerd op wederzijds vertrouwen.
Taken zoals data entry of goedkeuring van betalingen worden nu geautomatiseerd met behulp van robotic process automation. RPA verbetert AP-processen, bijvoorbeeld het invoice-to-pay proces, waardoor handmatige fouten worden verminderd en je organisatie kostbare tijd bespaart.
Kostenbeheer
Het verwerken van personeelskosten of het vergoeden van reiskosten kan een tijdrovende en arbeidsintensieve taak zijn als het handmatig wordt gedaan. Niet alleen kost het veel tijd en moeite, maar het opent ook de deur voor mogelijke fouten of, erger nog, documentsfraude.
Onkostenbeheer met behulp van RPA omvat het automatiseren van goedkeuring-workflows, onkostenrekeningen en zelfs onkostenvergoedingen. Met behulp van Robotic Process Automation worden gegevens, van bijvoorbeeld bonnetjes, automatisch geëxtraheerd en overgedragen aan het boekhoudsysteem. Dit zorgt voor een veel sneller en veiliger terugbetalingsproces, omdat alleen geautoriseerde gebruikers bevoegd zijn om betalingen goed te keuren.
Verwerking van inkooporders
Het verwerken van inkooporders is, net als het verwerken van facturen, een tijdrovende taak die vaak het handmatig invoeren van data vereist. Inkooporders worden in ongestructureerde formaten naar inkopers gestuurd, waardoor ze moeilijk te verwerken zijn.
Met RPA kun je de inkooporder scannen en er nauwkeurig gegevens uithalen. De gegevens uit een inkooporder worden automatisch in de software ingevoerd en doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.
RPA voor de verwerking van inkooporders houdt ook in dat de risico’s op frauduleuze activiteiten, zoals fraude met leveranciers, worden verminderd. Robotisering van processen is in staat om te controleren op eventuele mismatches of discrepanties tussen inkooporders en facturen, waardoor de relatie tussen inkopers en leveranciers verbetert.
Zelfs als je een factuur verwerkt of de maandafsluiting opstelt, is RPA in finance een grote aanwinst. Daarom kan het implementeren van Robotic Process Automation in de financiële dienstverlening je veel voordeel opleveren. Benieuwd naar wat deze voordelen zijn? Lees dan verder en bekijk enkele voordelen van het gebruik van RPA in de financiële sector.
Voordelen van RPA in de financiële sector
Robotisering van processen kan helpen om zelfs de meest gedetailleerde en vreselijke financiële taken te automatiseren. Het achter je laten van handmatige gegevensinvoer en het omarmen van RPA heeft meerdere voordelen, namelijk:
- Het is kosteneffectief – Bedrijven kunnen tot 30% van hun budget besparen door financiële processen te automatiseren.
- Het vermindert de verwerkingstijd – Het implementeren van automatisering van robotische processen in financiële taken kan tot 90% van de verwerkingstijd verminderen, waardoor werknemers zich kunnen concentreren op meer waarde-toevoegende activiteiten.
- Het minimaliseert fouten – RPA helpt bij het stroomlijnen van financiële taken, vermindert menselijke fouten in het proces en verbetert de kwaliteit van de output.
- Het verhoogt de efficiëntie van de workflow – Met RPA neemt de nauwkeurigheid van data extractie toe, waardoor handmatige verificatie niet meer nodig is. Op deze manier kunnen bedrijfsactiviteiten soepel doorgaan, waardoor de efficiëntie van de workflow verbetert.
RPA is een geweldige aanvulling als je de bedrijfsvoering wilt verbeteren of grote bedragen wilt besparen. De implementatie ervan kan echter veel tijd in beslag nemen, en zoals je misschien al weet is tijd geld.
In plaats van je te wagen aan een heel proces van het toewijzen van tijd en middelen om de automatisering van robotische processen vanaf nul op te zetten, wil je misschien kijken naar ready-to-use oplossingen, zoals Klippa DocHorizon.
De beste alternatieven voor RPA in de financiële sector
Klippa DocHorizon is een Intelligent Document Processing oplossing waarmee je automatisch gegevens uit financiële documenten kunt scannen, extraheren, verifiëren en classificeren, voor een verbeterde workflow.
Bedrijven kunnen boekhoudtaken automatiseren met slimme bedrijfsregels en OCR-technologie die binnen enkele seconden informatie uit elk financieel document kan halen. Hieronder vind je de meest voorkomende redenen waarom onze klanten onze software gebruiken:
- Frauduleuze documenten opsporen
- Documenten automatisch analyseren op bruikbare gegevens
- Documenten en gegevenspunten kruiselings controleren, bijvoorbeeld met tweezijdige matching
- Naadloze integratie met bestaande software via API of SDK
- Detectie van dubbele ontvangstbewijzen of facturen om dubbele betalingen te voorkomen
- Geautomatiseerde data invoer voor meer operationele efficiëntie
Besteed geen minuut meer aan het handmatig verwerken van financiële documenten of aan zorgen over de efficiëntie van de workflow! Boek hieronder een gratis demo of neem contact op met een van onze experts als je andere vragen hebt!