Robotic Process Automation (RPA) verandert de manier waarop bedrijven in de financiële sector hun dagelijkse processen beheren. Door repetitieve taken te automatiseren, kunnen organisaties tijd besparen, de nauwkeurigheid verbeteren en hun focus richten op strategische initiatieven. Maar wat maakt RPA zo waardevol in deze sector, en hoe kun je het implementeren?
In deze blog ontdek je wat RPA is, hoe het werkt, en de voordelen die het biedt voor financiële instellingen. Bovendien bespreken we concrete voorbeelden, uitdagingen en hoe je RPA succesvol kunt implementeren. Laten we beginnen!
Wat is RPA in de financiële sector?
Robotic Process Automation (RPA) is een software-technologie die is ontworpen om complexe workflows te vereenvoudigen door repetitieve taken te automatiseren. Het maakt gebruik van software-bots en kunstmatige intelligentie om het handmatig uitvoeren van financiële taken overbodig te maken.
RPA in finance helpt bedrijven om de productiviteit van werknemers en de nauwkeurigheid van data extractie te verhogen. Dit gebeurt door workflows te stroomlijnen en financiële processen te standaardiseren met behulp van moderne technologie. In plaats van het handmatig extraheren van gegevens van bonnen of facturen, kunnen bedrijven deze taken overlaten aan Robotic Automation.
Neem bijvoorbeeld opgelopen kosten. Vaak ontvangen bedrijven deze betalingen later dan verwacht. Deze vertraging beïnvloedt de nauwkeurigheid van de balans en kan zelfs de omzet van een bedrijf veranderen. RPA kan elke aanstaande betaling automatisch registreren, waardoor de boeken in real-time in evenwicht zijn.
Om het maximale uit RPA in de financiële wereld te halen, hebben organisaties deze technologie in veel financiële en boekhoudkundige praktijken geïmplementeerd. Laten we eens kijken naar enkele gebruikssituaties van RPA in finance en zien hoe automatisering de beste vriend van een accountant kan zijn.
Voordelen van RPA in de financiële sector
Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen die RPA biedt:
- Tijdsbesparing: Automatisering kan tot 80% van de verwerkingstijd besparen bij taken zoals datainvoer en reconciliatie.
- Nauwkeurigheid: Robots maken geen menselijke fouten, wat leidt tot betrouwbaardere gegevens en rapportages.
- Kostenbesparing: Door repetitieve taken te automatiseren, kunnen bedrijven hun operationele kosten aanzienlijk verlagen.
- Compliance: RPA helpt bedrijven te voldoen aan regelgeving door consistente en nauwkeurige gegevensverwerking te garanderen.
- Schaalbaarheid: Bedrijven kunnen RPA eenvoudig opschalen om groeiende werklasten aan te kunnen.
- Medewerkerstevredenheid: Door routinetaken te elimineren, kunnen medewerkers zich richten op taken die meer voldoening en waarde bieden.
Volgens een rapport van Deloitte rapporteerde 70% van de financiële instellingen dat zij meer dan €500.000 bespaarden door RPA-oplossingen te implementeren. Daarnaast geeft 78% van de geïnterviewde managers aan dat RPA de algemene productiviteit binnen hun organisatie heeft verhoogd.
Gebruikssituaties voor RPA in de financiële sector
Robotisering van financiële processen is een grote aanwinst voor veel organisaties als het op de juiste manier wordt gebruikt. Naast het bijhouden van de balans en het beheren van aankomende betalingen, kan RPA in finance een geweldig hulpmiddel zijn om ook andere financiële processen te automatiseren, zoals:
- Boekhouding
- Factuurverwerking
- Crediteuren
- Kostenbeheer
- Verwerking van inkooporders
Boekhouding
Zoals je misschien al weet, is handmatig boekhouden een langzaam en vervelend proces. Het is een taak waarbij je dubbel moet controleren op handmatige fouten, wat het proces alleen maar kan vertragen. RPA komt goed van pas en stroomlijnt het boekhoudproces volledig, waardoor een gerobotiseerde boekhouding mogelijk wordt.
Het automatiseren van de boekhouding helpt elke organisatie, ongeacht de grootte of werklast. Groeiende bedrijven die een speciale financiële afdeling missen, kunnen hun boekhoudtaken eenvoudig afronden door RPA te implementeren. Hetzelfde proces geldt voor grootschalige bedrijven die veel financiële documentatie moeten verwerken. De software leest en extraheert nauwkeurig gegevens uit financiële documenten en werkt de boeken in realtime bij.
Factuurverwerking
Omdat facturen in veel verschillende formaten worden geleverd, meestal ongestructureerde formaten (zoals PDF-bestanden), is het voor back-office medewerkers moeilijk om deze documenten te verwerken. Het automatiseren van factuurverwerking betekent een verbetering voor zowel leveranciers als kopers.
RPA maakt het mogelijk om facturen te scannen, waardoor de noodzaak voor het handmatig verwerken van facturen en betalingsbevestigingen afneemt. Alle gegevens worden overgebracht naar een boekhoudsysteem, waardoor transacties veiliger en sneller verlopen. De software waarschuwt gebruikers ook als er dubbele of valse facturen zijn, waardoor het risico op factuurfraude tot een minimum wordt beperkt.
Crediteuren
De implementatie van automatisering van robotprocessen in het proces van crediteurenadministratie verbetert de nauwkeurigheid van de financiële verslaglegging aanzienlijk. De software helpt bij het automatiseren van het proces van crediteurenadministratie en helpt je bij het verhogen van de efficiëntie van de workflow, maar ook bij het sneller goedkeuren van betalingen. Het op tijd afronden van betalingen is in het voordeel van zowel de kopers als de leveranciers, omdat het een relatie creëert gebaseerd op wederzijds vertrouwen.
Taken zoals data entry of goedkeuring van betalingen worden nu geautomatiseerd met behulp van robotic process automation. RPA verbetert AP-processen, bijvoorbeeld het invoice-to-pay proces, waardoor handmatige fouten worden verminderd en je organisatie kostbare tijd bespaart.
Kostenbeheer
Het verwerken van personeelskosten of het vergoeden van reiskosten kan een tijdrovende en arbeidsintensieve taak zijn als het handmatig wordt gedaan. Niet alleen kost het veel tijd en moeite, maar het opent ook de deur voor mogelijke fouten of, erger nog, documentsfraude.
Onkostenbeheer met behulp van RPA omvat het automatiseren van goedkeuring-workflows, onkostenrekeningen en zelfs onkostenvergoedingen. Met behulp van Robotic Process Automation worden gegevens, van bijvoorbeeld bonnetjes, automatisch geëxtraheerd en overgedragen aan het boekhoudsysteem. Dit zorgt voor een veel sneller en veiliger terugbetalingsproces, omdat alleen geautoriseerde gebruikers bevoegd zijn om betalingen goed te keuren.
Verwerking van inkooporders
Het verwerken van inkooporders is, net als het verwerken van facturen, een tijdrovende taak die vaak het handmatig invoeren van data vereist. Inkooporders worden in ongestructureerde formaten naar inkopers gestuurd, waardoor ze moeilijk te verwerken zijn.
Met RPA kun je de inkooporder scannen en er nauwkeurig gegevens uithalen. De gegevens uit een inkooporder worden automatisch in de software ingevoerd en doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.
RPA voor de verwerking van inkooporders houdt ook in dat de risico’s op frauduleuze activiteiten, zoals fraude met leveranciers, worden verminderd. Robotisering van processen is in staat om te controleren op eventuele mismatches of discrepanties tussen inkooporders en facturen, waardoor de relatie tussen inkopers en leveranciers verbetert.
Zelfs als je een factuur verwerkt of de maandafsluiting opstelt, is RPA in finance een grote aanwinst. Daarom kan het implementeren van Robotic Process Automation in de financiële dienstverlening je veel voordeel opleveren. Benieuwd naar wat deze voordelen zijn? Lees dan verder en bekijk enkele voordelen van het gebruik van RPA in de financiële sector.
Uitdagingen en oplossingen
Hoewel RPA veel voordelen biedt, zijn er ook enkele uitdagingen:
- Integratie met bestaande systemen: Veel organisaties hebben legacy-systemen die moeilijk te integreren zijn met RPA-oplossingen.
- Oplossing: Kies een RPA-tool die compatibel is met meerdere platforms en eenvoudig te integreren is.
- Veranderingsmanagement: Medewerkers kunnen huiverig zijn om nieuwe technologieën te omarmen.
- Oplossing: Investeer in training en communicatie om acceptatie te vergroten.
- Kosten van implementatie: De initiële investering kan hoog zijn.
- Oplossing: Begin met een pilotproject om de ROI te testen voordat je breder implementeert.
- Dataveiligheid: Het verwerken van gevoelige financiële gegevens brengt risico’s met zich mee.
- Oplossing: Zorg ervoor dat de RPA-software voldoet aan de nieuwste beveiligingsstandaarden zoals GDPR en ISO 27001.
Stappen voor succesvolle RPA-implementatie
Een succesvolle implementatie van RPA vereist een gestructureerde aanpak:
- Identificeer geschikte processen: Selecteer routinetaken die repetitief en arbeidsintensief zijn.
- Kies de juiste tool: Overweeg RPA-oplossingen zoals Klippa DocHorizon die eenvoudig te integreren zijn.
- Bouw een businesscase: Bereken de kosten en baten om interne goedkeuring te krijgen.
- Start met een pilot: Test de oplossing op een beperkt aantal processen voordat je opschaalt.
- Evalueer en optimaliseer: Houd de prestaties bij en verbeter waar nodig.
- Betrek stakeholders: Zorg ervoor dat alle betrokken afdelingen op de hoogte zijn en samenwerken om de implementatie soepel te laten verlopen.
De toekomst van RPA in de financiële sector
Met de opkomst van intelligente automatisering en machine learning zal RPA zich blijven ontwikkelen. In de toekomst kunnen financiële instellingen profiteren van nog geavanceerdere functies, zoals voorspellende analyses en volledig geautomatiseerde workflows. Dit zal niet alleen helpen bij kostenbesparingen, maar ook bij het verbeteren van klanttevredenheid en risicobeheer.
Daarnaast wordt verwacht dat RPA steeds meer zal worden gecombineerd met andere technologieën, zoals blockchain en kunstmatige intelligentie, om nog robuustere oplossingen te bieden.
De beste alternatieven voor RPA in de financiële sector
Klippa DocHorizon is een Intelligent Document Processing oplossing waarmee je automatisch gegevens uit financiële documenten kunt scannen, extraheren, verifiëren en classificeren, voor een verbeterde workflow.
Bedrijven kunnen boekhoudtaken automatiseren met slimme bedrijfsregels en OCR-technologie die binnen enkele seconden informatie uit elk financieel document kan halen. Hieronder vind je de meest voorkomende redenen waarom onze klanten onze software gebruiken:
- Frauduleuze documenten opsporen
- Documenten automatisch analyseren op bruikbare gegevens
- Documenten en gegevenspunten kruiselings controleren, bijvoorbeeld met tweezijdige matching
- Naadloze integratie met bestaande software via API of SDK
- Detectie van dubbele ontvangstbewijzen of facturen om dubbele betalingen te voorkomen
- Geautomatiseerde data invoer voor meer operationele efficiëntie