Heeft jouw bedrijf dagelijks te maken met een groot aantal facturen? En verwerkt je team ze nog steeds handmatig? Dan ken je de worsteling; deze oude manier van facturen verwerken gaat samen met veel knelpunten die de efficiëntie van je bedrijf beïnvloeden.
Problemen die voortvloeien uit dit handmatige proces zijn onder meer hoge kosten, lange verwerkingstijden en, als gevolg daarvan, lange doorlooptijden. Bovendien is het bijna onmogelijk om frauduleuze facturen op te sporen en menselijke fouten te vermijden.
Gelukkig zijn er nu mogelijkheden om je factuurverwerking te automatiseren en de vruchten te plukken van geautomatiseerde software voor het scannen van facturen.
Deze blog introduceert wat de software voor het scannen van facturen is en hoe het werkt. Ook vind je in deze blog de vijf belangrijkste redenen en voordelen van het gebruik van software voor het scannen van facturen.
Wat is Scan & Herken software voor facturen?
Software voor het scannen van facturen leest, scant en haalt gegevens uit facturen. Om de ingediende documenten te verwerken, gebruikt het Optical Character Recognition (OCR) en AI.
OCR is een technologie die gegevens, zoals tekst, uit afbeeldingen of gescande documenten haalt. Hiervoor gebruikt het zijn capaciteit om individuele tekens te herkennen en te identificeren. Vervolgens helpt AI de software te bepalen welk deel van de factuur wat is. De software kan bijvoorbeeld btw-bedragen, posten, gegevens van handelaren en factuurnummers herkennen en extraheren.
In combinatie met AI bereikt de software een hoge nauwkeurigheid bij het detecteren en extraheren van gegevens. Alle gewenste informatie kan op basis van jouw behoeften uit de factuur worden gehaald, waaronder:
- Verkoopadressen
- Namen van verkopers
- Line items, inclusief beschrijving, hoeveelheid en prijzen
- Inkooporder-nummers
- Betaalmethoden
- Leveringsdata
- Factuurnummers
Mogelijk ontvang je facturen die verschillen in vorm, taal of formaat. Met software voor het scannen van facturen kun je ze in een mum van tijd verwerken, ongeacht de taal, de vorm of het formaat.
Het gebruik van dergelijke software om facturen te scannen en automatisch gegevens te extraheren is een grote stap in de richting van geautomatiseerde factuurverwerking. Nu je weet wat Scan & Herken software is, laten we eens kijken naar de 5 redenen om een dergelijke oplossing te gebruiken.
Waarom zou je Scan & Herken software voor facturen gebruiken?
Het gebruik van software voor het scannen van facturen zal je documentverwerking op meerdere manieren verbeteren. Hier zijn de vijf voornaamste voordelen van het gebruik van een dergelijke oplossing:
- Verlaagt de kosten
- Verkort de doorlooptijd
- Beperkt menselijke fouten
- Automatiseert fraudedetectie
- Verhoogt de schaalbaarheid
1. De kosten reduceren
Eén van de eerste redenen om over te stappen op automatisering is het verlagen van de kosten. Met een geautomatiseerde oplossing kun je jouw factuurverwerkingskosten met wel 40 tot 70% verlagen. Waarom? Omdat facturen op die manier veel sneller en goedkoper kunnen worden verwerkt.
2. De doorlooptijd verkorten
Of je nou facturen verwerkt om je leveranciers te betalen of om bedrijfskosten te vergoeden, jouw belangrijkste doel is een snelle en betrouwbare uitbetaling. Automatisering met software voor het scannen van facturen helpt je je doorlooptijd te verkorten.
Terwijl het handmatig verwerken van een factuur gemiddeld 10 dagen in beslag neemt, kost het met software voor het scannen van facturen slechts 3 tot 5 seconden om alle gegevens eruit te halen. In die tijd wordt de factuur gescand en worden alle gegevens gedetecteerd en geëxtraheerd in je boekhoudprogramma of database voor verder gebruik. Omdat de extractie-tijd drastisch wordt verkort, is ook de verwerkingstijd veel korter.
Concreet betekent dit dat facturen op tijd kunnen worden verwerkt, waardoor het risico op boetes voor te late betaling drastisch wordt verminderd. Bedrijfskosten kunnen ook sneller worden vergoed, wat leidt tot tevredener werknemers.
3. Menselijke fouten beperken
Met een foutenpercentage van 0,55% tot bijna 4% is handmatige gegevensinvoer gevoelig voor fouten. Deze fouten kunnen variëren van het verkeerd typen van een letter of cijfer tot het dubbel verwerken van een factuur. De gevolgen van dergelijke fouten voor je bedrijf kunnen ernstig zijn.
Met software voor het scannen van facturen kan de nauwkeurigheid van de gegevens-extractie oplopen tot 99%. Aangezien alle gegevens worden gedetecteerd met OCR en AI, worden typefouten en mismatches geminimaliseerd.
Je kunt ook besluiten om één van je medewerkers bij het geautomatiseerde proces te betrekken, de zogenaamde human-in-the-loop-automatisering, en zo een nauwkeurigheid bereiken die zo dicht mogelijk bij 100% ligt. Dit verbetert de kwaliteit van de verwerkte gegevens en geeft een reëel overzicht van de financiële toestand van je bedrijf.
Hoe werkt human-in-the-loop (HITL)? Met HITL-automatisering betrek je één van je medewerkers bij het proces door regels in te stellen die bepalen wanneer een medewerker de software moet assisteren. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een handmatige controle voor elke factuur van een bepaalde leverancier, of voor elke factuur vanaf een bepaald bedrag.
Door Scan & Herken software voor facturen te combineren met HITL bereik je de hoogst mogelijke nauwkeurigheid.
4. Fraude-detectie automatiseren
Fraudeurs worden steeds geraffineerder. Frauduleuze facturen zijn er in alle soorten en maten. Ze kunnen gewijzigd, gedupliceerd of volledig verzonnen zijn. Dat is nog een reden om te kiezen voor software voor het scannen van facturen.
Sommige software voor het scannen van facturen helpt je om fraude te voorkomen door frauduleuze documenten op te sporen. Is een factuur twee keer ingediend? Dan kan de geautomatiseerde factuurscan je een waarschuwing sturen. Werd een teken gewijzigd? De software kan het automatisch detecteren dankzij EXIF-analyse en Photoshop-detectie, en stuurt een waarschuwing.
5. Schaalbaarheid verhogen
Het handmatig verwerken van een paar facturen per dag is beheersbaar. Maar als je bedrijf groeit, kun je honderden, zo niet duizenden facturen te verwerken krijgen. Neem je 20 nieuwe medewerkers aan? Dat is niet schaalbaar. Maar een software voor het scannen van facturen wel. Met de software kun je de verwerkingscapaciteit gemakkelijk op- en afschalen, afhankelijk van het documentvolume.
Dankzij deze vijf voordelen zal het verwerken van facturen nooit meer hetzelfde zijn!
De beste Scan & Herken software voor jouw facturen
De beste Scan & Herken software voor jou kan anders zijn dan de software voor een ander bedrijf. Misschien ben je op zoek naar een app die jouw facturen scant. Of misschien heb je zelf een app die je wilt uitbreiden met OCR en factuurscan-mogelijkheden.
In dat geval heeft Klippa de ideale oplossing voor jou. De Scan & Herken software van Klippa zorgt voor het scannen van facturen en stelt je in staat om alle benodigde gegevens te extraheren, valideren en verwerken. Het kan eenvoudig worden geïntegreerd in je bestaande software via de Klippa API of SDK.
Wat is het verschil tussen Klippa’s API’s en SDK’s?
Onze API is de dienst om een document naar onze OCR-software te sturen en binnen enkele seconden een gestructureerd gegevensformaat terug te ontvangen. Het is goed gedocumenteerd, dus het is niet al te moeilijk voor een ontwikkelaar om het te implementeren. Je moet wel beschikken over een oplossing voor het vastleggen van facturen, zoals een mobiele app, die de factuur kan vastleggen.
Onze SDK’s zijn een betere optie als je op zoek bent naar een end-to-end oplossing om facturen te scannen. Onze Camera SDK is bijvoorbeeld een complete cameramodule die ervoor zorgt dat een goede foto van de factuur wordt vastgelegd. Het geeft real-time feedback aan de gebruiker, verbetert de beeldkwaliteit, bijvoorbeeld door het optimaliseren van de helderheid, en verbetert daarmee de nauwkeurigheid van de herkenning.
Het is mogelijk om de Klippa Camera SDK te koppelen aan onze OCR API. Na het scannen van de factuur wordt automatisch een verzoek afgehandeld via de API en wordt gestructureerde data teruggestuurd naar de applicatie.
Het grote voordeel van de SDK is dat jouw ontwikkelaars niet alle componenten zelf hoeven te bouwen. Zij kunnen gemakkelijk andermans werk “gebruiken”. Dit leidt tot enorme ontwikkelingskosten- en tijdbesparingen.
Hoe werkt het?
Automatisering is de beste manier om veel – zo niet alle – nadelen van handmatige factuurverwerking te vermijden. Het stroomlijnt je proces en maakt het gemakkelijker en sneller.
Je hoeft maar een paar stappen te doorlopen. Onderstaande video laat zien hoe het scannen van facturen met Klippa werkt:
- Om het proces te starten, dien je de factuur in bij de Scan & Herken software. Je kunt dit doen door de factuur te scannen met je telefoon, een e-mail door te sturen of door een PDF-document te uploaden.
- Binnen enkele seconden verwerkt de OCR-software de factuur. Het scant en detecteert de factuur en verbetert de beeldkwaliteit om de nauwkeurigheid te vergroten. Vervolgens worden alle gegevens automatisch geëxtraheerd en gestructureerd.
- Je krijgt de geëxtraheerde gegevens terug in een gestructureerd formaat, zoals JSON, CSV, XLSX of UBL.
- Je kunt de gegevens nu opslaan in je database en gebruiken voor verdere verwerking.
Automatiseer jouw factuurverwerking met Klippa
In deze blog hebben we de voordelen en functies van software voor het scannen van facturen besproken. Maar begrijpen hoe het kan worden aangepast aan jouw specifieke situatie en soepel kan worden geïntegreerd in bestaande activiteiten is iets anders.
Dit is waar wij je bij kunnen helpen. Onze productspecialisten denken graag met je mee en beantwoorden alle vragen die je hebt. Neem contact met ons op door het onderstaande demoformulier in te vullen of neem direct contact met ons op.