Het is geen geheim dat documentbeheer een belangrijke rol speelt in elke organisatie. In de hoop dit proces verder te verbeteren, hebben bedrijven van alle groottes scan en herken technologie geïmplementeerd.
Waarom? Het zet papieren documenten om in digitale gegevens, vermindert handmatige gegevensinvoer en bespaart tijd en geld.
Nu er echter veel verschillende scan en herken software beschikbaar zijn, is de uitdaging om de beste oplossing voor je bedrijf te vinden groter dan ooit. Om je te helpen, bespreken we in deze blog de 7 beste scan en herken software op de markt en geven we je een lijst met functies waar je op moet letten. Laten we beginnen!
Wat is scan en herken software?
Software voor het scannen van documenten is software die wordt gebruikt om papieren documenten te lezen en om te zetten in digitale documenten, terwijl er in een oogwenk informatie uit kan worden gehaald.
Een document scanner gebruikt OCR, of Optical Character Recognition, om gegevens uit alle soorten documenten te lezen en te extraheren. Bovendien geeft het organisaties de mogelijkheid om hun papieren documenten te converteren, te bewerken, op te slaan en te delen in een digitaal formaat. Met behulp van software voor het scannen van documenten kunnen bedrijven hun document-stromen dus op een handige en efficiënte manier beheren.
Op dit moment overweeg je misschien om software voor het scannen van documenten te implementeren, maar je vraagt je nog steeds af waar je moet beginnen. Om er zeker van te zijn dat je het meeste haalt uit het automatiseren van het documentbeheer, bespreken we enkele aspecten waarmee je rekening moet houden voordat je de juiste software kiest.
Welke functies moet je zoeken in scan en herken software ?
Hoewel de mogelijkheid om documenten te scannen en te digitaliseren de belangrijkste focus is van dergelijke software, mag je andere factoren niet over het hoofd zien, bijvoorbeeld de gebruikerservaring of de uitvoerkwaliteit. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste kenmerken van scansoftware:
Brede documentondersteuning– Als je de mogelijkheid hebt om gegevens van meerdere documenttypes vast te leggen, kun je meerdere gebieden binnen je organisatie verbeteren. Het verwerken van facturen voor de crediteurenadministratie, bonnetjes voor onkostenbeheer, of ID-kaarten, paspoorten en rijbewijzen voor KYC-processen zorgt bijvoorbeeld voor een veilige bedrijfsomgeving.
Integraties – Het is belangrijk om te kiezen voor een Scanning Software die kan worden geïntegreerd met al je bestaande toepassingen zoals boekhoudsoftware of ERP-systeem. Dit maakt het scanproces soepeler, omdat de mogelijkheid om de geëxtraheerde gegevens te converteren naar verschillende vormen die bijvoorbeeld door het ERP-systeem kunnen worden verwerkt, ongelukken voorkomt.
OCR-nauwkeurigheid – Een lage of gemiddelde OCR-nauwkeurigheid kan nog meer obstakels opwerpen voor bedrijven, omdat je dan extra tijd moet besteden aan het verder corrigeren van de onjuiste gegevens. Aan de andere kant kan een hoge OCR-nauwkeurigheid de snelheid en kwaliteit van je data extractie proces drastisch verbeteren.
Beeldverwerking – De capaciteit van scan en herken software om afbeeldingen te verwerken is een geweldige eigenschap als het gaat om het scannen van bijvoorbeeld identiteitsdocumenten. De ideale software wordt aangedreven door AI, waardoor je de kwaliteit van de vastgelegde afbeeldingen kunt verbeteren met pre-processing functies, zoals het omgaan met situaties met weinig licht, niet bijgesneden afbeeldingen of scheve afbeeldingen.
Eenvoudige implementatie – Een soepele implementatie van de software is slechts de eerste stap om de gewenste efficiëntie van je document-workflow te bereiken. Een SDK voor het scannen van documenten, gekoppeld aan de juiste documentatie, geeft je bedrijf de mogelijkheid om deze functie toe te voegen aan elke mobiele applicatie die je misschien al gebruikt in je organisatie.
Nu je kennis hebt gemaakt met de aspecten die een goede Scanning Software onderscheiden van een echt geweldige software, gaan we dieper in op een lijst met enkele van de beste opties op de markt.
De 7 beste scan en herken software van dit moment
1. Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon is een AI-gebaseerde oplossing voor Intelligent Document Processing die gemaakt is om je bedrijfsprocessen te vergemakkelijken. Het helpt je bedrijf de kwaliteit van alle document-gerelateerde workflows te verbeteren, zodat je documenten op een slimme en efficiënte manier kunt scannen en verwerken.
Voordelen
- Hoge OCR-nauwkeurigheid (tot 99% nauwkeurigheid)
- Live gebruikersfeedback bij het scannen van documenten
- Mogelijkheid om alle soorten documenten te scannen
- Data extractie binnen enkele seconden
- GDPR-naleving om de gegevensprivacy van klanten te waarborgen
- Eenvoudig te implementeren SDK voor het scannen van documenten met documentatie
- Optie om SDK voor het scannen van documenten te configureren en ontwerpen op basis van je behoeften
- Beeldverbetering en automatisch bijsnijden voor vloeiendere beeldverwerking
- Handtekening- & beeldextractie
Nadelen
- Ondersteunt alleen het Latijnse alfabet
- Geen opties voor het genereren van documenten
2. Nanonets
Nanonets is gebruiksvriendelijke, eenvoudige software voor het scannen van documenten. Het gebruikt zeer nauwkeurige OCR om gegevens uit papieren documenten te extraheren en kan via API in je bestaande toepassingen worden geïntegreerd.
Voordelen
- Data extractie uit PDF’s, e-mails, afbeeldingen, tabellen en websites
- Herkenning van handschriften
- Verschillende aanpassingsopties
- End-to-end documentbeheersysteem
- Goede klantenondersteuning
Nadelen
- Geen opties voor het genereren van documenten
- Kan niet worden gebruikt voor het elektronisch ondertekenen van documenten
3. Kofax
Kofax automatiseert de documentverwerking, waardoor je bedrijf de snelheid en kwaliteit van alle documentstromen kan verbeteren. Hoewel Kofax een geschikte optie is voor bedrijven die hun documentbeheer willen aanpassen, heeft het bepaalde beperkingen.
Voordelen
- Eenvoudige installatie
- Geweldig documentatieverificatiesysteem
- 100+ integratieconnectoren
- Mogelijkheid om de oplossing aan te passen aan de specifieke behoeften van een bedrijf
- Verbetert de kwaliteit van afbeeldingen, snijdt ze bij en zet ze recht voordat de data extractie plaatsvindt
Nadelen
- Lage OCR-nauwkeurigheid
- Detecteert geen handschrift
- Geen privacy- en beveiligingsmaatregelen
- Onbevredigende gebruikerservaring
4. ABBY FineReader
ABBY FineReader biedt een OCR SDK met AI-ondersteuning, ontworpen om documentbeheersystemen te automatiseren. Het maakt gebruik van een zeer nauwkeurige OCR voor nauwkeurige data extractie, terwijl ook beeldvoorbewerking mogelijk is.
Voordelen
- Zeer nauwkeurige OCR
- Gedetailleerde documentatie voor gestroomlijnde integratie
- Geavanceerde beeldvoorverwerking
- Document-classificatie voor verbeterd documentbeheer
Nadelen
- Kan documenten niet in batch verwerken
- Gebrek aan dataprivacy en beveiligingsmaatregelen
- Geen feedback van gebruikers
5. Adobe Scan
Adobe Scan app is een handig hulpmiddel dat zakelijke professionals helpt bij het scannen van alledaagse documenten, zoals bonnetjes of visitekaartjes. De OCR-technologie zorgt voor een soepele data extractie, waardoor de gebruiker de gescande documenten verder veilig kan opslaan.
Voordelen
- Documenten, visitekaartjes, formulieren en whiteboards scannen en converteren
- Goede voorbewerking van afbeeldingen
- Herkenning van handschriften
- Veilige opslag van gescande documenten voor veilig gebruik van gegevens
- Aangepaste opslag en archivering van documenten voor eenvoudigere toegang
Nadelen
- Gescande documenten worden alleen geconverteerd naar PDF-extensie
- Kleine verscheidenheid aan documenten beschikbaar voor verwerking
- Gebrek aan feedback van gebruikers en klantenondersteuning
6. Laserfiche
Laserfiche biedt een optie voor het scannen van documenten die intelligente gegevensvastlegging en geautomatiseerd documentbeheer mogelijk maakt. Deze software biedt de mogelijkheid om een gecentraliseerde en doorzoekbare database te creëren voor gescande documenten, waardoor het organisatieniveau wordt verhoogd.
Voordelen
- Eenvoudige documentbeheerfuncties
- Creëert een gecentraliseerde, doorzoekbare database voor de gebruiker
- Legt gegevens vast van elektronische formulieren, papieren documenten, e-mails
Nadelen
- Onmogelijk om documenten in batch te uploaden en te verwerken
- Onduidelijke documentatie
- Functies met ondersteuning van derden
- Beperkte workflow mogelijkheden
7. PaperScan
PaperScan software voor het scannen van documenten is een basisoplossing voor documentbeheer die de verwerking van documenten automatiseert. Het wordt geleverd met een gratis of premium versie, met een reeks verschillende functies.
Voordelen
- Documenten batchgewijs verwerken
- Afbeeldingen voorbewerken
- Document- en beeldannotatie
- Document-codering
- Offline versie van software ook beschikbaar
Nadelen
- Onbevredigende gebruikerservaring
- Gemiddelde OCR-nauwkeurigheid
- Ondersteunt slechts een klein aantal talen
- Beperkingen tot batchverwerking bij gebruik van de gratis versie
- Geen documentatie beschikbaar
- Gebrek aan dataprivacy en beveiligingsmaatregelen
Er zijn tegenwoordig veel haalbare opties voor oplossingen voor het scannen van documenten. Maar alleen met de beste kun je het verschil maken in je organisatie. Met Klippa DocHorizon hoef je je geen zorgen te maken dat je de verkeerde keuze hebt gemaakt.
Verbeter je bedrijfsprocessen met Klippa DocHorizon
Met onze oplossing voor Intelligent Document Processing kun je meer dan alleen documenten scannen. Verbeter je document-workflows door niet alleen documenten te scannen, maar ook de mogelijkheid te hebben om:
- Leg gegevens vast uit een groot aantal documenttypes met je mobiele apparaat
- Converteer documenten eenvoudig naar je gewenste indeling, zoals CSV, JSON en XML
- Data & afbeeldingen automatisch anonimiseren om de privacy van gegevens en naleving van de regelgeving te waarborgen
- Documenten moeiteloos classificeren & categoriseren om de productiviteit in je organisatie te verhogen
- Profiteer van naadloze integratie met bestaande software-oplossingen via SDK of API
- Voorkom fraude in je organisatie met geautomatiseerde documentverificatie
Zorg voor je documenten en verbeter je bedrijf van dag tot dag. Als Klippa Dochorizon je interesse heeft gewekt, neem dan contact op met onze experts voor persoonlijk advies of boek een demo hieronder!