Elk bedrijf heeft de ambitie om te groeien. Maar hoewel velen deze ambitie delen, komen slechts weinigen voorbij de initiële groeifase.
De meeste bedrijven vallen voor de foutdoor te geloven dat als iets vroeger werkte, er geen reden is om het te veranderen. Het waren immers die processen die voor de eerste doorbraak zorgden. Klinkt dat bekend? Helaas is dit niet de juiste aanpak.
Velen zien niet in dat groei gepaard gaat met nieuwe uitdagingen. Extra personeel, klanten en middelen betekenen meer papierwerk, gegevens en uitgaven. En helaas zijn de meeste traditionele workflows niet duurzaam op de lange termijn. Als je vast blijft zitten in de oude manier van werken, stoot je al snel op een plafond waardoor je niet verder kunt groeien.
Wil je voorkomen dat je dezelfde fout maakt? Goede keuze! Wij hebben precies wat je nodig hebt. Schaalvergroting in je bedrijf is de sleutel om dit lot te vermijden. Door schaalbare activiteiten toe te voegen aan je dagelijkse processen, zorg je ervoor dat je bedrijf soepel draait, zelfs als de groei snel gaat.
Als je niet zeker weet hoe je moet beginnen of wat schaalvergroting inhoudt, maak je dan geen zorgen – wij staan achter je. We nemen de voordelen van het schalen van je bedrijf met je door, geven tips om ervoor te zorgen dat je je doelen bereikt en bespreken de beste processen om te schalen. Veel leesplezier, want deze blog zal je zeker voorbereiden op succes.
Wat zijn schaalbare processen?
Laten we eerst eens op één lijn komen over wat schaalbare processen zijn. Schaalbaarheid in het bedrijfsleven verwijst naar iets dat gemakkelijk kan worden aangepast aan veranderingen in een werkomgeving. Bijvoorbeeld in het geval van een verhoogd volume aan documenten, mensen, bestellingen, etc.
Stel je voor dat je een normale werkweek hebt, maar in plaats van je gebruikelijke 30 klanten, krijg je er opeens twee keer zoveel. Kun je dat aan zonder jezelf te veel uit te putten? Eigenlijk wel, als je schaalbare bedrijfsprocessen hebt. In plaats van verwoed op zoek te gaan naar meer mensen of in paniek je leveranciers te bellen, kun je je concentreren op wat het belangrijkst is – je klanten.
Hoe? Dit soort processen zijn zo ingericht dat ze hetzelfde werken, ongeacht het aantal medewerkers of klanten. Dat betekent dat je even efficiënt en productief blijft en topprestaties blijft leveren zonder dat je daarbij in de problemen komt. Schaalvergroting kan worden bereikt door effectievere software te gebruiken, door delegatie- en besluitvormingsprocessen te verbeteren of door nieuwe standaarden te creëren die bestand zijn tegen grotere volumes.
In principe kunnen de meeste processen profiteren van schaalbaarheid. Maar processen die veel creatieve input of persoonlijke betrokkenheid vereisen, zijn misschien moeilijker schaalbaar. Je kunt het beste op zoek gaan naar gebieden waar technologie kan worden gebruikt om processen te stroomlijnen of te versnellen.
Waarom jouw bedrijf operationele schaalbaarheid nodig heeft
We zullen niet moe worden om dat steeds weer te zeggen. Het hebben van een schaalbaar bedrijfsmodel is absoluut cruciaal als je van plan bent om te blijven groeien. Het stelt je in staat om je tijdig aan te passen aan veranderingen. Op deze manier kun je je bedrijf uitbreiden zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit of de snelheid waarmee je je producten of diensten aan klanten levert.
Als je nu begint, profiteer je van de groei van je bedrijf zonder extra operationele kosten zodra de processen zijn ingesteld. Als je de infrastructuur hebt om snelle ontwikkeling aan te kunnen, kun je knelpunten voorkomen die ontstaan bij bedrijven die niet schaalbaar zijn.
Bekijk het zo. Als je bedrijf niet schaalbaar is, word je star. Nieuwe beveiligingsnormen die niet gemakkelijk kunnen worden geïmplementeerd, papieren dossiers die veel ruimte innemen en niet mobiel zijn, een erg lang onboarding-proces en gefrustreerde klanten… klinkt niet als je droomtoekomst, wel?
Laten we eens kijken hoe je bedrijfsgroei vanuit de juiste hoek kunt benaderen. Lees verder voor tips over hoe je je bedrijf kunt opschalen en er als winnaar uit kunt komen.
Top 5 tips voor het opschalen van een bedrijf
Ondanks alle voordelen is het schalen van bedrijfsprocessen niet voor iedereen weggelegd. Slechts 22% van de bedrijven slaagt erin om te schalen. Voor succes op de lange termijn heb je meer nodig dan een paar mooie apps. De vraag is hoe je een proces kunt creëren dat nu effectief is en ook efficiënt blijft als je bedrijf groeit. Gelukkig hebben wij het antwoord. Hier zijn de vijf beste tips om je bedrijf te laten groeien.
Evalueer je huidige processen
Voordat je beslissingen neemt over hoe je je bedrijf kunt opschalen, moet je eerst een inventarisatie maken van je huidige processen. Zelfs als je een visionair bent, kun je niet verbeteren waar je je niet volledig bewust van bent. Maak om te beginnen een lijst van alle processen die relevant zijn voor hoe goed je bedrijf functioneert.
Denk aan het maken van een boekhouding, het betalen van rekeningen, het inwerken van je klanten of het introduceren van nieuwe mensen in het team. Beschrijf het volledige proces en schrijf op welke medewerkers/teams er verantwoordelijk voor zijn. Geef aan hoe vaak het gebeurt en hoeveel tijd het kost.
Versimpel en standaardiseer
Nu begin je waarschijnlijk te herkennen welke van je activiteiten misschien niet geschikt zijn als je je normale volume verdubbelt. Een goed beginpunt zou zijn om te begrijpen hoe je ze kunt vereenvoudigen en standaardiseren. Kijk naar de processen met te veel stappen of feedback en maak het je missie om ze eenvoudiger te maken.
Zoek een manier om de stappen te verwijderen waar niemand baat bij heeft, maar die wel veel te veel tijd kosten. En zorg voor een consistente beslissingsstroom. Onthoud dat wat werkt voor een team van 15 mensen, niet werkt voor een team van 150 mensen. Grotere teams en grotere volumes vragen om standaardisatie en duidelijke instructies.
Vermijd onnodige handmatige processen
Beslis welke taken volledig geautomatiseerd kunnen worden. Hoe meer processen je kunt automatiseren, hoe gemakkelijker het op de lange termijn zal zijn.
Kleinere teams kunnen bepaalde handmatige processen gemakkelijk aan, maar als de werklast toeneemt, is het veel verstandiger om het proces te automatiseren in plaats van nog eens 10 mensen aan te nemen voor dezelfde repetitieve taak. Bovendien kun je je op die manier concentreren op de taken die echt belangrijk zijn voor de groei van je bedrijf.
Stel alle informatie beschikbaar
Je kunt je bedrijf echt niet schaalbaar noemen als iemand langs meerdere partijen moet als hij toegang wil tot een bepaald document. Digitaliseer je archieven, relevante documenten of werkprocedures en gebruik betrouwbare cloud-opslag. Zet een geautomatiseerd systeem op voor autorisatie in plaats van dit per geval te doen.
Je doel moet zijn om dezelfde doorlooptijden te behouden, zelfs als de helft van je team op afstand werkt. Je kunt je gewoon geen vertragingen veroorloven die voorkomen hadden kunnen worden door dit aspect van je bedrijf op te schalen.
Creëer workflows
Als je alle processen hebt geoptimaliseerd, moet je ervoor zorgen dat alles naadloos op elkaar aansluit. Zet een workflow op die gemakkelijk te volgen en duidelijk is voor alle partijen. Neem stadia op zoals het genereren van ideeën, besluitvorming, ontwikkeling, feedback, goedkeuring, rapportage, meting, enz. Koppel vervolgens de processen die je hebt geoptimaliseerd aan een deel van de workflow.
Als je tevreden bent met de stroom, ga er dan voor. Test het. Kijk wat werkt en wat niet. Onthoud dat het niet voor eens en voor altijd is. Het is altijd een goed idee om op de hoogte te blijven van de marktontwikkelingen en de behoeften van je bedrijf. Blijf flexibel.
Top 5 schaalbare processen
We hopen dat je nu voldoende geïnspireerd bent om je bedrijf schaalbaar te maken. Nu je weet wat schaalbaarheid inhoudt en hoe je kunt beginnen, gaan we dieper. In het volgende gedeelte bespreken we de top 5 van schaalbare processen om je te helpen dit avontuur aan te gaan.
Onboarding van klanten
Je hebt vast wel eens in de schoenen gestaan van een klant die ongelooflijk gefrustreerd is over hoe lang het duurt om bij een nieuw bedrijf aan boord te komen. Weet je nog hoe je je de laatste keer voelde toen je in de rij stond of een heleboel formulieren moest ondertekenen? We durven te wedden dat je niet wilt dat je klanten zich zo voelen.
Het opschalen van je onboarding-proces is een game changer. Het kan je tijd om een nieuwe klant in te werken met minstens 70% terugbrengen. Met de Identity Verification Software van Klippa kun je een volledig identiteitscontrole-proces opzetten dat binnen enkele minuten kan worden voltooid in plaats van uren met handmatige controles. Het is een win-win situatie voor zowel je klanten als jezelf.
Klantenservice
Er zijn meer manieren om klantgerichte bedrijfsprocessen te schalen. Je kunt het aantal telefoontjes en e-mails naar je klantenservice aanzienlijk verminderen door up-to-date FAQ-pagina’s samen te stellen of chatbots te implementeren die zijn uitgerust met alle relevante informatie.
Maar als je klanten je daadwerkelijk bellen, zorg er dan voor dat de informatie die we eerder bespraken toegankelijk is. Medewerkers van de klantenservice kunnen veel sneller helpen als ze met één klik toegang hebben tot alle benodigde gegevens.
Data entry
Het is algemeen bekend dat mensen snel fouten maken. Het goede nieuws is dat je menselijke fouten kunt vermijden door alles wat met handmatige data entry te maken heeft te automatiseren. Minder tijd, meer geld, minder fouten. Is dat niet het doel? Wij denken van wel.
Door dergelijke processen te automatiseren, verhoog je onmiddellijk je schaalbaarheid. Met behulp van IDP (Intelligent Document Processing) platforms zoals Klippa DocHorizon heeft het groeiende aantal documenten dat je moet verwerken geen negatieve invloed op je algehele efficiëntie en productiviteit. Dergelijke oplossingen kunnen elk document binnen enkele seconden herkennen, de relevante gegevens eruit halen en het categoriseren op de manier die je bedrijf nodig heeft.
Human resource management
De duidelijke aanwijzing dat je het schalen van je activiteiten niet langer kunt uitstellen, is de groei van het aantal nieuwe werknemers. Hoe meer mensen zich bij je bedrijf aansluiten, hoe moeilijker het is om hun individuele stappenplannen bij te houden.
Om HR-processen op de rails te zetten, kun je alles wat een handtekening nodig heeft naar een digitaal formaat verplaatsen. Of creëer je eigen informatie-hub. Nog beter is het als je een volledig digitaal onboarding traject kunt organiseren. Je moet streven naar een onboarding-proces dat op rails kan worden gezet zonder de constante aanwezigheid van je HR.
Accounting
Je kunt waarschijnlijk wel voorspellen wat er gaat gebeuren als je je boekhouding niet op orde hebt voordat de groeispurt je treft. Pure chaos. Gelukkig heb je een grote kans om dit te voorkomen als je nu begint met het schaalbaar maken van je boekhoudprocessen. Er zijn veel digitale oplossingen voor financieel beheer, zoals Klippa SpendControl.
Met deze oplossingen kun je je uitgaven en inkoopfacturen in één digitale omgeving beheren. Wanneer je crediteurenadministratie is geautomatiseerd, krijg je een veel beter overzicht, bespaar je veel tijd en geld en minimaliseer je het risico op fraude. Je hoeft niet meer handmatig te zoeken naar een factuur die je een jaar geleden hebt ontvangen of je te verontschuldigen bij je leveranciers omdat ze niet op tijd betalen. Het is ook een handig hulpmiddel om de uitgaven van je werknemers te beheren, zelfs in snel groeiende teams.
Vergroot de schaalbaarheid van je bedrijf met Klippa
Op dit punt zou je uitgerust moeten zijn om de volgende belangrijke beslissing te nemen: welke diensten kun je gebruiken om je bedrijfsprocessen schaalbaar te maken? Wij zouden vereerd zijn je te mogen helpen. Om je zoektocht te vergemakkelijken, lees je hier hoe je je bedrijf met ons kunt schalen.
Met Klippa DocHorizon kun je het handmatig invoeren van data voorgoed vergeten. Dit product is ontwikkelaarsvriendelijk en goed gedocumenteerd, zodat je sommige onderdelen gemakkelijk in je bestaande software kunt integreren.
- Scan, extraheer en categoriseer gegevens van de meeste documenttypes of objecten (bijv. nutsmeters of prijskaartjes) met een geavanceerde mobiele toepassing.
- Digitaliseer alle soorten documenten binnen enkele seconden met onze IDP-oplossing om nooit meer stapels papierwerk te hoeven sorteren.
- Bespaar tot 70% van je tijd met automatische documentsverwerking. Wij ondersteunen een breed scala aan documenten in verschillende talen, zoals facturen, bonnetjes, ID-kaarten, paspoorten, rijbewijzen en nog veel meer.
Klippa SpendControl is je oplossing als je je onkosten- en factuurbeheerprocessen wilt uitbreiden.
- In slechts een paar klikken kun je uitgaven en facturen toevoegen, verwerken en goedkeuren via de mobiele app of op het web.
- Vind eindelijk een moment om te ontspannen, want de software van Klippa detecteert automatisch of ingediende facturen of bonnetjes frauduleus zijn.
- Profiteer van naadloze integraties met je boekhoudsoftware naar keuze. Ook beschikbaar in White Label met je eigen huisstijl.
Afhankelijk van je behoeften kunnen we een perfect antwoord vinden door je een kant-en-klaar product aan te bieden of door samen aan een oplossing op maat te werken.
Nieuwsgierig om ons in actie te zien? Boek een gratis demo in onderstaand formulier of neem contact met ons op!