Wat zijn toegerekende kosten en hoe beheer je ze?

Alle bedrijven, ongeacht hun bedrijfstak, hebben één ding gemeen: ze moeten allemaal hun boekhouding doen. Het bijhouden van kostenrekeningen, activa en passiva is een taak die alle organisaties aangaat en over het algemeen is het een vervelend en tijdrovend karwei.

Het bijhouden van een transparant overzicht van alle uitgaven en inkomsten van een bedrijf kan een heel gedoe zijn voor de financieel expert van een organisatie. Het bijhouden van de cashflow en de balans van een bedrijf vereist nauwkeurige aandacht, vooral als ze handmatig worden verwerkt. Eén van de kosten die moeten worden bijgehouden zijn de toegerekende kosten.

Als je nog niet bekend bent met toegerekende kosten, blijf dan lezen om meer te weten te komen over deze financiële term. In deze blog leggen we uit wat een toegerekende kosten is, geven we enkele voorbeelden van toegerekende kosten en bieden we een software-oplossing voor het automatiseren van toegerekende kosten.

Laten we beginnen!

Belangrijkste punten

• Toegerekende kosten zijn kosten die een bedrijf heeft gemaakt, maar waarvoor het aan het einde van een boekhoudperiode nog geen factuur heeft ontvangen of betaald.
• Ze zorgen voor een accurate financiële rapportering door verplichtingen in de juiste periode op te nemen, volgens het matchingprincipe.
• Salarissen, nutsvoorzieningen, rente op leningen en belastingen die zijn gemaakt maar nog niet zijn betaald.
• Ze staan als passiva op de balans en als kosten op de resultatenrekening.
• Het helpt een reëel financieel beeld te geven en zorgt ervoor dat de boekhoudnormen worden nageleefd.
• Bedrijven moeten de toegerekende kosten bijhouden met behulp van geautomatiseerde systemen, regelmatige controles en duidelijke communicatie met leveranciers en werknemers.

Wat zijn toegerekende uitgaven?

Toegerekende kosten, of toegerekende uitgaven, zijn kosten die door een organisatie zijn geregistreerd, maar nog niet zijn betaald of waarvoor nog geen factuur is ontvangen.

Met toegerekende kosten kan de financiële balans van een organisatie, zoals een balans of een winst- en verliesrekening, nauwkeuriger worden opgesteld. Zij geven alle uitgaven van een onderneming weer, waardoor de resultatenrekening nauwkeuriger wordt.

Toegerekende kosten begrijpen

Deze overlopende passiva worden, zoals de naam al zegt, weergegeven onder het kopje “passiva”, aan de rechterkant van een balans. Zij houden rekening met alle betalingen die de onderneming nog moet verrichten, ook al is de desbetreffende factuur nog niet opgesteld.

Het is belangrijk op te merken dat toegerekende uitgaven altijd een schatting is en kan verschillen van de prijs op de factuur van de leverancier. Daarom is het nuttig een foutmarge aan te houden bij het invoeren van het bedrag voor toegerekende kosten in de balans.

Toegekende kosten kunnen op vele manieren worden weergegeven, zoals:

• Ontvangen goederen of diensten
• Lonen voor werknemers
• Takes
• Commissies
• Huur

Stel dat een bedrijf contact opneemt met een verkoper en een bestelling plaatst voor 20 computers voor nieuwe werknemers. Twee weken later worden de goederen geleverd op het hoofdkantoor van de onderneming, maar het betalingsverzoek is nog niet ontvangen. In dit geval is de prijs voor alle nieuwe computers een toegerekende kost, aangezien de betaling voor de geleverde goederen later zal plaatsvinden.

Toegerekende uitgaven kunnen een hele uitdaging zijn voor bedrijven. Vaker dan ze zouden willen, raken financiële deskundigen de weg kwijt in deze uitgaven, vooral omdat zij een aankoop niet kunnen matchen met de bijbehorende factuur. Het bijhouden van alle komende kosten zonder de mogelijkheid om de ontvangen goederen of diensten te verantwoorden, kan een last worden.

Het verwerken van overlopende passiva is een tijdrovend proces en kan snel uit de hand lopen. Toegekende kosten kunnen oplopen, waardoor een groter bedrag ontstaat dat later moet worden betaald, of worden vergeten, waardoor discrepanties ontstaan op de balans van een bedrijf.

Aangezien de verwerking van toegerekende kosten voor de meeste organisaties nog steeds een handmatige taak is, zijn de meeste financiële gegevens vatbaar voor fouten, waardoor de nauwkeurigheid en transparantie van de boekhouding van een bedrijf snel veranderen.

Helaas kunnen overlopende posten ook een toegangspoort vormen voor oplichters. Factuurfraude is slechts een van de problemen die zich in een bedrijf kunnen voordoen als de financiële afdeling haar transacties niet goed in de gaten houdt. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een factuur ontvangen met een hoger bedrag dan de geleverde goederen of diensten. Dit is niet alleen onaangenaam, maar kan ook leiden tot grote financiële verliezen.

Een oplossing om deze problemen te vermijden en financiële fraude te voorkomen, is het beheer van toegerekende kosten te automatiseren met behulp van software voor onkostenbeheer. Hiermee kunnen bedrijven uitgaven automatisch herkennen en vastleggen in hun financiële administratie, wanneer ze worden gemaakt, in plaats van wanneer ze worden betaald.

Voordelen en nadelen van toegerekende kosten

Voordelen

Toegerekende kosten helpen bedrijven om nauwkeurigere financiële overzichten bij te houden door ervoor te zorgen dat kosten in de juiste boekhoudperiode worden geboekt. Dit geeft een duidelijker en realistischer beeld van de financiële gezondheid van het bedrijf. Door kosten te boeken op het moment dat ze worden gemaakt in plaats van op het moment dat ze worden betaald, kunnen bedrijven bovendien beter plannen en strategieën opstellen voor toekomstige financiële beslissingen.

Deze methode zorgt er ook voor dat boekhoudstandaarden zoals GAAP en IFRS worden nageleefd, waardoor financiële rapporten betrouwbaarder worden voor investeerders en accountants. Bovendien helpen toegerekende uitgaven bedrijven bij het meten van echte winstgevendheid door de uitgaven af te stemmen op de inkomsten die ze genereren, wat leidt tot een nauwkeurigere evaluatie van de prestaties.

Nadelen

Ondanks de voordelen kunnen toegerekende uitgaven tijdrovend en veeleisend zijn voor boekhoudkundig personeel, omdat ze regelmatig moeten worden bijgehouden en aangepast. Bovendien kan deze methode de daadwerkelijke cashflow van het bedrijf vervagen omdat uitgaven worden geboekt voordat ze worden betaald, waardoor het bedrijf meer of minder liquide lijkt dan het in werkelijkheid is.

Een andere uitdaging is dat sommige toegerekende kosten gebaseerd zijn op schattingen, wat kan leiden tot onnauwkeurigheden in financiële rapporten. Ten slotte maakt de complexiteit van het bijhouden en afstemmen van toegerekende kosten de financiële rapportage nog moeilijker, omdat bedrijven hun administratie voortdurend moeten bijwerken en aanpassen.

Beheer toegerekende kosten met software voor uitgavenbeheer

Zoals eerder vermeld, kan automatisering het proces van afhandeling van toegerekende kosten aanzienlijk verbeteren. Enkele voordelen van het automatiseren van dit proces zijn:

• Verhoogde efficiëntie: versnellen van het accrual proces, waardoor de verwerking van toegerekende uitgaven minder tijd kost.
• Verbeterde nauwkeurigheid: verminder de kans op fouten, doordat gegevens niet meer handmatig hoeven te worden ingevoerd en berekend.
• Life overzicht: houd zicht op alle uitgaven vanaf het moment dat ze worden geboekt
• Verbeterde beveiliging: voorkom financiële fraude door een duidelijk overzicht van uitgaven te creëren en alleen geautoriseerde personen toegang te geven.

Er zijn veel software voor uitgavenbeheer die je bedrijf kunnen helpen, zoals Klippa SpendControl. Onze oplossing biedt je bedrijf alle functies en voordelen die het nodig heeft om financiële processen effectief te automatiseren, in slechts één platform.

Klippa SpendControl is een alles-in-één financieel management oplossing die onkostenbeheer vergemakkelijkt en je helpt een duidelijk overzicht te houden van alle financiële transacties. Met de onkostenbeheer-software van Klippa kun je:

• Onkosten indienen via de app of website
• Nauwkeurig scannen en informatie extraheren met behulp van OCR-technologie
• Een veilige autorisatiestroom creëren, met geavanceerde goedkeuringsopties
• Gemakkelijke goedkeuring van onkostendeclaraties, via app of website
• Profiteren van een naadloze integratie met je ERP-systeem, waardoor de boekhouding up-to-date blijft
• Krijg een duidelijk overzicht van alle uitgaven

Elimineer de last van het handmatig verwerken van toegerekende kosten en verbeter het onkostenbeheer in je organisatie. Onze experts laten je graag zien hoe onze oplossing je kan helpen! Neem gerust contact met ons op of boek hieronder een gratis demo.

FAQ – Toegerekende kosten