Zakenreizen kunnen een ware kwelling zijn voor zowel werknemers als werkgevers. Werknemers zijn zich misschien wel bewust van de locatie en duur van een reis, maar niet van de inspanningen die gepaard gaat met het boeken en plannen van deze reizen. Maar als je het goed aanpakt, hoeven zakenreizen niet altijd te worden gezien als een moeilijk proces.
Zakenreizen worden steeds meer een essentieel onderdeel van elke bedrijfsvoering. Als je denkt aan bedrijven die wereldwijd opereren, is het bijna onmogelijk om het belang van het beheren van zakenreizen niet te erkennen. Daarom zijn tools voor reisbeheer zo essentieel. Tools voor het beheren van zakenreizen kunnen jou en je werknemers helpen om vooruit te plannen en zakenreizen zonder gedoe te beheren.
In deze blog hebben we een lijst samengesteld van de beste tools voor het beheren van zakenreizen.
Laten we beginnen!
Welke software voor zakenreizen hebben bedrijven nodig?
Tools voor het beheer van zakenreizen zijn onmisbaar geworden voor moderne bedrijven. Dit komt door de snelle bedrijfsomgeving, de globalisering en de noodzaak om te reizen. Hoewel communicatie op afstand mogelijk is, zijn er veel situaties waarin face-to-face interactie nodig is om zakelijke relaties te bevorderen. Daarom moeten organisaties van tijd tot tijd vertegenwoordigers van het bedrijf op zakenreis sturen. Dit is waar tools voor reisbeheer van pas komen.
Tools voor reisbeheer zijn softwareoplossingen die ontworpen zijn om het reisproces voor zakenreizen te optimaliseren en te vergemakkelijken. Er zijn verschillende soorten tools voor het beheer van zakenreizen, met een breed scala aan beschikbare functies. Bekijk hieronder de meest voorkomende soorten tools voor het beheren van zakenreizen:
- Onkostenbeheer – Oplossingen voor onkostenbeheer zijn ontworpen om individuen en bedrijven te helpen bij het bijhouden, organiseren en beheren van al hun reis-gerelateerde uitgaven. Deze tools bevatten vaak functies zoals het scannen van facturen, automatische onkostendeclaraties en integratie met boekhoudsoftware.
- Beheer van reisplannen – Tools voor het beheer van reisplannen helpen gebruikers bij het consolideren en organiseren van hun reisplannen op één plek, waardoor het makkelijker wordt om al hun reisarrangementen te beheren en bij te houden. Deze tools verzamelen meestal reisinformatie van e-mailbevestigingen of boeking-sites en maken een reisschema dat toegankelijk is via een app of website.
- Planning & beheer van zakenreizen – Tools voor planning en beheer van zakenreizen zijn ontworpen om bedrijven te helpen bij het plannen en beheren van de zakenreizen van hun werknemers. Deze tools bevatten vaak functies zoals het boeken van reizen, het beheren van reisplannen, offline toegang en automatische synchronisatie van reisplannen met andere applicaties.
- Beheer van zakelijke reisboekingen – Tools voor het beheer van zakelijke reisboekingen helpen bedrijven om het proces van het boeken van reisarrangementen voor hun werknemers te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Deze tools bieden meestal een reeks opties voor het boeken van reizen, eersteklas huizen en samenwerkingsruimten, mogelijkheden voor teambuilding en de mogelijkheid om richtlijnen voor het reisbeleid op te stellen.
- Beheer van zakenreizen – Tools voor het beheer van zakenreizen bieden bedrijven een uitgebreid platform om de zakenreizen van hun werknemers te beheren. Deze tools bevatten meestal functies zoals het boeken van reizen, het beheren van reisplannen en het controleren of het beleid wordt nageleefd, allemaal in één gecentraliseerd dashboard.
Afhankelijk van de specifieke behoeften op het gebied van zakenreizen, kunnen bedrijven kiezen uit een selectie van oplossingen voor reisbeheer die de hele ervaring met zakenreizen kunnen stroomlijnen en verbeteren.
In het volgende deel nemen we een diepe duik in de 5 beste tools voor reisbeheer die je kunt gebruiken om je algehele zakenreis-ervaring te verbeteren.
1. Klippa SpendControl voor reiskostenbeheer
Klippa SpendControl is een declaratiesoftware die behoort tot de beste tools voor het beheren van zakelijke reiskosten. Het is een volledig digitale oplossing voor onkostenbeheer met aanpasbare workflows en veel integratiemogelijkheden.
Klippa SpendControl wordt geleverd met een mobiele app met functies zoals automatische tekstherkenning, meerdere autorisatielagen en betrouwbare afhandeling van reisboekingen en andere reis-gerelateerde uitgaven.
SpendControl is ontworpen met eenvoud en doeltreffendheid in gedachten. De software is in staat om alle problemen met betrekking tot zakelijke reiskosten op te lossen. Bedrijven kunnen verschillende reisuitgaven bijhouden, controleren en terugvorderen, waaronder vluchten, hotels en uitgaven aan maaltijden.
Hoewel er veel tools voor het beheer van zakenreizen op de markt zijn, is Klippa SpendControl een topconcurrent die het potentieel heeft om aan de top te komen. Van automatische onkostenregistratie tot geoptimaliseerde onkostenvergoedingen, Klippa biedt een oplossing voor onkostenbeheer die uitblinkt in nauwkeurigheid, efficiëntie en gemak.
- Oplossing voor onkostenbeheer die bedrijven inzicht biedt in hun uitgavenpatronen door alle reiskosten te volgen en te beheren.
- Integratie met andere ERP- of boekhoudsystemen en de mogelijkheid om de oplossing aan te passen aan specifieke beleidsregels en vereisten voor onkosten.
- Neem data gestuurde beslissingen en identificeer mogelijkheden voor kostenbesparingen en procesoptimalisatie met geavanceerde analyse- & rapportagefuncties.
- Gebruiksvriendelijke mobiele interface voor het eenvoudig indienen en goedkeuren van onkostendeclaraties en facturen.
- Automatisch vastleggen en categoriseren van uitgaven van bonnen en facturen met behulp van OCR-technologie.
- Beleid voor onkostendeclaraties implementeren met slimme bedrijfsregels en reiskostendeclaraties vereenvoudigen via Google Maps integratie.
- Detectie van dubbele bonnen en facturen om dubbele vergoedingen te voorkomen.
Over het geheel genomen biedt Klippa SpendControl een uitgebreide en begrijpelijke oplossing voor het beheer van zakelijke reiskosten die tijd bespaart, fouten vermindert, naleving verbetert en de ervaring van zakenreizen verbetert.
2. TripIt
TripIt is een toepassing voor het beheer van zakenreizen waarmee gebruikers hun reizen kunnen beheren en alle reisinformatie in een georganiseerd en vereenvoudigd overzicht kunnen bewaren. De TripIt-applicatie kan helpen om uren plannen in een handomdraai te organiseren, zodat je elke keer een gemakkelijkere reis hebt.
De app kan ook worden gebruikt om alle relevante reisinformatie vast te leggen. Dit biedt gebruikers de mogelijkheid om bevestigingsmails door te sturen voor verschillende boekingen en reserveringen zoals vluchten, autohuur, hotels en nog veel meer. De verzamelde informatie wordt later gebruikt om een masterroute te maken die gemakkelijk toegankelijk is.
Ook al wordt TripIt vaak genoemd als het gaat om de beste tools voor het beheer van zakenreizen, hoe onderscheidt TripIt zich precies van de rest van zijn concurrenten? De unieke mogelijkheid om automatisch een begrijpelijk reisschema te maken op basis van de bevestigingsmails van gebruikers bespaart veel gebruikers tijd en handmatige inspanning. Bekijk hieronder enkele van de functies:
- Gecentraliseerd routebeheer
- Routebeschrijving en weerberichten
- Automatische route-updates en -aanmaak
- Reisbeloningen bijhouden
- Live vluchtwaarschuwingen
Over het geheel genomen vereenvoudigt TripIt het reisplanningsproces en helpt het bedrijven om hun reisplannen in de gaten te houden. TripIt organiseert en zorgt ervoor dat je alle essentiële informatie binnen handbereik hebt. Geniet van een oplossing voor reisplanningbeheer van onschatbare waarde met realtime vluchtwaarschuwingen, zodat je nooit meer belangrijke wijzigingen mist.
3. Packpoint
Packpoint is een betrouwbare en functierijke inpakapp die je voorbereidingen voor zakenreizen kan vereenvoudigen, je tijd en moeite kan besparen en ervoor kan zorgen dat je alle spullen hebt die je nodig hebt voor een stressvrije reis.
Het vergeten van essentiële spullen, zoals belangrijke documenten of noodzakelijke apparatuur, kan ongemak veroorzaken en kan betekenen dat je extra tijd en moeite moet besteden om ze tijdens je reis te verkrijgen of te vervangen. Dit kan je schema verstoren en mogelijk invloed hebben op je vermogen om bepaalde taken effectief uit te voeren of zelfs vergaderingen bij te wonen.
Vergeet nooit meer een essentieel item, want Packpoint kan je helpen je inpak-proces te vereenvoudigen. Packpoint combineert een reis-app die slimme inpak-algoritmen gebruikt met gepersonaliseerde aanbevelingen om inpak-lijsten te maken die zijn afgestemd op je specifieke reis.
- Deelbare en aanpasbare paklijsten
- Offline toegang en automatische reissynchronisatie met apps naar keuze
- Weer-specifieke aanbevelingen en geavanceerde inpak-algoritmen
Kortom, bedrijven kunnen de productiviteit van hun werknemers op zakenreizen verhogen door ervoor te zorgen dat Packpoint wordt opgenomen in het beheerproces van zakenreizen. Met Packpoint kun je het risico op het vergeten van belangrijke zaken verkleinen, reisgerelateerde stress verminderen en de algehele zakenreiservaring voor uw werknemers verbeteren.
4. Airbnb Zakelijk
Ontworpen om tegemoet te komen aan de unieke behoeften van zakelijke reizigers, maakt Airbnb Zakelijk voor bedrijven het beheren van boekingen voor zakenreizen eenvoudig en kosteneffectief. Het biedt een probleemloze oplossing voor het boeken van een divers aanbod van accommodaties, van unieke woningen tot uitgebreide verblijven.
Boek unieke en authentieke accommodaties die een meer persoonlijke ervaring bieden voor je werknemers. Dit kan resulteren in een grotere tevredenheid en productiviteit van werknemers tijdens zakenreizen, waardoor uiteindelijk een positieve en gedenkwaardige reiservaring ontstaat.
Bedrijven kunnen ook credits verdienen voor elke boeking, die gebruikt kunnen worden voor toekomstige boekingen. Airbnb Zakelijk biedt een loyaliteitsprogramma genaamd “Business Travel Ready”. Het motief achter dit programma is om bedrijven te helpen geld te besparen op toekomstige boekingen voor zakenreizen.
Dit kan extra kostenbesparingen opleveren voor bedrijven en hen helpen geld te besparen op toekomstige reisboekingen. Bekijk enkele van de belangrijkste functies:
- Gecentraliseerde facturering en teamaccounts
- Unieke en diverse accommodaties
- Teambuilding ervaringen
- Topklasse huizen & samenwerkingsruimtes
- Kredietbeloningen voor toekomstige boekingen
Conclusie is dat Airbnb Zakelijk een goede optie is voor zakelijke reizigers vanwege het gevarieerde aanbod, de boekingsflexibiliteit en het aanpasbare annuleringsbeleid dat Airbnb aanbiedt. Stem specifieke reisbehoeften af op passende accommodaties met bedrijfsvriendelijke voorzieningen zoals privacy, veiligheid en gemak in een comfortabele en productieve omgeving voor alle zakenreizen.
5. Travelperk
TravelPerk is een gerenommeerde oplossing voor het beheren van zakenreizen, opgericht in 2015, die zich richt op het vereenvoudigen van het reisbeheer-proces voor bedrijven van elke omvang. De gebruiksvriendelijke interface biedt de mogelijkheid om vluchten te boeken, accommodaties en treinen te reserveren en zelfs auto’s te huren.
Bedrijven kunnen tijd en geld besparen door te zorgen voor naleving van het reisbeleid en geautomatiseerde onkostendeclaratie. Dit helpt bedrijven de kosten te beheersen en zorgt voor een veel betere reiservaring voor hun werknemers.
Een aantal van de unieke functies waarmee TravelPerk zich onderscheidt van de rest van de concurrentie en waardoor ze ook op de lijst van toonaangevende platforms voor het beheren van zakenreizen staan, vind je hieronder:
- Gebruiksvriendelijke interface
- Real-time route updates
- Transparante prijzen
- 24/7 klantenservice
- Geautomatiseerde onkostenrapportage
Over het geheel genomen kunnen de functies van het TravelPerk platform bedrijven helpen om waar voor hun geld te krijgen door de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer grotendeels te verminderen, waardoor het voor gebruikers gemakkelijker wordt om de reiskosten in de gaten te houden en een stressvrije zakenreis-ervaring te hebben.
Conclusie
De bovengenoemde software helpen al vele bedrijven bij het beheer van hun zakelijke reizen. Van het bijhouden en rapporteren van onkosten tot het afdwingen van beleid en het boeken van accommodaties. Ze bieden allemaal verschillende eersteklas functies die elk bedrijf kunnen helpen om hun zakelijke reisboekingen en -uitgaven effectief te beheren.
Klippa SpendControl biedt geautomatiseerde onkostenregistratie en -rapportage, TripIt helpt gebruikers bij het organiseren van reisroutes en het bijhouden van uitgaven, Packpoint helpt bij het efficiënt inpakken voor reizen, Airbnb Zakelijk maakt het mogelijk om accommodaties te boeken met gecentraliseerde facturering en rapportage, en TravelPerk biedt een uitgebreide end-to-end oplossing voor reisbeheer.
Ondanks een zorgvuldige planning, een strikt reisbeleid en geavanceerde tools voor reisbeheer, kunnen bedrijven nog steeds onvoorziene uitgaven verwachten tijdens zakenreizen, zoals accommodatie-wijzigingen, gemiste aansluitingen en extra bagagekosten. Dit is de reden waarom tools voor het beheer van reiskosten een inherent onderdeel moeten zijn van elke zakenreis.
Met Klippa SpendControl hoef je je geen zorgen te maken door ervoor te zorgen dat al je reis-gerelateerde uitgaven onder controle zijn!
Meld je vandaag nog aan voor een demo door de onderstaande stappen te volgen of neem contact op met ons team van productspecialisten! Ontdek waarom SpendControl de beste oplossing is voor al je behoeften op het gebied van onkostenbeheer.