Elke maand krijgen boekhoud-afdelingen wereldwijd te maken met facturen van leveranciers. Terwijl deze zich opstapelen, is één van de grootste uitdagingen in het boekhoudproces de verificatie ervan. Het is belangrijk dat alle, door het bedrijf ontvangen, facturen op juistheid worden gecontroleerd voordat betaling wordt toegestaan.
Om de factuur te controleren, moeten alle details van de aankoop, vermeld op de factuur, worden vergeleken met andere documenten, zoals aankooporders. Dit verificatieproces wordt factuur-matching genoemd en kan een zeer vervelende taak worden als het handmatig wordt uitgevoerd.
Maar voordat we bespreken hoe dit handmatige proces kan worden verbeterd, bespreken we wat matching in twee richtingen is, hoe het werkt en waarom het belangrijk is voor de crediteuren-administratie.
Wat is two-way matching?
Two-way matching, ook bekend als purchase order matching, is een proces waarbij wordt gecontroleerd op discrepanties tussen de factuur en de inkooporder, waarbij specifieke details op zowel de factuur als de inkooporder worden vergeleken. Pas als dit proces is voltooid, wordt de factuur goedgekeurd en betaald of geweigerd.
Als de twee documenten niet overeenkomen, wordt de factuur vastgehouden zonder te worden betaald totdat de fouten zijn aangepakt of gecorrigeerd.
Over het algemeen gebruiken bedrijven two-way matching om minder tijd te besteden aan factuurcontrole, het risico van menselijke fouten te vermijden en ervoor te zorgen dat de factuurbedragen correct zijn.
Nu we weten wat two-way matching is, moeten we eens kijken hoe het proces van factuur-matching werkt.
Hoe werkt two-way matching
Er zijn verschillende stappen die een accountant moet doorlopen in het vergelijkingsproces. Deze stappen zien er als volgt uit:
Stap 1: Een bedrijf ontvangt een factuur van een leverancier voor de goederen/diensten die via de inkooporder zijn besteld.
Stap 2: De factuur wordt handmatig opgeslagen in de database van het ontvangende bedrijf en gematcht met de bijbehorende PO.
Stap 3: Hoe deze stap wordt uitgevoerd, wordt bepaald door de zogenaamde tolerantie. De tolerantiewaarden worden vooraf ingesteld en bepalen welke actie wordt ondernomen als de documenten overeenkomen (of niet). Er kunnen zich twee situaties voordoen:
- Situatie 1: Als de tolerantie wordt gehaald, wordt de factuur goedgekeurd en betaald.
- Situatie 2: Als de tolerantie niet wordt gehaald en er discrepanties optreden tussen de factuur en de PO, wordt de factuur in de wacht gezet. In dit geval wordt de factuur niet goedgekeurd en betaald. De crediteurenbeheerder moet het probleem handmatig oplossen.
Stap 4: Of de factuur wordt handmatig goedgekeurd, of wordt ter goedkeuring teruggestuurd naar het factuur-matching proces. Zodra de factuur is goedgekeurd, wordt de betaling gepland en de transactie tussen het bedrijf en de leverancier afgerond.
Als je vindt dat dit proces je bedrijf niet genoeg bescherming biedt tegen factuurfraude, kun je ook kiezen voor verschillende soorten matching. We beschrijven ze kort in het volgende kopje.
Veelvoorkomende types factuur-matching
Hoewel two-way matching de meest eenvoudige vorm van factuur-matching is, is het niet de enige vorm van matching. Sommige bedrijven kiezen voor matching in drie of vier richtingen, waardoor de complexiteit, maar ook de veiligheid en nauwkeurigheid drastisch toenemen.
Laten we eens kijken hoe deze methoden werken.
Three-way matching
Two-way en three-way matching verlopen grotendeels volgens hetzelfde proces. Het belangrijkste verschil is dat bij driezijdige matching een factuur, een inkooporder en een bonnetje van de factuur worden vergeleken. Alleen als alle drie de documenten overeenkomen, wordt de factuur goedgekeurd en betaald.
Four-way matching
Met four-way matching neemt de complexiteit en daarmee de veiligheid van het proces echt toe. Eerst slaat de ontvangstafdeling de gegevens van de pakbon bij een aankoop op en zorgt ervoor dat alle artikelen op de juiste hoeveelheden worden gecontroleerd. Vervolgens geeft de afdeling een controlebon af.
Vervolgens worden de inkooporder, pakbon, controlebon en factuur met elkaar vergeleken. Alleen als alle informatie klopt, wordt de factuur goedgekeurd en betaald.
Dat klinkt nogal complex en tijdrovend. Dus waarom zou een boekhoudafdeling deze processen doorlopen?
Waarom is two-way matching belangrijk voor crediteurenadministratie?
Het antwoord is heel eenvoudig: two-way matching is een essentieel proces dat ervoor zorgt dat discrepanties, fouten of zelfs oneerlijkheid van de verkoper niet leiden tot onjuiste betalingen.
Laten we eens naar een voorbeeld kijken. Een bedrijf stuurt een inkooporder voor een set nieuw kantoormeubilair ter waarde van $10.000. De verkoper ontvangt, controleert en accepteert de inkooporder en levert vervolgens het gevraagde meubilair.
Nadat je alle informatie handmatig in je database hebt ingevoerd en de inkooporder en de factuur met elkaar zijn vergeleken, ontdek je dat de leverancier, per ongeluk of met opzet, een bon voor $12.000 heeft afgegeven. Dit is waar two-way matching je helpt de fout te ontdekken en ervoor zorgt dat de factuur niet onmiddellijk wordt betaald. Dankzij dit proces heb je zojuist $2.000 bespaard!
Hoewel dit natuurlijk geweldig nieuws is, zijn er nog veel dingen die mis kunnen gaan als het matchingproces handmatig wordt gedaan. Onnauwkeurige gegevens, langdurige goedkeurings- en betalingsstromen, gebrek aan concentratie van werknemers en frauduleuze documenten maken handmatige two-way matching tot een kwetsbaar proces.
Maar dat hoeft niet zo te zijn, want het matching proces voor facturen kan worden geautomatiseerd met software. Laten we een mogelijke oplossing bekijken.
Geautomatiseerde factuur-matching met software van Klippa
Hierboven hebben we een paar dingen genoemd die mis kunnen gaan in een handmatig factuur-matching proces. Met OCR-gebaseerde software voor AP verwerking zoals Klippa SpendControl zullen deze uitdagingen verleden tijd zijn! SpendControl kan je helpen met het automatiseren van two-way matching vanaf de allereerste stap van factuur-matching.
Het invoeren van gegevens uit inkooporders, facturen en andere documenten is een cruciale stap in het matching proces, aangezien het hele proces op deze informatie is gebaseerd. Omdat onze software in staat is gegevens automatisch in je boekhoudsysteem in te voeren, worden menselijke fouten als gevolg van handmatige data entry voorkomen.
De software van Klippa kan met behulp van OCR-relevante gegevens uit facturen, inkooporders en andere documenten lezen en extraheren. Dit betekent dat de verscheidenheid aan documenten die bij het matching proces betrokken zijn op betrouwbare wijze kan worden vastgelegd en de informatie in je database kan worden opgeslagen.
Aangezien alle documenten nu worden omgezet van fysiek naar digitaal formaat, kan de software ze automatisch vergelijken en matchen. Dit is mogelijk dankzij de voorwaarden die voorafgaand aan het matching proces worden gespecificeerd. Deze voorwaarden, door jou bepaald, vertellen de software op welke informatie op een document moet worden gelet. Zo ziet two-way matching er geautomatiseerd uit.
Klippa SpendControl kan je boekhoudteam met nog meer functies ondersteunen. Je boekhoudteam kan aangepaste regels instellen die bepalen wat er gebeurt als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan of niet wordt voldaan door documenten. Dit resulteert in geautomatiseerde workflows waarbij documenten onmiddellijk worden verplaatst naar de relevante belanghebbenden binnen je crediteurenadministratie, wat tijd en moeite bespaart.
Bovendien kan onze software automatisch frauduleuze en dubbele documenten herkennen, zodat je altijd de juiste bedragen betaalt.
Wil je meer weten over Klippa en hoe SpendControl jouw factuurvergelijkingsproces kan automatiseren? Boek hieronder een gratis demo of neem contact op met een van onze experts!