Het beheren van de financiën van je bedrijf is stressvol, vooral als het gaat om de betalingen aan je leveranciers. Zelfs met de nieuwe technologie, industriestandaarden en best practices op financieel gebied blijven de tijd en het werk die nodig zijn voor factuurbeheer zeer frustrerend.
Business Wire onthulde dat maar liefst 72% van de financiële teams tot 520 uur per jaar besteedt aan crediteurenadministratie. Maar wat is crediteurenadministratie precies? En hoe kunnen we dit proces efficiënter maken?
In deze blog duiken we in het belang van crediteurenadministratie, de rol ervan in het bedrijfsleven en een aantal best practices om je werkproces te optimaliseren. Aan het einde geven we je een aantal goede tips over hoe je ontelbare uren kunt besparen op AP-administratie
Belangrijkste punten
- Definitie en belang: De crediteurenadministratie (Accounts Payable, AP) is de kortlopende schuld van een bedrijf voor goederen en diensten die op krediet zijn ontvangen.
- Gebruikelijke AP-uitgaven: Omvat facturen van leveranciers, huur, nutsvoorzieningen, loonverplichtingen en rente op leningen die op korte termijn verschuldigd zijn.
- Financiële nauwkeurigheid: Zorgt voor correcte financiële verslaglegging door verplichtingen in de juiste boekhoudkundige periode op te nemen.
- Invloed op de balans: Staat op de balans als kortlopende verplichting totdat de betalingen zijn voldaan.
- Efficiënt beheer: Het automatiseren van je crediteurenadministratie vermindert fouten, stroomlijnt betalingen en verbetert de cashflow.
Wat is crediteurenadministratie (AP)?
Crediteuren (Accounts Payable, AP) vertegenwoordigen de som van alle financiële verplichtingen op korte termijn van een bedrijf aan zijn leveranciers in ruil voor geleverde goederen en diensten. Het verschijnt op de bedrijfsbalans onder “Kortlopende schulden”.
Wanneer een bedrijf goederen of diensten op krediet bestelt in plaats van ze vooraf te betalen, krijgt het te maken met crediteuren. Crediteurenbetalingen zijn gebaseerd op de contractueel vastgelegde belofte dat je bedrijf in de toekomst zal betalen zonder boetes op te lopen zoals groeiende rente of kosten.
Het is belangrijk om op te merken dat AP alleen de huidige activa van je bedrijf vertegenwoordigt en de schuld telt waarvan je leveranciers verwachten dat je die binnen 12 maanden betaalt. Elke verplichting die je later wilt afbetalen, wordt bijgehouden op een andere rekening op je balans.
Daarnaast wordt de term accounts payable vaak gebruikt om te verwijzen naar een afdeling die verantwoordelijk is voor de administratieve en financiële ondersteuning van het bedrijf.
Crediteuren (AP) vs. debiteuren (AR)
Terwijl crediteuren de kortetermijnschuld van je bedrijf aan leveranciers vertegenwoordigen, vertegenwoordigen debiteuren de schuld van klanten aan je bedrijf. Kortom, AR (accounts receivable) is de totale som van fondsen die verwacht worden van je klanten voor ontvangen goederen en diensten, en die vermeld staan onder “Vlottende activa” op de balans.
Net als crediteuren (AP) is Debiteuren, ook wel accounts receivable, niet alleen een financiële term. Het is ook de naam van de afdeling die AR-transacties afhandelt. Zodra je producten of diensten zijn geleverd, is het de taak van de debiteurenafdeling of -medewerker om de klant te factureren en het in rekening gebrachte bedrag te registreren in het debiteurengrootboek.
Voorbeelden van crediteurenadministratie (AP)
Crediteuren worden op de balans opgenomen als een verplichting die de kortlopende schuld van het bedrijf aan externe leveranciers vertegenwoordigt. Maar wat voor soort uitgaven kan een bedrijf opnemen onder crediteuren in de jaarrekening? Hier zijn enkele veelvoorkomende categorieën die onder crediteuren vallen:
- Kantoorhuur en nutsvoorzieningen
- Apparatuur
- Abonnementen
- Aannemers
- Transport en logistiek
Vaak omvat crediteuren ook handelsschulden. Handelsschulden vertegenwoordigen het geld dat verschuldigd is aan de leveranciers voor voorraadbeheerkosten, zoals grondstoffen, kantoorbenodigdheden, ingrediënten, enz.
Stappen in de crediteuren workflow
Traditioneel gezien bestaat het crediteurenproces uit de volgende stappen:
Stap 1: Facturen ontvangen en controleren
- Facturen ontvangen: Verzamel facturen van leveranciers, elektronisch of op papier. Zorg ervoor dat alle noodzakelijke gegevens aanwezig zijn, zoals informatie over de verkoper, het inkoopordernummer, een beschrijving van de goederen of diensten en het totaal verschuldigde bedrag.
- Verificatie: Vergelijk de factuur met de bijbehorende inkooporder en het ontvangstrapport om nauwkeurigheid te garanderen. Controleer hoeveelheden, prijzen en voorwaarden om te zien of ze overeenkomen met de oorspronkelijke overeenkomst.
- Goedkeuring: Stuur de factuur ter goedkeuring naar de juiste afdeling of manager. Zorg ervoor dat eventuele afwijkingen zijn opgelost voordat je naar de volgende stap gaat.
Stap 2: Factuurregistratie
- Gegevensinvoer: Voer de geverifieerde factuurgegevens in het boekhoud- of ERP-systeem in. Dit houdt in dat je het factuurnummer, de datum, de naam van de leverancier en de betalingsvoorwaarden invoert.
- Codering: Wijs de juiste boekhoudcodes toe aan elke uitgave om een accurate financiële rapportage te garanderen. Dit omvat het categoriseren van uitgaven volgens het rekeningstelsel van het bedrijf.
- Afstemming: De crediteurenadministratie regelmatig afstemmen met leveranciersafschriften om ervoor te zorgen dat alle boekingen nauwkeurig en up-to-date zijn.
Stap 3: Verwerking van betalingen
- Betalingen inplannen: Bepaal het optimale betalingsschema op basis van betalingsvoorwaarden en cashflow overwegingen. Geef prioriteit aan facturen op basis van vervaldatums en eventuele vroegbetaalkortingen.
- Betalingsautorisatie: Verkrijg de nodige goedkeuringen voor betalingen en zorg ervoor dat het bedrijfsbeleid wordt nageleefd. Betalingen voorbereiden voor verwerking, waaronder cheques, elektronische overboekingen of andere betalingsmethoden.
- Uitvoering en documentatie: De betaling uitvoeren en het boekhoudsysteem bijwerken om de betalingsstatus weer te geven. De juiste documentatie bijhouden voor controledoeleinden en toekomstige referentie.
Een sterke crediteurenadministratie zorgt voor een efficiënt betalingsproces dat de relaties met leveranciers verbetert. Hoewel traditionele crediteurenadministratieprocessen nauwkeuriger en efficiënter zijn geworden, is er nog veel ruimte om deze conventionele methoden te verfijnen.
Rol van de crediteurenafdeling
Het crediteurenteam behandelt kortlopende kredietfacturen, zorgt voor een evenwichtig grootboek en levert betrouwbare gegevens voor financiële overzichten.
De crediteurenafdeling is direct verantwoordelijk voor het handhaven van een hoge omloopsnelheid van de crediteurenadministratie en het leveren van geldige gegevens voor financiële overzichten zoals de maandafsluiting, waardoor de financiële transparantie en stabiliteit van het bedrijf worden gewaarborgd.
De crediteurenafdeling speelt een essentiële rol in elke organisatie door cruciale stappen uit te voeren voor effectief factuurbeheer:
- Het bijhouden van het leveranciersbestand
- Facturen ontvangen en categoriseren
- Facturen uploaden naar software voor financieel beheer
- Facturen controleren en matchen
- Facturen doorsturen voor goedkeuring
- Betalingen verwerken
Daarnaast behandelt de AP-afdeling vragen van leveranciers, onderhandelt over betalingsvoorwaarden met pro-forma facturen en zorgen zij voor tijdige betalingen aan leveranciers. Zo helpt AP-management de financiële orde en efficiëntie binnen een organisatie te handhaven en de financiële integriteit van het bedrijf te waarborgen.
Hoe houd je de crediteurenadministratie bij?
Het nauwkeurig registreren van crediteurenadministratie is cruciaal voor het handhaven van de financiële integriteit en het garanderen van tijdige betalingen aan je leveranciers. Hier volgt een gedetailleerde, stapsgewijze handleiding over hoe je dit proces effectief kunt beheren:
1. De factuur ontvangen
- Verificatie: Controleer na ontvangst van een factuur van een leverancier of de goederen of diensten zijn ontvangen zoals beschreven. Vergelijk de factuurgegevens met inkooporders en leveringsbewijzen.
- Goedkeuring: Zorg ervoor dat de factuur is goedgekeurd door de betreffende afdeling voordat je deze opneemt in je crediteurensysteem.
2. Factuurgegevens invoeren
- Boekhoudsoftware: Gebruik je boekhoudsoftware om de factuurgegevens in te voeren. Zorg ervoor dat je de factuurdatum, vervaldatum, naam van de leverancier, factuurnummer en het verschuldigde bedrag invoert.
- Kostentoewijzing: Wijs het factuurbedrag toe aan de juiste onkostenrekeningen of kostenplaatsen. Deze categorisatie is essentieel voor nauwkeurige financiële rapportage en budgetbeheer.
3. Maak de boeking aan
- Debet en credit: boek een debet in de kostenrekening om de gemaakte kosten weer te geven en een credit in de crediteurenrekening om de verplichting aan te geven.
4. Vervaldata bijhouden
- Verouderingsrapport: Houd een ouderdomsrapport bij van crediteuren om uitstaande facturen en hun respectievelijke vervaldatums te controleren. Dit helpt bij het prioriteren van betalingen en het efficiënt beheren van de cashflow.
- Herinneringen instellen: Stel herinneringen of geautomatiseerde waarschuwingen in voor komende vervaldata om late kosten te voorkomen en een goede relatie met leveranciers te onderhouden.
5. Betalingen verwerken
- Betaling voorbereiden: Wanneer een factuur betaald moet worden, bereid je de betaling voor via cheque, bankoverschrijving of een andere overeengekomen methode.
- Betaling vastleggen: Na betaling registreer je de transactie in je boekhoudsysteem. Debet de crediteurenrekening en credit de kas- of bankrekening die voor de betaling is gebruikt.
6. Rekeningen controleren
- Maandelijkse reconciliatie: Controleer regelmatig of je crediteurenadministratie overeenkomt met de leveranciersoverzichten en je grootboek. Dit zorgt ervoor dat alle boekingen juist zijn en helpt om eventuele afwijkingen vroegtijdig te identificeren.
Door deze stappen zorgvuldig te volgen, zorg je ervoor dat je crediteurenadministratie nauwkeurig wordt bijgehouden, zodat je financiële operaties soepel verlopen en je een sterke relatie met je leveranciers behoudt.
Crediteurenadministratie best practices
Naarmate je bedrijf groeit, wordt het beheer van je crediteurenadministratie complexer en tijdrovender. Van het verwerken van orders tot het initiëren van de betaling, de verantwoordelijkheden die gepaard gaan met traditionele werkwijzen op het gebied van crediteurenadministratie zijn behoorlijk overweldigend.
In dit deel van de blog geven we voorbeelden van AP-werkwijzen waarmee je tijd kunt besparen, kosten kunt verlagen en de relatie met je leveranciers kunt verbeteren. Hier zijn slechts enkele van de best practices op het gebied van crediteurenadministratie waarmee je het betalingsproces voor facturen effectief kunt stroomlijnen:
- Zet een systeem op om je crediteurenadministratie bij te houden – Een spreadsheet of crediteurensoftware helpt je bij het beheren van je crediteurenadministratie door al je facturen effectief bij te houden. Deze methode zorgt ervoor dat facturen met prioriteit als eerste worden betaald, wat tijdige betalingen en een nauwkeurige administratie vergemakkelijkt.
- Een betalingsschema opstellen – Stel een betalingsschema op om je AP-proces te verbeteren. Je kunt gemiste of te late betalingen die de reputatie van je bedrijf kunnen schaden voorkomen door aan te geven wanneer facturen betaald moeten worden en betalingstermijnen in te stellen die aansluiten bij gebruikelijke betalingsperioden.
- AP-fraude elimineren – Voorkom factuurfraude in het crediteurenproces door strikte controles van het financiële systeem, door betalingen en facturen van leveranciers routinematig te controleren en door software voor fraudedetectie te gebruiken.
- Beperk de toegang en zorg voor interne controle – Bescherm je organisatie tegen interne fraude door interne autoriteit in te stellen binnen het AP-proces. Beperk de toegang tot het hoofdleveranciers bestand en zorg voor betere controle over het goedkeuringsproces door taken aan verschillende medewerkers toe te wijzen en periodiek te laten rouleren.
- Gebruik AP-automatisering – Verhoog de efficiëntie, verminder handmatig werk en optimaliseer je crediteurenbeheer door softwareoplossingen te gebruiken om factuurverwerking en betalingen te automatiseren.
Waarom is het essentieel om de crediteurenadministratie te automatiseren?
Tegenwoordig zijn er talloze tools die het crediteurenbeheer van je bedrijf kunnen vereenvoudigen. Toch blijft crediteurensoftware van alle andere opties de meest effectieve en kostenbesparende oplossing. Verschillende AP automatiseringssoftware maakt gebruik van innovatieve technologieën zoals OCR (Optical Character Recognition) en AI, waardoor de noodzaak voor handmatige invoer wordt beperkt.
Het is belangrijk op te merken dat elke software op de markt andere functies biedt. Voor de grootste impact op je AP-beheer moet je automatiseringssoftware je echter de volgende voordelen bieden:
- Efficiënte gegevensinvoer – Stel je werknemers in staat om tijd te investeren in taken die er toe doen, door de noodzaak van repetitieve handmatige gegevensinvoer te elimineren met OCR automatische veldherkenning.
- Accurate records – Elimineer menselijke fouten door AP software cruciale gegevens uit facturen te laten halen.
- Toegankelijke gegevens – Verkrijg financiële inzichten en bereid je aansprakelijkheidsadministratie voor op financiële overzichten door je AP gegevens eenvoudig toegankelijk en georganiseerd te maken.
- Veilige omgeving – Voorkom de indiening van dubbele of frauduleuze facturen door analyse van fraudedetectie te gebruiken in jouw AP automatiseringssoftware.
- Duidelijke autoriteit – Snel facturen goedkeuren door automatisch alleen bevoegde medewerkers te betrekken bij jouw beoordelings- en goedkeuringsproces.
- Strikte naleving – Handhaaf volledige en nauwkeurige gegevens voor rekeningoverzichten en audit trails om te voldoen aan financiële voorschriften.
Begin met het automatiseren van je crediteurenadministratie met Klippa SpendControl
Vergeet het tijdrovende handmatig invoeren van gegevens door je crediteurenadministratie te automatiseren met Klippa Spendcontrol. Met onze bekroonde oplossing kun je je crediteurenadministratie met slechts een paar klikken vereenvoudigen en krijg je een nieuwe, verfijnde workflow.
Keur uitgaven en facturen tijdig goed, vergeet handmatige gegevensinvoer, voorkom fraude en voldoe aan de financiële regelgeving binnen één speciaal platform. Verhoog de medewerkerstevredenheid en verbeter de relaties met leveranciers terwijl je kostbare tijd bespaard en handmatig werk verminderd
Klippa SpendControl biedt toegang tot de belangrijkste functies voor het upgraden van jouw crediteurenadministratie:
- Mobiele & webomgevingen bieden 24/7 toegang tot jouw georganiseerde AP-gegevens
- Ingebouwde fraudedetectie vermindert het risico op factuurfraude met machine learning
- Nauwkeurige gegevensextractie elimineert menselijke fouten met onze nr. 1 OCR-technologie
- Aangepaste autorisatiestromen en bedrijfsregels stroomlijnen jouw goedkeuringsproces
- Met ondersteuning voor meerdere valuta kun je uitgaven en facturen uit alle regio’s verwerken
- Kant-en-klare boekhoud- en ERP-software-integraties
Wilt jij je crediteurenadministratie naar een hoger niveau tillen? Ben je op zoek naar de ultieme oplossing voor het financieel beheer van je bedrijf?
Veelgestelde vragen
Crediteuren verwijzen naar het geld dat een bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers voor aankopen op krediet en dat op de balans wordt opgenomen als een verplichting. Daarentegen staat Debiteuren voor het geld dat klanten aan het bedrijf verschuldigd zijn voor geleverde goederen of diensten.
Voorbeelden hiervan zijn verschuldigde bedragen voor inventarisaankopen, nutsvoorzieningen, kantoorbenodigdheden en diensten zoals consulting of onderhoud die zijn ontvangen maar nog niet betaald.
Het AP-proces bestaat meestal uit het ontvangen en verifiëren van facturen, het registreren ervan in het boekhoudsysteem en het verwerken van betalingen vóór de vervaldatum. Efficiënte AP-processen zorgen voor tijdige betalingen en een accurate financiële administratie.
Goed beheer van AP is essentieel voor het onderhouden van goede relaties met leveranciers, het vermijden van boetes voor te late betaling en het garanderen van nauwkeurige financiële verslaglegging. Het helpt ook bij het effectief beheren van de cashflow van het bedrijf.
Best practices zijn onder andere papierloos werken, workflows opstellen voor het bijhouden van het AP-proces, facturen en betalingen prioriteren, een betalingsschema opstellen, vroegbetaalkortingen bijhouden, een nauwkeurige AP-administratie bijhouden, communiceren met leveranciers, een betrouwbare fraudedetectie opzetten, controleren op fouten en dubbele betalingen, toegangscontroles instellen en AP-processen automatiseren.